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Manuales de Normas y Procedimientos



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empresa y otros que posiblemente falten pero que se hacen necesarios para las labores que se
realizan. Además de los procesos, se debe determinar la información técnica o administrativa que
requiere la empresa para su base de datos e información y sus respectivos formatos. Es clave que
para la descripción de los procesos, la información requerida por la empresa y el diseño de los
formatos se trabaje conjuntamente con los clientes que de una u otra manera participan en cada
uno de los procesos involucrados.
Aunque en el mercado existen ya muchos formatos que posiblemente se pueden utilizar en una
empresa, no se debe perder de vista que cada empresa es diferente y como tal, existen algunas
actividades propias e importantes para el negocio que implica que la información debe ser recogida
y discriminada de una manera en especial para asegurar su calidad y facilitar su análisis.
La implementación del manual de procedimientos, se debe hacer una divulgación de los mismos a
todo nivel de la empresa para asegurar el conocimiento del nuevo proceso, los formatos que
involucra, los clientes objetivo del proceso y los beneficios que tendrá la empresa en su
implementación. No está de mas escuchar las sugerencias que puedan hacer los trabajadores
acerca de un proceso, pues en muchas ocasiones en la etapa de introducción se pueden presentar
sugerencias muy efectivas para ajustar cualquiera de los componentes del proceso que hagan de
su implementación un éxito. Es de responsabilidad de cada uno de los jefes de sección o de área
dar a conocer los nuevos procesos, velar porque se ejecuten los nuevos procesos, se diligencien
adecuadamente sus formatos y que la información fluya rápidamente por cada sección de la
empresa. Es responsabilidad de los jefes que en cada grupo de trabajo se le de la importancia
necesaria a cada uno de los procesos para que se vuelvan parte de la cotidianidad y la cultura de
la empresa.
3.7. IMPLEMENTACIÓN DEL MANUAL DE NORMAS ADMINISTRATIVAS Y REGLAMENTO DE
TRABAJO
En el caso del manual de normas administrativas y para la redacción del reglamento laboral,
también se debe seleccionar un grupo de trabajo con los jefes de área, los jefes de sección y de
departamentos, preferiblemente con un grupo de asesores expertos en el tema, entre los cuales se
debe involucrar a un abogado experto en legislación laboral. Lo importante del manual de normas
administrativas es que este se ajuste a la estructura de la empresa, a los requerimientos del
personal y a la legislación del país.
Su implementación de ambos documentos es mas sencilla porque lo que se requiere es divulgarlas
a todos los niveles de la empresa, presentar conferencias para aclarar dudas, repartir folletos entre
los empleados. Además los jefes de grupo deben velar por el cumplimiento de dichas normas. En
la práctica, cuando se hace un proceso adecuado de divulgación, reuniones de discusión y charlas
de aclaración de las normas, casi se da por sentado su conocimiento en la empresa y su aplicación
se vuelve inmediata.
4. CONCLUSIÓN
Aunque son bien conocidas las bondades de que existan unos procesos claros dentro de una
empresa, conocidos por sus empleados a todo nivel, también es muy común conocer empresas
que no los tienen o si los tienen lo le prestan la importancia que le merece y peor aun, no alcanzan
a reconocer que muchos de los problemas de la empresa tienen origen en la falta de la
implementación de estos procedimientos, o una mala implementación de los existentes.
Es mas común de lo que se cree, en el caso de empresas relativamente grandes y posicionadas
en el mercado, que la información no fluye como debiera aunque se tengan costosos software.
Dichas compañías se enorgullecen en decir que tienen los mejores software del mercado, pero sin
embargo son innumerables los casos en que en estas empresas con costosos software, costosos
sistemas de computo y veloces redes, la velocidad de circulación de la información, de los
procesos internos y la calidad de la información recuperada no siempre es de la calidad que sus
directivos espera. No siempre lo mas costoso es lo mejor. En ocasiones es preferible un sistema
menos sofisticado pero con un grupo de empleados que a todo nivel de la organización, incluyendo
sus dueños,  están convencidos de la importancia de los procesos, los métodos y la información
que manejan, puede ser un sistema mucho mas ágil y la calidad de la información mucho mas alta,
por lo tanto la capacidad de reacción de esta empresa ante cambios  en el mercado es alta en
momentos críticos. Es así como los peces chicos se pueden comer a los mas grandes y feroces,
pues estos suelen ser mas organizados y suelen tener la información adecuada en el momento
clave y mantenerse preparados para el cambio.
La planeación y la organización de una empresa tanto en su ingreso al mercado como también
cuando se normaliza en el medio, se debe acompañar con una definición de roles clara para evitar
pérdidas de tiempo o consecuencias negativas imprevistas. Listo a continuación algunos de los
indicios que nos pueden indicar que nuestra empresa o proyecto está fallando en planeación y/o en
organización:
Reiteradas reuniones para revisar las mismas actividades, o los mismos procesos, o los
mismos resultados, o discusión reiterada de temas ya evacuados.
Exceso de reuniones.
Sobrecarga de funciones y responsabilidades en muy pocos empleados.
Centralización de las decisiones en una o muy pocas personas.
Dilución de responsabilidades y búsqueda de culpables dignos de castigos ejemplarizantes
cuando se presentan resultados negativos.
Empleados sin claridad acerca de sus funciones, o empleados que se les tiene que estar
dirigiendo continuamente.
Autoritarismo de Jefes. Este punto es de bastante ocurrencia cuando los roles de un
equipo de trabajo no están bien delimitados, ni los participantes enpoderados
adecuadamente de su cargo y usualmente termina por haber un funcionario que decide
tomar el mando por su poder de convencimiento o carácter dominante, o porque el resto
del grupo de trabajo tienen escasos conocimientos sobre el tema,  y los demás terminan
por seguirlo. Esta es un tema que los expertos en psicológica de grupos suelen explicar
ampliamente.
Desconocimiento de los altos niveles de la organización de lo que está afectando
negativamente las metas a la compañía y que son causados por perturbaciones internas
de la empresa.
Dispersión de esfuerzos, o esfuerzos innecesarios en actividades de baja prioridad, o
ejecución de actividades no programadas.
La información no llega a tiempo a la persona adecuada o la información recibida no es de
muy buena calidad.
Alta deserción de empleados. Esta es una de las consecuencias de la congestión laboral y
el desorden que generan finalmente una atmósfera laboral pesada.
Programación basada en la corrección de errores sobre la marcha.
Grupos de trabajo siempre alcanzados en la ejecución de actividades.
Largas jornadas de trabajo que se vuelven muy comunes.
Ambientes laborales pesados y altos niveles de estrés.
Podría seguir enumerando muchos indicios mas, que no siempre se presentan todos a la vez, pero
que al estar presentándose varios de ellos, vale la pena darle un revisión razonable sobre el
movimiento de la empresa, en el montaje de una empresa, o en la ejecución de un proyecto.
Cuando los roles de una empresa o un proyecto son implementados adecuadamente a todo nivel,
es muy común ver resultados como los que describo a continuación:
Independientemente de que los resultados de una actividad sea positivo o negativo, estos
hacían parte del abanico de resultados probables (previstos) y generalmente ya se conocía
previamente las causas del riesgo que se ha materializado.
Empleados en sintonía con los objetivos de la empresa.
Los procesos se ejecutan sin contratiempos.
Reuniones periódicas ágiles.
Bajo estrés laboral. 
Baja deserción.
Empleados con sentido de pertenencia con la empresa.
Las ideas se generan por todos los rincones de la empresa.
Jornadas laborales normales y las excesivas son muy escasas.
Se siente que el proyecto o la empresa anda sola en su inercia diaria. Los procesos y las
actividades fluyen.
La información llega a tiempo y a la persona adecuada.
Es bueno recalcar sobre la importancia de manejar unos adecuados procesos, formatos y normas
en una empresa, ya que esto le permite a la compañía darle a los empleados una autonomía
acorde con el cargo y sus responsabilidades. Esto se debe acompañar  con un adecuado sistema
de control de gestión para detectar y corregir a tiempo los problemas internos que se puedan ir
presentando. Además, si estos procesos son adecuadamente implementados, siempre se podrá
seguir planeando y ejecutando proyectos sin los disturbios de pequeños problemas que pueden ser
corregidos sin que tengan que llegar a los altos niveles de la compañía para darles oportuna
solución. 
Preparado por: 
JAILER AMAYA CORREA
Ingeniería Petrobras DPSU - Colombia
Ingeniero de Petróleos (U. Nal)
Especialista en Alta Gerencia (U. Andes)
Especialista Administración Pública (ESAP)
Evaluación de Proyectos (Eafit)
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