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Capacitación de Personal



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Quiero destacar que el patrimonio mayor que la empresa posee es el grado de capacitación de su
personal, en relación a esto, una empresa será tanto más eficiente, cuando más elevada sea la preparación
y la calidad de sus empleados. Por otra parte, el empleado formado se siente más seguro de sí mismo
porque sabe que podrá enfrentarse con éxito a los problemas que profesionalmente puedan planteársele.
Finalmente estamos seguros que las actividades de capacitación que se programen, cumplirán los
objetivos propuestos y esto permitirá impulsar el desarrollo y la excelencia empresarial. 
5.15.
EL PROCESO DE ELABORACION DE UN PLAN DE CAPACITACIÓN
El número y variedad de planes o programas de capacitación es muy grande en una empresa de
gran envergadura, al igual que su duración; puede ser horas, días, meses o años, El tipo de capacitación
que se adoptará en una organización dependerá: del tamaño de la empresa, de las facilidades para el
desarrollo del programa y de lo que se quiera enseñar específicamente. La mayoría de los programas de
capacitación para colaboradores manuales y de oficina inciden más en las habilidades para el trabajo.
Los programas de capacitación de personal van desde el planeamiento hasta la evaluación de
tareas.  
La programación de la capacitación exige una planeación que incluya lo siguiente:
?
Enfoque de una necesidad especifica cada vez.
?
Definición clara del objetivo de la capacitación.
?
División del trabajo a ser desarrollado, en módulos, paquetes o ciclos.
?
Elección de los métodos de capacitación, considerando la tecnología disponible.
?
Definición de los recursos necesarios para la implementación de la capacitación, como tipo de
entrenador o instructor, recursos audiovisuales, maquinas, equipos o herramientas necesarias,
materiales, manuales, etc.
?
Definición de la población objetivo, es decir, el personal que va a ser capacitado, considerando:
-
Numero de personas.
-
Disponibilidad de tiempo.
-
Grado de habilidad, conocimientos y tipos de actitudes.
-
Características personales de comportamiento.
?
Local donde se efectuara la capacitación, considerando las alternativas en el puesto de trabajo o
fuera del mismo, en la empresa o fuera de ella.
?
Época  o periodicidad de la capacitación, considerando el horario más oportuno o la ocasión mas
propicia.
?
Cálculo de la relación costo-beneficio del programa.
?
Control y evaluación de los resultados, considerando la verificación de puntos críticos que requieran
ajustes o modificaciones en el programa para mejorar su eficiencia.
Una vez determinada la naturaleza de las habilidades, los conocimientos o comportamientos
terminales deseados como resultado de la capacitación, el siguiente paso es la elección de las técnicas que
van a utilizarse en el programa de capacitación con el fin de optimizar el aprendizaje.
5.15.1. 
DETERMINACIÓN DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN
Constituye la función inicial y estratégica, que consiste en el diagnóstico de necesidades de
capacitación de los colaboradores, estableciendo un inventario de necesidades de acuerdo a ciertos
factores como la innovación tecnológica, la reducción de la mano de obra, turnos de trabajo y/o secciones
administrativas que obligan a las empresas fortalecerse en los denominados sistemas de reconversión
laboral, para poder ubicar a las personas a desempeñarse en otros puestos de trabajo, finalmente la
aparición de nuevas técnicas gerenciales, inherentes a esta área, como el outsourcing, el empowement y el
know-how entre otros, que obligan a no sólo estar bien informados sobre los mismos, sino también a
prepararse ante las exigencias y características que tales técnicas conllevan y sobre todo prevenir los
impactos que generan.   
La determinación de las necesidades de capacitación, es una responsabilidad del área de recursos
humanos, quien coordina con los jefes de las unidades administrativas para determinar y priorizar estas
necesidades, por otra parte tiene la responsabilidad de utilizar diversos medios, como contar con la
asesoría de especialistas para tener una mejor  percepción de los problemas provocados por la carencia de
capacitación.
Los principales medios utilizados para la determinación de necesidades de capacitación son:
Evaluación del desempeño
Mediante la evaluación del desempeño es posible descubrir los aciertos y desaciertos en la
realización de las tareas y responsabilidades de los colaboradores allí se determinará el nivel satisfactorio,
o no del cumplimiento de sus obligaciones, por lo que se determinará el reforzamiento en sus
conocimientos; también sirve para averiguar qué sectores de la empresa reclaman una atención inmediata
de los responsables de la capacitación.
Observación:
La observación permite apreciar los puntos débiles de los colaboradores, verificando, donde haya
evidencia de trabajo ineficiente, como excesivo daño de equipo, atraso con relación al cronograma, perdida
excesiva de materia prima, numero acentuado de problemas disciplinarios, alto índice de ausentismo, etc.
Durante la observación del cumplimiento de las rutinas de trabajo, hay que saber detectar quien no
entiende completamente una tarea y cuando la desempeña incorrecta o deficientemente o da información
incorrecta. La observación es una las técnicas más utilizadas para el diagnostico de las necesidades de
capacitación, antes que la evaluación y calificación de los certificados y diplomas de capacitación, que
muchas veces se extienden de  “favor” 
.
Cuestionarios. 
Investigaciones mediante cuestionarios y listas de verificación (check list) que pongan en evidencia
las necesidades de capacitación. Dentro de estas tenemos:
a.
Encuestas al personal. 
Consiste en una serie de preguntas impresas que se hace al colaborador, para conocer las
necesidades de capacitación. Las encuestas deben tener espacio que permitan al encuestado escribir sus
criterios, vivencias, dificultades y posibilidades, así como las respuestas concretas acerca de las áreas de
conocimientos que desea y necesita ser capacitado. Es conveniente preguntar al personal si tiene
necesidades de capacitación. Esto puede establecerse mediante entrevistas o a través de encuestas que
determinen con precisión diferentes tipos de necesidades. 
b.
Solicitud de supervisores, jefes y gerentes:
Es una de las formas muy aceptadas, por cuanto el jefe o supervisor, conocen en forma muy
específica cuando el personal necesita capacitación, por los continuos aciertos y errores que cometen los
colaboradores en el cumplimiento de sus responsabilidades, conocedores de esa realidad,  los propios
gerentes y supervisores se hacen propensos a solicitar capacitación para su personal
c.
Entrevistas con supervisores, jefes y gerentes:
Tener contactos directos con supervisores y gerentes, con respecto a posibles problemas
solucionables mediante la capacitación, es una buena medida, ya que ellos son conocedores del desarrollo
y aplicación de los conocimientos, destrezas y habilidades de los colaboradores en el cumplimiento de sus
funciones y responsabilidades. Los jefes inmediatos por lo general saben quien o no necesitan ser
capacitados
d.
Análisis de cargos:
Mediante esta técnica nos permite tener el conocimiento y la definición de lo que se quiere en
cuanto a aptitudes, conocimientos y capacidad, hace que se puedan preparar programas adecuados de
capacitación para desarrollar la capacidad y proveer conocimientos específicos según las tareas, además
de formular planes de capacitación concretos y económicos y de adaptar métodos didácticos.
Revisar la descripción de funciones para cada cargo y señalar las habilidades críticas que requiere
la persona que ocupa el puesto. Si algún colaborador no tiene los conocimientos necesarios para su
posición, éstos deben incluirse en el programa de capacitación y la persona que carezca de ellos debe
asistir a los módulos correspondientes del curso. Utilizar el plan de trabajo para asegurarse que los
objetivos de la organización serán tratados en la capacitación. 
Además de estos medios, existen algunos indicadores de necesidades de capacitación.  Estos
indicadores sirven para identificar eventos que provocaran futuras necesidades de capacitación
(indicadores a priori) o problemas comunes de necesidades de entrenamiento ya existentes (indicadores a
posteriori).
e.
Indicadores a priori:
Son los eventos que, si ocurrieran, proporcionarían necesidades futuras de capacitación fácilmente
previsibles.  Los indicadores a priori son:
?
Crecimiento y desarrollo de la empresa y admisión de nuevos colaboradores.
?
Reducción del número de colaboradores.
?
Cambio de métodos y procesos de trabajo. 
?
Sustituciones o movimiento de personal.
?
Faltas, licencias y vacaciones del personal.
?
Expansión de los servicios.
?
Modernización de maquinarias y equipos.
?
Producción y comercialización de nuevos productos o servicios.
f.
Indicadores a posteriori:
Son los problemas provocados por las necesidades de capacitación no atendidas.  Estos problemas
por lo general, están relacionados con la producción o con el personal y sirven como diagnostico de
capacitación.
Problemas de producción:
?
Calidad inadecuada de la producción.
?
Baja productividad.
?
Averías frecuentes en equipos e instalaciones.
?
Comunicaciones defectuosas.
?
Prolongado tiempo de aprendizaje e integración en el campo.
?
Gastos excesivos en el mantenimiento de maquinas y equipos.
?
Exceso de errores y desperdicios.
?
Elevado numero de accidentes.
Problemas de personal:
?
Relaciones deficientes entre el personal.
?
Número excesivo de quejas.
?
Poco o ningún interés por el trabajo.
?
Falta de cooperación.
?
Faltas y sustituciones en demasía.
?
Errores en la ejecución de órdenes.
?
Dificultades en la obtención de buenos elementos.
5.15.2.
PROGRAMACION Y DESARROLLO DE LA CAPACITACION
Una vez hecho el diagnostico de capacitación, sigue la elección y prescripción de los medios de
capacitación para sanar las necesidades percibidas.  Una vez que se ha efectuado la determinación de las
necesidades se procede a su programación.
La programación de la capacitación esta sistematizada y fundamentada sobre los siguientes
aspectos, que deben ser analizados durante la determinación: 
1.
¿Cuál es la necesidad?
2.
¿Dónde fue señalada por primera vez?
3.
¿Ocurre en otra área o en otro sector?
4.
¿Cuál es su causa?
5.
¿Es parte de una necesidad mayor?
6.
¿Cómo resolverla, por separado o combinada con otras?
7.
¿Se necesita alguna indicación inicial antes de resolverla?
8.
¿La necesidad es inmediata? 
9.
¿Cuál es su prioridad con respectos a las demás?
10.
¿La necesidad es permanente o temporal?
11.
¿Cuántas personas y cuantos servicios alcanzaran?
12.
¿Cuál es el tiempo disponible para la capacitación?
13.
¿cuál es el costo probable de la capacitación?
14.
¿quién va a ejecutar la capacitación?
La determinación de necesidades de capacitación debe suministrar las siguientes informaciones,
para que la programación de la capacitación pueda diseñarse:
a.
¿QUÉ debe enseñarse?
b.
¿QUIÉN debe aprender?
c.
¿CUÁNDO debe enseñarse?
d.
¿DÓNDE debe enseñarse?
e.
¿CÓMO debe enseñarse?
f.
¿QUIÉN debe enseñar?
5.15.2.1.
PLANEACION DE LA CAPACITACION
Consiste en determinar el  plan de desarrollo del personal, teniendo en cuenta las políticas,
estrategias, metodología, inversión y los demás aspectos que se consideran para realizar un plan de
desarrollo del recurso humano; A su vez la programación implica el detalle de las características en lo
referente al diseño instruccional objetivos - contenidos - métodos - materiales - evaluación, los mismos que
deben ser diseñados para cada actividad. Específicamente  en esta etapa debe:
a.
Definir la filosofía, objetivos, políticas, estrategias y demás acciones del sistema de capacitación y
desarrollo
b.
Determinar el diagnostico de necesidades priorizadas de capacitación y desarrollo del personal,
c.
Definir quienes deben ser desarrollados
d.
Precisar que necesitan aprender los colaboradores(conocimientos, habilidades o destrezas) 
e.
Definir a quien seleccionar como instructor
f.
Elaborar el presupuesto de inversión
g.
Establecer las normas metodológicas
h.
Definir el tipo de capacitación,  tiempo a emplear, empleo de medios, materiales, instructores,  etc.
5.15.2.2.
ORGANIZACIÓN DE LA CAPACITACION
Está referido a la materialización del planeamiento, estableciendo la programación de las acciones
de cómo se desarrollará el plan de capacitación y desarrollo, entre estas acciones se deben considerar las
siguientes:
a.
Fijación de la fecha y hora del evento
b.
Determinación del auditorio adecuado donde se desarrollará el evento
c.
Contratación de los instructores
d.
Selección de participantes
e.
Designación de los coordinadores
f.
Preparación de los medios y materiales
g.
Elaboración y manejo de la base de datos
5.15.2.3.
EJECUCION DE LA CAPACITACION
Es la etapa de la puesta en marcha del plan de capacitación y desarrollo, específicamente se
coordina y prepara el  programa para el desarrollo del evento, utilizando los trípticos y/u otro medio para
difundir la realización del evento. La ejecución de las actividades de capacitación pueden darse de distintas
modalidades, dependiendo de la programación establecida: tele conferencia, seminario, películas- videos,
cursos, etc.  
En esta fase debe estar considerada los diversos medios de capacitación y decisiones de todos los
aspectos del proceso, como motivar al personal hacia el aprendizaje, distribuir la enseñanza en el tiempo,
asegurar el impacto, que se aplique lo aprendido, etc, Ello dependerá del contenido, de la enseñanza y
características del educando. Hay que reiterar la importancia de los principios del aprendizaje como: la
motivación, reforzamiento, repetición, participación activa y retroalimentación.
Observar la transparencia del aprendizaje esto es, aplicar al trabajo lo aprendido, para que la
capacitación sea útil, lo opuesto es el fracaso, de allí que se debe  capacitar en tareas similares al trabajo
mismo.
Además debemos tener en cuenta, que el programa de capacitación debe ser planificado y con la
interacción del método, calidad de instructores y características de los colaboradores a instruir, por ello, se
debe hacer lo siguiente:
a.
Análisis del Método: Contenido, características del individuo, aptitudes
b.
Calidad de Instructores: es un aspecto fundamental en el éxito del programa de capacitación
c.
Observar los principios del aprendizaje:
-
Motivación, ayuda al aprendiz
-
Reforzamiento a tiempo
-
Evitar la tensión, es negativa
-
Buscar la participación
-
Facilitar la retroalimentación
Para que la capacitación se ejecute en forma armónica, y sobre todo que cumpla sus objetivos
dependerá principalmente de los siguientes factores:
a.
Adecuación del programa de entrenamiento a las necesidades de la organización. 
La decisión de establecer determinados programas de entrenamiento debe depender de la necesidad
de preparar determinados empleados o mejorar el nivel de los empleados disponibles. El
entrenamiento debe ser la solución de los problemas que dieron origen a las necesidades
diagnosticadas o percibidas.
b.   La calidad del material del entrenamiento presentado. 
El material de enseñanza debe ser planeado de manera cuidadosa, con el fin de facilitar la ejecución
del entrenamiento. El material de enseñanza busca concretar la instrucción, objetivándola
debidamente, facilitar la comprensión del aprendiz por la utilización de recursos audiovisuales,
aumentar el rendimiento del entrenamiento y racionalizar la tarea del instructor.
c.   La cooperación de los jefes y dirigentes de la empresa. 
El entrenamiento debe hacerse con todo el personal de la empresa, en todos los niveles y
funciones. Su mantenimiento implica una cantidad considerable de esfuerzo y de entusiasmo por parte
de todos los participantes en la tarea, además de implicar un costo que debe ser considerado como
una inversión que capitalizará dividendos a mediano plazo y a corto plazo y no como un gasto
superfluo. 
Es necesario contar con un espíritu de cooperación del personal y con el apoyo de los dirigentes, ya
que todos los jefes y supervisores deben participar de manera efectiva en la ejecución del programa.
Sabemos que un director ejerce mucha influencia decisiva sobre la vida de un supervisor y, del mismo
modo, éste sobre cada uno de los empleados. 
El mejor entrenamiento que un superior puede tener es contar con una dirección adecuada y
abierta, y el mejor entrenamiento que un empleado puede tener es contar con una supervisión
eficiente.
d.    La calidad y preparación de los instructores. 
El éxito de la ejecución dependerá de interés, del esfuerzo y del entrenamiento de los instructores.
Es muy importante el criterio de selección de los instructores. Éstos deberán reunir ciertas cualidades
personales: facilidad para las relaciones humanas, motivación por la función, raciocinio, capacidades
didácticas, exposición fácil, además del conocimiento de la especialidad. 
Los instructores podrán ser seleccionados entre los diversos niveles y áreas de la empresa. Deben
conocer a la perfección las responsabilidades de la función y estar dispuestos a asumirla. La tarea no
es fácil e implica algunos sacrificios personales. Como el instructor estará constantemente en contacto
con los aprendices, de él depende la formación de los mismos.
Es muy importante que este instructor llene un cierto número de requisitos. Cuanto mayor sea el
grado en que el instructor posea tales requisitos, tanto mejor desempeñará su función.
e.    La calidad de los aprendices. 
Aparentemente, la calidad de los aprendices influye de manera sustancial en los resultados del
programa de entrenamiento. Tanto que los mejores resultados se obtienen con una selección
adecuada de los aprendices, en función de la forma y del contenido del programa de los objetivos del
entrenamiento para que se llegue a disponer del personal más adecuado para cada trabajo.
5.15.2.4.
EVALUACION DE LA CAPACITACION
La evaluación es un proceso continuo que comienza con el desarrollo de los objetivos de
capacitación. Lo ideal es evaluar los programas de capacitación desde el principio, durante, al final y una
vez más después de que los participantes regresen a sus trabajos. 
En  esta  fase  permite  conocer  en  que  medida  se  ha   logrado cumplir, los objetivos establecidos
para satisfacer las necesidades determinadas en el planeamiento.
Al principio, es útil hacer un examen inicial (pre-prueba) para determinar el nivel de habilidad de
cada participante y para recibir información de lo que esperan aprender. Estos datos pueden utilizarse para
evaluar si se ha conseguido mejorar el conocimiento y las habilidades y si se ha satisfecho las necesidades
de los participantes. 
Se puede evaluar  tanto el programa como a los participantes, con el único fin de conocer los logros,
como las deficiencias, con el fin de considerarlos y/o corregirlos
Para la evaluación del programa se recomienda medir: la reacción o impacto que generó, el
aprendizaje para saber en cuanto se incrementaron los conocimientos, habilidades y destrezas de los
participantes, las actitudes para conocer en cuanto ha modificado su conducta o comportamiento y
finalmente
los resultados finales para saber si la organización ha mejorado sus resultados, como por
ejemplo incremento de ventas, índice de productividad, ausentismos, etc.
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