c) Consideración de las premisas de planificación.
d) Identificación de las alternativas.
e) Comparación de alternativas de acuerdo a los objetivos y las metas.
f) Elección de una alternativa.
g) Elaboración de los planes de apoyo.
h) Elaboración del presupuesto.
Entre las ventajas más relevantes de la planificación tenemos: ayuda a mejorar la coordinación
entre los miembros de la empresa; permite mejorar la visión interna y del entorno empresarial; y
ayuda a la administración a adaptarse rápidamente al medio cambiante.
La planificación puede ser estratégica y operativa. Analicemos más adelante éstos conceptos.
Planificación Estratégica.
La planificación estratégica permite la toma de decisiones a largo plazo. Acá se deben tomar en
cuenta: los cambios en el entorno, la capacidad de la empresa y el clima organizacional. Tienen
como propósito establecer o actualizar la misión y los objetivos generales de la empresa. Es muy
útil para el desarrollo de nuevas aptitudes y procedimientos para enfrentar la ruta a seguir en el
futuro. Entre las etapas formales de la planificación estratégica se encuentran:
a) Identificación de las estrategias actuales.
b) Identificación de las metas estratégicas potenciales.
c) Selección de metas estratégicas.
d) Evaluación y ejecución de las estrategias.
Planificación Táctica.
Es un proceso anual que guía hacia el logro de los objetivos propuestos en los programas de la
empresa.
Algunas diferencias entre los planes estratégicos y tácticos son:
1. El plazo, los planes estratégicos implican el largo plazo, en tanto que los planes tácticos son de
corto plazo, y en ocasiones mediano plazo.
2. El alcance, ya que los planes estratégicos son más generales, en tanto que los tácticos son
específicos.
3. Independencia, ya que los planes tácticos tienden a reflejar las metas y los planes estratégicos
la misión de la empresa.
Lección 15: El Gráfico de Gantt
Henry Laurence Gantt (1861-1919) desarrolló a inicios del siglo XX este método gráfico de
planeación y control, que permite contemplar las fases de inicio y finalización de las diversas
actividades.
Llamado también cronograma de actividades o Calendarización, se trata de un gráfico de barras,
dónde la longitud de cada barra representa la duración en días, semanas, meses o años de una
actividad. La utilidad de éste gráfico radica en que señala la frecuencia en que debe ejecutarse
cierto número de actividades en base a la duración de cada una de las mismas.
Para una mayor ilustración, a continuación se presenta el Gráfico de Gantt que dispone los tiempos
y actividades para la realización de una investigación de mercado, dividida en tres fases y para ser
desarrollada en cuatro meses.
Lección 16: Otras Técnicas de Planificación
Diagrama de análisis de proceso.
Es la representación gráfica de la trayectoria en la elaboración de un producto o actividades, y en
el cual se señalan todas las acciones que se llevarán a cabo, mediante el uso de los símbolos
correspondientes.
Se hace uso de simbología para mostrar acciones como "transporte", "operación", "inspección",
"demora" y "almacenamiento" o "archivo".
Diagrama de flujo.
Un diagrama de flujo tiene muchas similitudes con el diagrama de análisis de proceso, salvo que
éste se refiere a acciones de carácter administrativo, y utiliza símbolos tales como: inicio o
finalización del flujo, actividad, documento, decisión o alternativa, archivo, conector de página y
conector.
Los pronósticos.
Son conjeturas sobre una situación futura, considerando que se presentan ciertos datos conocidos;
es una opinión sobre lo que puede suceder y tomando como base datos pasados.
Conjetura es un juicio probable de una cosa por indicios y observaciones.
Premisa es una proposición que contiene una descripción breve, de la causa y el resultado que se
puede obtener, al poner en práctica una alternativa determinada.
Uno de los métodos utilizados para realizar pronósticos es el de los Mínimos Cuadrados, por el
cual la relación media entre dos o más variables es calculada cuantitativamente, y se trata de
conocer datos futuros basándose en los ya conocidos.
El Método Incremental estudia los incrementos (positivos o negativos) que con relación a periodos
anteriores se han venido presentando, luego se efectúa un promedio aritmético de los incrementos
porcentuales y el resultado final se aplica incrementándolo al resultado del presente periodo.
Finalmente, el Método de Tendencias estudia la tendencias que se vienen mostrando en los
resultados anteriores, tomando dentro del análisis el año de referencia y el resultado obtenido en
ese año.
Estos métodos que se acaban de mencionar, pueden ser encontrados en cualquier libro de
estadística para ahondar con más detalles en el desarrollo de cada uno de éstos.
Lección 17: La Organización. Generalidades.
Se refiere a la creación de una estructura, la cual determine las jerarquías necesarias y
agrupación de actividades, con el fin de simplificar las mismas y sus funciones dentro del grupo
social.
Esencialmente, la organización nació de la necesidad humana de cooperar. Los hombres se han
visto obligados a cooperar para obtener sus fines personales, por razón de sus limitaciones físicas,
biológicas, sicológicas y sociales. En la mayor parte de los casos, esta cooperación puede ser más
productiva o menos costosa si se dispone de una estructura de organización.
Se dice que con buen personal cualquier organización funciona. Se ha dicho, incluso, que es
conveniente mantener cierto grado de imprecisión en la organización, pues de esta manera la
gente se ve obligada a colaborar para poder realizar sus tareas. Con todo, es obvio que aún
personas capaces que deseen cooperar entre sí, trabajarán mucho mas efectivamente si todos
conocen el papel que deben cumplir y la forma en que sus funciones se relacionan unas con otras.
Este es un principio general, válido tanto en la administración de empresas como en cualquier
institución.
Así, una estructura de organización debe estar diseñada de manera que sea perfectamente clara
para todos, quien debe realizar determinada tarea y quien es responsable por determinados
resultados; en esta forma se eliminan las dificultades que ocasiona la imprecisión en la asignación
de responsabilidades y se logra un sistema de comunicación y de toma de decisiones que refleja y
promueve los objetivos de la empresa.
A continuación se enumeran y explican los elementos de la organización los cuales, una vez
comprendidos y asimilados coadyuvaran en una mejor administración:
a) División del trabajo. Para dividir el trabajo es necesario seguir una secuencia que abarca
las siguientes etapas: la primera; (jerarquización) que dispone de las funciones del grupo
social por orden de rango, grado o importancia. La segunda; (departamentalización) que
divide y agrupa todas las funciones y actividades, en unidades específicas, con base en su
similitud.
b) Coordinación. Se refiere a la sincronización de los recursos y los esfuerzos de un grupo
social, con el propósito de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez, en el desarrollo
de los objetivos.
Lección 18: Los Organigramas
Una de las herramientas más importantes al definir la estructura orgánica de la empresa es
el "organigrama", pero desgraciadamente, una preocupación por la técnica de confección del
mismo puede hacer que se pierda de vista los fines básicos de su diseño.
Los organigramas:
1) Establecen la comprensión de los problemas de comunicación;
2) Orientan a los nuevos trabajadores hacia las relaciones y complejidades estructurales;
3) Proporcionan una imagen gráfica de la empresa a terceros.
Los organigramas, en su forma más simple, únicamente muestran las unidades y relaciones
funcionales. En un estado más complejo, pueden añadirse el titular del puesto de trabajo u oficina,
las responsabilidades principales, los comités, e incluso las relaciones de comunicación. Sin
embargo son tan grandes y complejas que en tales organigramas pueden verse únicamente
puestos claves o segmentos de la organización.
¿Qué es un organigrama?
Un organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una empresa o de una de
sus áreas o unidades administrativas, en la que se muestran las relaciones que guardan entre sí
los órganos que la componen.
¿Cuál es el objeto de los organigramas?
Son el instrumento idóneo para plasmar y transmitir en forma gráfica y objetiva la composición de
una organización.
¿Cuál es la utilidad de los organigramas?
o Brindan una imagen formal de la organización.
o Son una fuente de consulta oficial.
o Facilitan el conocimiento de una empresa, así como de sus relaciones de jerarquía.
o Constituyen un elemento técnico valioso para hacer análisis organizacional.
¿Cuáles son los criterios para preparar un organigrama?
1) Precisión: las unidades administrativas y sus relaciones e interrelaciones deben establecerse
con exactitud.
2) Sencillez: deben ser lo más simple posible, para representar la(s) estructura(s) en forma clara y
comprensible.
3) Uniformidad: en su diseño es conveniente homogeneizar el empleo de nomenclatura, líneas,
figuras y composición para facilitar su interpretación.
4) Presentación: su acceso depende en gran medida de su formato y estructura, por lo que deben
prepararse complementando tanto criterios técnicos como de servicio, en función de su objeto.
5) Vigencia: Para conservar su validez, deben mantenerse actualizados. Es recomendable que en
el margen inferior derecho se anote el nombre de la unidad responsable de su preparación, así
como la fecha de autorización.
Presentación básica de un organigrama.
Se puede notar en este organigrama que el nivel jerárquico superior lo conforma la Gerencia
General, y ésta tiene cuatro subordinados, a saber: Producción, Mercadeo, Finanzas y Personal.
Lección 19: Los Manuales Administrativos.
¿Qué es un Manual Administrativo?
Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y
coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de
una organización.
¿Cuáles son los objetivos de los manuales?
· Presentar una visión de conjunto de la organización.
· Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa.
· Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos.
· Coadyuvar a la correcta atención de las labores asignadas al personal.
· Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo.
· Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones.
· Servir como vehículo de información a los proveedores de bienes, prestadores de servicios,
usuarios y clientes.
¿Cómo se clasifican los manuales?
Por su contenido se clasifican en:
· De organización: dónde se especifican las diversas unidades orgánicas que componen la
empresa.
· De procedimientos: acá se establecen los principales procedimientos que ocurren al interior de la
empresa, por ejemplo, de contratación de personal, de compras, de pago de sueldos, etc.
· De políticas: se determinan las políticas que guiarán el accionar de la empresa.
· De Bienvenida: diseñado especialmente para los nuevos empleados, en este manual se detallan
los antecedentes de la empresa, misión, visión, valores, etc.
Por su ámbito:
· Generales: que contienen información de la totalidad de la organización.
· Específicos: que consignan información de un área o específica.
¿Qué contiene un Manual de Descripción de Puestos?
Este es el manual que la mayoría de las personas conocemos, y a continuación se presenta un
breve modelo de este tipo de manual:
Mister Wong
Portal para Investigadores y Profesionales
