Así pues, resulta indispensable establecer los puntos que deberán contener los
siguientes documentos.
Este manual comprende en forma ordenada, secuencial y detallada los procedimientos
que se ejecutan en una unidad administrativa, los órganos que intervienen y los
formatos que se deben utilizar para la realización de las funciones que se le han
asignado.
El manual está integrado por los procedimientos que se dan en el ámbito de acción de
la unidad de referencia o en los que participe por la naturaleza de su competencia.
11.7.1 El manual de procedimientos deberá contener:
Carátula. Es la cubierta exterior del documento donde se identifica el contenido, el
logotipo, el nombre del manual y la organización responsable.
Portada. Ésta continúa después de la carátula, lleva el nombre del manual, de la
organización responsable de su aplicación y el lugar y la fecha de edición.
Índice general. Es la presentación resumida y ordenada de los elementos constitutivos
del documento.
Presentación. Es la explicación clara y concisa de los objetivos del manual y la
exposición de la estructura del documento; incluye un mensaje y la autorización del
titular.
11.7.2 Cada uno de los procedimientos del manual contendrá:
Objetivos de procedimiento. Se planteará el propósito que se pretende lograr con la
ejecución del procedimiento.
Base jurídica. Enumeración de los ordenamientos o normas jurídico –administrativas
que rigen la operación de la unidad, específicamente capitulo, artículo y fracción que
fundamentan el procedimiento.
Órganos que intervienen. Enumeración de las unidades, sub-unidades o puestos que
intervienen en el procedimiento de que se trate.
Políticas y normas de operación. Exposición de criterios y normas que orienten la
realización de las actividades sin tener que consultar los niveles jerárquicos superiores.
11.7.3 Descripción de las operaciones:
Presentación secuencial de los pasos que se deben realizar dentro de un
procedimiento, al precisar los puestos o unidades responsables de su ejecución.
Diagrama de flujo. Representación del flujo de operaciones para mostrar las unidades
que participan, las operaciones que realizan y la secuencia de las mismas, mediante el
uso de la simbología definida en la sección "Metodología para la integración y
aplicación del diagnóstico en los procedimientos"
Formas e instrucciones. Deberá presentarse un ejemplar de cada uno de los formularios
que se utilicen en las distintas operaciones del procedimiento. Se anexaran, además,
las instrucciones con las indicaciones especificas a las que debe sujetarse el llenado de
los formatos.
Glosarios. Como parte final, se incluirá un compendio alfabético que contenga los
conceptos referidos a acciones o mecanismos administrativos que se contemplan en el
cuerpo del manual.
Por último, es conveniente, incluir la información referente a la duración aproximada y a
la frecuencia del procedimiento, así como los mecanismos que se utilizan para la
revisión y actualización del manual.
Es necesario señalar que cuando un documento incluya un solo procedimiento deberá
contener instrucciones, representación gráfica y descripción narrativa del conjunto de
instrucciones específicas para realizar una gama de operaciones.
Al igual que en el manual de procedimientos, también se deberán especificar objetivos,
políticas de operación, ámbito de aplicación, descripción de operaciones y diagramas.
También se deberá verificar si existen procedimientos de enlace con el nivel central, ya
que es importante analizar cómo se enlazan los procedimientos desconcentrados con
los centrales, pues en este punto es donde pueden existir mayor número de anomalías
que obviamente se van a convertir en fallas de control, de coordinación, de fluidez y
agilidad del procedimiento.
Además, se deberá analizar el flujo del procedimiento en las unidades administrativas
centrales para que las actividades se realicen con la eficacia y eficiencia que exige
proceso de desconcentración.
Este análisis abarcará todo el proceso hasta la consecución del producto final.
En este tipo de procedimiento es importante verificar los tiempos de ejecución desde el
inicio hasta el fin, con el objeto de captar los puntos y las unidades en donde se
presentan con mayor incidencia las demoras o problemas que obstaculizan el proceso
en su conjunto.
Por otra parte, resulta importante analizar los volúmenes de trabajo y la frecuencia con
que se realizan los procedimientos para determinar la importancia de los mismos y
sugerir medidas que hagan eficiente su operatividad.
Finalmente, se deberá verificar que el procedimiento se ajuste a las guías de
desconcentración establecidas y que respete normas emitidas por el nivel central, así
como que se encuentren instrumentados los controles internos necesarios de acuerdo
con la materia específica de que se trata.
Los procedimientos específicos se realizan en una sola unidad administrativa; su
análisis debe contemplar los siguientes aspectos:
Análisis del objetivo de la unidad en relación con el del procedimiento.
Se analizará la congruencia entre ambos para verificar si el procedimiento coadyuva a
la consecución del objetivo de unidad y si existe conveniencia entre ambos.
1.- Se deberá relacionar el procedimiento con la o las atribución y funciones a la que
sirve como instrumento de ejecución.
2.- Si el análisis se refiere a un manual de procedimientos, éstos interrelacionarán con
las funciones y atribuciones asignadas a la unidad administrativa para verificar silos
procedimientos que se realizan se encuentran interrelacionados con la totalidad de las
funciones y/o atribuciones.
También se debe comprobar si existen algunas funciones cuya ejecución aún no se ha
instrumentado o bien no existen instrucciones por escrito aun cuando los
procedimientos que se efectúen.
Análisis de procedimiento con las normas jurídico - administrativas. En este aspecto es
importante verificar la concordancia del procedimiento con el marco existente y
comprobar que no contradiga ninguna de las disposiciones vigentes.
Es necesario destacar la importancia que tienen el diagnóstico en los procedimientos
administrativos y los manuales de procedimientos, así como las técnicas de
investigación documental y de campo.
Es menester que en todo diagnóstico de procedimiento y en los documentos normativos
de los procedimientos, lleve un inventario inicial con el fin de detectar con claridad la
existencia de los mismos y a su vez observar su aplicación y los elementos que
participan en ellos al integrar el factor tiempo que se vincula en el procedimiento.
11.8 CONTENIDO DE MANUALES:
Manual de organización:
1.- Identificación.
2.- Índice
3.- Introducción
3.1.- Objetivo del manual.
3.2.- Ambito de aplicación.
3.3.- Autoridad
3.4.- Como usar el manual.
4.- Directorio.
5.- Antecedentes Históricos.
6.- Base legal (en caso de organismo publico).
7.- Organigrama.
8.- Estructura funcional.
9.- Objetivos de cada unidad orgánica.
Manual de procedimientos:
1.- Índice.
2.- Introducción
2.1.- Objetivos del manual.
2.2.- Alcance.
2.3.- Como usar el manual.
2.4.- Revisiones y Recomendaciones.
3.- Organigrama.
3.1.- Interpretación de la estructura orgánica.
-Sistemas de organización (línea, funcional, etc.)
-Tipo de departamentalización (geográfica, por producto, etc.).
-Amplitud de la descentralización y centralización.
-Relación entre el personal con autoridad de línea y asesoría.
4.- Gráficas.
4.1.- Diagramas de flujo.
5.- Estructura procedimental.
5.1.- Descripción narrativa de los procedimientos.
6.- Formas.
6.2.- Empleadas (por lo general planeadas y rediseñadas).
6.3.- Instructivos de las formas empleadas.
Juan Pablo Amador
jamador@multivisionhn.net
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