BUSINESS INTELLIGENCE
En nuestros días la toma de decisiones es uno de los procesos más valorados en cualquier
empresa. Nuestra sociedad ha creado tanta información que el volumen es de tal magnitud
y la forma de acceder tan variada, que nos enfrentamos a nuevos problemas como el saber
qué información se necesita, de qué forma obtener la y cómo aprovechar la que se posee.
La información que se genera diariamente dentro de la organización es uno de sus activos
principales, por lo que se deben de orientar los recursos tecnológicos de manera que
ayuden a los ejecutivos a tomar decisiones estratégicas y oportunas.
Tomar mejores decisiones de negocios rápidamente es la llave para el éxito en el mercado
competitivo que se vive actualmente. Comprendiendo esto, las organizaciones están
buscando mejorar sus sistemas de toma de decisiones. ya que pueden ser rebasados por el
volumen y la complejidad de los datos disponibles provenientes de sus sistemas de
producción y transaccionales. El permitir que todos estos datos estén disponibles para toda
la audiencia a lo largo de la empresa es hoy por hoy uno de los retos más significativos
para los profesionales involucrados en las tecnologías de la información.
La capacidad de solucionar problemas de decisión, y la calidad de las decisiones tomadas,
tienen grandes repercusiones en la organización, y en el funcionamiento y la gestión de las
empresas.
Pero el proceso de toma de decisiones es una tarea difícil en donde se pueden presentar los
siguientes problemas o motivos de dificultad para tomar una decisión por parte de la
persona o de los directivos de una empresa:
Al encontrarnos con múltiples soluciones o alternativas, la decisión que se escoge puede
no ser la más adecuada, y por ello puede traer consigo la posibilidad de equivocarse. Las
decisiones que se tomen, pueden y deben afectar a personas, equipos de trabajo o
estructuras de organización.
Cuando una persona tiene que la responsabilidad de tomar un decisión tendrá que tener
capacidad para visualizar y entender el problema, ha de formular las soluciones adecuadas
asimismo será lo suficiente habilidoso para tomar decisiones más favorables.
HISTORIA
Según Fernández Álvarez en los años 70 se han generado una serie de aplicaciones muy
específicas destinadas a apoyar la toma de decisiones (SAD), a partir de que dos
profesores del Instituto Tecnológico de Massachussets comenzaran a manejar un cuadro
computacional que permitiera mejorar la toma de decisiones.
También se mencionan
Los Sistemas para la Administración de Información (SAI) que son un sistema formal
o informal que proporciona información pasada, presente o proyecciones de ésta en
forma oral o escrita, relacionada con las operaciones internas de una organización y su
medio ambiente.
Los sistemas de apoyo a la Administración (SAA).
Los sistemas de información ejecutiva (SIE) .
Claudia Cerezo define el concepto de “Software de Negocios o Empresarial” como un
conjunto de aplicaciones para optimizar los recursos financieros, materiales y humanos así
como también apoyar a la toma de decisiones por parte de la empresa.
El uso de sistemas de información no debe ser fruto del azar o capricho, la decisión de
implantación del mismo debe estar fundamentada y justificada.
McDaniel habla de las características de un verdadero sistema de apoyo a la toma de
decisiones lo que significa que sea interactivo, flexible y accesible. Las ventajas de la
implantación de sistemas de apoyo se traducen en:
-
La optimización de los recursos, y la capacidad de ofrecer información oportuna
para la toma de decisiones.
-
Estandarización de la funcionalidad de las empresas.
-
Reducción de costes.
-
Permite ofrecer mejor servicio a los clientes asimismo permite un seguimiento más
de cerca de los clientes.
-
Ofrece a la empresa una mayor flexibilidad y rapidez para afrontar los cambios del
entorno.
Giancarlo Peñalba reafirma que el uso de estos sistemas permite que la empresa obtenga
ventajas competitivas frente a sus competidores aunque no por mucho tiempo puesto que
los competidores no se quedarán atrás. La empresa para tener éxito debe diferenciarse del
resto innovando en todo momento de tal modo que le permitan distanciarse del resto y
satisfacer las necesidades de sus clientes.
Según Mcdermott son pocas las organizaciones que han integrado con éxito un sistema
para el análisis para la toma de decisiones.
Es muy importante poner atención en: la adaptación a los sistemas de la empresa, precio y
tiempo de implantación, consultoría, soporte técnico y capacitación según Contreras y
Olguín.
Para llevar a cabo la implantación de un sistema debemos
-
Tener muy claro cuál es el objetivo que se persigue.
-
Involucrar a todas la áreas de la empresa.
-
Priorizar las necesidades que se desean satisfacer.
-
Investigar cuáles son los mejores proveedores.
Este trabajo tiene la finalidad de dar un panorama general sobre la importancia que tiene el
flujo de información en una empresa que actualmente quiera mantener una posición fuerte
en el mercado. Las compañías de la actualidad son juzgadas no únicamente por la calidad
de sus productos o servicios también por el grado en el que comparten información con
sus clientes, empleados y socios. Sin embargo la gran mayoría de las organizaciones
tienen una abundancia de datos, pero una penuria de conocimiento.
Es por ello que surge el concepto de:
BUSINESS INTELLIGENCE
Es un concepto que trata de englobar todos los sistemas de información de una
organización para obtener de ellos no solo información o conocimiento, si no una
verdadera inteligencia que le confiera a la organización una ventaja competitiva por sobre
sus competidores. La información es el activo más importante en los negocios actuales.
Esto debido a que el éxito de un negocio depende de que tan bien conozca a sus clientes,
que tan bien entienda sus procesos internos y que tan efectivo sea para realizar todas sus
actividades.
Actualmente la información adecuada es el único medio por el cual una organización
puede conocer tales cuestiones. Las compañías de la actualidad son juzgadas no
únicamente por la calidad de sus productos o servicios, sino también por el grado en el que
información con sus clientes, empleados y socios. Mientras más ampliamente disponible
tenga la información una empresa, ésta se vuelve mas valiosa.
Cuando un departamento de marketing tiene información precisa de la base instalada de
productos y servicios, está mejor capacitado para desarrollar promociones mejor
enfocadas. Cuando los clientes pueden fácilmente verificar que un producto está en el
inventario, es mucho mas probable que estos realicen la compra. Cuando se tiene acceso
instantáneo a datos de tendencias, se puede dar un giro en una dirección que desemboque
en unas ganancias elevadas para la empresa. Esto es solo por citar algunos ejemplos de la
importancia de" la información actualizada., organizada, enfocada y disponible en todo
momento.
En la actualidad las empresas más rentables en nuestro país, con las que toda empresa
deberá de asociarse en un futuro para seguir creciendo (y eventualmente sobrevivir), son
en su mayoría empresas de Tecnologías de Información, ya sea consultoras, de desarrollo
de software, de hardware o telecomunicaciones, Lo cual nos una idea de cuan importante
son estas empresas para el desarrollo de cualquier industria.
Las métricas del funcionamiento y los
recursos de información mas importantes siguen
estando perdidos en un mar de números y de sistemas desconectados. La gran mayoría de
las organizaciones tienen muchos sistemas dispersos, cada uno de los cuales tiene sus
propias fuentes de datos y mecanismos de representación. Esto hace que el mantenimiento
de información actualizada a través de los departamentos y unidades de negocios sea
extremadamente difícil. En contraparte, mientras mas integrada sea una organización, es
más fácil para cualquier integrante de ésta obtener la información que se necesite, así
cualquier individuo se encuentra más habilitado para tomar una mejor decisión.
El nuevo concepto.
El cambiante entorno económico y la problemática de sistemas descrita anteriormente
impulsaron el surgimiento del llamado Business Intelligence, el cual es un concepto que
trata de englobar todos los Sistemas de Información de una organización para obtener de
ellos no solo información o conocimiento, si no una verdadera inteligencia que le confiera
a la organización una ventaja competitiva por sobre sus competidores.
Hackney dice que el Business Intelligence
se compone de todas las actividades
relacionadas a la organización y entrega de información así como el análisis del negocio.
Esto incluye minería de datos, Administración del Conocimiento, Aplicaciones Analíticas,
Sistemas de Reportes y principalmente Data Warehousing.
Michel afirma que el conjunto de tecnologías que usan Data Warehousing y OLAP
(On
line Analitic Procesing, procesamiento analítico en línea), combinado con herramientas de
reporte, son referidas como Business Intelligence, porque ayudan a las compañías a ganar
inteligencia en operaciones y desempeño.
Buksard, Mollot y Richards comentan que la necesidad de nuevas herramientas de acceso
y reporte de información, para diversos tipos de usuarios, ha impulsado la creación de
nuevas herramientas, colectivamente conocidas como Business Intelligence.
Business Intelligence
es la habilidad de consolidar información y analizarla con la
suficiente velocidad y precisión para descubrir ventajas y tomar mejores decisiones de
negocios.
Por último, Howard Dresner, coincide con las anteriores definiciones y
agrega: "Business Intelligence es simplemente la habilidad de los usuarios finales para
acceder y analizar tipos cuantitativos de información y ser capaz de actuar en
consecuencia".
Business Intelligence ha tomado la delantera en los últimos dos años, los proveedores de
soluciones cuentan con tecnología mas amigable y presentan datos mas fáciles de analizar,
apostando hacia la adopción masiva de dichos sistemas por parte de las organizaciones.
Las compañías actualmente usan una amplia gama de tecnologías y
productos para saber que es lo que está pasando en la organización. Las herramientas más
comunes (simple consulta y reporte de datos, procesamiento analítico en línea, análisis
estadístico, predicciones y minería de datos) pueden ser usadas de una gran variedad de
formas. El objetivo de todo esto es proporcionar y transformar los datos en información
útil para la empresa.
Elementos del Business Intelligence.
Es crítico para cualquier negocio, independientemente del tamaño, contar con la mejor
tecnología que puedan disponer. El surgimiento de estas nuevas tecnologías, así como las
nuevas tecnologías web-based, ofrecen muchas mayor capacidad a un precio
dramáticamente menor que hace apenas un par de años.
Estos sistemas incluyen:
Data warehousing y Data Marts, sistemas de almacén de datos.
Aplicaciones analíticas.
Data mining, herramientas para minería de datos.
OLAP, herramientas de procesamiento analítico de datos.
Herramientas de consulta y reporte de datos.
Herramientas de producción de reportes personalizados.
ELT, herramientas de extracción, traducción y carga de datos.
Herramientas de administración de sistemas.
Portales de información empresarial.
Sistema de base de datos.
Sistemas de administración del conocimiento.
La inteligencia del Negocio en cualquier lugar y en cualquier momento.
Actualmente el acceso a la información clave del negocio en cualquier lugar y en
cualquier momento, se está convirtiendo en la mayor prioridad para muchos negocios. Es
por ello que los proveedores de Business Intelligence, cuyos productos analizan una gran
cantidad de datos de ventas, clientes, personal, entre muchos otros, están añadiendo la
capacidad wireless (transmisión inalámbrica> a su software.
Todo ello permitirá a un negocio no solo sobrevivir, sino que le dará una importante
ventaja competitiva en la nueva economía, en donde el grande ya no devorará
al chico,
sino el ági1le ganará al lento.
SISTEMAS DE APOYO A DECISIONES
Este método posee características que lo diferencia de los demás sistemas que manejan
información y que son tradicionales. Los usuarios finales de los DSS (sistemas de apoyo a
decisiones) poseen características especiales que merecen ser tomadas en cuenta.
Características de un sistema de apoyo a decisiones
Hay que tener en cuenta que un sistema de apoyo a decisiones se define como la manera
de organización de información que se pretende usar en la toma de decisiones. Para lo cual
al presentar la información debe estar diseñada basándose en la solución de problemas y
esto debe darse ya que el usuario no debe tomar la decisión, sino el DSS.
Un DSS
permite al tomador de decisiones interactuar con él, y esto debe verse en la
interfaz del usuario.
Un DSS puede ser construido para dar soporte a decisiones de una sola vez y son aquellas
que son poco frecuentes a otras que suceden rutinariamente.
Debe ser diseñado típicamente para decisiones de un particular o para un grupo, es decir
que el usuario entienda mejor las soluciones por medio de gráficas, tablas u otro medio de
presentación y que sea de interfaz para el usuario.
Se debe saber utilizar las diferentes herramientas que generan DSS, así como en la
construcción de DSS específicos y generadores de DSS.
Para el DSS, el proceso trabajará para la transformación del usuario, el tomador de
decisiones y debe dar como resultado un cambio y mejora del desempeño en la toma de
decisiones.
DSS suelen disponer de tres tipos de elementos:
1. Sistema administrador de la base de datos (SABD): Aunque existen DSS que no se
construyen sobre una base de datos, el caso más generalizado es que el acceso a los datos
se haga a través del sistema administrador de la base de datos corporativa. Para cumplir
sus cometidos, el SABD debe ser capaz de combinar una gran variedad de orígenes de
información y tomar en consideración tanto las fuentes internas como las externas a la
empresa: esto lo logra mediante
la captura automática de los datos buscados a partir del
conocimiento de la dirección fisica y lógica en la que se hallan. Además de poder acceder
a los datos, realizar preguntas y mostrarlos cuando así se solicite, agregando o eliminando
información a la
base de datos a través de un proceso transparente para el usuario.
Finalmente, presenta los resultados de manera comestible para el interlocutor.
2. Sistema administrador de modelos (SAM): Es el encargado de facilitar la creación
rápida de nuevos mecanismos de proceso de datos y de catalogar y mantener cuantos
modelos prefabricados existan, de forma que se pueda diferenciar entre los niveles a que
apoya cada
modelo. Asimismo, debe interrelacionar los distintos modelos y acceder a ellos como si se
tratara de una base e datos. O sea el uso de catálogos de modelos de acceso a la
información.
3. Sistema administrador de diálogos (SAD): A él se encomienda el manejo de los estilos
de presentación: tablas, gráficos,_.listados, cuadros, colores, etc. Suele ser capaz de
configurar y gestionar distintos dispositivos de salida, como impresoras, pantallas, plóters,
voces, sensores, etc. Cada vez mas se imponen los entornos gráficos a base de ventanas,
iconos y botones.
Dado el gran número y variedad de necesidades de información que se presentan ante el
directivo, no existe un sistema Universal de apoyo a las decisiones. Se distinguen así tres
tipos de DSS en función de la orientación principal a que responde su diseño:
1. Orientados a los datos.. están especializados
en recuperar, analizar y validar la
información contenida en los datos. Incluyen aplicaciones muy variadas que van desde la
verificación de redundancias a la búsqueda de inconsistencias, pasando por el cálculo de
mermas, actualización de fechas de caducidad por lotes de producto, etc.
2. Orientados a los modelos: Realizan principalmente simulaciones paramétricas y
ejecutan modelos de optimización y estadísticos. Su fin primordial es facilitar la
confección de modelos nuevos y agilizar las operaciones de cambio o modificación que
hay que introducir en los ya creados.
3. Orientados a la presentación: denominados también sistema de información ejecutiva,
destacan pro su capacidad de generar gráficos, cuadro comparativos y textos muy bien
estructurados que abrevian las tareas de presentación de resultados.
Beneficios del uso de DSS
Extiende la habilidad en la toma de decisiones para procesar información y
conocimiento.
Extiende la habilidad en la toma de decisiones para abordar problemas complejos
de larga escala y de gran consumo de tiempo.
Acorta el tiempo asociada a la toma. de decisiones.
Incrementa la confiabilidad en el proceso de toma de decisiones y en encontrar la
solución al problema estratégico.
Estimula la investigación y descubrimiento en la parte de toma de decisiones.
Revela y descubre nuevos acercamientos al pensamiento del espacio de los
problemas o del contexto de la decisión. a tomar.
Genera nuevas evidencias en el soporte de las decisiones o la confirmación de los
existentes presunciones.
Crea una ventaja estratégica y competitiva sobre la competencia empresarial.
Características de un DSS
Interactividad entre el usuario y el DSS.
Utilizado en distintos. .tipos. dedecision.es (semiestructuradas, no estructuradas) .
Frecuencia de uso (proporcional a la frecuencia de toma decisiones).
Variedad de usuarios (aplicación en diferentes áreas).
Flexibilidad (Acoplarse a una variedad determinada de estilos administrativos) .
Desarrollo de los modelos de decisión. directamente por el usuario interesado.
Interacción ambiental. Permite la posibilidad de interactuar con información
externa en la definición de los modelos de decisión.
Comunicación interorganizacional. Facilita la comunicación de información
relevante de los niveles altos a los niveles
operativo s y viceversa a través de las
interfaces.
Diseñado para ayudar al tomador de decisiones y no para reemplazarlo.
Direccionado a conseguir la efectividad del proceso de toma de decisiones más que
la eficiencia.
Debe estar siempre bajo el control del usuario.
Proporciona soporte a contextos individuales, de grupo, de equipo específicos.
Usuarios de los sistemas de apoyo a decisiones
Dentro de las organizaciones existen tres niveles, el estratégico, el administrativo y el
operacional, es por eso que a nivel operacional las decisiones se pueden tomar y ser
automatizadas satisfactoria y completamente.
Los tipos de problemas que ayuda a solucionar un DSS son complejos y semiestructurados
ya que este tipo de problemas los ve registrados en los niveles estratégico y administrativo.
Es importante que si el usuario final está muy ocupado o preocupado por la interacción
con el DSS, este puede ser utilizado por un intermediario técnico o ayudante que
interactúe con la computadora y así las decisiones serán
tomadas de una forma desde el
proceso y no desde la mecánica.
Conceptos del proceso de toma de decisiones relevantes para los DSS
Para la toma de decisiones sabemos que es necesario hacer uso de la información como, el
uso de teorías, que tiene como consecuencia el acierto, la incertidumbre yel riesgo y es
importante que quien tome las decisiones tenga en cuenta las fases de solución como son
la inteligencia, la selección y el diseño, tal como se le da soporte en los sistemas de apoyo
a decisiones.
Las decisiones son tomadas por lo general bajo tres condiciones importantes como lo es la:
certidumbre, incertidumbre y el riesgo.
La certidumbre es aquella que nos muestra todo por anticipado antes de la
decisión, los resultados, las consecuencias y según sean las necesidades
presentadas por el usuario,
La incertidumbre es lo contrario de la certidumbre, no tenemos resultados, ni
probabilidades o las consecuencias de las decisiones.
Entre estos dos aspectos o condiciones tienen por medio el riesgo, es decir
que
tenemos el conocimiento (certidumbre) de las alternativas (variables controlables),
existen sólo las estimaciones y no está en nuestras manos el controlar (variables
ambientales) y de las que no estamos seguros de su resultado (variables
dependientes), Bajo estas alternativas que tenemos muchas de las tomas de
decisiones en las empresas o negocios se realizan bajo riesgo.
El estilo de la toma de decisiones
Por lo general la información se recolecta, procesa y se usa en forma de parámetro según
sea el estilo de la toma de decisiones y es por eso que los tomadores de decisiones son
analíticos o heurísticos.
Un tomador de decisiones analítico se apoya en la información que es adquirida y
evaluada sistemáticamente para estrechar las alternativas y tomar una selección que esté
basada en información. En donde los tomadores de decisiones analíticos valoran la
información cuantitativa y los modelos que la generan y la usan. Como comentario
adicional, utilizan matemáticas para el modelo del problema y usan algoritmos para
resolverlos.
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