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Métodos de Control de la Gestión y Gerencia



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En este Tema se presentan los métodos de control utilizados en la Gestión Empresarial.  Define
puntualmente lo que significa control e identifica los elementos principales de los sistemas de
control aplicados en la empresa.
INTRODUCCIÓN
En cualquier organización, el control suele estar relacionado con otras actividades, como por ejemplo, la
planificación.  Esta actividad detecta e identifica, a través del control, cualquier variación de los planes
existentes y las estrategias.
El “control” es una actividad que observa los hechos ocurridos y de este ciclo de control, existe una etapa
preliminar que es como se va a realizar dicho control a todas y cada una de las actividades de la gestión.
Existen otros elementos en el proceso de control:
El control financiero,  que es llevado a cabo a través del seguimiento de la política presupuestaria y la
corrección de las desviaciones.
El control de personal,   para observar el grado de disciplina de los empleados y la influencia que
mantienen los mandos intermedios sobre las distintas actividades en línea.
El control de ventas,  para comprobar el rendimiento de las zonas de venta, vendedores, productos, etc.
El control de producción, para observar la evolución de los costes, rendimiento de la maquinaria,
productividad, plazos de entrega, calidad, etc.
El control podríamos definirlo como una síntesis crítica del funcionamiento de la gerencia, su personal y demás
elementos de la gestión.  La delegación de responsabilidad y autoridad a los empleados es visto por muchos
gerentes como una estrategia que implica cierto riesgo y, para que llegue a funcionar con éxito, los mecanismos
de control deberán ser más eficientes.
EL CONCEPTO DE CONTROL
Kast y Rosenzweig definieron el término control como: “ la fase del proceso de la dirección por la cual ésta
mantiene la actividad de la empresa dentro de los límites establecidos de acuerdo a las expectativas de
la misma dentro de su mercado objetivo”.
Estas expectativas pueden ser:
Implícitas, es decir, lo que se desea hacer.
Explícitas, en términos de: planes, procedimientos, normas reguladoras de la actividad, etc.
Existen cuatro elementos dentro de esta definición:
1)
Mantener constantemente la actividad de la empresa.
2)
Prestar especial atención a los clientes establecidos.
3)
Ejercer algún tipo de medida o contraste.
4)
Comparar los resultados con las expectativas previstas.
Estos elementos de control definen los puntos básicos a tener en cuenta en todos los sistemas de control
implantados.  Existen algunas actividades en la empresa a las cuales se les asignan distintos niveles de
actuación esperados.  En el proceso de la actividad se marcan inicialmente unas medidas estandarizadas que
posteriormente son comparadas y valoradas con las que definitivamente se han alcanzado.
La función del control es hacer que los sistemas operen del modo más eficaz posible.  El Director de Producción
propone planes que incorporan:
La compra de materias primas.
Personal necesario para alcanzar los niveles de producción.
La logística en la expedición de mercancías y servicios.
Este control incluye todas y cada uno de los elementos del proceso productivo.  En cualquier etapa del proceso,
el control permanente aporta una valiosa información que nos sirve para contrastarla con la que habíamos
planificado, permitiendo introducir y/o modificar vectores, e incluso introducir una estrategia alternativa.
ÁREAS CLAVES DE CONTROL
Todo proceso productivo tiene un nivel máximo de actuación a alcanzar.  En la mayoría de los casos los niveles
son conocidos y sus características pueden ser fácilmente medidas y controladas.  Un director de producción
puede marcarse metas de un determinado volumen de unidades a fabricar, de una calidad determinada y
realizarla en un periodo de tiempo, por ejemplo un mes.
Existe un procedimiento para medir regularmente el proceso productivo.  Siguiendo con el ejemplo anterior, a
los empleados de producción se les pide que cumplimenten unos formularios donde deben anotar sus niveles
de producción y detallando cualquier problema o variaciones que se hayan producido.
Existen una serie de metas previstas cuyas variaciones pueden ser medidas.  Por ejemplo, el director de
producción tendrá unas metas muy concretas en el control de calidad dentro de unos límites de aceptación
definidos, precisos e inalterables.
Pueden existir normas que pueden ser modificadas de acuerdo a los cambios  en las condiciones ambientales. 
En el control de calidad, por ejemplo, modificaciones en las leyes de salud y seguridad podrían requerir un
cambio en las materias primas o una mejora en las normas de calidad utilizadas en la fabricación de los
productos.
CONTROL POR FASES
La coordinación eficaz es un elemento importante de los sistemas de control.  No tiene sentido implantar un
sistema de chequeo del control de producción que detecte los fallos y problemas “después” de que el producto
haya sido enviado al mayorista o distribuidor.
La primera fase de control se conoce como precontrol y es preventivo por naturaleza.  Por ejemplo los
controles regulares de mantenimiento sobre los equipos de producción, pueden detectar una pieza o elemento
en mal estado que debe ser sustituido antes de que provoque una avería mayor.
El control simultáneo se lleva a cabo durante el proceso productivo.  El supervisor de una fábrica realizará
chequeos constantes sobre la actividad de la mano de obra y, al mismo tiempo, controlará el funcionamiento de
los equipos de producción, verificará la calidad de la materia prima y los niveles de acabado de los productos
terminados.  
En una fábrica de cerámica, por ejemplo, no servirá de nada que un analista esté controlando la calidad de la
arcilla después que la serie a la cual se refiere ya ha sido utilizada en  el proceso de cocción.
En el Tema 39 y en el ejemplo práctico II, al analizar la gestión de una empresa y en lo referente al cuestionario
de “producción”, el alumno podrá observar que en el cumplimiento positivo de los distintos pasos del proceso
productivo, la anticipación se puede utilizar como control y, normalmente su correcta observación hará que la
empresa no pierda dinero y se eviten trastornos en la organización.
CONTROL Y MOTIVACIÓN
Una de las grandes ventajas de la dirección por objetivos es que permite al gerente controlar su propia
actividad.  Muchas veces este autocontrol se considera superior al control impuesto por y desde la propia
Dirección General.
Aunque el control lo hemos definido hasta ahora de una forma global y estricta, en sí, tiene ciertas
connotaciones emocionales.  Para muchos significa la dominación de una persona sobre otra.  Es más, una de
las importantes contribuciones de la Dirección por Objetivos es que nos permite sustituir “gerencia a través del
autocontrol” en vez de “gerencia por dominación”.
El gerente para controlar su actuación precisa, además de conocer los objetivos de su misión, tener la
preparación adecuada para llevarla a cabo.   Estas medidas no necesitan ser muy rígidas, ni tampoco ser
exactas;  pero si tienen que ser relevantes y debe prestarle una atención directa y un gran esfuerzo personal.
El gerente debe ser el único responsable de los resultados derivados de su actuación.  Para que esto ocurra
solo él debe controlar la situación, aunque debe actuar dentro de las normas operativas diseñadas por la propia
empresa.  Dentro de esos límites, el gerente debe tener plena libertad para decidir lo que en cada momento se
ha de hacer, ya que él tiene la suficiente información con relación a las operaciones de la empresa, y es lógico
que se le atribuya esa responsabilidad.  No obstante, como dijimos,  en el Tema 39 estudiaremos con
detenimiento los sistemas de control y motivación de la Gerencia.
RESUMEN
1)
Como hemos visto la Gerencia es un proceso en el cual el responsable de la
gestión coordina el trabajo de otras personas dentro de la empresa.  La relación
interpersonal es imprescindible, pero en este aspecto el gerente puede actuar
basándose en otros instrumentos válidos en su gestión.
2)
En este Tema se han definido las características de los distintos procesos del
control y hemos puesto ejemplos para su ilustración.  No obstante, desde el punto
de vista práctico y para que el alumno conozca como implantar estas técnicas, en
los próximos temas entraremos con más detalle en su explicación.
3)
Hemos explorado la relación entre motivación y control.  La Dirección por Objetivos
se presenta nuevamente como una técnica que aporta nuevos y modernos métodos
en la gestión y su control.  Incluso estos mecanismos de control puede el gerente
extrapolarlos y usar esta técnica al resto de su personal más significativo dentro de
la organización
EJEMPLO PRÁCTICO
La mayoría de las empresas fabricantes de automóviles disponen de un servicio de control especial a través de
auditores de calidad.  Estos profesionales analizan funcional y económicamente cada una de las unidades
gerenciales dentro de la compañía y lo hacen periódicamente, por lo menos una vez cada seis meses.  Estos
informes son enviados posteriormente al gerente de la unidad estudiada.
Esto demuestra el sentido práctico de los responsables del sector, ya que esta información se usa de forma
efectiva para los propósitos de auto-control a los niveles de gerencia.
EJERCICIO
Piense en una empresa en la cual Vd. haya trabajado en el pasado o que conoce bastante bien  Trate de
identificar los sistemas de control que configuran la operación de su propia área de trabajo.
PREGUNTAS
1)
¿Por qué el control es un elemento fundamental del proceso moderno de la
dirección participativa?
2)
Resuma los cuatro elementos de control.
3)
Defina el término “control”.
4)
Resuma las fases más importantes del Control de Producción.
5)
Ponga un ejemplo de una norma cuantitativa y cualitativa.
6)
¿Qué tipo de metas básicas podrían ponerse para el control de calidad?
7)
¿Cuántos prototipos tendrán que ser modificados para enfrentarse con las
condiciones en los cambios ambientales?
8)
Ponga un ejemplo para ilustrar el concepto de pre-control.
9)
¿Cómo funciona el control simultáneo?
10) ¿Cuál es el mejor sistema para ejercer el control?
11) ¿Cómo están relacionados el MBO y el Control?
12) ¿En que condiciones debe un gerente ser totalmente responsable de su actuación?
En este Tema se hace hincapié de la importancia del presupuesto como un instrumento de control.  Se
estudian los procedimientos y funciones del Control Presupuestario, identifica los elementos del
proceso del presupuesto y loas distintos métodos para la realización de los mismos.
INTRODUCCIÓN
El presupuesto de una empresa es muy similar al de una familia numerosa.  Todos hemos hecho presupuestos
desde la edad en la que recibíamos el primer dinero de nuestros padres y teníamos que ajustar estos recursos
mínimos a nuestro peculio de golosinas y cromos.  El ama de casa tiene siempre el problema de estirar los
gastos del hogar un poquito más y poder llegar a fin de mes.
Los presupuestos de una empresas son más complejos y enunciados bajo términos financieros y casi
desconocidos para el ciudadano de a pié, pero en sus conclusiones finales no son tan diferentes a los del ama
de casa.  Los presupuestos de las empresas son también utilizados para un correcto control y en esto
basaremos el estudio de este Tema.
Los sistemas contables tradicionales siguen siendo utilizados por los gerentes de las empresas para formular
normas y administrar los departamentos y funciones de los cuales son responsables.
Puesto que la actividad económica de la empresa es medida en términos monetarios, la prueba definitiva de la
eficacia del gerente será el margen de beneficio obtenido en función de los recursos que le han sido confiados.
Los niveles de beneficio que razonablemente se esperan de la gestión empresarial dependen de muchos
factores económicos y funcionales, incluyendo las características de los escenarios en el cual está operando la
empresa.  Una vez definido los beneficios que se esperan obtener, el gerente debe traducirlos a términos
económicos en un amplio informe, donde deberá prever razonadamente los objetivos de la empresa para un
determinado ejercicio económico.
El presupuesto anual debe llevarse a cabo mediante un plan detallado de su realización que requerirá la
consideración y compromiso de los responsables de cada centro presupuestario de costes.
PROPÓSITO DEL PRESUPUESTO
Unos de los elementos más útiles del control presupuestario es la oportunidad que ofrece para poder realizar
una evaluación o síntesis critica del funcionamiento y rentabilidad de cada área funcional de la empresa.  Las
presiones diarias a las que se ve sometido el gerente de una empresa no le permite realizar un seguimiento
coherente de la marcha del presupuesto.  Por esta razón hay que potenciar la participación de todos los
responsables de la gestión para un correcto seguimiento y supervisión de la política presupuestaria de la
empresa.
El principio de delegar la responsabilidad para el control de los costes, permite a la dirección un mayor
conocimiento de la forma en la cual se utilizan los recursos disponibles.  Si cada director de departamento es
consciente de su participación y responsabilidad en los presupuestos, será el mejor sistema para conocer el
equilibrio de la política de inversiones y de ganancias de la empresa.
De todo ello podemos deducir que el control presupuestario tiene cuatro propósitos específicos:
1)
Es una herramienta de planificación para los directores de empresa.
2)
Determina que recursos son necesarios disponer y en que invertirlos para lograr los mejores
resultados.
3)
Es un método que integra los esfuerzos de los componentes de cada centro presupuestario de
costes.
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