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Organigramas - Estructura Organizacional



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autoridad, ésta en realidad no se puede someter a esta forma de medición. Además si
se dibujaran las distintas líneas indicativas de relaciones informales y de canales de
información, el organigrama se haría tan complejo que perdería su utilidad. 
Con frecuencia indican la organización tal como debería ser o como era, más bien como
es en realidad. Algunos administradores descuidan actualizarlos, olvidando que la
organización es dinámica y permiten que los organigramas se vuelvan obsoletos. 
Puede ocasionar que el personal confunda las relaciones de autoridad con el status.
10.7 Limitaciones de los Organigramas:
Si bien es cierto que uno de los elementos mas importantes de la organización lo
constituyen sus recursos humanos y las relaciones informales que entre individuos y
grupos se producen, el intentar la representación gráfica de dichas relaciones,
dinámicas y subjetivas, forzaría a que los organigramas se tornaran complejos, de aquí
que una de las limitaciones de éstos es que expresan únicamente las relaciones
formales entre los órganos que integran las dependencias o entidades.
Tampoco puede representarse en los organigramas el flujo y las cargas de trabajo y
mucho menos las relaciones de comunicación que existen entre los diversos órganos
que componen la dependencia.
Al plasmar tan solo la estructura formal de la dependencia pueden los organigramas
presentar información incompleta en cuanto a la realidad, por lo que resulta conveniente
señalar que, si lo que se requiere realizar es un análisis minucioso, debe recurrirse
siempre al auxilio de información en instrumentos complementarios.
10.8 Contenido:
Un organigrama puede contener diversos datos, pero según el criterio de un autor,
estos son sus principales contenidos:
Títulos de descripción condensada de las actividades. Esto incluye generalmente el
nombre de la compañía y la actividad que se defina. 
Nombre del funcionario que formuló las cartas. 
Fecha de formulación. 
Aprobación (del presidente, vicepresidente ejecutivo, consejo de organización, etc.). 
Leyenda (explicación de líneas y símbolos especiales) 
10.9 Requisitos:
Precisión.
En los organigramas, los órganos de la dependencia y sus interrelaciones deben
aparecer
perfectamente definidos, destacando sus niveles jerárquicos y mostrando las relaciones
de dependencia entre ellos.
Vigencia.
Es importante que reflejen la situación presente y por ello sean constantemente
actualizados; por lo que se aconseja indicar en el margen inferior derecho la fecha de
actualización, así como también el nombre de la unidad responsable de su elaboración.
Uniformidad.
Para facilitar la interpretación de un organigrama, referido a cualquier dependencia o
unidad administrativa, resulta conveniente uniformar el empleo de las líneas y figuras
utilizadas en el diseño.
10.10 Criterios fundamentales para la preparación de los Organigramas
 
Los organigramas deben ser muy claros; se recomienda que no contengan un número
excesivo de cuadros y puestos; no deben comprender ordinariamente a los trabajadores
o empleados, lo más frecuente es hacerlos del Director o Gerente General y terminarlos
con los jefes o supervisores del último nivel. Los organigramas deben contener nombres
de funciones y no de personas; cuando se desea que estos últimos figuren, conviene
colocar dentro del mismo cuadro, con una letra mayor el nombre del puesto y con letra
menor el nombre de la persona que lo ocupe. Los organigramas no pueden representar
un número muy grande de elementos de organización... Los colores, líneas gruesas,
etc., los hace confusos.
El organigrama debe contener principalmente los siguientes datos:
1.
Títulos de descripción condensada de las actividades. 
2.
Nombre del funcionario que formuló las cartas. 
3.
Fecha de formulación. 
4.
Aprobación (del presidente, vicepresidente ejecutivo, etc.) 
5.
Leyenda, (explicación de líneas y símbolos especiales). 
Los organigramas u organogramas serán departamentales; se usará el formato vertical
en el que las líneas de autoridad van de arriba hacia abajo. Los puestos se agruparán
por secciones, que serán las divisiones de la oficina. Cada puesto se indicará con su
rectángulo, que llevará adentro el nombre del puesto. Las oficinas o secciones se
indicarán por medio de dos líneas horizontales paralelas, que llevarán en medio el
nombre de la oficina o sección. En la parte superior del organograma, va el nombre de
la Institución seguido del nombre del departamento y el título: organograma; así como
en el ángulo superior derecho, la fecha de elaboración.
Entre las técnicas reales para la elaboración de un organograma se deben considerar:
los datos que deben recogerse, 
las fuentes de información, 
los métodos de recogerlos. 
Lo primero que debe determinarse es el tipo de organograma que se va a elaborar y el
área de la institución que vaya a representarse para recoger sólo la información que a
ambas cosas se ajuste.
Para la elaboración de un organigrama se debe recoger principalmente la
siguiente información:
 
Información sobre unidades
 
A.
El primer dato a obtener será el número de personas que trabajan en la
institución. Ésta será una cifra de control. 
B.
Un segundo dato será el número de niveles, partiendo del órgano en que radique
la autoridad total y los órganos que comprenden cada nivel. 
C.
Se investigarán los puestos que corresponden a cada órgano y las plazas que
comprenden cada puesto. 
 
Información sobre relaciones
 
Debe precisarse con que otros órganos y qué tipo de relaciones tiene cada uno
de los órganos de cada uno de los niveles de la estructura administrativa.
 
Información sobre funciones o labores
 
Para el caso de elaborar organigramas funcionales, se requiere información sobre las
funciones o labores que realice cada una de las unidades que vayan a quedar
representadas en el organograma.
 
¿Organización futura o actual?
 
La elaboración de un organigrama puede deberse a dos situaciones:
Planeación de una organización nueva. 
Representación de una organización existente. 
 
Planeación de la organización
 
En el caso de planeación de una organización nueva, las únicas fuentes de
información las constituyen los estudios y proyectos realizados.
 
Fuentes de información
 
En el caso de una organización existente, las fuentes de información pueden ser:
A.
Los archivos de la institución, 
B.
Los empleados y funcionarios, 
C) Los locales de oficinas y talleres en donde se realiza el trabajo.
 
Métodos de recolección de datos
 
1.
Investigación documental (a través de leyes, reglamentos, reformas, boletines,
etc.). 
2.
Cuestionarios escritos. 
3.
Entrevistas con jefes y empleados. 
4.
Observación directa de los locales en donde se desarrolla el trabajo (se observa
de las oficinas y talleres donde se labora) 
NOTA: Lo ideal es usar una combinación de los cuatro.
 
Registro de datos
 
Los datos recogidos deberán quedar registrados de tal manera que permitan su
análisis, y su tabulación en su caso.
 
Análisis de datos
 
La información recogida debe ser sometida a un procedimiento de análisis e
interpretación. Analizada, interpretada y confirmada toda la información, se está en
condiciones de proceder a la elaboración del organigrama.
10.11 Símbolos y referencias convencionales de mayor uso en un organigrama
1.
Líneas llenas sin interrupciones: son aquellas que indican autoridad formal,
relación de línea o mando, comunicación y la vía jerárquica. 
 
Las líneas llenas verticales indican autoridad sobre. Las horizontales señalan
especialización y correlación.
 
Cuando la línea llena cae sobre la parte media y encima del recuadro indica
mando.
 
Cuando la línea llena se coloca a los lados de la figura geométrica indica relación
de apoyo.
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