Desventajas: a) Si se hace el organigrama de
toda la empresa, se
tiene que poner los
nombres de los jefes muy juntos y pueden resultar poco claros, b) Son poco usados en
la práctica.
3)
Circulares.
Están
formados
por
un
cuadro
central,
que
corresponde
a
la
autoridad
máxima, a cuyo derredor se trazan círculos concéntricos, cada
uno de los cuales
constituye
un
nivel
de
organización
en
cada
uno
de
esos
círculos
se
coloca
a
los
jefes
inmediatos, y se les liga con líneas que representan la autoridad.
Ventajas: a) Señalan muy bien la importancia de los niveles jerárquicos, b) Disminuyen
la idea del status más alto o más bajo, c) Permiten colocar
mayor número de puestos
en el mismo nivel.
Desventajas: a)
Resultan confusos de leer. b) No permiten colocar con facilidad
niveles en donde hay un solo funcionario.
4) Escalar. Consiste en señalar con distintas sangrías en el margen izquierdo los
distintos
niveles jerárquicos, ayudándose de líneas que señalan dichos márgenes,
pueden usarse distintos tipos de letra. Resultan sencillos pero no se usan.
Mercadotecnia
Asamblea de
accionistas
Gerente
General
Gerente
general
Finanzas
Personal
Mercadotecnia
Finanzas
Abastecimiento
Personal
Horizontal
Abastecimiento
Vertical
Circular
Mercadotecnia
Abastecimientos
Gerente
general
Finanzas
Personal
Jefe de alma
Jefe de montaje
Jefe de acabado
én
ASAMBLEA DE ACCIONISTAS
CONSEJO DIRECTIVO
GERENTE GENERAL
GERENTE PERSONAL
enc. sueldos y salarios
enc. relaciones laborales
GERENTE DE
ORGANIZACIÓN
Enc. sistemas fabrica
Enc. sistemas oficina
CONTRALOR
Enc. de cobranzas
Contador general
Cajero
GERENTE DE PRODUCCIÓN
Escalar
Fuente: Agustín Reyes Ponce, 1982, página 230
GERENTE COMERCIAL
Jefe ventas locales
Jefe ventas foráneas
Los Manuales Administrativos.- Son documentos detallados que contienen en
forma
ordenada y sistemática, información acerca de la empresa con el fin de orientar la
acción humana en las diferentes unidades administrativas. Se puede hacer el diseño de
las
hojas con la información que requiera
la empresa,
un ejemplo podría ser el
siguiente:
NOMBRE DE LA EMPRESA
Manual de procedimientos
PAGINA DE
Nombre del procedimiento
Clave
ÁREA DE
Elaborado
Revisado
Aprobado
Ultima
Actualización
Como
los
manuales
administrativos
contienen
en
forma
ordenada
y
sistemática,
información acerca de la empresa, podemos encontrar diferentes tipos de manuales
como son: a) de políticas,
b) departamentales
c) de bienvenida al personal de
nuevo
ingreso,
d) de organización,
e) de procedimientos,
f)
de
historia de la empresa,
g)
de contenido múltiple, de acuerdo a las necesidades de la empresa
FORMATO DE LOS MANUALES. Deberán de contener lo siguiente:
Identificación: Nombre oficial de la empresa o unidad, titulo, extensión.
Índice o contenido
Introducción (antecedentes del Manual)
Objetivos.
Cada sección debe de llevar la
fecha en que se
terminó de elaborar o la
fecha
en que se corrigió.
Nombre de las personas que intervinieron en la elaboración del Manual.
Deberá de tener
una redacción clara, concisa, ordenada
y
complementarse con
gráficas.
2) Manual de Organización
Es aquel que complementa con más detalle la información que bosqueja el
organigrama. Explica por escrito las funciones, la autoridad, las obligaciones y las
relaciones de cada unidad.
El
Manual
de
Organización,
ofrece
completa
información
sobre
los
asuntos
correspondientes
a
cada
puesto
y
permite
conocer
y
entender
mejor
los
requisitos,
las
limitaciones
y
las
relaciones
entre
unos
y
otros
elementos
del
mismo
puesto
y
con
los
demás de la organización.
Los manuales deben llevar el requisito de las tres “C” ya que deben ser:
1.- Claros
2.- Completos
3.- Concisos.
Algunas ventajas que nos proporcionan los Manuales de Organización.
a)
Nos indica el camino de la información administrativa.
b) Sirve de guía autorizado para la realización del trabajo, ahorra tiempo evitando
instrucciones verbales.
c)
Para indoctrinar al personal.
Muestra la importancia de cada trabajo para
la
empresa. ayuda al entrenamiento personal.
d) Delimita las responsabilidades aclarando la estructura de organización.
e) Da uniformidad en la interpretación de políticas, dado que está por escrito.
f)
Evita la duplicidad innecesaria en el trabajo,
ya que al ir
haciendo el
manual se
van
dando cuenta si algún trabajo esta duplicando.
g) Ayuda a las auditorias, ya que sirve de base para la revisión.
h) Los
manuales
son
dinámicos,
sirven
para
estar
revisando
y
mejorando
constantemente las políticas y los procedimientos.
¿Quién elabora el Manual de Organización?
Debiera de estar a cargo de cada jefe de departamento o bien a cargo del
Departamento de Organización si es que la empresa cuenta con ese departamento. Su
aplicación
debe
ser
constante
y
exhaustiva,
procurando
que
sea
una
verdadera
ayuda
para
el
cumplimiento
de
los
objetivos
y
para
que
sirva
también
como
instrumento
de
control.
El Manual de Organización contiene todos los puestos de la empresa. Y a su vez
cada puesto deberá de contener la siguiente información:
1) Objetivos.- Deberá de especificarse cuáles son los fines a lograr de ese puesto.
2) Políticas.- Deberán de especificarse cuáles son las normas que sirven de guía para
de cada puesto.
3) Ubicación en el organigrama.- Deberá de reflejar objetiva
y
claramente cuál es
la
ubicación del puesto en la estructura de organización.
4)
Análisis del puesto.- Es
la descripción ordenada, clara
y
precisa de las actividades
y
deberá de contener la siguiente información:
a)
Identificación del puesto
b)
Descripción genérica
c)
Descripción especifica
d) Especificaciones como: escolaridad, conocimientos, experiencia, responsabilidades,
requisitos (edad, sexo, estado, civil, etc.) condiciones de trabajo.
e) Flujo de formas impresas: diferentes formas impresas que son de uso propio de la
empresa.
3) Diagrama de procedimientos o fluxogramas
Es una representación gráfica que muestra la sucesión de
los pasos de que consta
un
procedimiento.
Existen diversos tipos de diagramas de procedimientos:
a) Flujo de operaciones
b)
Ubicación de equipo
c)
Flujo de formas, entre otros.
4) Cartas de distribución de trabajo
A través de esta técnica se analizan los puestos que integran un departamento o
sección, para lograr
una división de
funciones
y
mejorar
la estructura de
los grupos de
trabajo. Sirve para analizar labores relacionadas de cinco hasta quince personas.
Ventajas:
a) Elimina la duplicidad e ineficiencia en el trabajo.
b)
Normaliza y estandariza procedimientos.
c)
Distribuye adecuadamente las cargas de trabajo de los distintos puestos.
d) Delimita funciones, evitando fugas de responsabilidad.
5)
Análisis de puestos
Es
una
técnica
en
la
que
se
clasifican
pormenorizadamente,
las
labores
que
se
desempeñan en una unidad de trabajo específica e impersonal (llamada puesto), así
como las características, conocimientos y aptitudes, que debe poseer el personal que
lo
desempeña.
3.8
DESARROLLO ORGANIZACIONAL (DO)
Hay cambios que ocurren fuera de la organización y que requieren adaptación interna.
Es una respuesta al cambio, una compleja estrategia educativa cuya finalidad es
cambiar las creencias, actitudes, valores y estructura de las organizaciones, en tal
forma
que
estas
puedan
adaptarse
mejor
a
nuevas
tecnologías,
marcadas
y
retos,
así
como al ritmo vertiginoso del cambio mismo.
Se
denomina
DO
al
esfuerzo
por
utilizar
en
forma
creciente:
conocimientos
sobre
las
ciencias de
la conducta para ayudar a los grupos a operar con mayor
habilidad,
tanto
en
forma
interna
en
la
empresa,
como
en
sus
relaciones
de
los
empleados
con
otros
grupos.
Una premisa clave del DO es que, debido a que las organizaciones son
un conjunto de
grupos
interrelacionados,
aumentará
la
efectividad
de
la
organización
total,
si
se
logra
que
sus
grupos
funcionen
en
forma
efectiva,
mediante
una
renovación
continua
de
las
organizaciones.
Se dice que una organización completa debe constar de
una estructura grupal múltiple
e
interrelacionada, en la que todo grupo de trabajo utilice hábilmente procesos grupales
de toma de decisiones.
Una organización que satisfaga este requerimiento tendrá un sistema efectivo de
influencia e interacción a
través del cual
fluyen con
facilidad las comunicaciones
importantes
y se ejerce en
forma lateral, ascendente
y descendente la influencia
requerida y se crean las fuerzas motivaciones necesarias para la Coordinación
El administrador como agente de cambio. Los cambios en
las organizaciones
necesitan
de
un
catalizador.
A
la
persona
o
personas
que
actúan
como
catalizador
y
asumen
la
responsabilidad
del
manejo
del
proceso
de
cambio
se
les
llama:
AGENTE
DE CAMBIO.
Fuerzas de cambio externas. Las fuerzas que crean la
necesidad del cambio surgen
de diferentes direcciones. Por ejemplo: en
le mercado la introducción de importaciones
ha
afectado
a
algunas
empresas.
Otro
ejemplo
lo
tenemos
en
la
aprobación
de
leyes
sobre
la
igualdad
de derechos,
esto
ha
llevado
a
contratar
más
mujeres.
También
la
tecnología crea la necesidad del cambio, las empresas que fabrican papel carbón
observaron que la demanda de su producto se hundió conforme la tecnología
xerográfica fue revolucionado el copiado, y más actualmente con los sistemas
computacionales
que
nos
pueden
proporcionar
un
número
ilimitado
de
reproducciones
con presentación original.
Las organizaciones necesitan desarrollar, por una parte, respuestas veloces a los
cambios
del
medio
ambiente
y
por
otra,
formas
efectivas
de
tratar
los
conflictos.
Para
esto,
se
necesita
ayudar
a
los
lideres
y
a
los
miembros
de
la
empresa
en
general
al
desarrollar relaciones de cooperativismo.
CARACTERÍSTICAS DEL DO
1.
Es una estrategia educativa que tienes como finalidad lograr un cambio planeado.
2.
Se refiere a problemas organizacionales reales y no hipotéticos.
3.
Aplica los
métodos de sensibilización
y enfatiza el aprendizaje basado en
la
experiencia.
4.
Se
debe
de
contar
con
agentes
de
cambio
de
consultorías
externas
y
ajenas
a
la
empresa en la que se quiera lograr un cambio.
5.
Los agentes de cambio externos y los ejecutivos internos deberán de establecer
una relación de colaboración que incluya confianza mutua, metas y medios
determinados en conjuntos.
6.
Los agentes de cambio externos deberán de ser humanistas que busquen
establecer dentro de la organización una filosofía altruista y social.
Las palabras e ideas que se mencionan con frecuencia en las sesiones de DO son:
Formación del equipo, el consenso,
la sinceridad,
la retroalimentación, la confianza,
la
confrontación, el conflicto intergrupal, la estrategia.
¿Cuál es la razón básica para organizar?
a) Radica
en
que
existe
un
límite
en
el
número
de
empleados
que
una
administrador
puede coordinar y supervisar en forma efectiva, si esta limitante no existiera, las
empresas operarían con un solo administrador.
b) Determinar las actividades específicas que son necesarias para lograr los objetivos.
c)
Para agrupar las actividades en estructuras lógicas.
d) Para asignar a las personas adecuadas en los puestos de trabajo.
e) Proporcionar medios para coordinar los esfuerzos de los individuos y de los grupos.
Al organizar se dividen las actividades en
unidades y
hace que el trabajo de cada
unidad sea compatible con el de los demás.
El trabajo en equipo en las organizaciones.
Un equipo es: un conjunto de personas que poseen habilidades complementarias, que
trabajan
juntas
para
alcanzar
un
propósito
compartido,
y
que
se
consideran
mutuamente responsables de su logro.
Equipos
de
trabajo
autodirigidos:
los
miembros
de
un
equipo
autodirigido
tienen
la
autoridad para tomar decisiones en relación con la
forma en que compartirán
y
terminarán el trabajo.
Equipos virtuales: es un nuevo tipo de grupo que es cada vez más común en las
organizaciones
actuales,
también
se
le
denomina
a
menudo
grupo
mediado
por
computadora o red grupal electrónica. Es
un equipo de personas que trabajan
juntas
y
resuelven problemas
interactuando en gran parte por medio de la computadora en
lugar de hacerlo cara a cara. (Schermerhorn: 2002: 356)
Aprendizaje organizacional
“El aprendizaje”, dice John Browne,
dice: “es la esencia de la capacidad de una
compañía para adaptarse a un entorno que cambia rápidamente, a fin de generar
valor
extraordinario
para
los
accionistas,
una
compañía
debe
aprender
mejor
que
sus
competidores a aplicar ese conocimiento en todos sus negocios con más rapidez y
amplitud que ellos”. (Browne, en, Schermerhorn, 2002: 65).
Dice
Peter
Senge
autor
del
libro
The
Fith
Discipline:
“una
verdadera
organización
que
aprende, es aquella en la cual,
gracias a la gente, valores y sistemas es capaz de
cambiar
y mejorar continuamente su desempeño con base en las lecciones de la
experiencia”.
Identifica cinco ingredientes centrales de este tipo de organizaciones:
1)
Modelos
mentales,
2)
Maestría
personal,
3)
Pensamiento
de
sistemas,
4)
Visión
compartida,
5)
Aprendizaje
de
equipo.
Se
confiere
un
gran
valor
al
desarrollo
de
la
habilidad de aprender y después hacer que ese aprendizaje esté constantemente a
disposición de todos los integrantes de la organización. (Senge, en, Schermerhorn:
2002: 65)
UNIDAD IV INTEGRACIÓN, DIRECCIÓN Y CONTROL
INTEGRACION
4.1 INTEGRACIÓN, SUS REGLAS Y ETAPAS
Concepto de Integración.- Es la función a través de la cual el administrador elige y se
allega,
los recursos necesarios para poner en marcha las decisiones previamente
establecidas para ejecutar los planes.
Las organizaciones están formadas por personas, de ahí que la integración es una
función
vital
de
la
empresa. Es
tan
importante
que,
incluso,
tienen
un
área
funcional,
encargada del personal, a la que denominan: Recursos Humanos o Personal.
La
integración
de
los
equipos
de
trabajo
se
lleva
a
cabo,
mediante
elementos
generados en la fase de organización, tales como organigramas y descripciones de
puestos, manuales de procedimientos, entre otros.
Mediante la integración de los
Recursos
Humanos,
la
empresa
obtiene
el
personal
idóneo
para
el
mejor
desempeño
de las actividades de la misma.
En
las organizaciones se
necesitan
también los elementos materiales
necesarios para
su adecuado
funcionamiento. Los cuales
se
ven con detalle en las
materias de
producción, compras, finanzas, logística. En las cuales se encuentran elementos de
tipo administrativo. El abastecimiento oportuno de los elementos materiales es un
requisito para
el
logro
de
los
objetivos,
sin
embargo
es
el
elemento
humano
el más
importante para la ejecución.
Existen ciertas
reglas de administración,
necesarias para
lograr efectividad en
la
Integración de personas.
Reglas de la Integración
1)
El hombre adecuado para el puesto adecuado.
Los hombres deben poseer las características que la empresa establezca para
desempeñar
un
puesto.
Los
Recursos
Humanos
deben
adaptarse
a
las
características de la empresa y no ésta a los recursos humanos.
2)
De la provisión de los elementos necesarios.
A
cada miembro de la empresa deberán proporcionársele los elementos necesarios
para hacer frente eficientemente a las necesidades de su puesto.
3)
De la importancia de la introducción adecuada.
El
momento en que el elemento humano ingresa a la empresa
es
trascendental,
pues
de
el
dependerán
su
adaptación
al
ambiente
de
la
empresa,
su
desenvolvimiento, su desarrollo y su eficiencia dentro de la misma. (Reyes Ponce,
PARA LLEVAR A CABO LA INTEGRACIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS
Deberán realizarse las siguientes etapas:
Planeación de
Recursos
Humanos:
La
primera
fase
de
la
integración
consiste
en
determinar el número de personas que se requieren, así como las habilidades tanto
profesionales
como
técnicas
a
corto,
mediano
y
largo
plazos.
Esta
función
está
relacionada con los planes de crecimiento y desarrollo estratégico.
Algunas
organizaciones
utilizan plantillas de reemplazo
también conocidos como organigramas
de
sustituciones,
para
que,
en
caso
de
surgir
una
vacante,
puedan
recurrir
al
recurso
humano en formación o en espera de ascenso.
Algunas empresas cuentan con planes de carrera para orientar
y
dirigir la
capacitación
y
desarrollo del personal. Actualmente,
hay
una tendencia a certificar
las competencias
laborales de cada puesto mediante
normas, por lo que muchas
organizaciones
seleccionan al personal con normas específicas (competencias laborales) para ser
certificados por organismos externos.
El CENEVAL: Centro Nacional de Evaluación
para la Educación Superior, A. C., es
un organismo certificador en México de la
educación
superior,
así
como
el
denominado
CONOCER:
Consejo
de
Normalización
y
Certificación de Competencia Laboral.
Reclutamiento: Reclutar es allegarse candidatos interesados en trabajar en
la
empresa.
La primera fase del reclutamiento consiste en justificar la necesidad de
contratar,
promover,
transferir
a
un
miembro de
la
organización. El
documento
base
para
esta
acción
se
llama
requisición
de
personal. En
el
se
anota
una
justificación,
como
puede
ser
un
reemplazo
o
una
nueva
contratación:
además
de
que
esta
requisición se llena con los datos de la descripción del puesto, sobre todo con las
actividades
genéricas
y
claves que
se
realizan
en
él. También
se
anota
el
perfil
del
candidato y rangos de sueldos y / o salarios, prestaciones, beneficios, etcétera, que
tienen que estar justificados con una partida presupuestal, o la autorización, en su
caso, del nivel directivo correspondiente.
Se conocen como fuentes de reclutamiento el
lugar de donde se pretenden obtener
los candidatos.
Existen tanto las
fuentes
internas como las externas. La primera se
refiere al proceso de buscar candidatos dentro de
la empresa para promoverlos;
también
se
conoce
como
fuente
interna
al
hecho
de
buscarlos
a
través
del
sindicato,
escalafón,
etcétera.
Las
fuentes
externas
son
los
lugares
que
pueden
ofrecer
candidatos, como bolsas de trabajo, agencias de colocación.
Se llaman medios de
reclutamiento a las formas de comunicación para dar a conocer las vacantes de la
empresa como: los periódicos, revistas, radio, Internet.
Selección:
Proceso
mediante
el
cual
se
evalúan
capacidades,
experiencias
y
habilidades de un candidato, en relación con un puesto vacante, para elegir el más
apto.
Mediante la elección de ciertas técnicas se busca entre los diversos candidatos
al más idóneo, de acuerdo con los requerimientos del puesto.
Orientación: A los candidatos “eliminados” durante el proceso se
les debe de
informar que en esa ocasión no hubo oportunidad para ellos, pero que sus datos
formarán parte de
un banco de candidatos para próximos reclutamiento. También se
les
puede
orientar
sobre
lugares
donde
pueden
encontrar
trabajo.
La
inducción
es
la
integración de un empleado nuevo a su puesto y a la organización.
Contratación: La Ley Federal del Trabajo establece que
la relación de trabajo se da
cuando una persona da un servicio subordinado a otra, mediante el pago de un salario.
Las
empresas
requieren
hacer
contratos
de
trabajo
por
escrito
donde
se
determine
de
qué tipo de contrato se trata.
La ley reconoce dos formas: la primera es de tiempo
indeterminado para trabajos fijos, en las que regularmente se ubican las contrataciones
de las empresas; también,
la ley permite los contratos por
tiempo determinado, cuando
se
realiza
una
obra
determinada,
digamos
un
proyecto
que
inicia
y
finaliza.
Es
importante que se especifique el tiempo y el trabajo por el cual se recluta a una
persona para que los contratos de este tipo tengan validez legal.
Inducción: Consiste en la integración de un empleado nuevo a su puesto y a la
organización. Es buscar que el
nuevo
trabajador conozca
a
la organización de
la cual
forma
parte;
aspectos
como:
cultura,
prácticas,
servicios
que
se
da
a
los
empleados,
estructura organizacional, lugar de trabajo, puesto, compañeros de trabajo, etcétera.
Aunque las empresas contratan personal experimentado para algunos procesos de
trabajo, cada empresa tiene sus modalidades e, incluso, términos diferentes: por tal
motivo al
nuevo empleado se le debe comentar el proceso de
trabajo de forma general
durante los primeros días
y permitirle que pregunte con
libertad sus dudas, de
preferencia al final del día. De preferencia se aclararán sus dudas en la primera
semana.
Existe
la
llamada
curva
de
aprendizaje
que
es
el
tiempo
que
tarde
el
empleado
en
aprender a realizar su trabajo con la productividad que la empresa requiere;
regularmente,
un
empleado
nuevo
tarda
algunos
días;
en
algunos
casos,
semanas,
y
en otros hasta meses, por lo que las empresas le deben dar mucha importancia al
proceso de inducción.
Capacitación y
Desarrollo:
Busca
lograr
el
desenvolvimiento
e
incremento
de
las capacidades del personal, para lograr
los mejores resultados. La capacitación, es
un concepto más amplio que incluye la formación integral del ser
humano para
desenvolverse mejor al realizar su trabajo, actitud hacia el aprendizaje continuo de
nuevas
técnicas,
herramientas
y
formas
de
pensar.
El
desarrollo
implica
la
calidad
de
vida y la calidad del ser.
EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
La administración de recursos
humanos debe evaluar el desempeño de
los empleados
periódicamente,
con
el
fin
de
detectar
áreas
de
oportunidad
o
de
mejoramiento
continuo
del
personal. Estas
evaluaciones
son
útiles
tanto
para
la
organización
como
para
los
empleados,
para
orientar
fundamentalmente
su
desarrollo
y
el
mejoramiento
de
su
desempeño;
además,
son
un
instrumento
muy
útil
para
promociones,
transferencias
e,
incluso,
en
algunos
casos,
para
tomar
la
penosa
decisión
de
retirar
a
alguno de los trabajadores, como última medida. Ver el esquema del proceso de
integración del R. H.
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