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Organigramas - Estructura Organizacional



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De Bloque
Parten del diseño vertical e integran un número mayor de unidades en espacios más
reducidos, al desagregar en conjunto varias unidades administrativas en los últimos
niveles jerárquicos seleccionados para el gráfico.
10.13 Proceso para la elaboración de los Organigramas:
Se conocen cinco pasos básicos que se han de seguir en el procedimiento para la
elaboración de los organigramas:
-
Autorización y apoyo de los niveles superiores.
-
Acopio de la información.
-
Clasificación y registro de la información.
-
Análisis de la información.
-
Diseño del organigrama.
10.13.1 Autorización y Apoyo de los Niveles Superiores.
La unidad encargada de elaborar los organigramas, podrá intervenir por propia
iniciativa, a petición de parte o por órdenes superiores; sin embargo, la autorización que
debe obtenerse de los niveles superiores representa el punto de partida de este
procedimiento. La autorización traduce también el apoyo con que debe contar la unidad
que realice el acopio de la información básica para el diseño del organigrama.
Por otra parte, es importante señalar que cuando los titulares de las dependencias y/o
entidades, propongan modificaciones en su organigrama, como resultado de una
propuesta de cambio en su estructura orgánica, derivada esta de exigencias sociales y
a objetivos contemplados en el Plan Estatal de Desarrollo; se hará necesario adecuar o
ajustarse a la Ley Orgánica y al Reglamento Interior, con el fin de que exista
congruencia entre su estructura y las disposiciones legales que rigen el funcionamiento
de la dependencia en cuestión.
Para esto habrá que apegarse a lo estipulado en la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo,
en lo concerniente a las atribuciones y obligaciones que dicha ley le confiere a la
Secretaría de la Contraloría General del Estado.
10.13.2 Recopilación de la Información:
Deberá especificarse la información básica que se requiere y seguidamente
establecerse los medios para su acopio, identificando sus fuentes.
Información Básica:
Los datos que se han de reunir están en función directa de las áreas que se desea
representar, así como del contenido específico del organigrama.
Determinando lo anterior, se realizará el acopio de la información correspondiente a:
-
Los órganos que integran dicha (s) área (s).
-
El nivel jerárquico que ocupan en la estructura orgánica.
-
Las relaciones que guardan entre ellos.
-
La naturaleza de estas relaciones.
-
Las funciones que realizan y, en su caso,
-
Los puestos y el número de plazas que los integran.
Fuentes de Información:
Para elaborar el organigrama de una dependencia o entidad, se tendrán como
principales
fuentes:
Los archivos y centros de documentación, que concentren la información requerida
(leyes, reglamentos, manuales administrativos, etc.)
Los funcionarios y empleados responsables de la instancia de estudio.
Métodos de Recolección:
A continuación se señalan los principales métodos para reunir la información básica ya
descrita:
Investigación Documental:
La investigación proveniente de este método, es producto de la consulta bibliográfica y
en el caso particular que nos ocupa, las principales fuentes de consulta pueden ser las
leyes y reglamentos que citan las atribuciones y obligaciones de la Dependencia o
Entidad, el Plan Estatal de Desarrollo y el Plan Operativo Anual, que establece el
compromiso de metas y programas a cumplir, así como los manuales administrativos
que hacen referencia a las funciones y procedimientos a desarrollar por el objeto de
estudio, etc.
Investigación de Campo:
Se lleva a cabo mediante la entrevista con funcionarios de los distintos niveles de la
unidad sujeta a investigación, aplicando cuestionarios, o bien, celebrando con ellos
entrevistas que permitan obtener la información requerida.
La investigación de campo, permite también verificar la información documental o
complementaria con datos proporcionados por los titulares de las diversas unidades.
10.13.3 Clasificación y Registro de la Información:
Este paso es de vital importancia ya que es la instancia en la que organiza, clasifica y
selecciona la información recopilada, de forma tal que los posteriores pasos encuentren
dicha observación adecuadamente presentada y concentrada para lo cual deberán
elaborarse formatos que permitan su manejo ágil y claro.
10.13.4 Análisis de la Información:
La información que ha sido recopilada, clasificada y registrada, deberá someterse a un
análisis para detectar, entre otros aspectos, posibles lagunas y contradicciones en la
misma.
Antes de dar una interpretación personal aclaratoria, deberá buscarse la confirmación
de los datos que así lo requieran, por parte de los responsables de las áreas sometidas
a estudio.
Una vez que la información haya sido analizada, interpretada y confirmada, se
procederá al diseño del organigrama.
10.13.5 Diseño del Organigrama:
Los elementos gráficos que se utilizan para representar a las unidades que componen
la estructura orgánica, así como las relaciones existentes entre ellos, son:
-
Figuras para representar los órganos.
-
Líneas de conexión para indicar las relaciones existentes entre ellos.
-
El elemento gráfico esencial en el diseño del organigrama son las líneas de conexión,
ya que representan las relaciones entre los órganos y la naturaleza de éstas.
En el siguiente apartado, se señalan algunas de las principales reglas para el diseño de
los organigramas, debiéndose tener siempre encuentra que no existen normas rígidas,
puesto que el propósito, el contenido y el ámbito de cada organigrama, influyen de
manera significativa en la representación gráfica.
10.14 Diseño de Organigramas
 
10.14.1 Figuras usadas en los organigramas
 
Las unidades administrativas se representan por rectángulos y las relaciones por líneas.
Los organigramas estructurales consisten en cierto número de rectángulos que
representan personas, puestos u otras unidades, los que están colocados y conectados
por líneas, las cuáles indican la cadena de mando (la jerarquía de los empleados); de
tal manera pueden expresar grados de autoridad y responsabilidad y clase de la
relación que los liga.
Los organigramas funcionales incluyen, además, un texto que expresa las principales
funciones o labores de las unidades.
Las etiquetas o descripciones de los rectángulos indican las diferentes funciones o
áreas de responsabilidad. La gráfica indica el criterio con que se han dividido las
actividades; por ejemplo, aplicando un criterio funcional. (Agrupación de los segmentos
de trabajo). La gráfica indica no sólo a los gerentes y subordinados individuales, sino
también toda la jerarquía gerencial. Todos los empleados que están bajo las órdenes de
un mismo individuo se encuentran en un idéntico nivel gerencial, sin importar el sitio del
organigrama donde aparezcan.
Representación de las unidades
Para representación de las unidades conviene usar siempre rectángulos. No es
recomendable el uso de círculos, rombos, elipses u otras figuras geométricas que
hacen más difícil la comprensión del organigrama.
No es necesario hacer unos rectángulos más grandes que otros para destacar la
importancia de alguna unidad. Ésta se la da su colocación en el organigrama y su
relación con las demás unidades.
En el diagrama, además de anotar el nombre del órgano dentro del rectángulo que lo
represente, conviene que esté identificado con un número. En caso de que no quepa el
nombre completo en el rectángulo, se abreviará y se escribirá completo al pie del
diagrama.
En los organigramas complementarios y analíticos, en que se representan todos los
puestos, conviene anotar en el ángulo inferior derecho interno del rectángulo, el número
de plazas que integra el puesto.
Forma
Como regla general se debe usar un solo tipo de figura para simbolizar cada elemento
integrante del organigrama. Además, en función de la facilidad para su lectura, se
recomienda que los textos aparezcan horizontalmente, así como utilizar rectángulos
para representar las unidades.
Dimensión
Los rectángulos que forman parte de un organigrama deben ser de dimensiones
semejantes.
Colocación de las figuras
La ubicación de las figuras en el gráfico debe apegarse a las siguientes
consideraciones:
En diferente nivel jerárquico
La disposición de las unidades en el organigrama debe ordenarse de acuerdo con los
diferentes niveles jerárquicos que existan en la organización, los cuales varían según su
naturaleza, funciones, sector, ámbito, contenido y presentación.
Sector Público. Por lo general, en la administración central estos niveles son:
Primer nivel Secretario
Segundo nivel Subsecretario
Tercer nivel Oficial mayor
Cuarto nivel Dirección general
Quinto nivel Dirección de área
Sexto nivel Subdirección de área
Séptimo nivel Departamento
Octavo nivel Oficina
Noveno nivel Sección
Décimo nivel Mesa
En la administración paraestatal:
Primer nivel Asamblea general
Segundo nivel Consejo de administración
Tercer nivel Dirección general o su equivalente
Cuarto nivel Dirección divisional o su equivalente o gerencia
Quinto nivel Dirección de área, subdirección o subgerencia
Sexto nivel Departamento
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