Nivel ambiental. Hace referencia a la influencia que ejercen las fuerzas externas a la organización
cuanto mayores son las presiones ambientales externas, mayor es la probabilidad del cambio.
Los puntos focales de los círculos de calidad son:
-
La calidad. Se puede considerar como el gran objetivo de los círculos; los mercados son cada vez
más competitivos y los clientes tienen un mayor nivel de educación y exigencia lo que provoca que la
calidad sea una preocupación central para la mayor parte de las empresas.
-
La Productividad. Los círculos pueden colaborar a incrementar la productividad en un sentido más
amplio y en todas las áreas de la empresa. Viene a ser la resultante de una correcta aplicación del
conjunto de los recursos de la empresa, un índice fiable de que todos los recursos están bien dirigidos
y administrados.
-
La mejora de costes. El conocimiento de los costes evita el despilfarro y la mala administración de los
recursos. Los círculos de calidad pueden colaborar decisivamente a la hora de reducir los costes de
todo tipo: administrativos, comerciales, transportes, etc.
-
La motivación. Gracias a los círculos de calidad se puede conseguir motivar de una forma constante a
los trabajadores, ofreciéndoles oportunidades de participar en los objetivos de la empresa, y de
sentirse valorados por el trabajo bien hecho.
-
La integración. Los círculos de calidad facilitan la ruptura de los compartimentos estancos, y hacen
que sus integrantes conozcan el trabajo de los demás y comprendan mejor sus necesidades y
problemas.
-
La reorganización. Cuando la reorganización puede ser lenta en el tiempo, y no son necesarias
decisiones drásticas y urgentes, es una buena alternativa encomendar a los círculos el estudio de
esta reorganización.
o
Características de los Círculos de Calidad
Algunas de las características más sobresalientes de los círculos de calidad son las siguientes:
-
La participación en el Círculo de Calidad es voluntaria.
-
Son grupos pequeños, de 4 a 6 personas en talleres pequeños, de 6 a 10 en talleres medianos y de 8
a 12 en talleres grandes.
-
Los miembros del Círculo de Calidad realizan el mismo trabajo o trabajos relacionados lógicamente, es
decir, suelen formar parte de un equipo que tiene objetivos comunes.
-
Los Círculos de Calidad se reúnen periódicamente para analizar y resolver problemas que ellos
mismos descubren o que le son propuestos a su jefe.
-
Cada Círculo de Calidad tiene un jefe que es responsable del funcionamiento del Círculo. Dicho jefe es,
por lo general, un supervisor que recibe formación especial relativa a las actividades del Círculo.
-
La junta de gobierno de la dirección establece los objetivos, política y pautas de las actividades de los
Círculos de Calidad, y sustenta el sistema de los Círculos mediante los recursos adecuados y el
interés de la dirección.
-
Todo aquel que participa en un programa de Círculos de Calidad recibe formación o información acorde
con el grado de participación que tenga en el sistema.
-
Deben participar diversas categorías laborales.
-
El círculo de calidad no tiene relación jerárquica de autoridad y dependencia, los miembros son
igualitarios.
-
El objetivo es el deseo común de mejorar la técnica del trabajo, resolviendo los problemas comunes.
-
El líder es elegido por los miembros y puede ir cambiando según el grupo.
Con respecto a los miembros del grupo, es normal que haya más voluntarios de lo necesario, por lo cual se
establece normalmente una lista de espera que se ha de seguir en orden riguroso, para que entren a participar
aquellos que vayan pudiendo incorporarse, debido a las bajas de los anteriores.
Las primeras sesiones se dedican a preparar a todos los miembros en los métodos de trabajo de los círculos
de calidad, incidiendo en el carácter participativo de todos los miembros; no es el trabajo sobresaliente de un
individuo lo que destaca, sino el esfuerzo combinado y acumulativo de todo el equipo.
Debe empezarse con programas sencillos, que faciliten la familiaridad de los miembros con las técnicas y
ambiente nuevo del círculo al que no están acostumbrados.
Las técnicas principales y básicas que se utilizan en este contexto son:
-
"Brainstorming" o generación espontánea de ideas. Esta es una técnica donde se procura que los
participantes den el máximo número de ideas sobre un tema propuesto, importando no la calidad de
las mismas sino su cantidad, y procurando que las ideas sean originales y creativas.
-
Técnicas de registro de la información, principalmente usando la hoja de registro y el muestreo.
-
Hoja de registro. Este instrumento permite al círculo organizar la información obtenida en un
formato que puede ser fácilmente entendido y analizado. En la parte izquierda se anotan los
elementos, ítems, características o medidas a observar. La columna siguiente sirve para
tabular; esto es, para anotar una marca cada vez que se contraste el fenómeno
correspondiente. La última columna se destina a las frecuencias totales de cada ítem.
-
Muestreo. Sirve para economizar al trabajar con una muestra representativa, en lugar de con
toda la población de elementos.
-
Técnicas de análisis de la información, donde incluimos las tablas resumen de información, diversos
tipos de gráficas (barras, lineales, circulares) Y el análisis de pareto con lo que conseguiremos
obtener los datos en un formato visualmente atractivo. Este marcado énfasis en lo visual es uno de los
principios básicos del control de calidad.
Gráfico de Pareto.- Wilfredo Pareto presentó la siguiente ley del repartimiento del ingreso: El número de
personas N de una población dada de tamaño a, cuyo ingreso excede de x es:
a
N = __
x
b
En la que b es una medida de población que acostumbra ser alrededor de 1.5.
La ley de Pareto para el repartimiento de la renta de un grupo es:
100 * 10
10
N =
----------
X
3/2
¿Cuántos sujetos son millonarios?
100 * 10
10
N =
----------
= 1000 millonarios
(10
6
)
3/2
¿Cuántos sujetos tienen ingresos entre $1000 y $5.000?
100 * 10
10
N =
----------
= 31.622.776
1000
3/2
100 * 10
10
N =
----------
= 2.828.427
5000
3/2
De manera que el número de individuos con ingresos entre $1000 y $5000 es 31.622.776 – 2.828.427 =
28.794.348
¿Cuál es el ingreso más bajo de las 200 personas que tienen los ingresos más altos?
100 * 10
10
200 =
----------
X
3/2
100 * 10
10
X
3/2
= ----------
200
X = 15.000.000.000
-
Técnicas de análisis de problemas, donde sobresale el diagrama causa-efecto. Este diagrama es una
representación gráfica de la relación que existe entre las causas potenciales de un problema o efecto
y el problema o efecto mismo.
Existen varios arreglos de esquemas, los que saben ser matriciales, los que se los llaman según su parecido
con las letras del abecedario. El diagrama tipo L es un cuadro bidimensional que consigna líneas y columnas.
La tipo T es un escenario tridimensional confeccionado por dos moldes tipo L, con un acopio de agentes
semejantes entre ellos.
o
El papel de los Círculos de Calidad
Ser miembro de un grupo de calidad es algo estrictamente voluntario. El éxito de los Círculos de Calidad radica
en el hecho de que los empleados los consideran suyos, y no algo instituido simplemente para mantener
satisfecha la dirección.
Los Círculos de Calidad que han prosperado nunca se convierten en sesiones de quejas ni en discusiones
inoportunas acerca de injusticias, ni tampoco en sesiones de charla. Se insiste siempre en la resolución de
problemas y en la confección de planes de acción.
Los Círculos deben centrarse en asuntos prácticos y dejarse de teorías; deben buscar el obtener resultados
positivos y no simplemente mantener discusiones.
El papel de los Círculos de Calidad es:
Identificar problemas.
Seleccionar el problema de mayor importancia.
Hacer que el Círculo investigue dichos problemas.
Encontrar las soluciones.
Tomar medidas, en caso de que el Círculo este autorizado a hacerlo.
Hacer una exposición de los problemas y posibles soluciones ante la dirección.
La característica esencial es el esfuerzo creativo del grupo para solventar problemas, lo cual requiere:
Identificación del problema.
Selección del problema. Debe escogerlo, entre el universo de posibles problemas.
Análisis del problema.
Solución del problema, para lo cual a veces se habrá de recurrir a ayudas externas si el grupo no
cuenta con los medios necesarios.
Presentación en dirección, previa experimentación de la solución. Es muy importante, aquí que el
grupo tenga la seguridad de que sus ideas y trabajo llegan a la dirección y de que ésta tenga en
cuenta y reconozca su valor creativo.
En el caso que la dirección no decida aceptar su propuesta deberá explicar claramente él por qué.
o
Propósitos de los Círculos de Calidad
Sus propósitos pueden ser resumidos en los siguientes puntos:
-
Contribuir a desarrollar y perfeccionar la empresa. No se trata únicamente de aumentar la cifra de
ventas sino de crecer en calidad, innovación, productividad y servicio al cliente, crecer
cualitativamente, en definitiva, es la única forma de asentar el futuro de la empresa sobre bases
sólidas.
-
Lograr que el lugar de trabajo sea cómodo y rico en contenido. Los Círculos aspiran a lograr que el lugar
de trabajo sea más apto para el desarrollo de la inteligencia y la creatividad del trabajador.
-
Aprovechar y potenciar al máximo todas las capacidades del individuo. El factor humano es el activo más
importante y decisivo con que cuenta la empresa. Su potenciación constante provoca un efecto
multiplicador cuyos resultados suelen sobrepasar los cálculos y estimaciones más optimistas.
Es conveniente que el grupo se reúna cada 2 o 3 semanas. La duración de cada sesión debe oscilar entre los
45 y 90 minutos aproximadamente. Es conveniente establecer un programa de reuniones. El líder debe tener
en cuenta para la buena marcha de las reuniones:
Que ha de seleccionar miembros con experiencia profesional y que sean comunicativos.
Que todos hablen con libertad.
Deberán reprimir a los charlatanes.
Conseguir que hablen los tímidos.
Evitar discusiones de principio.
Procurar sacar conclusiones finales.
Tomar notas de cada sesión.
o
Principios de los Círculos de Calidad
Así pues, en la filosofía de los Círculos de Calidad se encuentran estos principios:
La participación de las personas a todos los niveles.
Voluntariedad en la participación.
Interés y espíritu de superación constante que hace sensibilizarse de las cosas que no van bien, que
podrían ir mejor, o que crean problemas.
Capacidad para analizar los problemas e identificar sus causas (formando al personal para ello).
Formación para resolver los problemas poniendo los remedios oportunos.
Mantener los resultados obtenidos. Reconocimiento a todos los niveles de que nadie conoce mejor
una tarea, un trabajo o un proceso que aquel que lo realiza cotidianamente.
Respeto al individuo, a su inteligencia y a su libertad.
Potenciación de las capacidades individuales a través del trabajo en grupo.
Referencia a temas relacionados con el trabajo.
Otros aspectos que se deben tener en cuenta son:
El tiempo de las reuniones: se aconseja que las reuniones sean en horario de trabajo, aprovechando
los tiempos muertos si es posible; hay quienes pagan las horas extras.
Selección de miembros y líderes: es esencial la competencia técnica y simpatía del líder, es decir,
que debe ser una persona comunicativa con buenas relaciones con el grupo y en otros departamentos;
con gran sentido común, integridad, entusiasmo; sano y positivo.
Recompensas e incentivos: son muy variadas y van desde la recompensa en efectivo en relación con
la mejora obtenida, hasta un simple reconocimiento simbólico.
Actitud de los mandos: deben estar bien informados, bien enterados del programa con el que deben
colaborar. Para ello el coordinador debe ganarse previamente sus voluntades.
Gastos de implantación del programa: los materiales de formación y el pago del tiempo cuestan
dinero, así como las recompensas. Además de lo que es cuantificable, hay lo que no se puede
cuantificar, como son los cambios positivos de actitudes y la motivación en los grupos de la
organización.
o
Actividades de un Círculo de Calidad
Fundamentalmente el Círculo de Calidad es un grupo solucionador de problemas. El proceso de solución de
problemas se convierte en una secuencia integrada de acciones y empleo de técnicas. Para solucionar dichos
problemas hay que pasar por unas etapas:
Identificar una lista de posibles problemas a tratar. Se suele emplear la técnica de "brainstorming" para
obtener un listado lo suficientemente amplio que permita dar una visión ajustada del estado actual del área
de trabajo.
Seleccionar un problema a resolver. De la lista previamente elaborada el Círculo elige un problema que
tratará de solucionar; se puede comenzar reduciendo la lista previa llegando a un consenso sobre los
problemas más importantes. La evaluación de los problemas muchas veces requiere que previamente se
realice una recogida y análisis de información y el empleo de algunas técnicas como el análisis de Pareto.
Clarificar el problema. Se trata de que todos los miembros comprendan por igual el significado e
implicaciones del problema seleccionado. Con tal fin puede ser útil responder a cuál es el problema, y
dónde y cuándo se produce.
Identificar y evaluar causas. Hay que atacar al origen de éste; dirigido a eliminar la causa que lo producía.
Las posibles causas se organizan en un diagrama causa-efecto. Esta técnica permite ver gráficamente de
qué modo y desde qué área del trabajo pueden actuar las posibles causas. Para evaluar la probabilidad de
que una de éstas sea la responsable del problema se necesitará información adicional. Toda esta
información ayudará al Círculo a llegar a un consenso sobre cuál es la causa más probable del problema.
Identificar y evaluar soluciones. El Círculo tratará de confeccionar un listado de soluciones potenciales
que, posteriormente, serán evaluadas por el grupo en función de determinados criterios.
Decidir una solución. Con todos los datos disponibles, el Círculo inicia una discusión para llegar a un
consenso sobre qué solución parece en principio mejor que las demás.
Desarrollar un plan de implantación de la solución. Este plan debe explicar cómo será ejecutada la
solución elegida.
Presentar el plan a la dirección. Es recomendable incluir un cálculo aproximado de los beneficios que se
esperan conseguir con el plan propuesto.
Implantar el plan. Si la dirección aprueba el plan presentado, los miembros del Círculo se
responsabilizarán de su implantación en su área de trabajo.
Evaluar los resultados de la solución propuesta. Desde su implantación el Círculo recoge y analiza
información sobre los resultados que el plan de implantación de la solución depara. No se trata de
averiguar si a corto plazo la solución funciona, sino que es conveniente realizar un seguimiento a largo
plazo de sus efectos.
Optimizar los resultados de la solución. No se trata de únicamente de solucionar problemas, sino de
prever su ocurrencia en zonas que aún no los han sufrido.
Vuelta a identificar una lista de problemas. Con la solución de un problema previo se da paso a un nuevo
ciclo de actividades encaminadas hacia el mismo fin.
o
Los beneficios que aportan los Círculos de Calidad
Los Círculos de Calidad generan en las personas un sentimiento de satisfacción y pueden proporcionarles el
reconocimiento de sus logros. Estos se deben a tres razones:
Una mayor conciencia del trabajo en equipo.
En aumento en la participación de los individuos.
Mejoras en el modo de realizar tareas y, por lo tanto, el aumento de la calidad.
El fomento del espíritu de equipo mediante los Círculos de Calidad pueden tener un efecto extraordinario en el
ambiente de toda la organización.
La comunicación también mejora enormemente con los Círculos de Calidad. Naturalmente la comunicación
entre ambos miembros del grupo mejora, pero también se beneficia la comunicación horizontal entre círculos
dedicados a campos de trabajo diferentes y la comunicación vertical entre la fábrica y la dirección.
Al nivel de trabajadores, los Círculos de Calidad pueden juntar a personas que, aunque hayan estado
trabajando en la misma rama, apenas se hayan llegado a conocer; con la ayuda del Círculo, no sólo discuten
cosas juntos, sino que también obran de común acuerdo.
Y en cuanto a la comunicación vertical, los Círculos de Calidad hacen una gran aportación a favor de la
compensación por parte de la dirección del propio personal.
Los directores quedan muchas veces sorprendidos ante el entusiasmo y conocimientos de sus empleados, y
los empleados disfrutan de la oportunidad de emplear sus capacidades y ver que se hace buen uso de ellas.
Los elementos decisivos para el éxito de los círculos de calidad son:
La participación voluntaria
La formación de los miembros en:
-
Análisis estadístico.
-
Dinámicas de grupo.
-
Técnicas de resolución de problemas.
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