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Áreas de actividad de la Empresa



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Áreas de actividad de la Empresa
Investigación desarrollada y enviada por:
L.A.E Blanca Estela Bernal Escoto
Actualmente estudiante de la Maestría en Administración
Catedrática de la UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA
bebewhite29@yahoo.com
M.A.G  María Elizabeth Ojeda Orta
Actualmente estudiante del Doctorado en Psicología
Profesora de tiempo completo de la UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA
lizao33@uabc.mx
INTRODUCCIÓN
El presente material va dirigido a alumnos de las carreras de Contador Público, Lic. En
Administración o carreras afines que estén interesados en conocer detenidamente las áreas de
actividad de la empresa, identificar la posición e importancia de cada área de actividad en el
organigrama institucional así como conocer sus principales procesos. Al final del contenido el
alumno encontrará algunas prácticas sugeridas, un cuestionario y un ejercicio, para reforzar el
conocimiento adquirido. 
PALABRAS CLAVE:
(Empresa, Mercadotecnia, Finanzas, Producción, Recursos Humanos, Ventas, Compras)
LAS ÁREAS DE LA EMPRESA
Las áreas de actividad, conocidas también como áreas de responsabilidad,
departamentos o divisiones, están en relación directa con las funciones básicas que realiza la
empresa a fin de lograr sus objetivos. Dichas áreas comprenden actividades, funciones y
labores  homogéneas. 
La efectividad de una empresa no depende del éxito de un área funcional específica;
sino del ejercicio de una coordinación balanceada entre las etapas del proceso administrativo y
la adecuada realización de las actividades de las principales áreas funcionales, mismas que son
las siguientes:
I.
MERCADOTECNIA
Es el proceso de planeación, ejecución y conceptualización de precio, promoción y
distribución de ideas, mercancías y términos para crear intercambios que satisfagan objetivos
individuales y organizacionales.
Es una función trascendental ya que a través de ella se cumplen algunos de los
propósitos institucionales de la empresa. Su finalidad es la de reunir los factores y hechos que
influyen en el mercado, para crear lo que el consumidor quiere, desea y necesita,
distribuyéndolo en forma tal, que esté a su disposición en el momento oportuno , en el lugar
preciso y al precio más adecuado.
Funciones:
1.
Investigación de mercados: Implica conocer quienes son o pueden ser los consumidores
o clientes potenciales; e identificar sus características. Cuanto más se conozca del mercado
mayor serán las posibilidades de éxito.
2.
Decisiones sobre el producto y precio: Este aspecto se refiere al diseño del producto
que satisfará las necesidades del grupo para el que fue creado. Es muy importante darle al
producto un nombre adecuado y un envase que, además de protegerlo, lo diferencie de los
demás. Es necesario asignarle un precio que sea justo para las necesidades tanto de la
empresa como del mercado.
3.
Distribución: Es necesario establecer las bases para que el producto pueda llegar del
fabricante al consumidor; estos intercambios se pueden dar ya sea a través de mayoristas,
minoristas, comisionistas o empresas que venden al detalle.
4.
Promoción: Es dar a conocer el producto al consumidor. Se debe persuadir a los clientes a
que adquieran productos que satisfagan sus necesidades. No sólo se promocionan los
productos a través de los medios masivos de comunicación, también por medio de folletos,
regalos, muestras, etc. Es necesario combinar estrategias de promoción para lograr los
objetivos.
5.
Venta: Es toda actividad que genera en los clientes el último impulso hacia el intercambio.
En esta fase se hace efectivo el esfuerzo de las actividades anteriores.
6.
Postventa: Es la actividad que asegura la satisfacción de necesidades a través del
producto. Lo importante no es vender una vez, sino permanecer en el mercado, en este
punto se analiza nuevamente el mercado con fines de retroalimentación.
Ninguna de estas funciones es, por sí sola la mercadotecnia. Solo cuando todas se
interrelacionan se llega a lo que realmente es la mercadotecnia. Estas funciones proporcionan
en conjunto el método necesario para realizar una adecuada mezcla de mercadotecnia,
proporcionándonos los pasos a seguir para su buen desarrollo.
PROCESO
Producto
Precio
Plaza
Promoción
Mercadotecnia
Marca
Envase
Empaque
Canales de
distribución
Distribución
física
Publicidad
Promoción
de ventas
Mezcla de
II.
VENTAS
Es una orientación administrativa que supone que los consumidores no comprarán
normalmente lo suficiente de los productos de la compañía a menos que se llegue hasta  ellos
mediante un trabajo sustancial de promoción de ventas.
El departamento de ventas es el encargado de persuadir a un mercado de la existencia de un
producto, valiéndose de su fuerza de ventas o de  intermediarios, aplicando las técnicas y
políticas de ventas acordes con el producto que se desea vender.
Funciones:
1.
Desarrollo y manipulación del producto: Consiste en perfeccionar los productos ya
existentes, introducir nuevos productos, darles otro uso o aplicación, hacerle
modificaciones a sus estilos, colores, modelos, eliminación de los productos pasados de
moda, observación del desarrollo de los productos elaborados por la competencia, su
envase, accesorios del producto, de su eficiencia, sus características distintivas y su
nombre.
2.
Distribución física: Responsabilidad que cae sobre el gerente de ventas la cual es
compartida con el de tráfico y envíos. El gerente de ventas coordina estas con el tráfico, en
los problemas relativos al manejo de materiales de los productos desde la fábrica hasta el
consumidor, que comprende los costos y métodos de transporte, la localización de
almacenes, los costos de manejo, los inventarios, la reducción de reclamaciones por
retrasos y perjuicios de ventas.
3.
Estrategias de ventas: son algunas prácticas que regulan las relaciones con los agentes
distribuidores, minoristas y clientes. Tiene que ver con las condiciones de ventas,
reclamaciones y ajustes, calidad del producto, método de distribución, créditos y cobros,
servicio mecánico, funcionamiento de las sucursales y entrega de los pedidos.
4.
Financiamiento de las ventas: Las operaciones a crédito y a contado son esenciales 
para el desenvolvimiento de las transacciones que requieren de la distribución de bienes y
servicios desde el productor al mayorista, vendedores al por mayor y consumidores. Para
financiar ventas a plazo es necesario que el gerente de ventas este  ampliamente
relacionado con el de crédito, para determinar los planes de pago que deben adoptarse, la
duración del período  de crédito, el premio por pronto pago o el castigo por pago retrasado,
es decir, todo lo relacionado con la práctica crediticia.
5.
Costos y Presupuestos de Ventas: Para controlar los gastos y planear la ganancia, el
ejecutivo de ventas, previa consulta con el personal investigador del mercado con el de
contabilidad y el de presupuestos, debe calcular el volumen probable de ventas y sus
costos para todo el año.
6.
Estudio de mercado: El conocimiento de los mercados, las preferencias del consumidor,
sus hábitos de compra y su aceptación del producto o servicio es fundamental para una
buena administración de ventas, debido a que se debe recoger, registrar y analizar los
datos relativos al carácter, cantidad y tendencia de la demanda, el estudio de mercado
debe incluir el análisis y la investigación de ventas, estudios estadísticos de las ventas o
productos, territorio, distribuidores y temporadas; los costos de los agentes de ventas,
costos de venta y de operación.
7.
Promociones de venta y publicidad: Estas ayudan a estimular la demanda de consumo
y contribuir a que los agentes de venta de la fabrica, los mayoristas y los minoristas
vendan los productos: el agente de ventas aprueba los planes de promoción y publicidad,
los horarios  de trabajo, las asignaciones presupuestarias, los medios de propaganda, las
promociones especiales y la publicidad en colaboración con los comerciantes.
8.
Planeación de Ventas: El administrador de ventas debe fijar los objetivos de las mismas
y determinar las actividades mercantiles necesarias para lograr las metas establecidas. La
planeación de ventas debe coordinar las actividades de los agentes, comerciantes y
personal anunciador, la distribución física; el personal de ventas, las fechas de los planes
de producción, los inventarios, los presupuestos y el control de los agentes de ventas.
9.
Servicios técnicos o mecánicos: Corresponde a los gerentes de ventas cuyos productos
mecánicos requieren de servicios de instalación y técnicos, establecer normas al respecto;
tener el equipo y los locales  destinados por la empresa vendedora para tal servicio.
10. Relaciones con los distribuidores y minoristas: Las buenas relaciones con estos
requieren proporcionarles asistencia de ventas, servicios mecánicos de entrega y ajuste,
informarles sobre los productos, servicios, tácticas y normas de la compañía y contestar
pronta y detalladamente a sus preguntas.
11. El personal de ventas: Consiste en desarrollar de la manera más eficiente el proceso de
integración el cual comprende buscar, seleccionar y adiestrar a los agentes de ventas; así
como de su compensación económica, supervisión, motivación y control.
12. Administración del departamento de ventas: Es responsabilidad de los gerentes de la
misma, el cual debe establecer la organización, determinar los procedimientos, dirigir el
personal administrativo, coordinar el trabajo de los miembros del departamento, llevar el
registro de las ventas y asignar tareas a los jefes de las diversas secciones de este
departamento.
PROCESO DE LAS VENTAS
Prospección y calificación
Contactos y Principios de Venta
Presentación
Venta
Manejo de Objeciones
Posventa
Fin
III.
PRODUCCIÓN
Tradicionalmente considerado como uno de los departamentos  más importantes, ya
que formula y desarrolla los métodos más adecuados para la elaboración de los productos y/o
servicios, al suministrar y coordinar: mano de obra, equipo, instalaciones, materiales, y
herramientas requeridas. 
Funciones:
1.
Ingeniería del Producto: Esta función comprende el diseño del producto que se desea
comercializar, tomando en cuenta todas las especificaciones requeridas por los clientes.
Una vez elaborado dicho producto se deben realizar ciertas pruebas de ingeniería,
consistentes en comprobar que el producto cumpla con el objetivo para el cual fue
elaborado; Y por último brindar la asistencia requerida al departamento de mercadotecnia
para que esté pueda realizar un adecuado plan (de mercadotecnia) tomando en cuenta las
características del producto.
2.
Ingeniería de la planta: Es responsabilidad del departamento de producción realizar el
diseño pertinente de las instalaciones tomando en cuenta las especificaciones requeridas
para el adecuado mantenimiento y control del equipo.
3.
Ingeniería Industrial: Comprende la realización del estudio de mercado concerniente a
métodos, técnicas, procedimientos y maquinaria de punta; investigación de las medidas de
trabajo necesarias, así como la distribución física de la planta.
4.
Planeación y Control de la Producción: Es responsabilidad básica de este departamento
establecer los estándares necesarios para respetar las especificaciones requeridas en
cuanto a calidad, lotes de producción, stocks (mínimos y máximos de materiales en
almacén), mermas, etc. Además deberá realizar los informes referentes a los avances de la
producción como una medida necesaria para garantizar que sé esta cumpliendo con la
programación fijada.
5.
Abastecimiento: El abastecimiento de materiales, depende de un adecuado tráfico de
mercancías, embarques oportunos, un excelente control de inventarios, y verificar que las
compras locales e internacionales que se realicen sean las más apropiadas.
6.
Control de Calidad: Es la resultante total de las características del producto y/o servicio
en cuanto a mercadotecnia, ingeniería, fabricación y mantenimiento se refiere, por medio
de las cuales el producto o servicio en uso es satisfactorio para las expectativas del cliente;
tomando en cuenta las normas y especificaciones requeridas, realizando las pruebas
pertinentes para verificar que el producto cumpla con lo deseado
7.
Fabricación: Es el proceso de transformación necesario para la obtención de un bien o
servicio.
PROCESO DE PRODUCCIÓN PARA EL 
DESARROLLO DE NUEVOS PRODUCTOS
Generación de la idea
Selección del producto
Diseño preliminar del producto
Construcción prototipo
Prueba
Diseño final del producto
Producción del nuevo producto
Clientes
Tecnología
investigación
y desarrollo
Diseño del proceso
preliminar
Diseño del proceso
Final
IV.
FINANZAS
De vital importancia es esta función, ya que toda empresa trabaja con base en
constantes movimientos de dinero. Esta área se encarga de la obtención de fondos y del
suministro  del capital que se utiliza en el funcionamiento de la empresa, procurando disponer
con los medios económicos necesarios para cada uno de los departamentos, con el objeto de
que puedan funcionar debidamente. El área de finanzas tiene implícito el objetivo del máximo
aprovechamiento  y administración de los recursos financieros.
Funciones:
1.
Tesorería: El tesorero es la persona encargada de controlar el efectivo, tomar de
decisiones y formular los planes para aplicaciones de capital, obtención de recursos,
dirección de actividades de créditos y cobranza, manejo de la cartera de inversiones.
2.
Contraloría: El contralor es el que realiza por lo común las actividades contables relativas
a impuestos, presupuestos, auditoria interna, procesamiento de datos y estadísticas,
contabilidad financiera y de costos, etc.
Nota: Este departamento no posee un diagrama que muestre los pasos a seguir para
la realización de dichas funciones, debido a que son muchas las variables que hacen
única la forma de registrar sus movimientos financieros y contables.
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