Relación de revisión
Su representación en el organigrama dependerá de las facultades de que gocen los
órganos de revisión ya que éstos pueden actuar como órganos asesores, como
ayudantes o como órganos de mando especializado. Su colocación será en el lugar que
les corresponda según el jefe inmediato de quien dependan.
Relación de servicio
Esta relación entre el órgano que presta el servicio y el que lo recibe, es una relación
especial que no se representa en el organigrama. Sí se representa la relación lineal
entre el órgano que presta el servicio y el jefe de línea del cual depende.
10.14.3 Otra Técnica
Existe una técnica norteamericana que recomienda 4 tamaños de rectángulos y las
siguientes reglas para su uso:
1 Úsese para el órgano ejecutivo que pretenda destacarse.
2 Úsese para los órganos subordinados que tengan a
su cargo funciones principales.
3 Úsese para órganos superiores del órgano
destacado.
4 Úsese para órganos "staff"
____________ Delgada Para todos los rectángulos, excepto el 1
____________ Media Para el rectángulo que quiera destacarse
____________ Gruesa Para relaciones de subordinación o "staff"
--------------------- Punteada Para indicar otras relaciones
Una variante de esta técnica, consiste en utilizar una hoja en la que ya aparecen
impresos los rectángulos. El diseñador simplemente conecta los rectángulos que sean
necesarios con las líneas que representen la clase de relación que haya entre dos
órganos y los datos adicionales.
10.15 Procedimiento para la elaboración y/o actualización de organigramas
Los pasos básicos para la preparación de organigramas son:
10.15.1 Autorización para realizar el estudio
El responsable o la unidad encargada de elaborar los organigramas puede hacerlo por
propia iniciativa, a petición de parte o por órdenes superiores. Esta autorización debe
emanar de los niveles de decisión, toda vez que se traducirá en el apoyo con que debe
contar quien realice el acopio de la información para el diseño del organigramas.
10.15.2 Integración del equipo de trabajo
La tarea de hacer organigramas requiere de personal compenetrado con la materia, por
lo que es procedente efectuar una selección del equipo que se asignará para este
efecto; asimismo, se puede capacitar a personal de apoyo. En caso de trabajos muy
específicos y de poca complejidad, basta con designar un responsable para llevarlo
acabo.
10.15.3 Determinación del programa de trabajo
Es necesario que la planeación de actividades para la composición de organigramas se
plasme en un documento rector que sirva como marco de actuación, para lo cual puede
emplearse una gráfica de Gantt y/o una red, independientemente que se complemente
con una exposición de motivos (naturaleza, propósito, acciones, etcétera) en forma
adicional.
10.15.4 Capacitación de información
Esta etapa se cumple por medio de entrevistas dirigidas con los encargados de las
funciones que se estudian, con los líderes técnicos de las áreas, con el personal
operativo, así como con los usuarios de los servicios y/o áreas que interactúan con el
área de cambio. También se puede acudir a los archivos y centros de documentación,
en donde , a través de la investigación documental se puede recopilar información
normativa y administrativa relativa a la constitución, órganos, niveles, relaciones y
funciones de la organización.
La información que debe reunirse con este propósito debe referirse a:
Los órganos que integran dichas áreas.
El nivel jerárquico que ocupan en la estructura orgánica.
Las relaciones que guardan entre ellos.
La naturaleza de estas relaciones.
Las funciones que realizan y, en su caso
Los puestos y el número de plazas que lo integran.
10.15.5 Clasificación y registro de la información
El trabajo de clasificación y registro debe concentrarse en formatos que permitan su
manejo ágil y claro, los cuales es recomendable ordenar en carpetas en calidad de
documentos fuente. El procesamiento de los mismos puede contemplar la utilización de
equipos de cómputo, específicamente paquetería desarrollada para diseño gráfico y/o
presentaciones, hojas de cálculo o procesadores de texto con la opción de manejo
gráfico.
10.15.6 Análisis de información
Es necesario realizar un examen crítico de los datos obtenidos con el fin de detectar
posibles contradicciones, lagunas o duplicidad de funciones.
10.15.7 Diseño del organigrama
Integración del documento con la(s) alternativa(s) específica(s).
10.16 Criterios generales para la elaboración de organigramas en el sector
público
10.16.1 Origen
Por lo general, en este ámbito, los cambios de estructura orgánica se derivan de una
propuesta que puede partir de:
El presidente de la república.
El titular de la institución.
Una dependencia globalizadora (institutos oficiales que tienen la facultad de
dictar lineamientos de carácter normativo para todo un sector administrativo o de
actividad).
Una cabeza de sector (secretario de Estado responsable de la coordinación de
las entidades paraestatales agrupadas en un sector de actividad).
La autoridad administrativa de la institución.
Un área específica de trabajo.
10.16.2 Mecánica
El procedimiento para modificar estructuras de organización en esta instancia es muy
claro, ya que por su naturaleza eminentemente jurídica se apega a las siguientes faces:
Determinación del cambio específico a realizar.
Justificación técnica.
Fundamentación legal.
Presentación de la propuesta de cambio.
Análisis interno y/o ajuste.
Integración del documento final.
Autorización del titular de la institución.
Envío de la propuesta a la secretaria de Hacienda y Crédito Público.
En caso de aprobarse, se autoriza la modificación de la estructura.
La validación de la propuesta se remite a la institución para su implantación.
10.16.3 Responsables
Titular de la institución
Gira instrucciones para que se efectúen las modificaciones a la estructura, y una vez
realizadas las autoriza.
Funcionario designado
Persona a la que se le encomienda el seguimiento de los cambios propuestos.
Responsable del área administrativa
Funcionario que realiza los movimientos relativos a la reestructuración de unidades
administrativas y puestos.
Responsables del área jurídica
Actualiza el reglamento interno y otras disposiciones jurídicas que inciden el
funcionamiento de la institución.
Responsable del área afectada
La reestructuración de organigramas y funciones. En caso de existir una unidad de
mejoramiento administrativo, ésta puede brindar soporte técnico al resto de los
encargados de los cambios estructurales.
10.16.4 Fuentes de cambio
Por lo general, los procesos de reestructuración en el sector público obedecen a
directrices dictadas por el titular del Ejecutivo Federal, de los secretarios de Estado o de
los responsables de las entidades para estatales, con base a aspectos tales como:
Fusión, cancelación o liquidación de instituciones.
Cambio de adscripción sectorial.
Creación de instituciones.
Reagrupación o redireccionamiento de funciones.
Cambio en las políticas de gobierno.
10.17 Criterios generales para la elaboración de organigramas en el sector
privado
10.17.1 Origen
La mayoría de las organizaciones privadas llevan acabo revisiones más o menos
periódicas de su estructura y métodos de trabajo, las que traen como consecuencia
modificaciones, las cuales pueden ser desde simples variaciones en la distribución de
cargas de trabajo hasta la preparación de una nueva estructura administrativa.
10.17.2 Mecánica
Este aspecto depende de la magnitud de los cambios organizacionales, del tipo de
respuesta que debe de darse en materia de tiempo, recursos y nivel técnico para su
instrumentación.
Convencionalmente, los cambios de esta naturaleza pueden agruparse en:
Básicos
Éstos implican ajuste a operaciones, actividades o funciones en mínima medida, que
pueden producir cambios en el organigrama no más allá de nivel departamental o de
oficina.
Sólo se necesita una propuesta bien fundamentada y autorizada, que incluya la
referencia funcional y de la estructura orgánica que se afecta, así como las ventajas que
el cambio reportará a la organización.
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