UNIDAD III
ORGANIZACION
3.1
NATURALEZA Y PROPÓSITOS DE LA ORGANIZACIÓN
Etimología.
La
palabra
organización
viene
del
griego
organon,
que
significa
instrumento. Su etimología
no
nos dice
mucho, sin embargo el
uso que se
le
ha dado
al significado de este concepto en nuestra lengua implica:
a) Partes y funciones diversas:
ningún organismo tiene partes idénticas,
ni de igual
funcionamiento.
b) Unidad funcional: esas partes diversas, tienen un fin común como un todo.
c)
Coordinación: precisamente para lograr ese fin común cada una de las partes
contribuyen con acciones distintas, pero a la vez complementarias.
Definición de organización. Es agrupar las actividades necesarias para alcanzar
ciertos
objetivos
asignando
a
cada
grupo
de
personas
un
administrador
con
la
autoridad
necesaria para supervisar
y coordinar tanto en sentido
horizontal como
vertical toda la estructura de la empresa. (Koontz, 1998: 246)
Organizar es
una de las funciones de la administración que se ocupa de estructurar
las
funciones, determinar quién las tiene que hacer, cómo deben agruparse, quién se
reporta a quién y dónde deben tomarse las decisiones. En la función planeación fijamos
objetivos y después formulamos estrategias y un conjunto de planes para alcanzar
esos
objetivos.
Pero
se
requiere
de
los
individuos
para
lograrlos.
Se
necesita
asignar
tareas a las personas y estas tareas deben de coordinarse. Los administradores deben
de
coordinar
las
diversas
tareas
que
la
gente
realiza
diseñando
estructuras
de
organización.
Estructura de organización
Los
seres
humanos
tienen
esqueletos
que
definen
sus
parámetros;
las
organizaciones
tienen estructuras que definen los suyos. La estructura de la organización
describe
marco de la organización.
En una estructura de organización pueden verse tres aspectos:
1.- Complejidad
2.- Formalización
3.- Centralización
1) COMPLEJIDAD.
Considera cuanta diferenciación
hay
en
la
organización
entre más división del trabajo, más niveles verticales en la
jerarquía
y
más dispersión geográfica entre las
unidades de
la
organización,
más
difícil
será
coordinar
a
las personas
y
sus actividades. Es cuando se habla de complejidad.
2) FORMALIZACION.
Se
le
llama
formalización
al
grado
en
que
una
organización
descansa
en
reglas
y
procedimientos
para
dirigir
el
comportamiento de los empleados. Entre más reglas y
regulaciones haya en
una empresa, más formalizada será su
estructura. Existe también en las empresas la organización
informal:
que
es
aquella
que
resulta
de
la
interacción
social
de los individuos que laboran dentro de
la organización,
posen una dinámica tal que se hallan en un proceso
continuo de formación y disolución. Con cambios en sus
lideres ocasionales y en las personas que la integran.
3) CENTRALIZACIÓN-
Se
refiere
a
la
retención
o
concentración
de
autoridad
para
toma de decisiones. En algunas empresas la toma de
decisiones
es
muy
centralizada.
Los
problemas
fluyen
hacia
los niveles más altos, en donde los ejecutivos son los que
deciden
cuales
son
las
acciones
a
seguir.
En
otras
empresas, son las decisiones de poca centralización, a esto
se
le
conoce
como
descentralización.
Se
dice
que
existe
la
descentralización cuando las
decisiones se delegan a
niveles más bajos en la organización.
3.2
PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN
1) ESPECIALIZACION.- Cuando más se divide el trabajo, dedicando a cada empleado
a
una actividad, se obtiene
mayor precisión
y destreza. Este principio tiene
una
limitación, que el llegar
a la superespecialización, produce monotonía y lesiona la
dignidad humana del trabajador.
2) UNIDAD DE MANDO.- Un subordinado debe de tener uno
y
solo
un superior ante el
cual
es
directamente
responsable.
“Nadie
debe servir a
dos
amos”.
Este
principio
es
aplicable en empresas de naturaleza simple (sencilla). Una adhesión estricta a este
principio
puede
crear
un
grado
de
inflexibilidad
que
perjudicaría
el
desempeño
de
otro
tipo de empresas que existen actualmente.
3) AUTORIDAD-RESPONSABILIDAD.- Debe precisarse el grado de responsabilidad
que
corresponde
al
jefe
de
cada
nivel
jerárquico,
estableciéndose
al
mismo
tiempo
la
autoridad correspondiente. La autoridad sin responsabilidad trastorna gravemente la
organización.
Lo
mismo
sucedería
si
una
persona
recibe
solo
la
responsabilidad
y
no
se le concede la autoridad para poder decidir en aquello que le ha sido encomendado.
4) DIRECCIÓN-CONTROL.- A cada grado de delegación debe corresponder el
establecimiento de
los controles adecuados, para asegurar la
unidad de
mando.
Decimos que administrar es “hacer con y a través de otros”, entonces es necesario
dirigir, delegar, y orientar las acciones.
5) TRAMO DE CONTROL Y AMPLITUD.- Hay un límite en cuanto
al
número de
subordinados que deben
reportar a
un superior, de
tal manera que este pueda realizar
sus funciones eficientemente. (Reyes Ponce, 1982: 213)
¿Cuántos subordinados pueden ser dirigidos por un administrador en forma
eficaz?
No se puede
hablar de
un número específico; pero en
lo que si se esta de acuerdo es
que el número de personas que reportan en forma directa al administrador
debe
volverse más pequeño a
niveles
sucesivamente más altos en
la organización. Algunos
autores
nos
dicen
que
el
tramo
para
altos
ejecutivos
debía
variar
entre
tres
y
nueve,
mientras
que
en
el
rango
operativo
debía
de
ser
entre
diez
y
treinta.
La
aplicación
de
este principio variará con los individuos y con las circunstancias. En cualquier
organización habrá subordinados que verán a su jefe inmediato más frecuentemente
que otros.
Los factores:
a) Función.
Si
se
están
supervisando
subordinados
con
funciones
homogéneas,
tales
como la de un ingeniero que supervisa ingenieros, puede lograr una área de control
más
amplia.
Sin
embargo
un
ingeniero
que
tenga
que
supervisar
médicos,
abogados,
administradores, arquitectos, etc., encontrará deseable un tramo más reducido de
control.
b) Tiempo. El alcance del control pueda ser mayor en una empresa que ya tiene
muchos años y que es estable; que en una nueva.
c)
Espacio. Si las oficinas de los subordinados están diseminadas geográficamente,
será
deseable
una
área
de
control
pequeña. Este
principio
es
menos
aplicado
en
el
campo de
la administración pública que en el campo industrial. Pues en ocasiones
no
es aceptado como
una
regla que deberían de seguir todos
los que deseen administrar
en forma económica y eficaz.
Otros
factores
que
también
influyen
son:
d)
la
complejidad
del
trabajo,
e)
el
grado
de
estandarización de
las actividades. f)
la capacidad personal de
los administradores, g)
la capacidad de los subordinados, h) el entrenamiento y capacitación de los
trabajadores, i) el grado de iniciativa que los subordinados demuestran.
Los factores que se oponen a la aplicación racional del principio del tramo de
administración o de control son:
a) Los
jefes
que
están
ansiosos
por
aumentar
su
prestigio
e
influencia
en
una
empresa, lo hacen ampliando su área de control, aumentando secciones y
departamentos bajo su responsabilidad.
b) Las
personalidades
fuertes
que
se
sienten
con
frecuencia
incapaces
de
delegar
y
que se empeñan en ejercer una supervisión personal directa.
c)
El pensar que el acceso al superior jerárquico de la oportunidad de ascender.
d) Consideraciones de
tipo político que
requieren que todos
los asuntos se pongan en
conocimiento de una autoridad superior.
La evidencia
teórica de este principio es innegable, pues descansa en dos
consideraciones:
1.
El número de asuntos distintos que un cerebro humano puede atender al mismo
tiempo, es limitado.
2.
Por
lo
general
el
supervisor
mide
su
responsabilidad
por
el
número
de
relaciones
simples
directas,
debiendo
también
considerar
las
relaciones
directas
de
grupos
y
las relaciones cruzadas. Un autor francés llamado V. A. Graicunas presentó un
modelo
matemático
para
demostrar
la
complejidad
de
las
relaciones, a
través
de
fórmulas.
En donde n = número de personas que reportan a un administrador.
1) Relaciones directas simples
a = n
A
B
C
2)
b = n (n – 1)
Relaciones cruzadas
A
3) c = n (2
n
-1)
2
Relaciones directas de grupo
A
B
C
B
C
C
B
4) Total directas y cruzadas d = n²
5) Total directas y de grupo
e = n2
n
2
6) Total directa, cruzada y de grupo f = n (2
n
+ n – 1)
2
3.3 PROCESO DE LA ORGANIZACIÓN
División del trabajo
Separación y delimitación de
actividades, con el fin de
realizarlas con precisión,
eficiencia, mínimo esfuerzo,
dando lugar a la
especialización.
Descripción de las funciones
Portal para Investigadores y Profesionales
