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Administración de los Sistemas de Información



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Administración de los Sistemas de Información
Capítulo 1 – El reto de los sistemas de Información
Apuntes enviados por:
Andrea Paola Aquino
Facultad de Ciencias Económicas
Universidad Nacional de Jujuy
Qué es un sistema de información?
Los sistemas de información proporcionan la comunicación y el poder de análisis que muchas
empresas requieren para llevar a cabo el comercio y administrar los negocios a una escala global.
Es un conjunto de componentes interrelacionados que permiten capturar, procesar, almacenar y
distribuir la información para apoyar la toma de decisiones y el control de una institución.
Funciones de un sistema de información
Tres actividades de un sistema de información producen la información que la institución requiere
para la toma de decisiones, para el control de las operaciones, el análisis de los problemas y la
creación de nuevos productos y servicios. Estas actividades son:
a)
Las de alimentación o insumo, es la captura o recolección de datos primarios dentro de la
institución o de su entorno para procesarlos en un sistema de información.
b)
El procesamiento, es la conversión del insumo en forma que sea más compresible para los
seres humanos (a algo que tenga más sentido).
c)
El producto o salida, transfiere la información procesada a las personas o actividades donde
deba ser empleado.
Los sistemas de información también requieren la retroalimentación que es el producto regresado
a personas a los miembros adecuados de la institución para ayudarles a evaluar o a corregir la etapa
de alimentación.
Sistemas de Información Basados en Computadoras (SIBC)
Los sistemas formales descansan sobre definiciones aceptadas y fijas de los datos y de los
procedimientos para recolectarlos, almacenarlos, procesarlos, distribuirlos y emplearlos. Son
estructurados, operan mediante reglas predeterminadas que permanecen relativamente fijas y que no
se pueden cambiar tan fácilmente.
Los sistemas de información informales descansan en acuerdos implícitos y reglas no establecidas
de comportamiento. No hay un acuerdo sobre lo que es información o cómo debe ser almacenada y
procesada.
Los sistemas formales de información pueden ser basados en computadoras o manuales. Los
sistemas manuales emplean tecnología de papel y lápiz.
Los sistemas de  información basados en computadora, por el contrario, descansas en la tecnología
del software y el hardware de las computadoras para procesar y distribuir la información.
La finalidad del SIBC es captar, almacenar y distribuir información del entorno de una institución y
de sus operaciones internas para el propósito de apoyar a las áreas o funciones de la institución y a
la toma de decisiones, a la comunicación, control, etc.
Los sistemas de información transforman los datos puros en información útil mediante tres
actividades básicas, alimentación, procesamiento y salida.
Diferencia entre computadoras y los sistemas de información
Las computadoras constituyen el equipo para almacenar y procesar la información. Los programas
de computadora o software, son conjuntos de instrucciones operativas que dirigen y controlan el
procesamiento mediante computadora.
Desde el punto de vista de negocios, un sistema de información es una solución de organización y
administración basada en la tecnología de información a un reto que surge del medio ambiente.
Para diseñar y usar sistemas de información de manera eficaz, es necesario entender el entorno, la
estructura, la función y las políticas de las instituciones así como el papel de la administración y la
toma de decisiones de ésta.
Luego es necesario examinar las capacidades y oportunidades que proporciona la tecnología de
información actual para dar soluciones.
Elementos de una institución
Los elementos claves de una institución son:
-
su personal
-
la estructura
-
los procedimientos de operación
-
su cultura
Instituciones
Las organizaciones formales están compuestas de diferentes niveles y especialidades. Sus
estructuras reflejan una clara división del trabajo. Una institución coordina el trabajo mediante una
jerarquía estructurada y procedimientos de operación de acuerdo a normas. La jerarquía ordena a las
personas en una estructura piramidal con niveles ascendentes de autoridad y responsabilidad.
Los niveles superiores de la jerarquía están formados por el personal directivo, profesional y
técnico.
Los niveles inferiores están formados por el personal operativo.
Los procedimientos estándar de operaciones (PEO), son reglas definidas con precisión para
realizar tareas desarrolladas para enfrentar situaciones esperadas, estas reglas guían al personal
mediante procedimientos. La mayor parte de esos procedimientos están formalizados. Muchos de
los PEO quedan incorporados a los sistemas de la organización.
Las instituciones requieren de muchos tipos de habilidades y de personas, además de los
administradores:
-
de los trabajadores del conocimiento, son personas como ingenieros, arquitectos o científicos
que diseñan productos o servicios
-
de los trabajadores de la información, son personas tales como secretarias o contadores que
procesan y distribuyen los documentos de la empresa
-
de los trabajadores de producción o servicios, son personas que en realidad producen los
productos o servicios para la institución
Toda institución tiene una cultura única, parte de la cultura de la organización puede estar implícita
en sus sistemas de información.
Los diferentes niveles y especialidades en una institución crean diferentes intereses y puntos de
vista. Estos a menudo entran en conflicto. El conflicto es la base de la política institucional..
Administración
Los administradores perciben los retos de negocios en el entorno. En todo momento deben ejercer
un liderazgo responsable.
Los administradores deben hacer más que administrar lo que ya tienen. Una parte sustancial es el
trabajo creativo impulsado por nuevos conocimientos e información.
Es importante advertir que los roles y las decisiones varían a los diferentes niveles de la
organización.
Los administradores de nivel superior o directivos son responsables de las decisiones estratégicas a
largo plazo sobre que productos y servicios producir.
Loa administradores de nivel medio o gerentes llevan a cabo los programas de los directivos.
Los administradores operativos o supervisores son responsables del seguimiento de las actividades
diarias de la institución.
Cada nivel de administración tiene diferentes necesidades de información y diferentes
requerimientos en el sistema.
Tecnología
La tecnología de los sistemas es una de las muchas herramientas de las que los administradores
pueden disponer para enfrentar al cambio. Es el instrumento a través del cual la administración
controla y crea.
Los SIBC (sistemas de información a base de computadoras) utilizan la tecnología de software,
hardware, almacenamiento y telecomunicación.
El hardware de computadora es el equipo físico empleado para las actividades de alimentación, el
procesamiento y la salida en un sistema de información.
El software de computadora son las instrucciones detalladas, previamente programadas que
controlan y coordinan los componentes del hardware de computadora de un sistema de información.
La tecnología de almacenamiento incluye los medios físicos para el almacenamiento de la
información como los discos magnéticos o las cintas.
La tecnología de telecomunicaciones formada por los dispositivos físicos y el software enlaza las
distintas piezas del hardware y transfiere los datos de un lugar a otro.
Diferentes niveles de los Sistemas
Como existen intereses, especialidades y niveles diferentes en una institución, existen también
distintos tipos de sistemas
1.-) Los sistemas del nivel operativo.
Apoyan a los gerentes operativos al hacer el seguimiento de las actividades y transacciones
elementales de la institución como ventas, recepción de materiales, depósitos en efectivo, etc.
El fin principal de este sistema es responder a las cuestiones de rutina y seguir el flujo de
transacciones a lo largo de la institución. La información que brinde debe ser fácilmente accesible,
actual y correcta.
2.-) Los sistemas de nivel de conocimientos.
Apoyan a los trabajadores del conocimiento y los de la información en una institución. La finalidad
de estos sistemas es ayudar a la empresa de negocios a integrar nuevos conocimientos para el
negocio y para que la institución controle el flujo de la documentación. Estos sistemas en especial
bajo la forma de estaciones de trabajo y sistemas de oficina constituyen las aplicaciones de mayor
crecimiento en la actualidad en los negocios.
3.-) Los sistemas de nivel gerencial.
Se diseñan para las actividades de seguimiento, control, toma de decisiones y las actividades
administrativas de los administradores de nivel medio.
Estos sistemas comparan los resultados del trabajo del día con los del mes o el año anterior.
Proporcionan reportes periódicos en vez de información instantánea sobre las operaciones.
Tienden a enfocarse en decisiones menos estructuradas para las cuales los requerimientos de
información no son siempre claros. Responden a los “Que pasa sí? Las respuestas a estas preguntas
con frecuencia requieren de nueva información de fuentes externas, así como internas, que no
pueden obtenerse de los sistemas de nivel operativo.
4.-) Los sistemas de nivel estratégico.
Ayudan a los niveles directivos a atacar y dirigir las cuestiones estratégicas y las tendencias a largo
plazo dentro y en el entorno de la institución
Su interés principal es hacer frente a los cambios que ocurren en el entorno con las capacidades con
las que se cuentan.
El proceso administrativo
En los sistemas actuales hay una interdependencia entre la estrategia organizacional del negocio, las
reglas y los procedimientos y los sistemas de información de la institución. Los cambios de la
estrategia, reglas y procedimientos cada vez más requieren de cambios en  el hardware, software
base de datos y telecomunicaciones. Los sistemas ya existentes pueden actuar como restricción en
las organizaciones. A menudo, lo que la institución desearía hacer depende de lo que sus sistemas le
permitan.
Arquitectura de información de la empresa
Los administradores de hoy deben saber cómo ordenar y coordinar las diversas tecnologías de
cómputo y los sistemas de aplicaciones de negocios para satisfacer las necesidades de comunicación
de cada nivel de su institución, así como las necesidades de la institución como un todo.
El conocimiento de los sistemas y la comprensión de la institución configuran la arquitectura de la
información de la institución.
La arquitectura de la información es el papel particular que la tecnología de información juega en
una institución para permitirle alcanzar sus metas u objetivos seleccionados.
Enfoques contemporáneos sobre los sistemas de información
El estudio de los sistemas de información trata con cuestiones y puntos de vista que son
contribuciones de las disciplinas técnicas y del comportamiento. Es un campo multidisciplinario, no
existe una teoría que pos sí sola predomine. Las principales disciplinas son: la ciencia de la
computación, de la administración, investigación y operaciones, la psicología, la sociología y la
ciencia política.
1.-) Enfoque técnico.
Las disciplinas que contribuyeron al enfoque técnico son la ciencia de la computación (le concierne
el establecimiento de las teorías de la computación y los métodos de computación entre otros), la de
la administración (hace hincapié en el estudio de modelos para la toma de decisiones) y la
investigación de operaciones (se enfoca hacia las técnicas matemáticas como los costos, el control
de inventario, etc.).
2.-) Enfoque conductual.
Se relaciona con las cuestiones y problemas conductuales. Otras disciplinas del comportamiento
también juegan un papel importante. Los sociólogos se enfocan sobre el impacto de los sistemas de
información en el grupo. Las ciencias políticas investigan los impactos políticos y los usos de los
sistemas de información. La psicología se interesa en las respuestas individuales a los sistemas de
información 
Este enfoque no ignora la tecnología, pero el punto medular de este enfoque no se centra en las
soluciones técnicas, se concentra más bien en los cambios de actitudes, en las políticas de
administración y organización y el comportamiento.
3.-) Enfoque sociotécnico.
Ninguna perspectiva por sí sola captura de manera eficaz la realidad de los sistemas de información.
Los problemas de los sistemas y sus soluciones son raramente por entero de tipo técnico o
conductual. Los componentes técnico y conductual requieren de atención, esto significa que la
tecnología debe ser cambiada y diseñada de tal modo que se apegue a las necesidades
institucionales e individuales. Las instituciones y las personas también deben cambiar mediante la
capacitación y el aprendizaje con el objeto de permitir que la tecnología opere y prospere.
Capítulo 2 – Ejemplos de sistemas de información.
Racionalización de los procedimientos
Es la modernización de los procedimientos normales de operación para maximizar las ventajas de la
computación y hacer más eficientes a los sistemas de información.
Símbolos empleados para describir los sistemas de información
Cinco clases de símbolos son importantes para la mayoría de las descripciones de sistemas:
Alimentación: Entrada por teclado y dispositivos de digitalización, scanners, mouse, pantallas
de tacto, dispositivos para datos de vos, lectores ópticos, etc.
Procesamiento: Computadoras
Almacenamiento: Cinta magnética, almacenamiento en línea, base de datos, disco óptico
Telecomunicaciones: Enlaces como cable, línea telefónica o transmisión inalámbrica
Salida: Pantalla en línea, documento, impresora.
Procesamiento por lotes y en línea
En el procesamiento por lotes las operaciones se acumulan y almacenan en grupo o lote, hasta el
momento cuando, a causa de un ciclo para dar información resulta eficiente o necesario procesarlas.
En el procesamiento en línea, el usuario alimenta las operaciones a un dispositivo directamente
conectado con el sistema de cómputo, en general las operaciones se procesan de inmediato.
Las demandas de los negocios determinan el tipo de procesamiento.
Los sistemas en lotes a menudo usan la cinta como medio de almacenamiento, mientras que los en
línea emplean el almacenamiento en disco que permite un acceso inmediato a puntos específicos de
la información.
En los sistemas por lotes las operaciones se acumulan en un archivo de operaciones que contienen
todas las operaciones para un lapso específico. Este archivo se usa para actualizar un archivo
maestro que contiene información permanente sobre estos temas.
En el procesamiento en línea, las operaciones se alimentan de inmediato al sistema y éste
normalmente responde en la misma forma. El archivo maestro se actualiza de manera continua. En
el procesamiento en línea existe una conexión directa a la computadora para la alimentación y la
salida.
Tipos de sistemas
En la institución se tienen:
Sistemas de Soporte a Ejecutivos (SSE) al nivel estratégico
Sistemas de Información para la Administración (SIA) y Sistemas de Soporte para la toma de
Decisiones (SSD) al nivel de administración o gerencial
Sistemas de Trabajo de Conocimiento (STC) y Sistemas de Automatización de Oficina (SAO)
al nivel de conocimientos
Sistemas de Procesamiento de Operaciones (SPO) al nivel operativo.
Las instituciones cuentan con muchos sistemas de información que sirven a los diferentes niveles y
funciones. Los sistemas de cada nivel se han especializado para servir a cada una da las principales
áreas funcionales.
1.-) Sistemas de Procesamiento de Operaciones (SPO).
Dan servicio al nivel operativo de la institución. Es un sistema computarizado que realiza y registra
las operaciones diarias de rutina necesarias para la operación de la empresa (reservas de hoteles,
pasajes, registro de clientes y embarques).
Las tareas, los recursos y las metas del nivel operativo están previamente definidos y altamente
estructurados.
Si los SPO no operan bien la institución fracasa en la recepción de los insumos del entorno.
Los SPO son los principales generadores de información para otros tipos de sistemas.
Son el único lugar donde los administradores obtienen evaluaciones inmediatas del funcionamiento
de la institución e información muy anterior al funcionamiento de la misma.
2.-) Sistemas de Trabajo del conocimiento (STC).
Son sistemas de información que ayudan a los trabajadores del conocimiento en la creación e
integración de nuevos conocimientos para la institución. Estos sistemas tales como estaciones de
trabajo de ingeniería o científicas para el diseño, promueven la creación de nuevos conocimientos,
aseguran que los nuevos conocimientos y experiencia técnica sean integrados adecuadamente a la
empresa. Las estaciones de trabajo son poderosas computadoras de escritorio que combinan una
resolución gráfica de alta calidad, posibilidades analíticas y administración de documentos. En
general se utilizan en aplicaciones de ingeniería y diseño.
En general los trabajadores del conocimiento son personas que tienen grados universitarios tales
como ingenieros, médicos, abogados y científicos.
3.-) Sistemas de Automatización en la Oficina (SAO).
Sirven a las necesidades de información en los niveles de conocimientos de la institución. Son
sistemas computarizados, como el procesador de palabra, correo electrónico y sistemas de
programación, que han sido diseñados para incrementar la productividad de los empleados que
manejan información en la oficina. Ayudan principalmente a los trabajadores de la información.
En general tienen niveles académicos menos formales y tienden a procesar más que a crear
información. Son principalmente secretarias, contadores, etc, cuyos puestos sirven principalmente
para emplear, manejar o distribuir información.
Los sistemas de automatización de oficinas típicos manejan:
La administración documental, a través de procesadores de palabra, archivamiento digital
La programación, mediante agenda electrónica
La comunicación, a través del correo electrónico o video conferencia.
4.-) Sistemas de Información para la Administración. (SIA).
Sirven al nivel administrativo de la institución.
Proporcionan a los administradores informes y acceso en línea a los registros ordinarios e históricos
de la institución. Sirven principalmente a las funciones de planeación, control y toma de decisiones
al nivel de administración gerencial. Toman la información obtenida de los SPO y la presentan en
forma de resumen rutinario y de informes de excepción. Emplean modelos muy sencillos para
presentar la información. Son orientados casi exclusivamente a hechos internos y no externos.
5.-) Sistemas para el Soporte a Decisiones (SSD).
Sirven al nivel administrativo de la institución.
Los administradores emplean los sistemas de soporte a decisiones para ayudarse en la toma de
decisiones semiestructuradas únicas o rápidamente cambiantes. Tienen capacidad de análisis que
permite que quien los usa emplee diversos modelos para analizar la información. Estos sistemas
dependen de la información interna de los SPO y de los SIA y con frecuencia se sirve de
información suministrada por fuentes externas. Tienden a ser más interactivos.
6.-) Sistemas de Soporte Gerencial (SSG).
Los emplean los directivos para la toma de decisiones. Sirven al nivel estratégico de la institución,
dirigen las decisiones no estructuradas y crean un ambiente generalizado de computación y
comunicación en vez de proporcionara alguna aplicación fija o capacidad específica. Están
diseñados para incorporar información sobre eventos externos tales como leyes fiscales o
competidores nuevos. Obtienen información resumida de los SIA y SSD internos.
Los SSG emplean el software de gráficas más avanzado y pueden dar gráficas e información de
muchas fuentes de manera inmediata. Dan información a administradores cuando ésta se requiere y
de manera altamente interactiva.
No está diseñado para resolver problemas específicos. Los SSG operan de manera más abierta
Interacciones entre los sistemas
Los diversos tipos de sistemas en la institución no operan de manera independiente. Más bien
existen interdependencias entre los sistemas. Los SPO son fuertes generadores de información que
se requieren en los demás sistemas, los que a su vez producen información para otros sistemas.
Estos distintos tipos de sistemas están enlazados débilmente en la mayoría de las instituciones.
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