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Manuales de Normas y Procedimientos



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MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Preparado por: 
JAILER AMAYA CORREA
Ingeniería Petrobras DPSU - Colombia
Ingeniero de Petróleos (U. Nal)
Especialista en Alta Gerencia (U. Andes)
Especialista Administración Pública (ESAP)
Evaluación de Proyectos (Eafit)
1. INTRODUCCIÓN
A pesar de la importancia de la salud financiera de una empresa, también se le debe reconocer la
gran importancia que tiene en la organización de una empresa tener al día una serie de
documentos que enmarcan las actividades diarias de la compañía en sus procesos productivos.
Estos documentos tienen diferentes nombres e incluso algunos son reunidos en uno solo. Tales
documentos reúnen normas internas, procedimientos, reglamentos, directrices y formatos de los
que todos los empleados deben tener conocimiento. 
Estos documentos permiten que una compañía pueda evolucionar independientemente de que sus
dueños o accionistas principales estén encima de la compañía permanentemente. Con la
implementación de unas reglas de juego claras y conocidas por todos los empleados, solo se
requiere hacer un control de gestión básico para hacerle el seguimiento a una compañía e ir
haciendo los correspondientes correctivos para que los normales procesos producción de la
compañía no se detengan y toda la empresa se mantenga en  sintonía.
Se debe ser consiente que lo mas difícil no solo es montar una empresa en una franja del mercado
en momento oportuno, sino también mantenerla en el mercado y que trascienda en el tiempo. Esto
último es una ardua tarea y que requiere el mayor de todos los esfuerzos de la organización. Para
mantener una empresa ya constituida en un mercado que aparentemente puede ser a largo plazo,
se debe preparar para que esta pueda ser autónoma y que toda la organización se pueda
acostumbrar a los continuos cambios que se le avecinen. 
 
El presente documento incluye una breve explicación de la aplicación de los diferentes manuales,
documentos y formatos requeridos para la organización adecuada de una empresa, lo cual puede
representar una base para la preparación de algunos de ellos.
Durante la redacción de este documento me tomé el atrevimiento de hacer algunas reflexiones y
recomendaciones, fruto de mis experiencias en empresas productivas de origen estatal y de capital
privado, como también de mis estudios en la materia, pero no pretende de ninguna manera
describir un único método para unos problemas ya bien conocidos en la industria como son las
constantes esperas para la aprobación de compras, contratos, negociaciones, la lenta circulación
de la información, interminables reuniones o ausencia de las mismas, bajo diálogo interno,
desconocimiento de actividades importantes al interior de la empresa, baja integración entre
secciones, escaso trabajo en equipo, rivalidades entre empleados y secciones, y tantas otras
distorsiones que terminan en pérdidas de tiempo y desaprovechamiento de importantes
oportunidades. Estas reflexiones solo buscan recalcar la importancia de la implementación de
dichos documentos, procesos y normas que en últimas se ve reflejado en la reducción del tiempo
ocioso, optimización de los procesos administrativos, mejorar la interacción entre los diferentes
equipos de trabajo de la empresa, obteniendo finalmente una reducción de costos, mejoramiento
en la capacidad de reacción de la empresa ante el mercado, una estructura organizacional mas
ágil, entre otros tantos beneficios mas. 
Si bien es cierto que la redacción y la implementación de estos documentos consume bastante
tiempo y dinero, también se debe reconocer que se hace imperativo en una empresa que se
encuentre en crecimiento y que ya lleva un trayecto recorrido en el tiempo como para tener su
reconocimiento en el medio. En muchas ocasiones los costos de la organización de la empresa
finalmente se ven compensados en el balance cuando los tiempos se disminuyen, los procesos se
simplifican, la organización tiene una capacidad de reacción a todo nivel mas rápida, la información
es mas ágil y llega mas rápido al que la debe emplear, etc.
2. EL MANUAL DE FUNCIONES Y LOS DEMÁS DOCUMENTOS COMPLEMENTARIOS
Un manual de funciones es un documento que se prepara en una empresa con el fin de delimitar
las responsabilidades y las funciones de los empleados de una compañía. El objetivo primordial del
manual es describir con claridad todas las actividades de una empresa y distribuir las
responsabilidades en cada uno de los cargos de la organización. De esta manera, se evitan
funciones y responsabilidades compartidas que no solo redunda en pérdidas de tiempo sino
también en la dilución de responsabilidades entre los funcionarios de la empresa, o peor aun de
una misma sección.
Aunque el manual de funciones es bastante conocido, es evidente que por si solo no tiene una
aplicación práctica en una empresa sino se combina con una serie de elementos fundamentales
que hacen de su implementación un proceso exitoso.
Los elementos que complementan un manual de funciones para proceder a su implementación son
los siguientes:
Manual de funciones y responsabilidades.
Manual de procedimientos y diligenciamiento de formatos.
Estructura orgánica de la Empresa.
Manual de normas administrativas.
Delineamientos o directrices de contratación de Personal.
Reglamento laboral.
Aunque no se ha mencionado, es apenas obvio que para implementar exitosamente todos
documentos en la realidad de la empresa, se requiere de un compromiso y un apoyo racional en
todos los niveles de la organización. Es de recordar que no solo se requiere introducir en el
proceso a todos los empleados de bajo nivel sino también a los empleados de mas alto rango,
llámese gerentes, jefes de departamento, dueños, o accionistas administradores. Todos deben ser
consientes de la importancia de estos documentos y también lo deben aplicar sin restricción alguna
como miembros activos de la compañía. De no ser así, no vale la pena poner esfuerzos en un
tema que de antemano no va a tener éxito.
2.1. MANUAL DE FUNCIONES
Este corresponde a un documento que se divide en los siguientes aspectos:
2.1.1 Descripción básica del cargo
El formato se encabeza describiendo el nombre del cargo, dependencia a la que pertenece y el
cargo de su jefe inmediato.
2.1.2 Objetivo estratégico del cargo
Este ítem se refiere al la actividad genérica que define el grupo de funciones, actividades y
responsabilidades por lo cual se hace necesario la existencia de dicho cargo en la estructura de la
empresa.  
En este punto se debe recalcar que la definición del objetivo debe ser concreta y que globalice en
pocas palabras el grupo de funciones y responsabilidades del cargo.
2.1.3 Funciones básicas
En este numeral se deben incluir brevemente cada una de las funciones y responsabilidades
básicas que describa adecuadamente los límites y la esencia del cargo.
Se debe tener en cuenta que en la descripción de las funciones básicas no se debe entrar en los
detalles de “el como hacer para cumplir con las funciones”, ya que este es un tema tratado al
detalle en el manual de procedimientos y formatos,
Es importante al describir las funciones y las responsabilidades de forma tal que el jefe de dicho
empleado pueda tener una forma objetiva de medir el grado de cumplimiento de cada una de las
funciones básicas al momento de la evaluación periódica del trabajador. Esto con el fin de que al
entregarle sus funciones al empleado, podamos tener un método sencillo de control de gestión
sobre el cargo, ya que al final de cada período al empleado se le pueda evaluar su desempeño lo
mas objetivamente posible. 
Cuando las funciones se describen de una manera tan genérica, se termina  describiendo los
deseos idealistas del jefe del empleado, generando una incertidumbre en la interpretación de las
funciones que finalmente se puede reflejar en evaluaciones  subjetivas del empleado. Si un grupo
de funciones y responsabilidades descritas para un empleado están bien redactadas y ajustadas a
la realidad, una conciente autoevaluación del empleado debe coincidir con la evaluación del jefe o
al menos estar muy cercana. 
Con esto se debe concluir que la descripción de las funciones y responsabilidades deben ser una
herramienta que ayude también a los jefes a realizar una evaluación adecuada y objetiva que no
tenga nada que ver prejuicios personales.
 
Es muy importante incluir dentro de la lista responsabilidades, el nivel de autorización y
responsabilidad presupuestal de su cargo, si lo tiene. No deben quedar dudas para el funcionario
hasta donde va su responsabilidad y su autonomía tanto presupuestal como  administrativa.
2.1.4 Personal relacionado con el cargo.
En este ítem se parte de la ubicación del cargo dentro del organigrama de la empresa para
determinar con que empleados o secciones debe interactuar para dar cumplimiento a sus
funciones y responsabilidades asignadas. 
Esta parte del formato también le permite al trabajador conocer la compañía y le da un panorama
global del movimiento de la empresa entre sus diferentes secciones. 
2.1.5 Perfil del Cargo
En este punto de la descripción del cargo, se refiere a cual sería el perfil óptimo o ideal del
funcionario que debe ocupar un cargo.
Se debe aclarar con respecto a la descripción del perfil de cargo que este se requiere para poder
realizar una adecuada selección de personal. Si bien es cierto que es muy difícil encontrar un
empleado que cumpla a cabalidad con el perfil óptimo establecido para un cargo, esto si nos puede
servir de base para seleccionar el aspirante mas adecuado en el proceso de selección. 
Adicionalmente, después de conseguir el empleado mas adecuado para el cargo, al cruzar el perfil
óptimo establecido con las características del empleado contratado (relación hombre – cargo), se
puede organizar el programa de desarrollo individual del funcionario, esto en miras de terminar de
adecuar al empleado con su cargo. 
2.2. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y FORMATOS
El manual de procedimientos y formatos se orientan a especificar ciertos detalles de las actividades
que normalmente se ejecutan en una empresa con el fin de unificar criterios al interior de la
empresa, a recuperar la información de la forma mas adecuada asegurando su calidad y por último
agilizar la circulación de la información para que esta llegue oportunamente a las secciones que la
requieren. 
Cuando se trata de definir un nuevo formato, se deben tener en cuenta varios aspectos:
El perfil del funcionario o funcionarios que deben diligenciar el formato (clientes objetivo).
Esto con el fin de tener un diseño y una información a llenar adecuada al personal que lo
elaborará. Se debe evitar información innecesaria, o que el funcionario objeto del formato
comúnmente no conoce, o que sea dispendioso de diligenciar en una actividad que
generalmente requiere de agilidad. Entre mas rápido se pueda llenar un formato (con ítems
de selección, poco texto, etc.) mas rápido se obtiene la información requerida y el personal
le disminuye su grado de apatía a su diligenciamiento.
Evitar formatos que soliciten la misma información de diferentes formas o en otros
formatos.
En lo posible tratar porque no se recargue de formatos la gestión de un cargo. Se debe
tener presente, que aunque es muy importante la información solicitada en un formato, el
común de la gente es apática a su diligenciamiento. Por lo anterior se debe tratar de
diseñar formatos sencillos y ágiles de diligenciar para que el personal no los evite.
Debe existir un apoyo general y a todo nivel (directriz o política de la empresarial) que
recalque la importancia del diligenciamiento de los diferentes formatos.
Se debe escuchar a los funcionarios objetivos del formato (clientes del formato) para ir
adecuándolos a los cambios de la organización. Es muy común que al implementar un
software en una empresa se obvien algunos formatos o se deban suprimir para dar paso a
un nuevo sistema de captura de información, o incluso de nivel de capacitación del
personal a cargo de ingresar la información al sistema, lo cual implica un reajuste del plan
de desarrollo del personal de la empresa.
   
Para cada formato se debe presentar la estructura del formato a diligenciar y una breve descripción
(preferiblemente de una hoja como máximo) de la forma como se debe llenar. En esta descripción
se debe especificar el recorrido del documento entre la empresa, donde se debe archivar y donde
deben quedar tanto los originales como las copias si las tiene.
Cuando se traten de procedimientos generales dentro de la empresa se deben describir las
actividades relacionadas, el objetivo del proceso y lo que debe arrojar como resultado, como es el
caso de una acta, el reporte para dar de baja un activo, la descripciones de las acciones a seguir,
etc.
2.3. ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA EMPRESA
En este numeral se debe presentar el organigrama real de la empresa y con sus diferentes cargos.
Este documento debe ser de conocimiento general de todos los empleados de la empresa. Su
cabal conocimiento permite que cualquier funcionario tenga con claridad con quien o con quienes
debe contactarse para lograr los objetivos de su cargo. 
También es importante el conocimiento de la estructura orgánica de la empresa para que los
empleados sigan adecuadamente el conducto regular y también para saber a donde acudir cuando
el funcionario requerido no se encuentre en el momento de ser solicitado. 
Este documento consta de la gráfica del organigrama oficial de la empresa y debe estar
acompañado por un documento que permanentemente se mantiene actualizando el movimiento del
personal de dirección entre los cargos. El documento anexo debe incluir los movimientos que se
deben presentar cuando se presenten reemplazos temporales para cubrir algún cargo cuando el
titular no se encuentre disponible en la empresa. Por lo anterior se debe determinar con claridad
cual sería el segundo renglón para los cargos mas altos y claves de la empresa. 
2.4. MANUAL DE NORMAS ADMINISTRATIVAS
El manual de normas administrativas corresponde a un documento donde se especifican una serie
de normas y procedimientos relacionados básicamente con las novedades de personal tanto en lo
relacionado con nómina, bonificaciones, incentivos de índole interno y extralegal, vacaciones,
permisos, etc.; como también las normas relacionadas con las acciones de carácter disciplinario.
Este documento, aunque es aparte de los anteriores, también especifica un conjunto de
procedimientos internos y recalca sobre los niveles de autorización requeridos para cada caso.
No se debe confundir la finalidad de este documento con el reglamento laboral de la empresa,
documento este que se refiere específicamente a las normas que delimitan el comportamiento y la
convivencia de los empleados de la compañía.
2.5. DELINEAMIENTO O DIRECTRICES DE CONTRATACIÓN DE PERSONAL
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