3.- ESTRATEGIAS
Son
los
cursos
alternativos
de
acción
que
definen
los
pasos
a
seguir,
para
lograr
los
Objetivos Generales de la empresa.
Las estrategias tienen como fin colocar a la empresa en
una relación
ventajosa ante el
medio
ambiente,
contemplan
a
la
empresa
totalmente
y
nos
muestran
la
dirección
y
el
empleo de los recursos y de los esfuerzos.
Ejemplo.
La
IBM
mantiene
centros
de
investigación
y
desarrollo
de
dispositivos
cada
vez más pequeños. Como el “átomo conmutador” que acaba de desarrollar
un equipo
de físico dirigidos por Donald Eiglei (premio Novel en California), este “conmutador
atómico”
permitirá
que
los
contenidos
de
los
90
millones
de
libros
de
la
biblioteca
del
Congreso
Norteamericano
puedan
registrarse
en
un
disco
de 30
centímetros
de
diámetro. Esto esta dentro de la nanotecnología técnica de miniaturización.
4.- POLITICAS
Son
lineamientos generales que indican al
personal de
la empresa
y
principalmente a
los
administradores,
los
criterios
a
seguir
en
el
abordamiento
y
la
solución
de
ciertos
problemas relevantes de carácter repetitivo que habrán de presentarse.
Existen
políticas
desde
las
más
amplias
que
se
aplican
a
toda
la
empresa,
hasta
las
que se aplican a los pequeños segmentos, así nos encontramos con:
Las políticas Generales o estratégicas
Las políticas Funcionales o tácticas
Las políticas Operacionales
Ejemplos: se prohíbe tener
un empleo adicional con
la competencia o con
los clientes
de
la
compañía.
La
empresa
contrata
solamente
ingenieros
egresados
de
universidades. Se deberá de comprar a
los precios más bajos entre varios
proveedores.
Las políticas deben dejar margen para decidir, de lo contrario se convertirán en reglas.
¿De donde pueden surgir las políticas?
1) FORMULADAS
La
fuente
más
lógica
de
ellas,
es
el
nivel
más
alto
de
la
administración,
pues
son
quienes las formulan para que sirvan de guía a los subalternos.
2) CONSULTADAS
Cuando
un
administrador
no
esta
seguro de
disponer de
su
autoridad
para
tomar
una decisión y consulta con sus superiores constantemente,
generando la
necesidad de establecer las políticas.
3) IMPLÍCITAS
Cuando se originan en lo que es la práctica usual.
4) IMPUESTAS EXTERNAMENTE
Cuando se fijan por disposiciones del gobierno, los sindicatos o las asociaciones de
comerciantes o industriales.
Las políticas deben de estar por escrito y deben revisarse constantemente.
5.- PROCEDIMIENTOS
Detallan la forma exacta de cómo deben de realizarse ciertas actividades. Son métodos
estandarizados
que
describen
la
secuencia
de
las
operaciones
que
integran
una
tarea
específica de carácter repetitivo.
Los
procedimientos
deben
de
estar
por
escrito
en
un
MANUAL
DE
PROCEDIMIENTOS que servirá para:
1) Dar
uniformidad
a
los
trabajos
realizados,
evitando
desviaciones
o
errores.
2) Se obtiene uniformidad en los resultados.
3) Se mantiene continuidad aún
cuando se presenten contingencias por enfermedad,
retiro o muerte del personal.
4) Facilita el entrenamiento de nuevo personal.
5) Determina la mejor forma de realizar un trabajo.
6) Ahorra
pérdidas
de
tiempo
en
la
toma
de
decisiones
sobre
aspectos
ya
especificados.
6.- REGLAS
Son las que señalan las acciones y conductas que deberán de seguir las personas que
laboran en
la empresa
y
en ocasiones los clientes
también, por ejemplo el aviso de
no
fumar que hay en una gasolinera.
Las reglas deberán de ser claras, precisas
y
tajantes,
ya que deberán
de cumplirse al
pie de la letra. Las reglas asegurarán un comportamiento uniforme y confiable.
Una regla pudiera ser parte de
un procedimiento, ejemplo; el procedimiento para
llevar
a cabo la recepción de los pedidos de materia prima, puede tener como regla que
deberán de ser verificados el mismo día en que se reciben.
7.- PROGRAMAS
Es la secuencia cronológica y
la duración de
las actividades especificas que habrán de
realizarse para lograr los objetivos funcionales y los operacionales.
En los programas se enlazan objetivos, políticas, procedimientos, reglas.
Ejemplo, el programa a seguir para el área funcional de Mercadotecnia y el programa a
seguir en el Departamento de Publicidad.
8.- PRESUPUESTOS
Son esquemas definidos en términos monetarios ($) en donde se determina
la
forma
como se obtendrán
y
asignarán
los recursos que
se
necesitan para
lograr
los objetivos
de la empresa.
La interdependencia de
los planes convierte al sistema de planeación en
una actividad
compleja
y
difícil
que
requiere
de
coordinación
y
habilidades
administrativas
de
extraordinaria
precisión.
Motivo
por
el
cual
no
existe
suficiente
personal
especializado.
(Koontz, 1998: 127)
.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.2ª. parte
PARTICIPACIÓN EN LA PLANEACIÓN:
La planeación más satisfactoria se logra cuando los administradores tienen la
oportunidad
de
contribuir
en
la
elaboración
de
los
planes
que
afectan
las
áreas
sobre
las cuales tienen autoridad.
Es decir, es muy probable que el plan se ejecute con
mayor entusiasmo e inteligencia, si ellos mismos
hicieron
las propuestas de lo que
van
a
lograr.
2.3 LIMITES DE PLANEACIÓN
1) Dificultad para establecer premisas acertadas. El futuro no se puede conocer
con exactitud.
2) El cambio rápido de la dinámica social.
Ejemplo el avance tecnológico
3)
Inflexibilidades:
a)
Aspecto psicológico del personal (resistencia al cambio)
Internas
b) Políticas y procedimientos que no se puedan cambiar
c) Inversiones de capital en activos fijos.
Externas
a) Clima político
b) Creencias religiosas
c) Organizaciones laborales como sindicatos nacionales.
La planeación implica un enfoque de sistema social abierto, es decir debe tomar en
cuenta el influjo de los elementos ambientales de la empresa, ejemplos: los
económicos, tecnológicos, sociales, políticos, religiosos, éticos, morales, etc.
Premisa.- Es una proposición que se establece antes, acerca de factores o
condiciones que puedan afectar el desarrollo de un plan (Koontz, 1998: 136)
Ejemplos de premisas externas de diferentes tipos:
Premisas
Exención de impuestos
Fiscales
Formas de pago de los impuestos
Contrato Colectivo
Laborales
Ley Federal de Trabajo
Ecológicas
Mejoramiento del ambiente
Económicas
Sociales
Deuda Pública
Fenómenos inflacionarios
Nivel de salarios
Ingreso Per Cápita
Nivel de precios
Alfabetización
Desempleo
Descentralización de las empresas
Crecimiento
demográfico
Estabilidad Social
Sistema Político del
Políticas
Gobierno
Restricciones a Importaciones
y
exportaciones
2.4 IMPORTANCIA DE LA PLANEACIÓN
Algunas de las razones que nos muestran la importancia de la planeación:
1.
Para contrarrestar la incertidumbre y el cambio.
Así como el navegante, no
puede
fijar su
ruta
y
olvidarse de ella, así tampoco el administrador
no puede
fijar
su objetivo y dejarlo. No podemos tener una seguridad del futuro, y es mucho menor
en cuanto más lejano fijamos objetivos, mayor es el riesgo.
Se ve la necesidad de planear, porque es necesario elegir la mejor forma de cumplir
con los objetivos (ejemplo minimizar costos), después de seleccionar la mejor
alternativa, debemos de formular los planes, de tal forma que todas las unidades de
la empresa contribuyen al
logro de
los
mismos. Cuando las tendencias del cambio
no son fácilmente percibidas, la planeación puede
volverse más difícil, por ejemplo,
el olvidar tomar en cuenta los precios inflacionarios.
2.
Enfocar la atención en los objetivos. Los objetivos constantemente demandan
atención sobre ellos. Los planes globales unifican las actividades de todos los
departamentos de la empresa. Se deberá de ver al futuro, así como también revisar
y
ampliar los planes.
3.
Para
lograr economizar. La planeación
reduce costos, a causa de que
le imprime
a
las
actividades
solidez
y
eficacia:
substituye
las
actividades
desunidas
en
esfuerzos conjuntos; un flujo desigual de trabajo por uno uniforme; juicios
irreflexivos en decisiones pensadas, meditadas. Ejemplo: la economía de la
producción.
4.
Facilitar el control. El administrador,
no puede
verificar
los
logros obtenidos, si no
tiene fijados los objetivos.
2.5 LOS PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN
PRINCIPIO DE LA PRECISIÓN
Los
planes
no
deben
hacerse
con
afirmaciones
vagas
y
genéricas,
sino
con
la
mayor
precisión posible, porque van a regir acciones concretas.
Cuando
carecemos
de
planes
precisos,
cualquier
negocio
no
es
propiamente
tal,
sino
que
se
convierte
en
un
juego
al
azar,
una
aventura,
ya
que,
mientras
el
fin
buscando
sea impreciso, los medios que coordinemos serán
necesariamente ineficaces, parcial o
totalmente. Siempre habrá algo que no podrá planearse en los detalles, pero cuanto
mejor fijemos los planes, será menor ese campo de lo eventual.
PRINCIPIO DE LA FLEXIBILIDAD
Todo
plan
debe
dejar
margen
para
los
cambios
que
surjan
en
éste.
Ser
flexible,
es
la
habilidad de cambiar de alternativas cuando por hechos inesperados nos convenga
hacerlo.
Cuanto mayor es la flexibilidad involucrada en los planes, menor será el peligro por
pérdidas por concepto de hechos inesperados. La flexibilidad es posible dentro de
ciertos límites. Ejemplo en una empresa se pretende cambiar la forma como están
distribuidas
las
oficinas
y
se
decide
utilizar divisiones
móviles por
si
son
necesarias
futuras
ampliaciones.
Otro
ejemplo
sería:
una
empresa
puede
hallarse
dispuesta
arrendar una fábrica por cinco años, pero sólo puede planear para dos años, si no
prevé un subarrendamiento a dos años, puede llegar a perder considerables
cantidades de dinero, si no tuviese esta flexibilidad, tendría que esperarse
hasta
cumplir con el compromiso.
PRINCIPIO DE LA UNIDAD
Los planes
deben ser
de
tal
naturaleza,
que
puede
decirse
que
existe
uno
solo
para
cada función; y todos los que se aplican en la empresa deben estar de tal modo
coordinados e integrados, que en realidad puede decirse que existe un solo plan
general. (Reyes Ponce, 1982: 166)
PERIODO DE LA PLANEACIÓN
Debe de haber
una
lógica al escoger el período para
la planeación, que implica prever
mediante
una serie de acciones, el cumplimiento de los compromisos inherentes a
una
decisión.
En nuestro país
En Estados Unidos
Corto plazo a un mes:
a un año;
Mediano plazo a 6 meses
de dos a cuatro años y
Largo plazo a 1 año
de cinco años en adelante
Para la determinación de estos períodos, dependerá
no solamente del país, si no
también del
tipo
de
empresa.
Y
aun
más
dentro
de
la
empresa,
podrán
existir
varios
períodos de planeación para las diferentes funciones o departamentos.
LOS OBJETIVOS
Concepto. Los objetivos son los
resultados futuros
y
cuantificables que una empresa o
una de sus partes desea alcanzar dentro de un lapso de tiempo específicamente
delimitado, y para lo cual existe la disposición de realizar las acciones necesarias.
CARACTERISTICAS DE LOS OBJETIVOS
1.- MEDIBLES
Los resultados deben expresarse en términos cuantitativos para
que puedan ser medidos y evaluados. Es decir
que sean
verificables desafortunadamente. Existen metas que
no pueden
cuantificarse es decir que son cualitativas, ejemplo “elevar la moral
del
personal”
puede
llegar
a
hacerse
verificable,
si
se
detallan
las
características
del
programa
y
se
fija
una
fecha
para
su
cumplimiento.
2.- FACTIBLES
Los
resultados
deben
ser
alcanzables
por
la
unidad
de
organización
que
los
establece.
Esto implica tanto el conocimiento
de la forma en que serán logrados como la disposición de los
recursos necesarios para ello.
3.- ADECUADOS
Deben de conducir a la
unidad de organización en
la dirección
y el
sentido realmente deseados.
4.-TEMPORALES Deben
de
ser
alcanzados
dentro
de
un
periodo
o
dentro
de
una
fecha determinada.
5..-ACEPTABLES Requieren el compromiso de llevar a cabo las acciones
necesarias
para lograrlo.
Sin
objetivos
claros,
administrar
es
cosa
accidental,
y
no
se
puede
pretender
que
los
individuos o las empresas se desempeñan con eficacia si no persiguen un objetivo
definido.
Ejemplo: En vez de decir que la meta de la empresa es obtener ganancias, se deberá
decir: que se tiene como objetivo obtener una utilidad de 1,000 millones de pesos antes
del pago de impuesto durante el año 2004, vendiendo 150 millones del artículo x.
Suelen utilizarse meta y objetivo como sinónimo, sin embargo el objetivo esta
redactado en forma amplia y la meta es más específica.
Un objetivo planteado correctamente contiene:
1) Un
verbo de acción; 2)
Un enunciado que lo describe; 3) Una
meta que
lo cuantifica
y
4) Una fecha para alcanzar la meta.
LOS OBJETIVOS TIENEN JERARQUIA
Las
principales
áreas
en
que
debe
llevarse
a
cabo
el
establecimiento
de
los
distintos
tipos de objetivos organizacionales son las siguientes:
1.
OBJETIVOS GENERALES O ESTRATEGICOS
Se fijan preponderantemente en las en
las Áreas Claves de
Resultados como
pueden ser:
a)
Posición o participación en el mercado,
b)
Rentabilidad o rendimiento sobre la inversión,
c)
Responsabilidad Pública,
d)
Productividad,
e)
Investigación y desarrollo,
f)
Desarrollo de Recursos Humanos
Nota: Las Áreas Claves de Resultados difieren de
los Propósitos Básicos en que
los Propósitos Básicos son cualitativos y las Äreas Claves de Resultados son
objetivos cuantitativos.
Las Áreas Claves de Resultados.- Se refieren a
una actividad o función
fundamental que es vital para el desarrollo de la organización como un todo
2.
OBJETIVOS TÁCTICOS O FUNCIONALES O GERENCIALES
Se
fijan
en
cada
una
de
las
áreas
funcionales
que
integran
la
empresa,
como
pueden ser: compras, mercadotecnia, finanzas, producción, recursos humanos.
3.
OBJETIVOS OPERACIONALES.
Se
fijan
en
todos
y
cada
uno
de
los
departamentos,
secciones
o
unidades
que
componen las distintas áreas funcionales de que consta la empresa.
Los objetivos forman una red.
Una
empresa
es
un
sistema,
si
las
metas
no
están
interrelacionadas
y
no
se
prestan
apoyo mutuo, a menudo las personas siguen caminos que pueden parecer buenos
para sus propias funciones, pero que pueden ser
nocivos para
la compañía
vista como
un todo. Los objetivos y los planes, casi nunca son lineales, que cuando se cumpla un
objetivo, le siga el otro, sino que están entrelazados en
forma de
red. Si, se tienen que
lograr varios objetivos; se tendrán que establecer prioridades.
Requiriéndose que los objetivos se respalden entre sí.
Ejemplo:
Hacer la publicidad de un producto es un medio cuyo fin es venderlo,
venderlo
es
otro
medio
para
alcanzar
otro
objetivo
que
es
obtener
ganancias, las ganancias es otro
medio para alcanzar
otro fin que es que
los accionistas obtengan altos rendimientos sobre su inversión.
Multiplicidad de los objetivos.
Los
objetivos
son,
naturalmente
muchos,
aún
los
objetivos
principales
de
la
empresa
son generalmente múltiples. Un
administrador que tenga que cumplir con 10 ó 15
objetivos significativos, deberá conocer cuanto hará el mismo
y
cuánto puede asignar a
otras personas, limitándose en este caso a supervisar y a controlar.
Fuente: Stephen P. Robbins, página 66
Objetivos organizacionales generales
Objetivos funcionales
Mercadotecnia
Objetivos funcionales
Finanzas
Ventas
Objetivos departamentales
Objetivos individuales
2.6 ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS
El sistema de administración por objetivos fue difundido por Peter F. Drucker en 1950,
se creó para integrar las metas de
la alta
y
media gerencia con las de
la organización
en
general.
Primero
se
establecen
los
objetivos
generales
o
estratégicos,
después
se
especifican
las
áreas
de
responsabilidad
de
cada
gerente
funcional
(producción,
finanzas, mercadotecnia, recursos
humanos), en términos de los resultados esperados,
éstos sirven
de
base
para
definir
los
objetivos
operativos
que
a
su
vez
servirán
para
evaluar el desempeño de cada
trabajador. La APO
une a
los objetivos de
un nivel con
los de otro
nivel. Lo que distingue a la APO, es que los objetivos son definidos de
manera conjunta entre los subordinados y sus superiores. (Koontz: 1998: 143)
Entre las numerosas ventajas del sistema de APO se encuentran que:
a) Proporciona
a
los
gerentes
una
mayor
libertad
en
la
operación
de
sus
departamentos,
b) Promueve la creatividad e innovación,
c)
Mejores líneas de comunicación,
d) Mejora la planeación,
e)
Hace que el proceso de evaluación del recurso humano sea claro.
Entre los inconvenientes de la APO tenemos:
1.
La
operación
exitosa
de
un
programa
de
APO
consume
tiempo
y
es
un
proceso
a
largo plazo.
2.
Por ser a largo plazo, se puede ver afectado por condiciones económicas
fluctuantes (sobre todo cuando son negativas) y por cambios imprevistos en la
estructura de organización.
3.
Algunas veces da como resultado, desempeño administrativo que no va más allá de
los objetivos que se evalúan.
2.7 TOMA DE DECISIONES
La
responsabilidad
más
importante
de
un
administrador es
la
toma
de
decisiones.
El
éxito
del administrador
está
relacionado
con
su
capacidad
para
seleccionar
diversas
alternativas que le permitan evitar o resolver problemas.
El proceso de toma de decisiones: consiste en una secuencia de eventos que realiza el
administrador y se puede dividir en seis etapas:
1)
Reconocimiento del problema
2) Definición y análisis del problema
3) Evaluación de las opciones de solución
4) Elección de la solución más favorable
5) Puesta en práctica de la solución
6) Evaluación de la eficacia de la decisión (retroalimentación)
¿Qué es la toma de decisiones?
Es un proceso en el que se escoge entre dos o más alternativas.
Ejemplo:
El
Gerente
Sr.
Ramírez
consideraba
que
el
flujo
de
operación
en
su
división
era
ineficiente
(1).
Decidió
que
sería
benéfico
para
la
División
si
se
le
organizaba
(2).
Consideró la posibilidad de contratar a un equipo de consultores en administración para
que
le
ayudaran
con
el
problema,
pero
debido
a
los
gastos
decidió
discutirlo
con
unos
cuantos
empleados
clave,
las
medidas
que
podrían
tomarse
(3).
Una
solución
hubiera
sido contratar a
un nuevo supervisor, una persona que trabajaba para
una empresa de
la competencia, sin embargo, el Sr. Ramírez consideró que esto crearía descontento en
su personal, algunos de los cuales han estado en la empresa durante diez años. Por lo
tanto, decidió promover a Mario Flores (4). Decidió hacer esto en primer
lugar el
lunes
de la semana entrante (5).
Toma de decisiones individual o grupal
La toma de decisiones contemporánea en las empresas, es muy factible que sea hecha
por grupo, por lo común llamado comité, más que por un individuo. Sin embargo se
puede decidir que aquellas decisiones que son trascendentales
son dadas por grupos
de administradores (no programadas) y aquellas que son rutinarias son tomadas en
forma individual (programadas)-.
Tipo de decisiones
a) LAS PROGRAMADAS O RUTINARIAS.
Una
decisión programada puede aplicarse cuando el problema es rutinario, bien
estructurado, bien comprendido y
repetitivo. Se cuenta con
un método definido para
manejarlo.
En
estos
casos
el
administrador
se
apoya
en
procedimientos,
reglas,
o
en políticas sistemáticas.
b) LAS NO PROGRAMADAS
Se aplican a situaciones no estructuradas, novedosas y vagamente definidas de
naturaleza no recurrente. Cuando un administrador confronta un problema mal
estructurado o uno que es nuevo, no hay solución instantánea. Requiere por lo
tanto de un tratamiento especial. (Koontz, 1998: 203)
CUALIDADES
PERSONALES
PARA
LA
TOMA
DE
DECISIONES
ADMINISTRATIVAS.
1) Experiencia 2) Buen juicio (evaluar información de manera inteligente)
3) Creatividad
4) Habilidades cuantitativas
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