Motivación:
Es una característica de la Psicología humana que contribuye al grado de compromiso de la persona.
Incluye factores que ocasionan canalizan y sustentan la conducta humana de un sentido particular o
comprometido. Las metas de la organización son inalcanzable a menos que exista el compromiso
permanente de los miembro de la organización.
La motivación fue uno de los primeros conceptos a los que se enfrentaron gerentes y administradores. El
llamado modelo tradicional suele estar ligado a Taylor y la administración científica. los gerentes
determinaban cuales eren la forma mas eficiente de ejecutar tareas repetitivas y después motivaban a los
trabajadores mediante un incentivo salariales cuanto mas producían los trabajadores mas ganaban el
supuesto básico era que los gerentes entendían el trabajo mejor que los trabajadores quienes en esencia,
eran holgazanes y solo podían ser motivado mediante el dinero. La conclusión es que los gerentes pueden
motivar a los empleados reconociendo las necesidades sociales y haciendo que se sientan útiles e
importantes, de tal manera que se sientan parte de la organización.
Liderazgo:
En forma gerencial es el proceso de dirigir las actividades laborales de los miembro de un grupo y de influir
en ellas, el liderazgo involucra a otras personas, empleados o seguidores, si no hubiera a quien mandar las
cualidades del liderazgo del gerente serian irrelevantes; también involucra una desigualdad de poder entre
los lideres y los miembros del grupo la cual se usa de diferentes forma para influir en la conducta de los
seguidores de diferentes manera.
Comunicación:
La comunicación es el fluido vital de una organización, los errores de comunicación en mas de una
organización han ocasionado daños muy severos, por tanto la comunicación efectiva es muy importante
para los gerentes ya que ella representa la hebra común para las funciones administrativas. Los gerentes
preparan planes hablando con otras personas, para encontrar la mejor manera de distribuir la autoridad y
distribuir los trabajos. De igual manera las políticas motivacionales, el liderazgo, y los grupos y equipos se
activan en razón del intercambio regular de información las comunicaciones como cualquier actividad
intelectual se pueden perfeccionar enfrentando los retos que representan, las organizaciones pueden ser
un lugar ideal para aprender esta lección.
Equipos y Trabajo en equipo:
Un equipo se define como dos o mas personas que interactúan y se influyen entre si, con el propósito de
alcanzar un objetivo común. En las organizaciones, desde siempre, han existido dos tipos de equipos los
formales e informales. Los equipos formales son creados por los gerentes con el propósito de encargarles
tareas especificas, el tipo de grupo formal que prevalece es el equipo de mando, otro tipo de equipo formal
es el comité el cual por regla formal dura mucho tiempo y se encarga de problemas y decisiones que se
repiten.
Los equipos informales son de naturaleza social estos grupos son formaciones naturales que aparecen en
el ambiente de trabajo en respuesta a la necesidad de un contacto social. Estos equipos tienden a formarse
alrededor de amistades e intereses comunes.
Principios de dirección
Coordinación de intereses: El logro del fin común se hará más fácil cuanto mejor se logre coordinar los
intereses del grupo y aún los individuales de quienes participan en la búsqueda de aquel.
Impersonalidad del mando: La autoridad en una empresa debe ejercerse más como producto de una
necesidad de todo el organismo social que como resultado exclusivo de la voluntad del que manda.
Resolución de conflictos: Debe procurarse que los conflictos que aparezcan se resuelvan lo más pronto que
sea posible y de modo que, sin lesionar la disciplina produzcan el menor disgusto a las partes.
Aprovechamiento de conflictos: Debe procurarse aún aprovechar el conflicto para forzar el encuentro de
soluciones. Mary Parker Follet afirma que todo conflicto, como todo razonamiento en el mundo físico, es de
suyo un obstáculo a la coordinación, paro que así como la fricción puede ser aprovechada.
Vía jerárquica: Al transmitirse una orden deben seguirse los conductos previamente establecidos, y jamás
omitirlos sin razón ni en forma constante.
Control
Es la función administrativa que consiste en medir y corregir el desempeño individual y organizacional para
asegurar que los hechos se ajusten a los planes y objetivos de las empresas. Implica medir el desempeño
contra las metas y los planes, muestra donde existen desviaciones con los estándares y ayuda a
corregirlas. El control facilita el logro de los planes, aunque la planeación debe preceder del control. Los
planes no se logran por si solos, éstos orientan a los gerentes en el uso de los recursos para cumplir con
metas especificas, después se verifican las actividades para determinar si se ajustan a los planes.
Propósito y función del control
El propósito y la naturaleza del control es fundamentalmente garantizar que los planes tengan éxito al
detectar desviaciones de los mismos al ofrecer una base para adoptar acciones, a fin de corregir
desviaciones indeseadas reales o potenciales.
La función de control le proporciona al gerente medios adecuados para checar que los planes trazados se
implanten en forma correcta.
La función de control consta de cuatro pasos básicos:
Señalar niveles medios de cumplimiento; establecer niveles aceptables de producción de los
empleados, tales como cuotas mensuales de ventas para los vendedores.
Chequear el desempeño a intervalos regulares (cada hora, día, semana, mes, año.)
Determinar si existe alguna variación de los niveles medios.
Si existiera alguna variación, tomar medidas o una mayor instrucción, tales como una nueva
capacitación o una mayor instrucción. Si no existe ninguna variación, continuar con la actividad.
La esencia del control administrativo
El control es la cuarta, y última función en el proceso administrativo. Al igual que la planificación, el control
se ejerce continuamente. Por lo tanto, hay procesos de control que deben siempre estar funcionando en una
empresa.
El control se ejerce a través de la evaluación personal, los informes periódicos de desempeño (o de
resultados reales, como también se les denomina) e informes especiales. Bajo otro enfoque, se identifican
los tipos de control como sigue:
1. Control preliminar
(a través de la
alimentación adelantada)
2. Control coincidente
(generalmente a través de informes periódicos
de desempeño)
3. Control por retroalimentación
Se ejerce previamente a la acción para asegurar
que se preparen los recursos y el personal
necesarios y se tengan listos para iniciar las
actividades.
Vigilar (mediante la observación personal e
informes) las actividades corrientes para asegurar
que se cumplan las políticas y los procedimientos,
sobre la marcha.
Acción a posteriori (replanificación), concentrando la
atención sobre los resultados pasados para
controlar las actividades futuras.
Un proceso de control corriente, cuyo propósito sea ayudar a vigilar las actividades periódicas de un negocio
y de cada centro de responsabilidad, consta de las siguientes fases:
1.
Comparar el desempeño (resultados reales) con las metas y normas planificadas.
2.
Preparar un informe de desempeño que muestre los resultados reales, los resultados planificados y
cualquier diferencia entre ambos.
3.
Analizar las variaciones y las operaciones relacionadas para determinar las causas subyacentes de las
variaciones.
4.
Desarrollar cursos de acción opcionales para corregir cualesquier deficiencia y aprender de los éxitos.
5.
Hacer una selección (acción correctiva) del menú de alternativas y ponerla en práctica.
6.
Hacer el seguimiento necesario para evaluar la efectividad de la corrección; continuar con la
alimentación adelantada para efectos de replanificación.
El control eficaz exige la alimentación adelantada. En otras palabras, se supone que los objetivos, los
planes, las políticas y las normas se han desarrollado y comunicado a aquellos gerentes que tienen las
correspondientes responsabilidades de desempeño. Por lo tanto, el control debe necesariamente apoyarse
en el concepto de la retroalimentación, el cual exige mediciones del desempeño y dispara la acción
correctiva prevista para asegurar el logro de los objetivos. Cuando los planes se hacen operacionales, debe
ejercerse el control para medir el avance. En algunos casos, el control tiene también como resultado la
modificación de los planes y metas anteriores o la formulación de nuevos planes, cambios en la operación y
reasignación de la gente. Deben desarrollarse métodos de control para las características particulares de la
operación y la estructura de organización.
Un importante aspecto de control que a menudo se pasa por alto es su relación con el momento de la
acción. El control no puede ser a posteriori; por ejemplo, un desembolso ya efectuado o una ineficiencia ya
cometida no puede deshacerse. Por lo tanto, debe aplicarse un control eficaz en el momento de la acción o
cuando se asuma el compromiso. Este concepto sugiere que el gerente responsable de ciertas acciones
debe empeñarse en alguna forma de control previo (a priori); para hacer tal cosa, los objetivos, los planes,
las políticas y las normas deben haber sido comunicados al gerente y plenamente comprendidos por éste
con la anticipación necesaria.
La comparación de los resultados reales con las metas y normas planificadas constituye una medición de la
efectividad del control durante un período pasado especificado, el cual constituye la base para una eficaz
retroalimentación. Los hechos que se muestran en un informe de desempeño no pueden ya cambiarse; sin
embargo, la medición histórica puede conducir a un mejoramiento del control en el futuro. El concepto
importante aquí es que los objetivos, las políticas y las normas cumplen dos necesidades básicas en el
proceso global de control, a saber:
1.
La alimentación adelantada - que constituye una base para el control en el momento de la acción
2.
La retroalimentación - que representa una base para la medición de la eficacia del control
posteriormente a la acción. Además la retroalimentación sirve para la replanificación.
Control como un sistema de retroalimentacion
El control administrativo es esencialmente el mismo proceso básico que se encuentra en los sistemas
físicos, biológicos y sociales. Muchos sistemas se controlan a si mismos mediante la retroalimentación de
información, que muestra las desviaciones con respecto a los estándares y da origen a los cambios, en
otras palabras, los sistemas utilizan parte de su energiza para retroalimentar información se compara el
desempeño con un estándar e inicia la acción correctiva.
Por lo general el control administrativo se considera como un sistema de retroalimentación similar al que
opera en el termostato común en un hogar. Este aspecto se puede ver con claridad al observar el proceso
de retroalimentación en el control administrativo el la figura. Este sistema presenta el control en una forma
mas compleja y realista que si se considera solamente como un asunto de fijación de estándares, medición
del desempeño y corrección de desviaciones. Los administradores miden el desempeño real, comparan esta
medición con los estándares e identifican las desviaciones; pero después, para realizar las orrecciones
necesarias deben desarrollar un programa de acción correctiva y ponerlo en practica a fin de al desempeño
deseado.
Ventajas Del Proceso Administrativo
Se ofrece un marco de trabajo conceptual.Proporciona fundamentos para el estudio de la
administración promoviendo el entendimiento de lo que es la administración.
Son factibles de las contribuciones de otras escuelas administrativas ya que puede usarse lo mejor del
pensamiento contemporáneo administrativo.
Se obtiene flexibilidad, si bien es aplicable a una variedad de situaciones, se da al usuario el margen
necesario para adaptarlo a un conjunto particular de situaciones.
Se reconoce flexibilidad y arte de la administración y se fomenta la mejor manera de utilizarlo en una
forma práctica.
Se proporciona una genuina ayuda a los practicantes de la administración. El patrón del proceso hace
que el gerente analice y entienda el problema y lo lleve a determinar los objetivos y los medios para
alcanzarlos.
Los principios de la administración están derivados, refinados y aplicados y sirven como directrices
necesarias para una útil investigación administrativa.
Se estimula el desarrollo de una filosofía determinada de la administración, cada una de las fases de
sus aplicación requiere servirse de valores, convicciones del gerente y el entendimiento de los objetivos,
recursos en torno del cual opera.
Desempeño
deseado
Comparación
del desempeño
real contra
los estandares
Medición del
desempeño
real
Desempeño
real
Identificación
de las
desviaciones
Análisis de
las causas
de las
desviaciones
Programa
De acción
correctiva
Applicacion
De
correcciones
Circuito de retroalimentacion del control administrativa
5. Elementos de la administración
Eficiencia
Es la capacidad de reducir al mínimo la cantidad de recursos usados para alcanzar los objetivos o fines de
la organización, es decir, hacer correctamente las cosas. Es un concepto que se refiere a “ insumo-
productos”.
Se puede hacer aumento de la eficiencia cuando:
Logramos incrementar la cantidad de producto obtenidos manteniendo constante el volumen de
recursos empleados.
Mantenemos constante la cantidad de productos obtenidos disminuyendo la cantidad de recurso
empleado
Por ejemplo, un gerente eficiente es el que obtiene producto, o resultado, medido en relación a los insumo
(mano de obra, materiales y tiempo) usados para lograrlo. Los gerentes que pueden reducir al mínimo los
costos de los recursos que se necesitan para alcanzar las metas están actuando eficientemente.
Aun siendo una característica prioritaria la eficiencia en la administración y de los administradores, no es
una cualidad suficiente. La administración y los administradores no solo deben de buscar la eficiencia en
sus acciones, sino que, además tienen que alcanzar los objetivos propuesto, es decir, tienen que ser
eficaces.
Eficacia
Es la capacidad para determinar los objetivos apropiados, es decir, cuando se consiguen las metas que se
habían definido.
Estos dos conceptos están muy interrelacionado ( eficiencia y eficacia) ya que la eficacia de un modelo, de
un administrador, etc.., estará íntimamente unidad a la necesidad de ser o no eficiente. El ideal de este
desempeño debe centrarse en ser eficaces de la forma mas eficiente posible.
Nos preguntábamos si podríamos ser eficiente sin ser eficaces. La repuesta es afirmativa, se puede ser
eficiente sin ser eficaz. Se puede emplear bien los recursos sin conseguir los objetivos propuestos, y esto
sucede cuando se es eficiente con metas equivocadas.
Productividad
Es la relación resultado (producto) e insumo dentro de un periodo con la debida consideración de la
calidad, se puede expresar en la forma siguiente:
La formula señala que se puede mejorar la productividad :
1.- al acrecentar la producción (resultados) con los mismo insumo.
2.- al disminuir los insumos manteniendo la misma producción.
3.- al aumentar la producción y disminuir los insumo para cambiar la razón de un modo favorable.
Existen varias clase de insumo como lo son el trabajador, los materiales y el capital, sin embargo, sin duda
alguna la mayor oportunidad para aumentar la productividad se encuentra en el propio trabajo, en el
conocimiento y, en especial, en la administración.
La productividad implica eficacia y eficiencia en el desempeño individual y organizacional.
Coordinación de recursos
La organización, para lograr sus objetivos requiere de una serie de recursos, estos son elementos que,
administrados correctamente, le permitirán o le facilitarán alcanzar sus objetivos. Existen tres tipos de
recursos:
Recursos materiales. Aquí quedan comprendidos el dinero, las instalaciones físicas, la maquinaria, los
muebles, las materias primas, etc.
Recursos técnicos. Bajo este rubro se listan los sistemas, procedimientos, organigramas, instructivos, etc.
Recursos humanos. No solo el esfuerzo o la actividad humana quedan comprendidos en este grupo, sino
también otros factores que dan diversas modalidades a esa actividad: conocimientos, experiencias,
motivación, intereses vocacionales, aptitudes, actitudes, habilidades, potencialidades, salud, etc.
Los recursos humanos se han dejado al ultimo no por ser los menos importantes, sino porque, requieren de
una explicación más amplia. Los recursos humanos son mas importantes que los otros dos, pueden mejorar
y perfeccionar el empleo y diseño de los recursos materiales y técnicos, lo cual no sucede a la inversa.
Para administrar se requiere combinar, sistematizar y analizar estos tres tipos de recursos que interviene en
el logro de un fin común.
Grupo social
Este elemento es de gran importancia porque sin el no se pede dar la administración. La administración
siempre se da dentro de un grupo social , entendiéndose por grupo social, grupo de personas, empresas,
instituciones..., Que de alguna forma comparten los mismos objetivos.
Objetivo
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