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Control



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Concepto de control
Burt K. Scanlan
El control tiene como objeto cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo
con los planes establecidos.
Robert Eckles, Ronald Carmichael y Bernard Sarchet
Es la regulación de las actividades, de conformidad con un plan creado para
alcanzar ciertos objetivos.
George R. Terry
El proceso para determinar lo que se esta llevando a cabo, valorizándolo y si es
necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecución se
desarrolle de acuerdo con lo planeado.
Henry Fayol
Consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan adoptado, con
las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin
señalar las debilidades y errores para poder rectificarlos e impedir que se
produzcan nuevamente.
Elementos del concepto
Relación con lo planeado. El control siempre existe para verificar el logro de los
objetivos que se establecen en la plantación.
Medición.  Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados.
Detectar desviaciones. Una de las funciones inherentes al control es descubrir
las diferencias que se presentan entre la ejecución y la planeación.
Establecer medidas correctivas. El objeto del control es prever y corregir los
errores.
Importancia del Control
Establece medidas para corregir las actividades, para que se
alcancen los planes exitosamente.
Se aplica a todo: a las cosas, a las personas y a los actos.
Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar
desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro.
Principios del Control
1. Equilibrio. A cada grupo o delegación conferido debe proporcionársele el
grado de control correspondiente.
2. De los objetivos. Se refiere a que el control existe en función de los
objetivos, el control es un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos. 
3. De la oportunidad. El control para que sea eficaz, necesita ser oportuno,
debe aplicarse antes de que se efectué el error, de tal manera que sea posible
tomar medidas correctivas con anticipación.
4. De las desviaciones. Todas las variaciones o desviaciones que se presenten
en relación con los planes deben ser analizadas detalladamente, de tal manera
que sea posible conocer las causas que las originaron, para poder tomar las
medidas necesarias para evitarlas en el futuro.
5. Costeabilidad. El establecimiento de un sistema de control debe justificar el
costo que este represente en tiempo y dinero, en relación con las ventajas
reales que este reporte.
6. De excepción. El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades
excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo.
7. De la función controlada. La función controladora por ningún motivo debe
comprender a la función controlada, ya que pierde efectividad el control. Una
persona o la función que realiza el control no debe estar involucrada con la
actividad a controlar.
Etapas del Control
Establecimiento de estándares
Un estándar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como
modelo, guía o patrón con base en el cual se efectúa el control. Los estándares
representan el estado de ejecución deseado, no son más que los objetivos
definidos de la organización.
Tipos de estándares:
En cuanto al método
Estadísticos
Por apreciación
Técnicamente elaborados
Cuantitativos
Físicos
De costo
De capital
De ingreso
de programas
Cualitativos. 
Evaluación de la actuación
Curvas de comportamiento
Perfiles
Medición de resultados
Consiste en medir la ejecución y los resultados, mediante la aplicación de
unidades de medida que deben ser definidas de acuerdo con los estándares.
Esta etapa se vale primordialmente de los sistemas de información; por lo
tanto la efectividad del proceso de control dependerá directamente de la
información recibida, misma que debe ser oportuna (a tiempo), confiable
(exacta), valida (que mida realmente el fenómeno que intenta medir), con
unidades de medición apropiadas, y fluida ya que debe estar en los canales
adecuados de comunicación.
Una vez efectuada la medición y obtenida esta información, será necesario
comparar los resultados medidos en relación con los estándares
preestablecidos, determinándose así las desviaciones, mismas que deberán
reportarse inmediatamente.
Corrección
La utilidad concreta y tangible del control esta en la acción correctiva para
integrar la desviaciones en relación con los estándares.
El tomar acción correctiva es una función de carácter ejecutivo, no obstante
antes de iniciarla, es de vital importancia reconocer si la desviación es un
síntoma o una causa. El establecimiento de medidas correctivas da lugar a la
retroalimentación.
Retroalimentación 
Esta etapa es básica en el proceso de control, ya que a través del proceso de
retroalimentación, la información obtenida se ajusta al sistema administrativo
al correr del tiempo. 
De la calidad de la información dependerá el grado y rapidez con que se
retroalimente el sistema.
Implantación de un sistema de control
Antes de establecer un sistema de control se requiere:
Contar con objetivos y estándares que sean estables.
Que el personal clave comprenda y este de acuerdo con los
controles.
Que los resultados finales de cada actividad se establezcan en
relación con los objetivos.
Evaluar la efectividad de los controles: eliminando aquellos que no
sirven, simplificándolos y combinándolos para perfeccionarlos. 
Características del Control
El control es un factor imprescindible para el logro de los objetivos y por ello
debe reunir ciertas características para ser efectivo.
Reflejar la naturaleza de la estructura organizacional. Un sistema de control
deberá ajustarse a las necesidades de la empresa y tipo de actividad que se
desee controlar. Los buenos controles deben relacionarse con la estructura
organizativa y reflejar su eficacia, la función de control no puede suplir una
organización precaria.
Oportunidad. Un buen sistema de control debe manifestar inmediatamente las
desviaciones, lo ideal es que las descubra antes de que se produzcan pues el
control es será útil en tanto proporcione información en el momento adecuado.
Accesibilidad. Todo control debe establecer medidas sencillas y fáciles de
interpretar para facilitar su aplicación. Es fundamental que los datos o informes
de los controles sean accesibles para las personas alas que van a ser dirigidos.
Las técnicas muy complicadas crean confusiones. 
Ubicación estratégica. Es imposible e incosteable implantar controles para
todas las actividades de la empresa, por lo que es necesario establecerlos en
ciertas áreas de acuerdo con criterios de valor estratégico.
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