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Inventarios - Fundamentos de Inventarios



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INVENTARIOS
Fundamentos de Inventarios
Investigación realizada y enviada por:
RAMÍREZ, JOSÉ
INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA “READIC”
MARACAIBO, ESTADO ZULIA, ENERO DE 2007
Desde tiempos inmemorables, los egipcios y demás pueblos de la antigüedad,
acostumbraban almacenar grandes cantidades de alimentos para ser utilizados en los
tiempos de sequía o de calamidades. Es así como surge o nace el problema de los
inventarios, como una forma de hacer frente a los periodos de escasez. Que le aseguraran la
subsistencia de la vida y el desarrollo de sus actividades normales. Esta forma de
almacenamiento de todos los bienes y alimentos necesarios para sobrevivir motivó la
existencia de los inventarios. 
Como es de saber; la base de toda empresa comercial es la compra y ventas de bienes y
servicios; de aquí viene la importancia del manejo de inventario por parte de la misma. Este
manejo contable permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como
también conocer al final del periodo contable un estado confiable de la situación económica
de la empresa.
El inventario tiene como propósito fundamental proveer a la empresa de materiales
necesarios, para su continuo y regular desenvolvimiento, es decir, el inventario tiene un papel
vital para funcionamiento acorde y coherente dentro del proceso de producción y de esta
forma afrontar la demanda.
Algunas personas que tengan relación principal con los costos y las finanzas responderán
que el inventario es dinero, un activo o efectivo en forma de material. Los inventarios tienen
un valor, particularmente en compañías dedicadas a las compras o a las ventas y su valor
siempre se muestra por el lado de los activos en el Balance General.
Los inventarios desde le punto de vista financiero mientras menos cantidades mejor (la
conclusión correcta por rezones equivocadas y una forma extraña de tratar un verdadero
activo). Los que ven los inventarios como materiales de producción tiene una miopía similar.
Por lo general creen que mientras mas mejor.
1.- INVENTARIO
El inventario es el conjunto de mercancías o artículos que tiene la empresa para comerciar
con aquellos, permitiendo la compra y venta o la fabricación primero antes de venderlos, en
un periodo económico determinados. Deben aparecer en el grupo de activos circulantes.
Es uno de los activos más grandes existentes en una empresa. El inventario aparece tanto
en el balance general como en el estado de resultados. En el balance General, el inventario a
menudo es el activo corriente mas grande. En el estado de resultado, el inventario final se
resta del costo de mercancías disponibles para la venta y así poder determinar el costo de
las mercancías vendidas durante un periodo determinado.
Los Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del
negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior
comercialización. Los inventarios comprenden, además de las materias primas, productos en
proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y
accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o en la
prestación de servicios; empaques y envases y los inventarios en tránsito.
La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas de
contabilidad de mercancías, porque la venta del inventario es el corazón del negocio. El
inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances generales, y los gastos por
inventarios, llamados costo de mercancías vendidas, son usualmente el gasto mayor en el
estado de resultados.
Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser esta su principal
función y la que dará origen a todas las restantes operaciones, necesitaran de una constante
información resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una
serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles
Para una empresa mercantil el inventario consta de todos los bienes propios y disponibles
para la venta en el curso regular del comercio; es decir la mercancía vendida se convertirá en
efectivo dentro de un determinado periodo de tiempo. El termino inventario encierra los
bienes en espera de su venta (las mercancías de una empresa comercial, y los productos
terminados de un fabricante), los artículos en proceso de producción y los artículos que serán
consumidos directa o indirectamente en la producción. Esta definición de los inventarios
excluye los activos a largo plazo sujetos a depreciación, o los artículos que al usarse serán
así clasificados. 
OBJETIVOS
Proveer o distribuir adecuadamente los materiales necesarios a la empresa. Colocándolos
a disposición en el momento indicado, para así evitar aumentos de costos perdidas de los
mismos. Permitiendo satisfacer correctamente las necesidades reales de la empresa, a las
cuales debe permanecer constantemente adaptado. Por lo tanto la gestión de inventarios
debe ser atentamente controlada y vigilada. 
ADMINSTRACION DE INVENTARIOS
Es la eficiencia en el manejo adecuado del registro, de la rotación y evaluación del
inventario de acuerdo a como se clasifique y que tipo reinventario tenga la empresa, ya que a
través de todo esto determinaremos los resultados (utilidades o pérdidas) de una manera
razonable, pudiendo establecer la situación financiera de la empresa y las medidas
necesarias para mejorar o mantener dicha situación.
FINALIDAD DE LA ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS 
La administración de inventario implica la determinación de la cantidad de inventario que
deberá mantenerse, la fecha en que deberán colocarse los pedidos y las cantidades de
unidades a ordenar. Existen dos factores importantes que se toman en cuenta para conocer
lo que implica la administración de inventario:
MINIMIZACIÓN DE LA INVERSIÓN EN INVENTARIOS 
El inventario mínimo es cero, a empresa podrá no tener ninguno y producir sobre pedido,
esto no resulta posible para la gran mayoría de las empresa, puesto que debe satisfacer de
inmediato las demandas de los clientes o en caso contrario el pedido pasara a los
competidores que puedan hacerlo, y deben contar con inventarios para asegurar los
programas d producción. La empresa procura minimizar el inventario porque su
mantenimiento es costoso. Ejemplo: al tener un millón invertido en inventario implica que se
ha tenido que obtener ese capital a su costo actual así como pagar los sueldos de los
empleados y las cuentas de los proveedores. Si el costo fue del 10% al costo de
financiamiento del inventario será de 100.000 al año y la empresa tendrá que soportar los
costos inherentes al almacenamiento del inventario.
AFRONTANDO LA DEMANDA 
Si la finalidad de la administración de inventario fuera solo minimizar las ventas
satisfaciendo instantáneamente la demanda, la empresa almacenaría cantidades
excesivamente grandes del producto y así no incluiría en los costos asociados con una alta
satisfacción ni la perdida de un cliente etc. Sin embargo resulta extremadamente costoso
tener inventarios estáticos paralizando un capital que se podría emplear con provecho. La
empresa debe determinar el nivel apropiado de inventarios en términos de la opción entre los
beneficios que se esperan no incurriendo en faltantes y el costo de mantenimiento del
inventario que se requiere.
IMPORTANCIA 
La administración de inventario, en general, se centra en cuatro aspectos básicos:
1.
Cuantas unidades deberían ordenarse o producirse en un momento dado. 
2.
En que momento deberían ordenarse o producirse el inventario. 
3.
Que artículos del inventario merecen una atención especial. 
4.
Puede uno protegerse contra los cambios en los costos de los artículos del inventario. 
El inventario permite ganar tiempo ya que ni la producción ni la entrega pueden ser
instantánea, se debe contar con existencia del producto a las cuales se puede recurrir
rápidamente para que la venta real no tenga que esperar hasta que termine el cargo proceso
de producción.
Este permite hacer frente a la competencia, si la empresa no satisface la demanda del
cliente sé ira con la competencia, esto hace que la empresa no solo almacene inventario
suficiente para satisfacer la demanda que se espera, si no una cantidad adicional para
satisfacer la demanda inesperada.
El inventario permite reducir los costos a que da lugar a la falta de continuidad en le
proceso de producción. Además de ser una protección contra los aumentos de precios y
contra la escasez de materia prima.
Si la empresa provee un significativo aumento de precio en las materias primas básicas,
tendrá que pensar en almacenar una cantidad suficiente al precio mas bajo que predomine
en le mercado, esto tiene como consecuencia una continuación normal de las operaciones y
una buena destreza de inventario.
La administración de inventario es primordial dentro de un proceso de producción ya que
existen diversos procedimientos que nos va a garantizar como empresa, lograr la satisfacción
para llegar a obtener un nivel óptimo de producción. Dicha política consiste en el conjunto de
reglas y procedimientos que aseguran la continuidad de la producción de una empresa,
permitiendo una seguridad razonable en cuanto a la escasez de materia prima e impidiendo
el acceso de inventario, con el objeto de mejorar la tasa de rendimiento. Su éxito va estar
enmarcado dentro de la política de la administración de inventario:
1.
Establecer relaciones exactas entre las necesidades probables y los abastecimientos de
los diferentes productos. 
2.
Definir categorías para los inventarios y clasificar cada mercancía en la categoría
adecuada. 
3.
Mantener los costos de abastecimiento al más bajo nivel posible. 
4.
Mantener un nivel adecuado de inventario. 
5.
Satisfacer rápidamente la demanda. 
6.
Recurrir a la informática. 
Algunas empresas consideran que no deberían mantener ningún tipo de inventario porque
mientras los productos se encuentran en almacenamiento no generan rendimiento y deben
ser financiados. Sin embargo es necesario mantener algún tipo de inventario porque:
1.
La demanda no se puede pronosticar con certeza. 
2.
Se requiere de un cierto tiempo para convertir un producto de tal manera que se pueda
vender. 
Además de que los inventarios excesivos son costosos también son los inventarios
insuficientes, por que los clientes podrían dirigirse a los competidores si los productos no
están disponibles cuando los demandan y de esta manera se pierde el negocio. La
administración de inventario requiere de una coordinación entre los departamentos de
ventas, compras, producción y finanzas; una falta de coordinación nos podría llevar al
fracaso financiero.
En conclusión la meta de la administración de inventario es proporcionar los inventarios
necesarios para sostener las operaciones en le más bajo costo posible. En tal sentido el
primer paso que debe seguirse para determinar el nivel optimo de inventario son, los costos
que intervienen en su compra y su mantenimiento, y que posteriormente, en que punto se
podrían minimizar estos costos.
CARACTERÍSTICAS Y ANÁLISIS DEL INVENTARIO
Es necesario realizar un análisis de las partidas que componen el inventario. Debemos
identificar cuales son las etapas que se presentaran en le proceso de producción, las
comunes o las que se presenta en su mayoría son:
Materia Prima 
Productos en proceso 
Productos terminados 
Suministros, repuestos 
En caso de materia prima, esta es importada o nacional, si es local existen problemas de
abastecimiento, si es importada el tiempo de aprovisionamiento. 
La obsolencia de los inventarios, tanto por nueva tecnología como por desgaste tiempo de
rotación, tienen seguro contra incontinencias, deberá realizarse la inspección visual de dicha
mercadería. Se debe saber la forma de contabilización de los inventarios. Correcta
valorización de la moneda empleada para su contabilización.
Se debe conocer la política de administración de los inventarios: con quienes se
abastecen, que tan seguro es, preocupación por tener bajos precios y mejor calidad; cuantos
meses de ventas mantienen en materia prima, productos en procesos y productos
terminados; cual es la rotación de los inventarios fijada o determinada. Áreas involucradas en
la administración ya sea el Gerente de Producción, Gerente de Marketing, Gerente de Ventas
o Finanzas, etc. Como se realiza el control de los inventarios en forma manual o
computarizada. Tecnología empleada.
Naturaleza y liquidez de los inventarios, características y naturaleza del producto,
características del mercado, canales de distribución, analizar la evolución y la tendencia. 
TÉCNICAS DE ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS
Los métodos comúnmente empleados en le manejo de inventarios son:
El sistema ABC. 
El modelo básico de cantidad económico de pedido CEP. 
EL SISTEMA ABC
Una empresa que emplea esté sistema debe dividir su inventario en tres grupos: A, B, C.
en los productos "A" se ha concentrado la máxima inversión. El grupo "B" esta formado por
los artículos que siguen a los "A" en cuanto a la magnitud de la inversión. Al grupo"C" lo
componen en su mayoría, una gran cantidad de productos que solo requieren de una
pequeña inversión. La división de su inventario en productos A, B y C permite a una empresa
determinar el nivel y tipos de procedimientos de control de inventario necesarios. El control
de los productos "A" debe ser el más cuidadoso dada la magnitud de la inversión
comprendida, en tanto los productos "B" y"C" estarían sujetos a procedimientos de control
menos estrictos.
ADMINISTRACION DEL INVENTARIO
Los inventarios más comunes son los de: materias primas, productos en proceso y
productos terminados. La administración de los inventarios depende del tipo o naturaleza de
la empresa, no es lo mismo el manejo en una empresa de servicios que en una empresa
manufacturera.
También depende del tipo de proceso que se use: producción continua, órdenes
específicas y montajes o ensambles. En procesos de producción continua las materias
primas se adquieren con anticipación y el producto terminado permanece poco tiempo en el
inventario.
En procesos de órdenes específicas la materia prima se adquiere después de recibir el
pedido o la orden y el producto terminada prácticamente se entrega inmediatamente después
de terminado. En método de producción por proceso de montaje requiere, en general, más
inventarios de productos en proceso que los sistemas continuos pero menos que los
procesos por órdenes.
Si embargo la administración del inventario, en general, se centra en 4 aspectos básicos: 
1) ¿Cuantas unidades deberían ordenarse (o producirse) en un momento dado?
2) ¿En que momento debería ordenarse (o producirse) el inventario?, 
3) ¿Que artículos del inventario merecen una atención especial?, 
4) ¿Puede uno protegerse contra los cambios en los costos de los artículos de los
inventarios?
II.- COSTOS DEL INVENTARIO
La meta de la administración de inventarios consiste en proporcionar los inventarios que
se requieren para mantener las operaciones al más bajo costo posible.
COSTOS TOTALES DEL INVENTARIO:
A.- COSTOS DE MANTENIMIENTO
Comprende los costos de almacenamiento, de capital y de depreciación (mermas y
desusos).
Para determinarlo se debe calcular primero el costo porcentual por año por el
mantenimiento 
Para su cálculo debemos tomar en cuenta lo siguiente:
Inventario promedio = A = unidades por orden / 2 = (S/N)/2
S = unidades que se van a comprar todo el año
N = el número de compras que se hacen
P = precio de compra 
C = costo porcentual por año por el mantenimiento del inventario.
Para calcular C se toman todos los costos como son: costos de financiamiento (costo de
capital inversión promedio en el inventario), almacenamientos, seguros, mermas. Estos se
suman y se dividen entre la inversión promedio del inventario 
( A*P )
Ya calculando C, para determinar el costo total de mantenimiento sería:
CTM = costo total de mantenimiento = C*P*A
B.- COSTOS DE ORDENAMIENTO
Estos son los costos de colocar una orden y de recibirla ( normalmente son costos fijos
independientemente del tamaño de la orden ).
Costo total de ordenar = CTO = F*N
F = costo fijo por orden
N = número de órdenes colocadas en el año.
N Puede ser calculada. N = S / 2ª
Entonces, también se puede expresar el costo total de ordenar de la siguiente manera:
Costo total de ordenar = CTO = F * ( S / 2A )
C.- COSTOS TOTALES DEL INVENTARIO
CTI = CTM + CTO
= ( C * P * A ) + F ( S / 2A ) y si A = Q / 2 entonces
CTI = C * P * ( Q / 2 ) + F * ( S / Q ) 
III.- EL MODELO DE LA CANTIDAD ECONOMICA DE LA ORDEN
a.- La cantidad económica de la orden es la cantidad de inventario óptimo, o de costo
mínimo, que debería ordenarse 
EOQ = 2FS / CP
EOQ = cantidad económica de la orden, o cantidad óptima que deberá 
ordenarse 
F = costo fijo de colocar y recibir una orden
S = ventas anuales en unidades
C = costos anuales de mantenimiento expresados como un porcentaje del 
valor promedio del inventario
P = precio de compra de los productos, es el precio al que compra la 
Empresa
B.- PUNTO DE REORDEN
El punto de reorden es el nivel de inventario que determina el momento en que se debe
colocar una orden
Punto de reorden = plazo de tiempo en semanas X consumo semanal
C.- MERCANCÍAS EN TRÁNSITO
Son los productos que se han pedido pero que aun no llegan y entran al inventario
Punto de reorden = plazo de tiempo X consumo semanal - mercancía en 
tránsito
D.- INVENTARIOS DE SEGURIDAD
Es el inventario adicional que se mantiene para protegerse contra los cambios en las
ventas esperadas o demoras en la producción o en el abasto de los productos.
El mantener este inventario incrementa el inventario promedio que se tiene durante el año
y como consecuencia de esto también se aumenta el costo anual de mantenimiento del
inventario
E.- DESCUENTOS POR CANTIDAD
Cuando se ofrece un descuento por incrementar el número de piezas compradas se deben
tomar en cuenta dos aspectos: 1.- el costo de mantenimiento del inventario aumentará
porque la inversión en el inventario se aumenta, 2.- se tiene un ahorro en los productos
comprados al disminuir su precio: entonces se deben comparar los resultados de estos dos
aspectos para determinar si es conveniente aceptar el descuento y comprar mas cantidad
MODELO BÁSICO DE CANTIDAD ECONÓMICA DE PEDIDOS
Uno de los instrumentos mas elaborados para determinar la cantidad de pedido optimo de
una articulo de inventario es le modelo básico de cantidad económica de pedido CEP. Este
modelo puede utilizarse para controlar los artículos "A" de las empresas, pues toma en
consideración diversos costos operacionales y financieros, determina la cantidad de pedido
que minimiza los costos de inventario total. El estudio de este modelo abarca: 1) los costos
básicos, 2) Un método grafico, 3) un método analítico.
COSTOS BÁSICOS:
Excluyendo el costo real de la mercancía, los costos que origina el inventario pueden
dividirse en tres grandes grupos: costos de pedido, costos de mantenimiento de inventario y
costo total. Cada uno de ellos cuenta con algunos elementos y características claves.
COSTOS DE PEDIDOS:
Incluye los gastos administrativos fijos para formular y recibir un pedido, esto es, el costo
de elaborar una orden de compra, de efectuar los limites resultantes y de recibir y cortejar un
pedido contra su factura. Los costos de pedidos se formulan normalmente en términos de
unidades monetarias por pedido. 
COSTOS DE MANTENIMIENTO DE INVENTARIO:
Estos son los costos variables por unidad resultantes de mantener un artículo de
inventario durante un periodo específico. 
En estos costos se formulan en términos de unidades monetarias por unidad y por
periodo. Los costos de este tipo presentan elementos como los costos de almacenaje, costos
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