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Gestión de Compras



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LA COMPRA
CONCEPTO y FUNCIONES
Toda empresa, por sencillo que sea su
funcionamiento, necesita adquirir ciertos recursos
para la realización de sus operaciones. La gestión de
compras es el conjunto de actividades a realizar en la
empresa para satisfacer esa necesidad del mejor
modo, es decir, al mínimo costo, con la calidad
adecuada y en el momento oportuno. 
En este conjunto de actividades se pueden enumerar
según las siguientes funciones:
detección de la necesidad
solicitud y análisis de alternativas de compra
negociación con los proveedores
colocación de órdenes de compra. (La orden
de compra es un documento o formulario que
inicia el procedimiento administrativo de
compras, al
adjudicar aun proveedor dicha
operación) 
seguimiento y activación de
órdenes de
compra. Se refiere al proceso por el cual, una
vez emitida la orden de compra, se sigue la
producción y entrega del producto o servicio
adquirido a fin de que cumpla con los
requisitos de calidad y tiempos
recepción de efectos comprados
almacenaje y registro 
entrega de los insumos para su utilización al
sector que originalmente los requirió. 
También existen actividades complementarias y
derivadas de la acción de " compras que forman parte
de las funciones de compras: 
estudio permanente del mercado de oferta, o
sea análisis de proveedores y productos
actuales y potenciales
formulación de pronósticos y presupuestos
de necesidades en función de los consumos
previstos
fijación de parámetros para optimizar las
decisiones de compras (lotes óptimos de
compras, puntos máximos y mínimos de
pedido)
mantenimiento de registros de existencia
(sistema de información de los niveles de
stock)
control de calidad de bienes comprados o
servicios adquiridos.
IMPORTANCIA DE LA FUNCIÓN DE COMPRAS
Cuando se pregunta acerca de cómo medir la
competitividad
en una empresa, la respuesta más
simple es la de medir su participación en el mercado.
Uno de los medios para mejorar continuamente la
competitividad de una empresa es la de producir a
bajos costos y con alta calidad. Esta afirmación
implica que el sistema de producción debe ser
abastecido de insumos que cumplan con las
condiciones de los productos/servicios de
los que
formarán parte (por ejemplo: para producir prendas
de vestir para fiestas, las telas a adquirir
deben
responder a requerimientos de delicadeza, buen
gusto, finura y calidad) en las condiciones lo más
ventajosas posibles. De ahí se desprende la
importancia de la función de compras. 
Se reconocen como condiciones ventajosas para la
compra: 
el precio de compra
el plazo de pago
el plazo de entrega
el servicio de posventa que realiza el
proveedor al comprador (reposición rápida
de piezas defectuosas, servicio técnico
garantizado, asesoramiento) 
la calidad obtenida en lo que se compra
la estabilidad de ese proveedor como tal (ya
que sirve de muy poco aprovisionar una
empresa con proveedores de los cuales no se
sabe si van a estar funcionando normalmente
en el momento de una próxima compra, o de
solicitarles servicio de posventa). 
  
Una de las responsabilidades de los que conducen
empresas es dirigir y coordinar el proceso de
adquisición de bienes y servicios necesarios para
cumplir con la producción y las ventas. La
planificación de este proceso se relaciona
directamente con las funciones de compras y de
stock. La idea se sustenta en que cada uno de los
materiales y/o servicios que se integran a la cadena de
producción tengan la calidad requerida y además
ingresen en el momento justo en que se necesitan, de
manera tal de reducir al mínimo posible los niveles de
inventario, es decir, de la existencia en depósito de
estos bienes. 
La gestión exitosa en las compras y en el manejo de
inventarios permite: 
Asegurar el normal flujo de insumos y
materiales para las áreas que los transforman
en los productos o servicios que la empresa
comercializa. 
La distribución y entrega de producto
terminado a los clientes, hacia el/los
mercado/s que fueron definidos como
objetivos por la dirección. 
La eficacia de la gestión de compras se medirá en
función de: 
El control de gastos y costos
que permita
ahorrar recursos financieros a la empresa (es
decir, que si una empresa se puede abastecer
en las cantidades que necesita a menor costo
y/o mejores condiciones de financiación,
podrá habilitar recursos monetarios para
cubrir otras necesidades de corto plazo )
El manejo de stocks mínimos que aseguren el
cumplimiento de las ventas esperadas para un
período y, por lo tanto, el normal
aprovisionamiento del mercado (si no va a
utilizar determinada cantidad de materiales
es  una pérdida económica y financiera tener
paralizado ese capital de trabajo, que podría
utilizarse para atender otras necesidades más
urgentes o importantes de la empresa). 
La habilidad para encontrar fuentes
alternativas de abastecimiento, tanto en
el
país como en el extranjero (por cuestiones de
precio, de existencias o de alianzas con
proveedores, etc.)
Su posibilidad de investigar y conocer
nuevos materiales disponibles en el mercado,
que puedan cumplir su función y a más bajo
precio que los que se puedan diseñar
internamente. También de las novedades que
se produzcan en cuanto a avances
tecnológicos, cambios de precios o nuevos
usos con respecto a dichos insumos (los
proveedores, muchas veces pueden
constituirse en una fuente de información
muy importante para poder estudiar el
mercado en cuanto a sus novedades). 
RELACIONES CON OTRAS ÁREAS DE LA EMPRESA
Como todas las áreas, Compras no es un
compartimiento estanco en la empresa, sino que se
relaciona intensamente con numerosos sectores
importantes para el negocio. 
En las empresas, el sector de Compras se relaciona
con: 
La Dirección General, a través de la fijación de
políticas generales, procedimientos y análisis de las
tendencias y cambios en el entorno; en lo que
involucra a las compras de la empresa. 
Producción, a través de información sobre plazos de
entrega, costo de materias primas, calidad disponible,
fuentes de aprovisionamiento, para el 
cumplimiento de los programas productivos del
sector. 
Finanzas, en la fijación de las políticas financieras
con las compras, requerimientos de fondos y
presupuesto del área- 
Recepción y almacenes, en la administración de la
logística de movimientos y coordinación de
necesidades de espacio, según la planificación de
entregas y embarques de mercaderías. 
Contabilidad, para el control de inventarios, costeo
de materiales y valorizaciones y provisiones de las
compras de bienes y/o servicios ingresados en un
período a la empresa. 
Cada empresa realiza un tipo particular de compras, ya que
tiene insumos específicos. Un teatro, por ejemplo, compra
servicios públicos, seguros, papelería comercial y de
boletería, además de elementos técnicos de vestuario,
iluminación, asientos, escenografía, etc.
  
Relaciones del sector de Compras con otras áreas de la empresa
EL ÁREA DE COMPRAS
El área de Compras tiene una importancia sustantiva
en las empresas. Esto sucede porque es el área que
articula las necesidades de producción de la empresa
al proveerla de los materiales que necesita para
cumplir su tarea y, fundamentalmente, porque es el
área en la que se genera el proceso de pagos, por lo
tanto tiene gran incidencia en la operatoria de la
empresa.
Históricamente no se le dio suficiente importancia a
la función de comprar; en cambio hoy en día hay una
tendencia a reconocerla como un área de la empresa
asociada
a todas las demás con una articulación
significativa.
La ubicación y el tamaño del departamento de
Compras están
condicionados
por distintos factores
como pocos o ningún sector de una empresa lo está.
Esto se debe a que es el área desde donde "sale" el
dinero de la empresa, para lo cual se debe garantizar
comprar la mejor calidad al menor costo posible.
ORGANIZACIÓN INTERNA: FACTORES QUE CONDICIONAN SU TIPO DE CONFIGURACIÓN
ESTRUCTURAL 
Existen varios factores que hacen que el
departamento de Compras se sitúe en un
determinado nivel jerárquico en
la estructura de la
empresa, así como también su relación de
dependencia en ella. Estos factores son: 
1.
La naturaleza del negocio al que se dedica
la empresa.
Si es una empresa industrial/productora, por lo
general el área de compras es un departamento que
depende de una gerencia de Producción (si el tamaño
fabril es grande y el proceso requiere de. múltiples y
voluminosas compras, estos sectores son
importantes, aunque no son autónomos). En ciertos
casos de empresas productoras, el área de Compras es
una gerencia que tiene el mismo nivel de
responsabilidad asignada a la gerencia de Producción
y también depende de la gerencia general. 
En empresas de
servicios o comerciales, Compras
suele estar situada en la gerencia de Administración y
su tamaño no es considerable. 
Producción
Recepción y
almacenes
Marketing
Contabilidad
Finanzas
Dirección
COMPRAS
Los expertos en
compras de
Siderar, una de las
grandes
siderúrgicas más
grande de la
Argentina, realizan
actualmente todas
las compras
exclusivamente
por Internet 
  
2.
El tipo de negocio al que se dedica la
empresa  
Otro de los factores que condiciona la conformación
del área de Compras es el tipo de negocio al cual se
dedica la empresa. Por ejemplo, si el negocio de la
empresa está directamente relacionado con la
compra, es probable que Compras sea una gerencia
de primer nivel con una estructura importante. 
Ejemplo de ello son los hipermercados (Coto,
Carrefour) o los frigoríficos, en los cuales el margen
de ganancia entre el precio de venta del proveedor y
el precio de venta del
hipermercado es bajo, por lo
que el negocio está sustantivamente definido en una
buena gestión de compras. Si se compra a buenos
precios, la diferencia económica es
mejor, pues el
precio de  venta debe ser bajo o, como dicen en sus
publicidades "le devolvemos la diferencia". Se
produce así un fenómeno de
especialización en las
compras.
En los hipermercados hay compradores
especializados en bazar, otros en productos de
alimentación, etcétera.
Un riesgo posible para esta área (y por extensión para
la empresa que representa) es que, en la carrera de la
competencia e intentando reducir costos, haga que los
proveedores salgan del mercado, es decir, que
desaparezcan. Si negocian precios de compra cada
vez más bajos, sus proveedores no podrán obtener el
margen de rentabilidad necesaria para poder
sobrevivir, crecer o generar utilidades. 
Esto es tan así que se han firmado convenios entre
proveedores y algunos de los principales
hipermercados, con cláusulas que prohíben vender
sus productos a los hipermercados a menos del precio
que le entrega el proveedor. 
3.
La especialización 
Un condicionante destacable en el tipo de
configuración del área de Compras es el nivel de
conocimientos técnicos necesarios para efectuar las 
compras, en función del negocio al que la empresa se
dedica. 
Si se deben comprar insumos, maquinarias u otros
materiales sofisticados que requieren de amplios
conocimientos técnicos (por ejemplo de ingeniería,
biología, comunicaciones, electrónica, química,
etcétera), la estructura del área estará conformada por
profesionales que se dedicarán no sólo a
la
negociación de precios y condiciones, sino al estudio
de las especificaciones de función y calidad de cada
producto o material. 
Incluso cuando el proceso de compras así lo requiere,
en ciertos casos hay un especialista por cada tipo de
insumo que se necesite comprar. También puede
suceder
que el área de Compras no cuente con
especialistas y en el momento de la especificación
técnica consulte a la persona del área que requiere la
compra. Puede suceder, por ejemplo, que sea
necesario consultar a un ingeniero industrial del área
de Producción sobre la especificación técnica de
algún insumo de producción o sobre las condiciones
de una maquinaria. 
Desde un punto de vista de su configuración
estructural, el área de Compras tiene un gerente o jefe
y un grupo de analistas que realizan diferentes tareas.
Como se dijo, esto es así cuando la dimensión o el
tipo de negocio que realiza la empresa lo justifican
técnica
y económicamente. Por lo general, las
PyMES
no tienen un área independiente por lo que
los responsables de Producción y/o Ventas son los
encargados de realizar las compras. 
INFORMACIÓN DEL SECTOR DE COMPRAS
Desde el punto de vista de los procedimientos
administrativos para la compra, en general ésta se
inicia a partir de
los requerimientos de los distintos
sectores de la empresa y, en algunos
casos, se
formaliza con un documento escrito. Éste es el
momento en el que el área de Compras inicia su
gestión. 
El responsable de esta gestión por el área de Compras
realiza compulsas de precios (la igualdad de insumo o
producto a
comprar en cuanto a calidad, tiempo de
entrega, etcétera) y selecciona al proveedor al cual se
decide comprar. Envía faxes,  e-mails o llama por
teléfono y recibe cotizaciones, por 
lo general, por escrito. 
Luego genera el formulario denominado "orden de
compra" para notificar al proveedor que se le ha
adjudicado la compra y además para notificar a las
otras áreas de la empresa que tienen que tomar
conocimiento. 
El proceso continúa con la recepción de lo adquirido
y de la factura para emitir el pago. 
Todas estas tareas pueden estar a cargo de distintas
personas dentro del departamento de Compras o
eventualmente fuera del área de Compras, como
puede ser el área de Recepción, que suele a su vez
depender de Producción. 
Política de compras
  
Se denomina política de compras
a
1os criterios
generados desde la dirección de una empresa con
respecto a las condiciones, plazos de pago, tipo de
proveedores, etcétera, que se aplican para realizar
todas las adquisiciones de esa compañía. 
"Comprar es una ciencia" y "comprar bien es vender
bien" son frases que bien pueden resumir la
definición de la función de compras. 
Hasta hace algunos años atrás, la gestión de compras
estaba a cargo de alguna persona cuyo principal
mérito era resultar confiable a los ojos de la dirección
de la empresa, que en muchos casos no le daba
importancia a sus posibles capacidades como
comprador. 
Poco a poco se produjo una evolución de la función
de compras dando lugar a
la profesionalización del
cargo y creándose una toma de conciencia en la que
cada peso ahorrado en compras pasó a tener efecto
directo sobre las utilidades de la empresa. 
Esta profesionalización devino en el establecimiento
de políticas de compras corporativas , para las cuales
la función de ventas comenzó a ser vista por la
dirección como una función estratégica y, por lo
tanto, merecedora de gran atención, planeamiento,
presupuesto y control.
En la actualidad, y para ayudar al establecimiento de
políticas de compras corporativas, la dirección
requiere del profesional de compras: 
tener excelente capacidad para negociar, a fin
de obtener las materias primas y materiales
con la más alta calidad y al menor precio
posible
contar con capacidad de liderar al personal a
su cargo, motivándolo a fin de que se
mantenga informado y
comprometido y
desarrolle su trabajo con honestidad 
mantenerse actualizado sobre el mercado de
manera que pueda tomar, decisiones que
aseguren la provisión de materiales
requeridos por su empresa
seleccionar adecuadamente los proveedores a
fin de lograr que certifiquen la calidad de los
productos que fabrican y/o proveen 
reducir la gestión administrativa de compras
a los menores niveles  posibles, de manera de
satisfacer las necesidades de los sectores
internos de la empresa en tiempo y forma.
Para ello será fundamental una adecuada
planificación de compras para un período de
tiempo determinado (anual - semestral - etc.),
apoyada en datos estadísticos de períodos
anteriores y proyectada de acuerdo con las
expectativas de crecimiento de la empresa
contar con conocimiento técnico sobre las
materias primas y materiales que compra. Es
inadmisible que se compre sin conocer
características
y especificaciones del
material que se está adquiriendo.
Es importante destacar el concepto del cliente
interno para el área de Compras de una empresa. Se
denomina así a la persona o área interna de la
empresa que recibe los resultados del trabajo de otra.
Para sus clientes internos, Compras representa el lazo
de unión con los productos y servicios. Por lo tanto,
un cliente insatisfecho en sus necesidades no podrá
cumplir adecuadamente con la prestación del servicio
a los clientes externos y, consecuentemente, la
empresa comenzará a perderlos. 
Este concepto implica que toda política de compras
debe contemplar no sólo los deseos de la dirección de
la empresa, sino que debe indagar las
opiniones y
necesidades de cada sector interno que, en mayor o
menor medida, consume materiales necesarios para el
cumplimiento de sus propios objetivos. 
Por esto no debe perderse de vista el concepto de
calidad en la prestación de servicios: sólo ofreciendo
el producto correcto en tiempo y forma, se asegurará
el éxito en el proceso de satisfacción al cliente
externo. 
Otro aspecto clave en la política de compras es
realizar la adecuada selección de proveedores, es
decir, establecer como objetivo la contratación de
proveedores que reúnan los requisitos de calidad
adecuados y cumplan con los plazos de entrega
originalmente previstos, 
No se trata de esperar a que el proveedor entregue su
producto para detectar si cumple o no con las
especificaciones requeridas, sino ir evaluando el
proceso de fabricación durante su ejecución y en el
propio domicilio del proveedor. Ya que el
compromiso de una empresa con sus clientes es tener
disponible el producto que éstos desean, debe
esperarse que los proveedores comprendan las
necesidades de la empresa, de forma tal de anticipar y
asegurar la entrega de los pedidos con calidad. 
Actualmente, debido a que el mercado es tan
competitivo, los clientes cuentan con muchas
opciones para elegir; por lo tanto, los productos que
se compran deben representar un verdadero
valor y
proveer alta satisfacción al cliente. Este concepto
debe estar reflejado en la política de compra de la
empresa. 
Planeamiento de compras
  
El sistema de compras es responsable por la
adquisición de todos los recursos que la empresa
necesite para desarrollar sus operaciones. La función
de compras es la vinculación entre la empresa y los
proveedores. 
El planeamiento de compras
es el conjunto
de
planes sistematizados y encaminados a dirigir las
compras dentro de la empresa. Dicho planeamiento
responde a las siguientes preguntas, que llevan a la
toma de decisiones y
a la ejecución de acciones de
compra. 
¿Qué comprar?
Calidad respecto de las necesidades
Sustitutos de los productos utilizados
Precios teniendo en cuenta calidad
A partir de las necesidades se determina la lista de bienes y servicios necesarios para la producción y para la
operación de toda la empresa, y se prevén sus especificaciones.
¿En qué cantidades comprar?
Según las necesidades
Según la cantidad económica
Según los descuentos y rebajas
A partir del análisis de las necesidades se evalúa la cantidad económica (es decir, el monto a que asciende en dinero
la operación) por comprar 
¿Cómo comprar?
Procedimiento de compra e importancia monetaria
Política de compra
Según la importancia del valor monetario de las compras se procede a: 
Investigación verbal
Investigación escrita
Convocatoria a ofertas por invitación 
Convocatoria pública de ofertas
¿Cuándo comprar?
Necesidades de los consumidores
Necesidades de producción
¿A quién comprar?
Elección de los proveedores
Interpretaciones comerciales
Comprar, fabricar o alquilar
Presupuesto de compras
Del análisis del presupuesto de producción, surgen
las necesidades de materiales a comprar, por lo que
debe efectuarse el presupuesto de compras. 
Luego de prever los saldos de los materiales
existentes en los almacenes, al comienzo de cada
período se calculan los requerimientos que serán
indispensables en cada mes del año, a fin de cubrir las
necesidades de fabricación (si la empresa es fabril) o
de prestación de servicios, y mantener las 
existencias en los niveles de stock de seguridad.
Además, para proyectar el futuro esquema de deudas
(denominadas pasivos) habrán de asignarse esas
partidas a los
principales proveedores
-independientemente que se decida comprar a otros-
pudiendo ser estos locales o extranjeros, con
diferentes plazos y formas de financiación, lo cual
conduce a volcarlo en el presupuesto financiero, que
deberá registrar las salidas de fondos
correspondientes. 
PROCESAMIENTO DE LAS TRANSACCIONES DE COMPRAS: ETAPAS
Un proceso habitual de compra se inicia con la
identificación de la necesidad de abastecimiento y
finaliza con el registro de los bienes y/o servicios
recibidos y adquiridos. 
Las etapas en este proceso son: 
1.
Detección de la necesidad de comprar y
requerimiento de bienes/servicios. 
2.
Selección de proveedores. 
3.
Seguimiento y recepción de los pedidos. 
4.
Almacenamiento y registro de las compras. 
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