Desventajas: a) Si se hace el organigrama de
toda la empresa, se
tiene que poner los
nombres de los jefes muy juntos y pueden resultar poco claros, b) Son poco usados en
la práctica.
3)
Circulares.
Están
formados
por
un
cuadro
central,
que
corresponde
a
la
autoridad
máxima, a cuyo derredor se trazan círculos concéntricos, cada
uno de los cuales
constituye
un
nivel
de
organización
en
cada
uno
de
esos
círculos
se
coloca
a
los
jefes
inmediatos, y se les liga con líneas que representan la autoridad.
Ventajas: a) Señalan muy bien la importancia de los niveles jerárquicos, b) Disminuyen
la idea del status más alto o más bajo, c) Permiten colocar
mayor número de puestos
en el mismo nivel.
Desventajas: a)
Resultan confusos de leer. b) No permiten colocar con facilidad
niveles en donde hay un solo funcionario.
4) Escalar. Consiste en señalar con distintas sangrías en el margen izquierdo los
distintos
niveles jerárquicos, ayudándose de líneas que señalan dichos márgenes,
pueden usarse distintos tipos de letra. Resultan sencillos pero no se usan.
Mercadotecnia
Asamblea de
accionistas
Gerente
General
Gerente
general
Finanzas
Personal
Mercadotecnia
Finanzas
Abastecimiento
Personal
Horizontal
Abastecimiento
Vertical
Circular
Mercadotecnia
Abastecimientos
Gerente
general
Finanzas
Personal
Jefe de alma
Jefe de montaje
Jefe de acabado
én
ASAMBLEA DE ACCIONISTAS
CONSEJO DIRECTIVO
GERENTE GENERAL
GERENTE PERSONAL
enc. sueldos y salarios
enc. relaciones laborales
GERENTE DE
ORGANIZACIÓN
Enc. sistemas fabrica
Enc. sistemas oficina
CONTRALOR
Enc. de cobranzas
Contador general
Cajero
GERENTE DE PRODUCCIÓN
Escalar
Fuente: Agustín Reyes Ponce, 1982, página 230
GERENTE COMERCIAL
Jefe ventas locales
Jefe ventas foráneas
Los Manuales Administrativos.- Son documentos detallados que contienen en
forma
ordenada y sistemática, información acerca de la empresa con el fin de orientar la
acción humana en las diferentes unidades administrativas. Se puede hacer el diseño de
las
hojas con la información que requiera
la empresa,
un ejemplo podría ser el
siguiente:
NOMBRE DE LA EMPRESA
Manual de procedimientos
PAGINA DE
Nombre del procedimiento
Clave
ÁREA DE
Elaborado
Revisado
Aprobado
Ultima
Actualización
Como
los
manuales
administrativos
contienen
en
forma
ordenada
y
sistemática,
información acerca de la empresa, podemos encontrar diferentes tipos de manuales
como son: a) de políticas,
b) departamentales
c) de bienvenida al personal de
nuevo
ingreso,
d) de organización,
e) de procedimientos,
f)
de
historia de la empresa,
g)
de contenido múltiple, de acuerdo a las necesidades de la empresa
FORMATO DE LOS MANUALES. Deberán de contener lo siguiente:
Identificación: Nombre oficial de la empresa o unidad, titulo, extensión.
Índice o contenido
Introducción (antecedentes del Manual)
Objetivos.
Cada sección debe de llevar la
fecha en que se
terminó de elaborar o la
fecha
en que se corrigió.
Nombre de las personas que intervinieron en la elaboración del Manual.
Deberá de tener
una redacción clara, concisa, ordenada
y
complementarse con
gráficas.
2) Manual de Organización
Es aquel que complementa con más detalle la información que bosqueja el
organigrama. Explica por escrito las funciones, la autoridad, las obligaciones y las
relaciones de cada unidad.
El
Manual
de
Organización,
ofrece
completa
información
sobre
los
asuntos
correspondientes
a
cada
puesto
y
permite
conocer
y
entender
mejor
los
requisitos,
las
limitaciones
y
las
relaciones
entre
unos
y
otros
elementos
del
mismo
puesto
y
con
los
demás de la organización.
Los manuales deben llevar el requisito de las tres “C” ya que deben ser:
1.- Claros
2.- Completos
3.- Concisos.
Algunas ventajas que nos proporcionan los Manuales de Organización.
a)
Nos indica el camino de la información administrativa.
b) Sirve de guía autorizado para la realización del trabajo, ahorra tiempo evitando
instrucciones verbales.
c)
Para indoctrinar al personal.
Muestra la importancia de cada trabajo para
la
empresa. ayuda al entrenamiento personal.
d) Delimita las responsabilidades aclarando la estructura de organización.
e) Da uniformidad en la interpretación de políticas, dado que está por escrito.
f)
Evita la duplicidad innecesaria en el trabajo,
ya que al ir
haciendo el
manual se
van
dando cuenta si algún trabajo esta duplicando.
g) Ayuda a las auditorias, ya que sirve de base para la revisión.
h) Los
manuales
son
dinámicos,
sirven
para
estar
revisando
y
mejorando
constantemente las políticas y los procedimientos.
¿Quién elabora el Manual de Organización?
Debiera de estar a cargo de cada jefe de departamento o bien a cargo del
Departamento de Organización si es que la empresa cuenta con ese departamento. Su
aplicación
debe
ser
constante
y
exhaustiva,
procurando
que
sea
una
verdadera
ayuda
para
el
cumplimiento
de
los
objetivos
y
para
que
sirva
también
como
instrumento
de
control.
El Manual de Organización contiene todos los puestos de la empresa. Y a su vez
cada puesto deberá de contener la siguiente información:
1) Objetivos.- Deberá de especificarse cuáles son los fines a lograr de ese puesto.
2) Políticas.- Deberán de especificarse cuáles son las normas que sirven de guía para
de cada puesto.
3) Ubicación en el organigrama.- Deberá de reflejar objetiva
y
claramente cuál es
la
ubicación del puesto en la estructura de organización.
4)
Análisis del puesto.- Es
la descripción ordenada, clara
y
precisa de las actividades
y
deberá de contener la siguiente información:
a)
Identificación del puesto
b)
Descripción genérica
c)
Descripción especifica
d) Especificaciones como: escolaridad, conocimientos, experiencia, responsabilidades,
requisitos (edad, sexo, estado, civil, etc.) condiciones de trabajo.
e) Flujo de formas impresas: diferentes formas impresas que son de uso propio de la
empresa.
3) Diagrama de procedimientos o fluxogramas
Es una representación gráfica que muestra la sucesión de
los pasos de que consta
un
procedimiento.
Existen diversos tipos de diagramas de procedimientos:
a) Flujo de operaciones
b)
Ubicación de equipo
c)
Flujo de formas, entre otros.
4) Cartas de distribución de trabajo
A través de esta técnica se analizan los puestos que integran un departamento o
sección, para lograr
una división de
funciones
y
mejorar
la estructura de
los grupos de
trabajo. Sirve para analizar labores relacionadas de cinco hasta quince personas.
Ventajas:
a) Elimina la duplicidad e ineficiencia en el trabajo.
b)
Normaliza y estandariza procedimientos.
c)
Distribuye adecuadamente las cargas de trabajo de los distintos puestos.
d) Delimita funciones, evitando fugas de responsabilidad.
5)
Análisis de puestos
Es
una
técnica
en
la
que
se
clasifican
pormenorizadamente,
las
labores
que
se
desempeñan en una unidad de trabajo específica e impersonal (llamada puesto), así
como las características, conocimientos y aptitudes, que debe poseer el personal que
lo
desempeña.
3.8
DESARROLLO ORGANIZACIONAL (DO)
Hay cambios que ocurren fuera de la organización y que requieren adaptación interna.
Es una respuesta al cambio, una compleja estrategia educativa cuya finalidad es
cambiar las creencias, actitudes, valores y estructura de las organizaciones, en tal
forma
que
estas
puedan
adaptarse
mejor
a
nuevas
tecnologías,
marcadas
y
retos,
así
como al ritmo vertiginoso del cambio mismo.
Se
denomina
DO
al
esfuerzo
por
utilizar
en
forma
creciente:
Portal para Investigadores y Profesionales
