6.- Evita operaciones inútiles y se logran mejores sistemas de trabajo
7.- La planeación es la etapa básica del proceso administrativo: precede a la organización, dirección y
control, y es su fundamento.
8.- Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o empirismo.
9.- Facilita el control la permitir medir la eficiencia de la empresa.
Propósito de la planificación
La planeación reduce el impacto del cambio, minimiza el desperdicio y la redundancia y fija los estándares
para facilitar el control.
La planeación establece un esfuerzo coordinado. Da dirección tanto a los administradores como a lo que no
lo son. Cuando todo los interesados saben a donde va la organización y con que deben contribuir para
lograr el objetivo, pueden empezar a coordinar sus actividades, a cooperar unos con otros, y a trabajar en
equipo. La falta de planeación puede dar lugar a un zigzagueo y así evitar que una organización se mueva
con eficiencia hacia sus objetivos.
La planeación reduce la incertidumbre. También aclara la consecuencia de las acciones que podrían tomar
los administradores en respuesta al cambio. La planeación también reduce la superposición y desperdicios
de actividades. La coordinación antes del hecho probablemente descubra desperdicios y redundancia.
Además cuando los medios y los fines están claros, la ineficiencias son obvias. En resumen los propósito
son:
1. Disminuir el riesgo del fracaso
2. Evitar los errores y asegurar el éxito de la empresa.
3. Administrar con eficiencia los recursos de la empresa.
4.
Asegurar el éxito en el futuro
Principios de la planeación
Precisión:
“Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y genéricas, sino con la mayor precisión posible,
porque van a regir acciones concretas”.
Flexibilidad:
Todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan en este, y a razón en la parte imprevisible, y de
las circunstancias que hayan variado después de la revisión.
Unidad de dirección:
Los planes deben ser de tal naturaleza que pueda decirse que existe uno sólo para cada función, y todos
los que se aplican en la empresa deben de estar de tal modo coordinados e integrados que en realidad
pueda decirse que existe un solo plan general.
Consistencia
Todo plan deberá estar perfectamente integrado al resto de los planes, para que todos interactúen en
conjunto, logrando así una coordinación entre los recursos, funciones y actividades, a fin de poder alcanzar
con eficiencia los objetivos.
Rentabilidad
Todo plan deberá lograr una relación favorable de los beneficios que espera con respecto a los costos que
exige, definiendo previamente estos últimos y el valor de los resultados que se obtendrán en la forma más
cuantitativa posible. El plan debe expresar que los resultados deben ser superiores a los insumos o gastos.
Participación
Todo plan deberá tratar de conseguir la participación de las personas que habrán de estructurarlo, o que se
vean relacionadas de alguna manera con su funcionamiento
Pasos en la planeación
Los administradores siguen esencialmente todos los pasos en cualquier tipo de planeación.
1.
Detección de las oportunidades aunque precede la planeación real y, por lo tanto, no es estrictamente
parte del proceso de planeación, la detección de las oportunidades tanto en el ambiente externo como
dentro de organización, es el verdadero punto de partida de la planeación. Prelimita las posibles
oportunidades futuras y verla con claridad y de manera compleja, saber donde se encuentra los puntos
débiles y fuertes, comprender que problema se desean resolver y porque, así como saber lo que se esperar
ganar. La plantación requiere de un diagnostico realista de la determinación de oportunidades.
2.
Establecimiento de objetivos. El segundo paso de la planeación consiste en establecer objetivos para
toda la empresa y después para cada unidad de trabajo subordinadas, lo cual debe realizarse tanto para a
corto plazo, como largo. Los objetivos especifican los resultados esperados y señalan los puntos finales de
lo que se debe hacer, a que habrá de darse prioridad y que se debe lograr con la red de estrategias,
políticas, procedimientos, reglas, presupuestos y programas.
3.
Desarrollo de premisas. El tercer paso lógico de la planeación es establecer, difundir obtener consenso
para utilizar premisas criticas de la planeación tales como pronósticos, las políticas básicas y los planes ya
existente en la compañía. Están son suposición sobre el ambiente en el que plan a de ejecutarse.
4.
Determinación de curso alternativo de acción. Consiste en buscar cursos alternativos de acción, en
particular aquellos que no resultan inmediatamente evidentes. Pocas veces hay un plan para el que no
existan alternativas razonables y con bastante frecuencia, una que no es obvia resulta ser la mejor.
5.
Evaluación de cursos alternativos de acción. Después de buscar los cursos alternativos y examinar sus
puntos fuertes y débiles el paso siguiente es evaluarlos, ponderando a la luz de las premisas y metas
previamente fijas. Quizás un curso parezca ser el mas lucrativo, pero puede ser que requiera un gran
desembolso de efectivo y que sea de lenta recuperación; otro puede parecer menos rentable pero quizás
representa un riesgo menor; otro quizás se adapte a los objetivos de largo plazo de la compañía.
6.
Selección de un curso de acción. Este es el punto en el cual se adopta un plan, el punto real de la toma
de decisiones. Ocasionalmente un análisis y evaluación de cursos alternativos revelara que dos o mas de
ellos son aconsejable y quizás el administrador decida seguir varios cursos en lugar de el mejor.
7.
Formulación de planes derivados. Pocas veces cuando se toma una decisión, la planeación esta
completa por lo cual se aconseja un séptimo paso, casi invariablemente se necesitan planes derivados para
respaldar el plan básico.
8.
Expresión numérica de los planes a través del presupuesto. Se debe presentar una expresión numérica
convertida en presupuesto, si se preparan bien los presupuestos se convierten en un medio para sumar los
diversos planes y fijar estándares importantes contra los que se puedan medir el avance de la planeación.
Elementos de la planeación:
Los propósitos. Las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cualitativo que persigue en forma
permanente o semi-permanente un grupo social.
La investigación. Aplicada a la planeación la investigación consiste en la determinación de todos los
factores que influyen en el logro de los propósitos, así como de los medios óptimos para conseguirlos.
Los objetivos. Representan los resultados que la empresa desea obtener, son fines para alcanzar,
establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo específico.
Las estrategias. Cursos de acción general o alternativas que muestran la dirección y el empleo de los
recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones más ventajosas.
Políticas. Son guías para orientar la acción; son criterios, lineamientos generales a observar en la toma
de decisiones, sobre problemas que se repiten dentro de una organización.
Programas. Son esquemas en donde se establece, la secuencia de actividades que habrán de
realizarse para lograr objetivos y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos
eventos involucrados en su consecución.
Presupuestos. Son los planes de todas o algunas de las fases de actividad del grupo social expresado
en términos económicos, junto con la comprobación subsecuente de la realización de dicho plan.
Procedimientos. Establecen el orden cronológico y la secuencia de actividades que deben seguirse en
la realización de un trabajo repetitivo.
Toma de decisiones
Deben tomarse decisiones periódicas acerca de los futuros cursos de acción de la entidad y deben,
asimismo, corregirse los pasados cursos de acción. La toma de decisiones por la administración implica un
importante proceso de dirección empresarial.
El proceso de toma de decisiones
La toma de decisiones entraña un compromiso o resolución de hacer, dejar de hacer, o de adoptar o
rechazar una actitud. Una toma de decisiones requiere creatividad y confianza. Se ve cercada por el riesgo,
la incertidumbre, la crítica y la conjetura secundaria. Es importante comprender que no hacer nada respecto
a un asunto o a un problema es, en sí y por sí, una decisión.
A la luz del menú de opciones en el paso 2, las fuentes de incertidumbre identificadas en el paso 3, el
criterio establecido en el paso 4 y las preferencias del riesgo precisadas en el paso 5 determinan el
resultado final asociado con la alternativa.
7). Elegir la mejor alternativa. La evaluación de alternativas en el paso 6, junto con una cuidadosa
consideración de los objetivos y las metas de la empresa, tiene como resultado la elección de una
alternativa.
8). Implantar el curso de acción seleccionado. Se implantan las acciones aprobadas para iniciar la
alternativa escogida. Ninguna decisión eficaz será posible a menos que se lleven a cabo acciones eficaces
que la hagan realidad.
Organización
Se trata de terminar que recurso y que actividades se requieren para alcanzar los objetivos de la
organización. Luego se debe de diseñar la forma de combinarla en grupo operativo, es decir, crear la
estructura departamental de la empresa. De la estructura establecida necesaria la asignación de
responsabilidades y la autoridad formal asignada a cada puesto. Podemos decir que el resultado a que se
llegue con esta función es el establecimiento de una estructura organizativa.
Estructura organizativa
Cuando hablamos de estructura organizativa nos referimos a la estructura de la organización formal y no de
la informal.
La estructura organizacional generalmente se presenta en organigramas. Casi todas las compañías
necesitan unidades o departamentos tanto de línea como de asesoría (“staff”). Los gerentes de línea
contribuyen directamente al logro de los objetivos y metas principales de la organización. Por lo tanto, se
encuentran en la “cadena de mando”. Ejemplos son producción, compras y distribución. Los gerentes
(unidades) de asesoría contribuyen indirectamente (pero de manera importante) a los objetivos de la
empresa. Sus contribuciones primordialmente son proporcionar asesoramiento y pericia especializada. Por
lo tanto, la gente de las unidades de “staff” no se hallan en la cadena de mando. Ejemplo de dichas
unidades de apoyo son contabilidad, relaciones públicas, personal y legal.
Es importante una estructura organizacional bien definida porque asigna autoridad y responsabilidades de
desempeño en forma sistemática.
Propósitos de la organización
Permitir la consecución de los objetivos primordiales de la empresa lo más eficientemente y con un
mínimo esfuerzo.
Eliminar duplicidad de trabajo.
Establecer canales de comunicación.
Representar la estructura oficial de la empresa
Tipos de organizaciones
Organización formal: Es la estructura intencional de papeles en una empresa organizada formalmente.
Cuando se dice que una organización es formal, no hay en ello nada inherentemente inflexible o demasiado
limitante. Para que el gerente organice bien, la estructura debe proporcionar un ambiente en el cual el
desempeño individual, tanto presente como futuro, contribuya con más eficiencia a las metas del grupo.
La organización formal debe ser flexible. Deberá darse cabida a la discreción para aprovechar los talentos
creativos, y para el reconocimiento de los gustos y capacidades individuales en la más formal de las
organizaciones. Sin embargo el esfuerzo individual en una situación de grupo debe canalizarse hacia metas
del grupo y de la organización.
Organización Informal: La organización informal es cualquier actividad personal conjunta sin un propósito
consciente conjunto, aún cuando contribuya a resultados conjuntos. El ejemplo de una organización informal
son las personas que juegan ajedrez.
Como conclusiones podemos decir que aunque la ciencia de la organización no se ha desarrollado todavía
hasta un punto donde los principios sean leyes infalibles, hay un gran consenso entre los estudiosos de la
administración respecto a cierto número de ellos. Estos principios son verdades de aplicación general,
aunque su aplicabilidad no están tan rigurosa como para darles el carácter exacto de leyes de ciencia pura.
Se trata más bien de criterios esenciales para la organización eficaz.
Principios de organización
Unidad de mando
Un subordinado sólo deberá recibir ordenes de un solo jefe, cuando no se respeta este principio se generan
fugas de responsabilidad, se da la confusión y se produce una serie de conflictos entre las personas.
Especialización
Consiste en agrupar las actividades de acuerdo a su naturaleza, de tal forma que se pueda crear la
especialización en la ejecución de las mismas.
Paridad de autoridad y responsabilidad
La autoridad se delega y la responsabilidad se comparte y por ello se debe mantener un equilibrio entre la
autoridad y la responsabilidad.
Equilibrio de Dirección–Control
Consiste en diseñar una estructura de tal forma que nos permita coordinar las acciones y al mismo tiempo
evaluar los resultados de la misma.
Definición de puestos
Se debe definir con claridad el contenido de los puestos en relación a los objetivos de los mismos.
Pasos básicos para organizar
1.
Dividir la carga de trabajo entera en tareas que puedan ser ejecutadas, en forma lógica y cómoda, por
personas o grupos. Esto se conoce como la división del trabajo.
2.
Combinar las tareas en forma lógica y eficiente, la agrupación de empleados y tareas se suele conocer
como la departa mentalización.
3.
Especificar quien depende de quien en la organización, esta vinculación de los departamentos produce
una jerarquía de la organización.
4.
establecer mecanismos para integrar las actividades de los departamentos en un todo congruente y
para vigilar la eficacia de dicha integración. Este proceso se conoce con el nombre de coordinación.
División del trabajo: se refiere a descomponer una tarea compleja en sus componentes, de tal manera que
las personas sean responsable de una serie limitada de actividades, en lugar de tareas en general.
Todas las tareas de la organización desde la producción hasta la administración se pueden subdividir. La
división del trabajo crea tareas simplificadas que se pueden aprender a realizar con relativa velocidad por
consiguiente comenta la especialización, pues cada persona se convierte en experta en cierto trabajo.
además como crea una serie de trabajo, las personas pueden elegir puestos, o puedan ser asignadas a
aquellas, que se ciñan a sus talentos e intereses.
Departamentalización: se refiere agrupar en departamentos aquellas actividades de trabajo que son
similares o tiene una relación lógica, para ello se labora un organigrama donde mediante cuadros se
representan los diferentes departamentos que integran la organización. Por ejemplo los profesores se
pueden agrupar en departamentos de química, departamento de ingles, etc. La Departamentalización es el
resultado de las decisiones que toman los gerentes en cuanto a las actividades laborales una vez que han
sido dividida las tareas se pueden relacionar en grupos “parecidos” como pueden suponer existen muchas
variedades de trabajos y departamentos en las organizaciones y los trabajos y departamentos de una
organización serán deferentes a las de otras.
Jerarquía: desde los primeros días de la industrialización los gerentes se preocupan por la cantidad de
personas y departamentos que podrían manejar con eficacia, este interrogante pertenece al tramo de
control administrativo (con frecuencia llamado tramo de control o tramo administrativo) cuando se a dividido
el trabajo, creados departamentos y elegido el tramo de control los gerentes pueden seleccionar una
cadena de mando; es decir, un plan que especifique quien depende de quien. Estas líneas de dependencia
son características fundamentales de cualquier organigrama para representar la jerarquía que es plan que
especifica quien controla a quien en una organización.
Coordinación: consiste en integrar las actividades de departamentos interdependientes a efecto de
perseguir las metas de organización con eficiencia, sin coordinación los miembros de la organización
perderían de vista sus papeles dentro de la misma y enfrentarían la tentación de perseguir los intereses de
los departamentos, a espesa de las metas de la organización. Un grado importante de organización con
toda posibilidad beneficiara un trabajo que no es rutinario ni pronosticable, un trabajo en el cual los factores
del ambiente están cambiando y existe mucha interdependencia.
Factores que influyen en la estructura organizacional
Existen factores internos y factores externos que influyen en la estructura organizacional.
Factores internos
1.
Enfoque conceptual adoptado - toma de decisiones centralizadas contra toma de decisiones
descentralizada, con mayor delegación de autoridad.
2.
Espacio de control (el número de empleados que reportan a un supervisor).
3.
Diversidad de productos y clase de operación.
4.
Tamaño de la organización.
5.
Características de los empleados (profesionistas, empleados de oficina, trabajadores)
Factores externos
1.
Tecnología (cómo se transfieren los insumos a las salidas de producción).
2.
Características del mercado (estabilidad, extensión, tipos de clientes).
3.
Dependencia del medio ambiente (competencia, restricciones legales, reglamentación,
proveedores y efectos del extranjero)
La estructura de organización es fundamental para la planificación y el control de utilidades porque tanto la
planificación como el control se relacionan directamente con la distribución de autoridad y responsabilidad
dentro de toda la empresa. La distribución se formaliza comúnmente en la estructura de la organización.
Dirección
Es la capacidad de influir en las personas para que contribuyan a las metas de la organización y del grupo.
Implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales. Las relaciones y el
tiempo son fundamentales para la tarea de dirección, de hecho la dirección llega al fondo de las relaciones
de los gerentes con cada una de las personas que trabajan con ellos. Los gerentes dirigen tratando de
convencer a los demás de que se les unan para lograr el futuro que surge de los pasos de la planificación y
la organización, los gerentes al establecer el ambiente adecuado, ayudan a sus empleados a hacer su
mejor esfuerzo. La dirección incluye motivación, enfoque de liderazgo, equipos y trabajo en equipo y
comunicación.
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