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Método DOFA - Nociones



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EL MÉTODO DOFA, UN MÉTODO MUY UTILIZADO PARA DIAGNÓSTICO DE
VULNERABILIDAD Y PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
Preparado por:
JAILER AMAYA CORREA
Ingeniería de Operaciones OXY – Occidental de Colombia Inc.
Ingeniero de Petróleos / U. Nacional de Colombia
Especialista en Alta Gerencia / U. de los Andes de Colombia
Especialista en Gestión Publica / E.S.A.P. – Colombia
Evaluación de Proyectos / E.A.F.I.T. – Colombia
Jamaya36@hotmail.com
1. INTRODUCCIÓN
El método DOFA es una herramienta generalmente utilizada como método de
diagnóstico empresarial en el ámbito de la planeación estratégica. Pero, realmente se
utiliza adecuadamente en nuestras empresas. Es increíble que una herramienta tan
conocida, pocos grupos de trabajo realmente conocen a cabalidad su aplicación. Es
usual que se avance hasta la primera parte del proceso DOFA, que corresponde a la
lluvia de ideas que culmina en la construcción de la matriz básica de diagnóstico. Sin
embargo, el método DOFA es mucho mas que esa parte del ejercicio. Podríamos
asegurar que el proceso, si es que se lleva adecuadamente hasta la construcción
básica de la matriz DOFA, solo corresponde al 10% del desarrollo del método.
No cabe duda de que este modelo, entre muchos otros, es bueno y muy difundido a
nivel mundial, pero el desconocimiento sobre el mismo, ha hecho que la informalidad le
merme poder e importancia a la implementación de una herramienta tan poderosa que
no solo encuentra aplicación en la administración moderna sino también en el área
técnica y operativa de las industrias.
Este artículo no pretende dar una extensa y detallada cátedra del método DOFA,  ni
profundizar en su metodología de diagnóstico, planeación estratégica, o evaluación de
proyectos, tan solo presentar una breve descripción práctica del método DOFA, con el
fin de aprovechar el verdadero potencial de esta herramienta y dar a conocer algunas
pautas para determinar el marco de la potencialidad del modelo, con lo cual nos
podríamos dar una idea de que es en verdad el método DOFA.
2. PROBLEMA ACTUAL DEL USO DEL MÉTODO DOFA
La herramienta de diagnóstico y planeación estratégica DOFA, cuyas siglas en español
corresponden a Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas; es de un método
de uso común en el ámbito empresarial y muchas ocasiones, en diferentes reuniones se
propone aplicarla como un método de análisis colectivo ágil para tratar un problema
desde múltiples perspectivas. Hasta ese punto las cosas van relativamente bien, pues si
es cierto que el espíritu del método es el análisis de problemas, generalmente se incurre
en prácticas erradas que solo pueden llevar a empeorar el abordaje del problema. Por lo
anterior, se presentan acciones y actividades que no corresponden al modelo en si, o
partes del proceso que no son ejecutadas y que son de suma importancia. A
continuación presento algunas de las falencias o falacias mas comunes en su usual
aplicación:
1.
No se tiene claridad sobre el problema o problemas a analizar. Se debe tener en
cuenta que antes de iniciar un análisis, mas importante que el método, se debe
identificar a cabalidad para todos los participantes cual es el problema a analizar. En
muchas oportunidades el método DOFA puede fracasar, o resultar una pérdida de
tiempo, debido a que el problema no estaba bien identificado y delimitado. La
identificación del problema debe ser muy precisa para no pasar a divagar sobre
circunstancias con hacen parte del problema central, o que no son relevantes para
la empresa. Lo primero es la identificación clara del problema, su entorno, sus
causas y consecuencias.
2.
No se tiene conciencia en el grupo de trabajo lo que representa realmente una
debilidad, una oportunidad, una fortaleza, o una amenaza para la empresa. Este
desconocimiento lleva que se genere una “lluvia de ideas”, yo diría mas bien
“tormenta de ideas”, que solo generan distracción sobre temas que no son
representativos en la solución del problema central que se está tratando.  
3.
Se reúnen participantes para el ejercicio que no tienen nada que ver con el
problema, o que no conocen el problema, o no tienen entrenamiento o
responsabilidades en alguno de los componentes del problema a tratar. Si bien es
cierto de que se deben tener equipos multidisciplinarios para el análisis, la presencia
de funcionarios que no están involucrados o por conocimiento, o por el problema lo
afecta, o por que no hacen parte del entorno que enmarca el tema tratado, solo hace
que la atención se debe hacia temas que no tienen nada que ver, ni con el
diagnóstico, ni con la solución. Se debe recordar también que durante un análisis,
sea necesario ir trayendo mas participantes, aunque sea solo por consulta, ya que a
medida de que se tenga mas conocimiento del problema, es muy posible que nos
demos cuenta que en el grupo falta alguien con conocimiento en cierta área
específica.
4.
Se arma la matriz preliminar de diagnóstico, se hace consenso para definir la
solución mas adecuada, se reparten algunas tareas para corregir el problema y se
levanta la sesión.  Supuestamente el método ya se aplicó a cabalidad y en verdad,
hasta ese punto solo se lleva ejecutado el 10% del proceso DOFA. Generalmente se
quedó sobre la mesa el verdadero valor agregado del método, pues no se trabajó
sobre todos los componentes e la matriz, ni siquiera se planteo una estrategia de
trabajo sobre cada uno de los puntos planteados. Inclusive, ni siquiera se toma la
molestia de validar a la luz de la identificación del problema, si cada una de las ideas
plasmadas en la matriz, realmente tienen que ver con el problema o con la posible
solución del mismo. Tampoco se pasa a valorar el efecto de cada uno de los
componentes de la matriz para determinar si en verdad todos son relevantes, o si en
verdad generan un gran impacto sobre el problema o sobre las posibles soluciones.
5.
No se define el plan de trabajo con su cronograma y sus responsables para llevar a
cabo la implementación de las estrategias.
Las novedades descritas anteriormente en la ejecución del método DOFA, puede llevar
a conclusiones erradas, o dimensiona inadecuado del problema tratado. Trayendo como
obvia consecuencia soluciones no ajustadas a la realidad, soluciones parciales,
esfuerzos innecesarios, etc.
3. QUE ES EL ANÁLISIS DOFA?
Partamos del conocimiento de que el método DOFA es un análisis de vulnerabilidad que
se utiliza para determinar el despeño de la organización ante una situación crítica
específica que está afectando la empresa.
El análisis DOFA en conjunto con otros estudios complementarios como son el perfil de
amenazas y oportunidades en el medio (POAM), el perfil de competitivo (PC), el perfil
de capacidades y fortalezas internas (PCI), y si es posible, una base de referencia del
medio (Benchmarking), entre otros métodos de diagnóstico empresarial, permiten
presentar un panorama general de la empresa dentro del medio en el cual se debe
mover.
Vale recordar que hoy por hoy, debido a la facilidad de aplicación del análisis DOFA,
este también se utiliza ampliamente para estudiar problemas técnicos críticos en áreas
muy distintas para la cual fue diseñado inicialmente. Es así como se aplica con éxito en
procesos de planta, logística, penetración de mercados, preparación de portafolios de
inversión, estructuración empresarial, aplicación de políticas internas, planeación
estratégica, nuevas inversiones, implementación de procesos, evaluación de nuevas
tecnologías y muchos temas mas.
Es de vital importancia reconocer que estos tipos de métodos preparados, desarrollados
y analizados adecuadamente le presenta a la empresa una poderosa herramienta de
información para la toma de decisiones en temas de elevado impacto.
En el método DOFA no se nos puede olvidar en ningún momento que su verdadera
finalidad es la planeación estratégica que lleve a la empresa a integrar procesos que se
anticipen o minimicen las amenazas del medio, el fortalecimiento de las debilidades de
la empresa, el  potenciamiento de las fortalezas internas y el real aprovechamiento de
las oportunidades. El resultado es un plan de trabajo conjunto e integrado a todo nivel
de la empresa, de tal manera que todas las actividades y compromisos se
complementen para que todos los esfuerzos de la compañía vayan en un solo sentido.
Así las cosas, llegar solo hasta la parte de diagnóstico (matriz DOFA) es solo quedarse
a mitad de camino para tomar una decisión sin alternativas posibles, o con alternativas
sin evaluar.
4. UNA VISIÓN GENERAL DEL ANÁLISIS DOFA
A continuación presento un resumen práctico del proceso DOFA, sin entrar en
demasiados detalles pero si dando un breve explicación de lo que se incluye en cada
actividad y que es o no relevante en algunos de ellos. No quisiera que tomaran este
punto como una receta mágica, ya que el desarrollo del método tiene también que ver
con cada caso específico y en muchas oportunidades se debe hacer gala de algo de
ingenio para poder desarrollar el modelo de forma tal que resulte verdaderamente útil el
resultado final.
4.1. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA Y DELIMITACIÓN DEL MISMO
En este aspecto se debe entrar a analizar el problema o la situación crítica que se
pretende estudiar. Los temas críticos a tratar son tan variados y diversos que pueden
incluir temas como: proyectos de inversión, la creación de una empresa, la
estructuración orgánica de una compañía, la fusión de varias empresas, la
implementación de un nuevo modelo de producción, la negociación con el sindicato de
la empresa, nuevas estrategias de mercado, el manejo de los clientes propios, la
recuperación de nuevos clientes, el cambio de tecnología, la implementación de
sistemas de control de gestión, etc., podríamos seguir enumerando infinidad de temas
de estudio que de una u otra manera requiere una empresa analizar en algún momento
de su vida productiva.
La descripción del problema a analizar debe incluir básicamente los siguientes
aspectos:
a)
Descripción general del problema. Esto es un texto corto que describa de forma
concreta la situación inconveniente o a lo que se pretende enfrentar. 
b)
Descripción amplia y detallada de los principales aspectos que hace la situación
a analizar una caso dificultad para la empresa. En este punto se deben
discriminar aquellos puntos claves y críticos que hacen parte de la globalidad del
problema. En esta parte se tiene en cuenta todos aquellos aspectos técnicos,
financieros, logísticos, etc., que enmarcan la situación a estudiar. Este punto
corresponde a la parte descriptiva del problema.
c)
Describir la justificación del proyecto y dejar claridad del por qué es conveniente
para empresa superar la situación a estudiar. Esto es con el fin de que los
participantes del proceso puedan estar seguros de las metas que se pretenden
lograr y así mismo cuando ellos propongan sus ideas, estas vayan en el sentido
de las metas, objetivos, políticas y lineamientos trazadas por la compañía. 
4.2. PREPARACIÓN DE LA MATRIZ DOFA
Esta parte del análisis es la mas conocida y practicada en el medio empresarial. Esta
parte del proceso se convierte en una mesa redonda donde se procede a identificar los
cuatro componentes de la matriz.
Los cuatro componentes de la matriz se dividen en los aspectos de índole interno que
corresponden a las fortalezas y las debilidades al interior de la empresa que llevará a
cabo el proyecto, y los aspectos externos, de contorno, o del medio en el que se
desenvuelve la compañía. Estos últimos se refieren a las oportunidades y las
amenazas.
Usualmente la matriz se presenta en un cuadro de 2 x 2, donde la columna uno y dos
corresponden a las oportunidades y amenazas respectivamente. La fila superior e
inferior son para las fortalezas y las debilidades respectivamente.  
La presentación de la matriz y su correspondiente ordenamiento de sus temas
componentes tiene su justificación en el manejo de reuniones y trabajos de grupo. La
teoría relacionada con de sicología empresarial (también estudiada en sicología de
grupos), sugiere que cuando se pretende discutir un proyecto de alto impacto en una
empresa, se ve una clara tendencia hacia el pesimismo si se empieza la discusión del
proyecto partiendo de las amenazas y las debilidades de la empresa, mientras que el
grupo de trabajo se torna mas receptivo cuando se inicia con las fortalezas y las
oportunidades que corresponde a la parte positiva de la empresa, lo cual implica
reconocer que se tiene un buen potencial para poder enfrentar el reto de llevar a cabo el
proyecto a emprender.
En el diligenciamiento de la matriz se debe tratar de identificar aspectos claves como la
estructura organizacional, las finanzas, políticas de estado, lineamientos empresariales,
factores ambientales, logística, mercadotecnia, inventarios, investigación, relaciones
comunitarias, gremios relacionados, etc. No se debe dejar al azar de la improvisación
oportunidades o problemas que se pueden prever con anterioridad y estar preparado
para ello.
 
4.3. ELABORACIÓN DE LA MATRIZ DE IMPACTOS
Luego de la preparación de la matriz DOFA, se procede a preparar la matriz de impacto.
Esta matriz de impacto no es otra cosa que un análisis de vulnerabilidad del proyecto. 
Existe gran cantidad de modelos que pueden aportar positivamente en la elaboración de
la matriz de impacto. Modelos tales como el POAM, el PCI, el FCE (Factores claves de
éxito). 
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