-
la discusión no se debe centrar en una única idea o conjunto de ideas.
-
No se debe desembocar en una discusión general sobre la pregunta.
Claves:
-
Explicar a los participantes el contenido de la fase en cuestión.
-
Conducir el debate para evitar que a algunas ideas se les dedique demasiado tiempo.
4.Votación para la priorización de las ideas.
-
Los participantes deben expresar sus opiniones individuales.
-
Las opiniones individuales debe plasmarse matemáticamente.
-
El valor de la medida debe tomarse como la decisión del grupo.
Claves:
-
Pedir al grupo que seleccione un número concreto, que serán las más importantes.
-
Solicitar a los miembros del grupo que piensen como distribuir esos votos.
5.Discusión de la votación preliminar.
-
Examinar esquemas de votos incongruentes.
-
Dar la oportunidad de volver a discutir ideas que hayan recibido muchos o muy pocos votos.
Claves:
-
Explicar que el objetivo es clarificar algunas cuestiones necesarias.
-
Asegurarse de que la discusión sea breve.
6.Segunda votación y DEFINITIVA.
-
Determina los resultados de la reunión.
-
Hace que los participantes tengan la sensación de haber terminado el trabajo.
-
Proporciona un documento sobre la opinión del grupo.
9. VENTAJAS DE LA TGN
De tipo Creativo: Proliferación de ideas, mayor cantidad de su contenido, una presentación
sintética de las mismas.
De tipo Participativo: Todos participan, no se impone un líder, se evita el gregarismo, no se
permite la lucha por conseguir una buena imagen personal.
De tipo Operativo: se obtienen resultados concretos, se evitan tensiones en el grupo, se
mantiene el grupo centrado en la tarea, no se producen interrupciones.
10.INCONVENIENTES DE LA TGN.
Mas que inconvenientes son factores a tener en cuenta a la hora de llevarla a efecto:
no debe utilizarse indiscriminadamente.
Puede producr rechazos.
Exige contar con un Director capacitado.
Aceptación de sus resultados.
11. FACTORES DE ÉXITO DE UNA TGN.
Una situación que exija la aplicación de la TGN.
Un Director que utilice correctamente la técnica.
Una formulación adecuada de las preguntas.
Una selección acertada de los asistentes.
Una explicación correcta de los objetivos y desarrollo de la reunión.
Disponer de los medios materiales imprescindibles para su realización.
TEMA IX. EL INDIVIDUO EN LA ORGANIZACION.
1. COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA.
0.INTRODUCCIÓN
Antes de entrar en los tipos de comunicación de que trata el tema, deberemos hacer una breve introducción
sobre ciertos conceptos.
1.Concepto de comunicación.
La comunicación es hacer partícipe a otro de lo que uno tiene.
Es el proceso de transmisión y percepción de mensajes (informaciones) entre un emisor y un receptor, a
través de un canal determinado y con un código establecido.
La información no es comunicación. La diferencia está en el carácter dual de la comunicación, que no existe
en la información. Por lo tanto comunicar es hacer saber algo con carácter de correspondencia. La
información es algo impersonal. Es, en esencia, un dato: informar es dar noticia de algo, enterar. Comunicar
es pues, poner una información en común, compartir la información. Comunicación es contacto.
2.Proceso de comunicación
El emisor. Es quién transmite la información.
La codificación. Consiste en el cifrado de la idea convirtiéndola en código o conjunto de señales
o signos, que relacionados entre sí producen un significado. En la comunicación humana los
códigos más utilizados son los lenguajes verbales, la vista y el oído.
La transmisión. Es el canal por el que se transmite el mensaje.
La recepción. Es el destinatario de la información transmitida en el mensaje.
- DOS REGLAS DE ORO:
-- No es verdadero lo que dice el emisor, sino lo que entiende el receptor.
-- Cuando el receptor interpreta mal un mensaje, la culpa es siempre del emisor.
Descodificación. El receptor que ha escuchado bien inicia una actividad de decodificación o de
traducción de los signos a los significados.
Aceptación. Depende de la acomodación a lo que se está oyendo en un momento determinado.
Uso de la noticia. Se usará o no, en función de si es aceptado el mensaje o no.
La retroalimentación o “feed-back”. Proporciona un canal para la respuesta del receptor que
permite determinar al comunicador si se recibió el mensaje y si se produjo la respuesta
deseada.
3.Postulados base de la comunicación:
No se puede no comunicar.
Comunicamos consciente e inconscientemente.
Comunicamos a nivel verbal, no verbal y paraverbal (características de la voz).
El no verbal y el paraverbal, determinan el 80% aproximadamente en nuestro intercambio.
Captamos y damos mucha más información de lo que creemos.
Una gran parte de lo que comunicamos es inconsciente y no verbal.
La comunicación es un bucle de retroacción: cuanto más se observa y se escucha más
información se obtiene.
No conocemos a priori el modelo de mundo de otros. Es necesario observar y plantear
preguntas.
Tenemos la responsabilidad de hacernos comprender.
4.La asertividad.
La asertividad es la conducta por la que somos capaces de expresar directa y de una forma adecuada las
opiniones y/o sentimientos, sean positivos o negativos. La gama de conductas asertivas es muy amplia y va
desde expresar una opinión a rechazar una propuesta, de manifestar malestar o enfado a expresar afecto,
etc...
La persona asertiva se muestra como es, dice lo que piensa sin provocar en el otro una conducta de
rechazo, agresivas, de huida, negativa en general. Además tras manifestarse así no tiene ningún
sentimiento de lucha o agresión.
La persona asertiva resuelve sus problemas a través de su capacidad verbal, de comunicarse con los
demás, admitiendo las propuestas de los otros para encontrar soluciones.
Cada uno debe conocer sus derechos y aspiraciones, y sin tener que cambiar los ajenos, defender los
propios.
DERECHOS
A NO DAR RAZONES O EXCUSAS PARA JUSTIFICAR NUESTRO COMPORTAMIENTO.
A DILUCIDAR SI NOS INCUMBE LA RESPONSABILIDAD DE ENCONTRAR SOLUCIONES A
LOS PROBLEMAS DE LOS DEMÁS.
A SER INDEPENDIENTES DE LA BUENA VOLUNTAD DE LOS DEMÁS ANTES DE
ENFRENTARNOS A ELLOS.
A CAMBIAR DE PARECER, A COMETER ERRORES Y SER RESPONSABLE DE ELLOS.
A TOMAR DECISIONES AJENAS A LA LÓGICA.
A PODER DECIR NO SÉ, NO LO ENTIENDO, NO ME IMPORTA SER IMPERFECTO,
MIENTRAS NO SUPONGA UN DAÑO PARA ALGUIEN.
DERECHO PUES A JUZGAR NUESTRO PROPIO COMPORTAMIENTO, NUESTRO
PENSAMIENTO Y NUESTRAS ACCIONES Y TOMAR RESPONSABILIDAD DE SU
INICIACIÓN Y DE SUS CONSECUENCIAS.
Estos derechos se ejercitan de la forma más racional y lógica, de las personas desde su capacidad de
comunicarse.
La persona asertiva adopta una conducta madura y ante todo profesional, no permitiendo que su actuación
sea manipulada:
SE MUESTRA TAL COMO ES.
SE COMUNICA A TODOS LOS NIVELES, EMOCIONAL, VERBAL Y CORPORAL.
ES DIRECTO, CLARO, SINCERO, OPORTUNO Y TRANSPARENTE.
TIENE UNA ORIENTACIÓN ACTIVA HACIA LA VIDA.
ES DUEÑO DE SU TIEMPO, VIDA Y DESARROLLO.
DEFIENDE SUS DERECHOS RESPETANDO A LOS DEMÁS.
EJERCE PODER Y AUTORIDAD SIN ABUSO DE ELLOS.
ACEPTA A LAS PERSONAS PERO ELIGE A SUS AMIGOS.
DISTINGUE LO PROFESIONAL DE LO PERSONAL.
CONTROLA SU ANSIEDAD Y RESENTIMIENTO.
SABE QUE TIENE DERECHO AL RESPETO PERO NO AL AFECTO DE TODOS.
SE SABE RESPONSABLE DE SÍ MISMO PERO NO DE LOS OTROS.
1. COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA
COMUNICACIÓN INTERNA
El diseño de una organización debe procurar la comunicación en cuatro direcciones: hacia abajo, hacia
arriba, horizontal y diagonal. Estas cuatro direcciones establecen el marco dentro del cual se lleva a cabo la
comunicación en una organización y el estudio de cada una de ellas permite al gerente apreciar mejor las
barreras para la comunicación eficaz en la organización y los medios para superarla.
Comunicación escrita.
La comunicación escrita, contra la opinión de muchos, no ha desaparecido con la eclosión de las
telecomunicaciones, sino que más bien se ha asentdado y tiene aún mucho tiempo de vida.
Antes de nada debe aclararse que en las organizaciones actuales la comunicación escrita con soporte papel
debe de coexistir con la telecomunicación, también escrita claro está.
La información escrita, compuesta por informes, normas, cartas, reglas tiene fundamentalmente a su favor
la permanencia, algo de lo que carecen las comunicaciones verbales que son volátiles.
En su contra tiene que es muy lenta, que se necesita más tiempo para su elaboración y transmisión. Es
fundamental el dotar a todo el sistema de comunicaciones escritas de un orden, control y estilo en común,
que adecúe esto a los valores culturales de las organizaciones.
Por ello es muy importante un período de formación y unas normas de control para todos aquellos que
producen información escrita.
La información escrita debe de ser el sistema empleado por las empresas para el establecimiento de sus
órganos de comunicación interna.
Comunicación oral.
La comunicación oral es mucho más volátil que la escrita, como se ha dicho anteriormente, por lo que es
mucho más delicada y difícil de transmitir está sujeta a una distorsión importante en cada eslabón.
La comunicación oral debe prepararse especialmente cuando se transmita cómo debe de hacerse, es decir,
a través de grupos. Hay que preparar un guión claro y corto, en el que se aclarará bien que vamos a
comunicar y qué es lo que no queremos comunicar.
Las reuniones de comunicación, como sistema más eficaz de comunicación oral, deben de preparse en
base a:
-
una exposición previa de los asuntos a informar.
-
Un tiempo limitado y corto para transmitir la información de acuerdo con el guión.
-
Un tiempo de diálogo, que servirá como retroalimentador de la comunicación
Las sesiones informativas, que son el principal medio de comunicación oral dentro de la organización,
deben de realizarse siempre dentro de la jornada de trabajo y si es posible al finalizar la misma para poder
así dedicar a los temas marginales todo el tiempo que se requiera.
Comunicación descendente.
La comunicación hacia abajo fluye de los individuos de los niveles más altos de la jerarquía a los que se
encuentran en niveles inferiores. Las comunicaciones hacia abajo más frecuentes son las instrucciones de
trabajo, los memorándums oficiales, las declaraciones de la política, los manuales de procedimientos y las
publicaciones de la compañía. Investigadores encontraron que también forman parte de ellas las
descripciones del trabajo, los procedimientos y las prácticas de la organización, las retroalimentaciones
sobre el rendimiento de los empleados y la inculcación de las metas de la misma organización.
Comunicación ascendente.
Una organización de alto rendimiento necesita una comunicación eficaz hacia arriba de la misma manera
que necesita la comunicación eficaz hacia abajo. En grandes organizaciones resulta difícil, pero es
necesaria para una sólida toma de decisiones. Los medios de comunicación hacia arriba más ampliamente
utilizados incluyen los buzones de sugerencias, las reuniones de grupo, los informes a los supervisores y los
procedimientos para solicitudes y quejas; en ausencia de estos flujos, los empleados encuentran formas
para adaptarse a los canales de comunicación hacia arriba inadecuados o inexistentes.
Comunicación horizontal.
El flujo horizontal de la comunicación con frecuencia se pasa por alto en el diseño de la mayoría de las
organizaciones y aunque los flujos de la comunicación vertical (descendente y ascendente) son los más
importantes en el diseño de las organizaciones, éstas también necesitan los flujos horizontales.
De acuerdo con un estudio, más del 60% de los empleados de diferentes organizaciones consideran que la
comunicación lateral no es eficaz, lo cual frecuentemente da como resultado una falta de comprensión de
otras áreas y funciones y, como consecuencia, se dificultan la toma de decisiones, la planificación y la
coordinación.
Comunicación diagonal.
Aunque la comunicación diagonal es probablemente el canal de comunicación menos utilizado en las
organizaciones, es importante en situaciones en las que los integrantes no se pueden comunicar con
eficacia a través de otros canales. En algunos casos produce una reducción del tiempo y del esfuerzo
invertidos por la organización.
Portal para Investigadores y Profesionales
Facebook 
Del.icio.us 
Mister Wong