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Administración por Objetivos



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Administración por Objetivos (APO)
La teoría neoclásica desplazó progresivamente la atención antes puesta en las
llamadas “actividades-medio”, hacia los objetivos o finalidades de la organización. El
enfoque basado en el “proceso” y la preocupación mayor por las actividades (medios)
fueron sustituidos por un enfoque centrado en los resultados y objetivos alcanzados
(fines). La preocupación acerca de “cómo” administrar pasó a ser la preocupación de
“por que o para qué” administrar. El énfasis en hacer correctamente el trabajo para
alcanzar la eficiencia pasó al énfasis en hacer el trabajo más relevante para los
objetivos de la organización, con el fin de lograr eficacia. El trabajo pasó de ser un fin
en sí mismo, a ser un medio para obtener resultados. Esa profunda reformulación
representa otra especie de revolución copernicana dentro de la administración: un
nuevo cambio en el panorama gravitacional del universo administrativo. Esto debido a
que tanto las personas como la organización probablemente están más preocupadas
por trabajar que por producir resultados.
ORÍGENES DE LA ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS
La administración por objetivos (APO) o administración por resultados constituye un
modelo administrativo bastante difundido y plenamente identificado con el espíritu
pragmático y democrático de la teoría neoclásica. Su aparición es reciente en 1954
Peter F. Drucker, considerado el creador de la Administración por Objetivos, publicó un
libro en el cual la caracterizó por primera vez. La Administración por Objetivos surgió en
la década de 1950, cuando la empresa privada norteamericana estaba sufriendo
fuertes presiones. Desde la intervención keynesiana durante la depresión que siguió a
la crisis de 1929, el capitalismo sufrió sucesivamente mayores injerencias y controles
gubernamentales, pues se llegó a creer que las decisiones nacionales no podían
depender de la acción de los empresarios. El empresario de la década de 1950 estaba
mdi consciente ~,. pérdida de sus márgenes de ganancias y de la necesidad de reducir
gastos, y se concentraba más en los resultados que en esfuerzos superfluos y
dispersos. La presión económica de la época generó dentro de las empresas una
“administración por presión”, pero la presión ejercida sobre los gerentes no condujo a
mejores resultados. Ello debido a que los dirigentes de las empresas interpretaban
como rebeldía la apatía de los gerentes para producir los resultados esperados Como
respuesta, las empresas hacían más fuertes los controles y con eso se cerraba más el
círculo vicioso: mayor control, mayor resistencia; mayor resistencia, mayor control. Fue
entonces cuando se buscó una forma de equilibrar los objetivos, admitir una mayor
participación descentralizar las decisiones, permitir el autocontrol y la auto evaluación,
proporcionando mayor libertad y mayor flexibilidad en los controles.
La administración por objetivos surgió como método de evaluación y control sobre el
desempeño de áreas y organizaciones en crecimiento rápido. Inicialmente constituyó
un criterio financiero de evaluación y de control. Como criterio financiero fue válido,
pero en el enfoque global de la empresa trajo como consecuencia una distorsión
profesional, pues los criterios de ganancia y de costo no son suficientes para explicar la
organización social y humana. La respuesta de los niveles medios e inferiores de la
organización a ese criterio fue de descontento y apatía, lo cual ocasionó conflictos
entre los funcionarios de nivel medio e inferior y la alta dirección.
Fue entonces cuando comenzaron a surgir las ideas de descentralización y
administración por resultados. El único modo que encontró la dirección para revertir el
proceso antes descrito fue la descentralización de las decisiones y la fijación de
objetivos para cada área clave: cada cual escogería “cómo” alcanzar los resultados. Se
eliminaron los órganos de staff, quedando a cargo de cada división la creación de los
“servicios que se necesitaran para alcanzar los objetivos”, lo que fortaleció la posición
de autoridad de cada jefe operativo.
CARACTERÍSTICAS DE LA ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS
La APO es una técnica de dirección de esfuerzos a través de la planeación y el control
administrativo basada en el principio de que, para alcanzar resultados, la organización
necesita antes definir en qué negocio está actuando y a dónde pretende llegar.
Inicialmente se establecen los objetivos anuales de la empresa, formulados sobre la
base de un plan de objetivos a largo plazo (que pueden ser quinquenales o decenales),
y los objetivos de cada gerente o departamento, con base en los objetivos anuales de
la empresa. La APO es un proceso por el cual los gerentes, principal y subordinado, de
una organización identifican objetivos comunes, definen las áreas de responsabilidad
de cada uno en términos de resultados esperados y emplean esos objetivos como
guías para la operación de la empresa. Se logran objetivos comunes y seguros que
eliminan cualquier duda del gerente, al lado de una cohesión de esfuerzos orientados
hacia los objetivos principales de la organización. Así, el desempeño esperado de un
gerente debe ser reflejo de lo que se espera en cuanto a la realización de los objetivos
de la empresa; sus resultados deben ser medidos por la contribución de éstos al éxito
del negocio. El administrador tiene que saber y entender lo que, en términos de
desempeño, se espera de él en función de las metas de la empresa, y su superior debe
saber qué contribución puede exigir y esperar de él, juzgándolo de conformidad con las
mismas.
En realidad, la “Administración por Objetivos es un sistema dinámico que integra la
necesidad de la empresa de alcanzar sus objetivos de lucro y crecimiento, con la
necesidad del gerente de contribuir a su propio desarrollo. Es un estilo exigente y
equilibrado de administración de empresas”. “En la Administración por Objetivos, los
gerentes principales y subordinados de una organización definen, en conjunto, sus
metas comunes y especifican las áreas principales de responsabilidad de cada
posición, en relación con los resultados esperados de cada uno, utilizando esas
medidas como guías para mejorar la operación del sector y para verificar la
contribución de cada uno de sus miembros”. La Administración por Objetivos es, por
tanto, un método por el cual el administrador y su superior definen conjuntamente las
metas y especifican las responsabilidades para cada posición, en función de los
resultados esperados, pasando estos últimos a conformar los estándares de
desempeño bajo los cuales los gerentes serán evaluados. Analizado el resultado final,
el desempeño del gerente puede ser evaluado objetivamente y los resultados
alcanzados pueden compararse con los resultados esperados.
En resumen, la Administración por Objetivos presenta las siguientes características
principales:
1.
establecimiento conjunto de objetivos entre el ejecutivo y su superior; 
2.
establecimiento de objetivos para cada departamento o posición; 
3.
interrelación de los objetivos departamentales; 
4.
elaboración de planes tácticos y de planes operacionales con énfasis en la
medición y el control; 
5.
continua evaluación, revisión y reciclaje de los planes; 
6.
participación activa de la dirección; 
7.
apoyo intensivo del staff durante las primeras etapas.
8.
Veamos por separado cada una de estas características de la Administración por
Objetivos.
1.Establecimiento conjunto de objetivos entre el ejecutivo y su superior
La mayor parte de los sistemas de la Administración por Objetivos utiliza el
establecimiento conjunto de objetivos: tanto el ejecutivo como su superior
participan del proceso de establecimiento y fijación de objetivos. Esta
participación, no obstante, varía mucho según el sistema adoptado. En la mayor
parte de los casos, el superior hace el trabajo preliminar, mientras que en otros,
los consultores externos hacen casi todo. La participación del ejecutivo puede
variar, desde su simple presencia durante las reuniones, donde puede ser
escuchado, hasta la posibilidad de iniciar la propuesta de reestructuración del
trabajo, con relativa autonomía en el desarrollo del plan.
2.Establecimiento de objetivos para cada departamento o posición
Básicamente la Administración por Objetivos está fundamentada en el
establecimiento de objetivos por niveles de gerencia. Los objetivos, a alto nivel,
pueden denominarse objetivos, metas, propósitos o finalidades; sin embargo, la
idea básica es la misma: definir los resultados que un gerente, en determinado
cargo, deberá alcanzar. Con frecuencia, los sistemas de la APO definen
objetivos cuantificables (numéricos) y con tiempos predeterminados. Algunos
definen objetivos subjetivos para los cargos de staff La mayoría de los sistemas
acepta de cuatro a ocho objetivos para cada posición específica aunque, en
muchos casos, pueden existir hasta diez objetivos. 
situación actual <------ Intervalo de desempeño -------> situación deseable
3.Interrelación de los objetivos de los departamentos
Siempre existe alguna forma de correlacionar los objetivos de varias unidades o
gerentes aunque no todos los objetivos se apoyen en los mismos principios
básicos. Ese encadenamiento es casi automático, e involucra objetivos
comerciales con objetivos de producción, por ejemplo, objetivos de un nivel con
objetivos de niveles superiores e inferiores.
4.Elaboración de planes tácticos y planes operacionales, con énfasis en la
medición y el control
A partir de los objetivos trazados por cada departamento, el ejecutivo y su
superior (o sólo el ejecutivo, que posteriormente obtiene la aprobación de su
superior) elaboran los planes tácticos adecuados para alcanzarlos de la mejor
manera. De esta manera, tales planes se constituyen en los instrumentos para
alcanzar los objetivos de cada departamento. A continuación, los planes tácticos
se descomponen y detallan mejor en planes operacionales, como veremos más
adelante.
En todos esos planes la Administración por Objetivos hace énfasis en la
cuantificación, la medición y el control. Se hace necesario medir los resultados
alcanzados y compararlos con los resultados planeados. Si un objetivo no puede
medirse, sus resultados no pueden conocerse. De la misma manera, si un
objetivo no puede ser controlado, al alcanzarlo no se podrá evaluarlo. La medida
y el control son los dos factores que causan mayores dificultades en la
implantación de la APO, pues si no se puede medir el resultado es mejor olvidar
el asunto.
5.Evaluación permanente, revisión y reciclaje de los planes
Prácticamente, todos los sistemas de la Administración por Objetivos tienen
alguna forma de evaluación y revisión regular del progreso realizado, a través de
los objetivos ya alcanzados y de aquellos por alcanzar, permitiendo así el tener
en cuenta algunas previsiones, y el fijar nuevos objetivos para el periodo
siguiente. Generalmente existe un ciclo típico de la Administración por Objetivos
que contiene las siguientes etapas:
a partir de los objetivos globales de la empresa y de la planeación estratégica
se establecen los objetivos por departamento para el primer año, en una
reunión entre el ejecutivo (gerente del departamento) y su superior; 
el ejecutivo (en otra reunión con su superior) elabora su plan táctico que le
permita alcanzar los objetivos fijados por departamento; 
el ejecutivo elabora conjuntamente con sus subordinados los planes
operacionales necesarios para la implementación del plan táctico del
departamento; 
los resultados de la ejecución de los planes se evalúan y comparan
continuamente con los objetivos fijados; 
en función de los resultados obtenidos, se procede a revisar y a reajustar los
planes o a modificar los objetivos establecidos; 
en el ciclo siguiente, se establecen los objetivos por departamento para el
segundo año, en una reunión entre el ejecutivo y su superior, tomando
como base los resultados del primer año; 
se repite la secuencia del ciclo indicado anteriormente 
6.Participación activa de la dirección
Existe una gran participación del superior. La mayor parte de los sistemas de la
Administración por Objetivos involucran más al superior que al subordinado. En
algunos casos, el superior establece los objetivos, los “vende”, los mide, y
evalúa el progreso. Ese proceso, frecuentemente utilizado, es mucho más un
control por objetivos que una administración por objetivos.
7. Apoyo constante del staff durante las primeras etapas
La implantación de la Administración por Objetivos requiere del fuerte apoyo de
un staff previamente entrenado y preparado. El enfoque del tipo “hágalo usted
mismo” no es aconsejable en la Administración por Objetivos, pues ésta exige
coordinación e integración de esfuerzos, lo que puede ser efectuado por el staff.
DETERMINACIÓN DE OBJETIVOS
La “administración por objetivos es un modelo de administración a través del cual todos
los gerentes de una organización establecen metas para sus administraciones, al inicio
de cada periodo o ejercicio fiscal, de preferencia coincidiendo con el ejercicio fiscal de
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