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Organigramas - Estructura Organizacional



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10 ORGANIGRAMAS Y TIPOS DE ORGANIGRAMAS
10.1 Concepto de Organigrama:
El organigrama se define como la representación gráfica de la estructura orgánica de
una institución o de una de sus áreas y debe reflejar en forma esquemática la
descripción de las unidades que la integran, su respectiva relación, niveles jerárquicos y
canales formales de comunicación.
A continuación mencionamos otras definiciones:
Para Terri:
Un organigrama es un cuadro sintético que indica los aspectos importantes de una
estructura de organización, incluyendo las principales funciones, sus relaciones, los
canales de supervisión y la autoridad relativa de cada empleado encargado de su
función respectiva.
Melinkoff:
Señala que la finalidad de un organigrama se fundamenta en la condición de reflejar
hasta donde sea posible la organización con sus verdaderas implicaciones y relaciones,
además de sus estratos jerárquicos.
Cuando las líneas son verticales indican que existe una autoridad formal de los niveles
jerárquicos superiores a los inferiores.
Cuando se desplazan en sentido horizontal señalan que existe especialización y
correlación.
Cuando las líneas verticales caen directamente sobre la parte media del recuadro,
indican "mando sobre" 
Cuando la línea horizontal está colocada lateralmente indica una relación de apoyo (la
cual está colocada al lado de la unidad principal)
Las líneas no continuas formadas por puntos (...) o segmentos se utilizan para expresar
relaciones de coordinación entre las diversas unidades administrativas de la
organización.
Las líneas verticales y horizontales que terminan en una punta de flecha, indican
continuidad de la organización, esto quiere decir que existen más unidades semejantes
que no están expresadas dentro de la estructura.
Para representar alguna relación muy especial o específica se utiliza la línea quebrada
o con zigzagueos.
Benjamín Franklin:
Un organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución
o de una de sus áreas o unidades administrativas, en las que se muestran las
relaciones que guardan entre sí los órganos que la componen.
Guillermo Gómez Ceja:
Es la gráfica que muestra la estructura orgánica interna de la organización formal de
una empresa, sus relaciones, sus niveles de jerarquía, y las principales funciones que
desarrollan.
Kast, Freemont y James E. Rosenzweig:
Una manera característica de describir la estructura es por medio del organigrama
impreso, en el que se especifican las redes de autoridad y comunicación formales de la
organización. A menudo, el organigrama es un modelo simplificado de la estructura. No
es una representación exacta de la realidad y por lo tanto tiene limitaciones. Muestra
sólo algunas relaciones aun en el nivel de la organización formal, y ninguna en la
organización informal.
Koontz, Harold:
Toda estructura organizacional, incluso una deficiente, se puede representar en forma
gráfica puesto que un diagrama simplemente señala las relaciones entre los
departamentos a lo largo de las líneas principales de autoridad.
Munch Galindo y García Martínez:
Los organigramas son representaciones gráficas de la estructura formal de una
organización, que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos,
las obligaciones y la autoridad, existentes dentro de ella.
Reyes Ponce, Agustín:
Los sistemas de organización se representan en forma intuitiva y con objetividad en los
llamados organigramas, conocidos también como Cartas o Gráficas de Organización.
Sobre su concepto, existen diferentes opiniones, pero todas muy coincidentes. Estas
definiciones, arrancan de las concepciones de Henri Fayol. Por ejemplo, un autor define
el organigrama de la manera siguiente:
"Una carta de organización es un cuadro sintético que indica los aspectos importantes
de una estructura de organización, incluyendo las principales funciones y sus
relaciones, los canales de supervisión y la autoridad relativa de cada empleado
encargado de su función respectiva."
Otro autor expone su concepto de esta forma:
"El organigrama constituye la expresión, bajo forma de documento de la estructura de
una organización, poniendo de manifiesto el acoplamiento entre las diversas partes
componente." 
Al analizar estas definiciones observamos que cada una de ellas conserva la esencia
del mismo, y únicamente se diferencian en su forma y en su especificación.
Un autor considera que los organigramas son útiles instrumentos de organización y nos
revelan:
"La división de funciones, los niveles jerárquicos, las líneas de autoridad y
responsabilidad, los canales formales de la comunicación, la naturaleza lineal o
asesoramiento del departamento, los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores,
entre otros; y las relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa en
cada departamento o sección de la misma."
Según el concepto de organigrama, este muestra:
Un elemento (figuras) 
La estructura de la organización 
Los aspectos más importantes de la organización 
Las funciones 
Las relaciones entre las unidades estructurales 
Los puestos de mayor y aun los de menor importancia 
Las comunicaciones y sus vías 
Las vías de supervisión 
Los niveles y los estratos jerárquicos 
Los niveles de autoridad y su relatividad dentro de la organización 
Las unidades de categoría especial.
El organigrama tiene alcances mayores y otros propósitos, por ejemplo, para relaciones
publicas, para formación de personal, fiscalización e inspección de la organización,
evaluación de la estructura, reorganización, evaluación de cargos, entre otros.
10.2 Objeto del Organigrama
El organigrama consiste en hojas o cartulinas en las que se muestran gráficamente las
funciones departamentos o posiciones de la organización y cómo están relacionados,
mostrando el nombre del puesto y en ocasiones de quien lo ocupa. Las unidades
individuales suelen aparecer dentro de casillas que están conectadas unas a otras
mediante líneas llenas, las cuales indican la cadena de mando y los canales oficiales de
comunicación.
10.3 Finalidad del Organigrama
Un organigrama es el instrumento que proporciona la representación gráfica de los
aspectos fundamentales de una organización, y permite entender un esquema general,
así como el grado de diferenciación e integración funcional de los elementos que lo
componen.
En un organigrama se localiza el tipo de unidades que conforma la estructura de una
organización, sus relaciones, las características de la dependencia o entidad y sus
funciones básicas, entre otras. De donde se infiere que los organigramas:
-
Constituyen una fuente autorizada de consulta con fines de información.
-
Indican la relación de jerarquía que guardan entre sí los principales órganos que
integran una dependencia o entidad.
-
Facilitan al personal el conocimiento de su ubicación y relaciones dentro de la
organización.
-
Ayudan a descubrir posibles dispersiones, lagunas, duplicidad de funciones, múltiples
relaciones de dependencia y de niveles y tramos insuficientes o excesivos de
supervisión y control.
- Representa las diferentes unidades que constituyen la compañía con sus respectivos
niveles jerárquicos. 
- Refleja los diversos tipos de trabajo, especializados o no, que se realizan en la
empresa debidamente asignados por área de responsabilidad o función. 
- Muestra una representación de la división de trabajo, indicando:
- Los cargos existentes en la compañía. 
- Como estos cargos se agrupan en unidades administrativas. 
- Como la autoridad se le asigna a los mismos. 
10.4 Funciones:
Para la ciencia de la administración:
Sirve de asistencia y orientación de todas las unidades administrativas de la empresa al
reflejar la estructura organizativa y sus características gráficas y actualizaciones.
Para el área de organización y sistema:
Sirve para reflejar la estructura así como velar por su permanente revisión y
actualización (en las empresas pequeñas y medianas, generalmente la unidad de
personal asume esta función), la cual se da a conocer a toda la compañía a través de
los manuales de organización.
Para el área de administración de personal:
El analista de personal requiere de este instrumento para los estudios de descripción y
análisis de cargos, los planes de administración de sueldos y salarios y en general
como elemento de apoyo para la implementación, seguimiento y actualización de todos
los sistemas de personal.
Y en forma general sirve para:
Descubrir y eliminar defectos o fallas de organización. 
Comunicar la estructura organizativa. 
Reflejar los cambios organizativos.
10.5 Ventajas de los Organigramas
El uso de los organigramas ofrece varias ventajas precisas entre las que sobresalen las
siguientes:
Obliga a sus autores aclarar sus ideas (Leener, 1959) 
Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en la
compañía, mejor de lo que podría hacerse por medio de una larga descripción (Leener
op. Cit) 
Muestra quién depende de quién (Leener op. cit) 
Indica alguna de las peculiaridades importantes de la estructura de una compañía, sus
puntos fuertes y débiles (Leener op. cit) 
Sirve como historia de los cambios, instrumentos de enseñanza y medio de información
al público acerca de las relaciones de trabajo de la compañía (Leener op. cit) 
Son apropiados para lograr que los principios de la organización operen (Melinkoff,
1990) 
Indica a los administradores y al personal nuevo la forma como se integran a la
organización (Melinkoff op. cit)
10.6 Desventajas de los organigramas:
No obstante las múltiples ventajas que ofrece el uso de los organigramas, al usarlos no
se deben pasar por alto sus principales defectos que son:
Ellos muestran solamente las relaciones formales de autoridad dejando por fuera
muchas relaciones informales significativas y las relaciones de información. 
No señalan el grado de autoridad disponible a distintos niveles, aunque sería posible
construirlo con líneas de diferentes intensidades para indicar diferentes grados de
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