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Organigramas - Estructura Organizacional



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De alcance medio
Estos cambios implican variantes funcionales y estructurales que afectan a la
organización hasta el nivel gerencial.
En este caso se aplica el procedimiento general para la elaboración y/o actualización de
organigramas.
Globales
Estas modificaciones se refieren a decisiones que cambian por completo la estructura
de una organización, las cuales varían de acuerdo con los recursos técnicos y
económicos que se destinen a este fin.
La decisión de llevar a cabo una modificación estructural de esta magnitud conlleva la
ejecución de un análisis organizacional que si bien debe basarse en el procedimiento
específico para la elaboración de organigramas, también debe considerar la integración
de variables metodológicas de mayor alcance.
 
10.17.3 Responsables
 
De cambios básicos
Personal del área que hace la propuesta.
De alcance medio
Personal del área afectada, personal de otras áreas relacionadas con ella y personal
técnico interno especializado en la materia.
Globales
Personal de todas las áreas de organización, apoyados en un cuerpo técnico y de
decisión altamente calificado, el cual puede utilizar los servicios de consultores
externos.
 
10.17.4 Política general
 
Cambio del objeto de la institución. 
Integración de nuevos socios. 
Aumento del capital. 
Reestructuración de funciones con motivo de la creación, desaparición o
readscripción de unidades administrativas. 
Tratados, convenios o acuerdos nacionales e internacionales. 
Factores ambientales. 
10.18 Mecanismos de información
 
Los mecanismos de información son los instrumentos de apoyo que se establecen para
fortalecer el flujo de información hacia las tareas y funcionarios responsables del
proceso de toma de decisiones de análisis de estructuras.
 
10.18.1 Acervo documental
 
Organigramas que forma parte de un archivo escrito, los cuales están firmados por los
responsables de su elaboración y autorización, que constituyen los documentos fuente
de consulta.
 
10.18.2 A través de medios electromagnéticos
 
Organigramas cuyo resguardo se efectúa en: 
Discos duros 
Discos ópticos 
Discos flexibles 
Cintas 
 
10.18.3 Interacción
 
Es el proceso por medio del cual se accesa a información técnica disponible, en función
de la forma en que se salvaguardo en dispositivos para su recuperación, consulta y/o
actualización, el cual se ejecuta desde:
Directorios, subdirectorios y archivos 
Bases de datos 
Módulos de información codificados 
Programas específicos
10.19 Revisión y Actualización
La revisión de los organigramas habrá de realizarse de manera continua y en función de
los cambios que sufra la dependencia o entidad en su estructura orgánica.
El titular de cada órgano será responsable de señalar los cambios correspondientes a
su área, reportándolos al área administrativa, o personas de la misma dependencia,
encargadas de actualizar los organigramas específicos y generales.
10.20 Difusión
 
La implantación de reformas o modificaciones a la estructura orgánica debe realizarse
con la participación de las unidades administrativas involucradas, por lo que es
conveniente la celebración de conferencias, seminarios, foros de decisión, entre otros,
para motivar y capacitar al personal que colaborará en su desarrollo.
Asimismo, uno de los medios más efectivos que permite crear un clima de confianza y
colaboración para el cambio lo constituyen las reuniones de sensibilización, a través de
las cuales se comunica al personal los objetivos que se pretenden alcanzar y los
beneficios que se pueden obtener.
La transmisión de cambios debe llevarse a cabo también por medio de boletines,
tableros de comunicación y folletos informativos, lo cual es importante sobre todo
cuando el cambio afecta toda la institución.
10.21 Glosario de Términos:
Organización:
Es el arreglo de las distintas unidades de que se compone un organismo administrativo
y la relación que guardan estas unidades entre sí, así como la forma en que están
repartidas las actividades de ese organismo entre sus unidades. Por eso se dice que el
organigrama es el retrato o la representación gráfica de la organización.
Por lo tanto, la organización supone:
A).- Una estructura, y
B).-Un conjunto de actividades o funciones asignadas a los órganos.
Estructura Orgánica:
Es la organización formal en la que se establecen los niveles jerárquicos y se especifica
la división de funciones, la interrelación y coordinación que debe existir entre las
diferentes unidades organizacionales, a efecto de lograr el cumplimiento de los
objetivos.
Es igualmente un marco administrativo de referencia para determinar los niveles de
toma de decisiones.
Unidad Administrativa:
Es un órgano impersonal que tiene a su cargo el ejercicio de una o varias funciones, o
parte de ellas, en determinado nivel jerárquico.
Puesto:
Un puesto es una unidad de trabajo especifica e impersonal constituida por un conjunto
de operaciones que deben realizar, aptitudes que debe poseer y responsabilidades que
debe asumir su titular, en determinadas condiciones de trabajo. (son puestos el de
secretario, director, jefe de departamento, secretaria, jefe de área, etc.)
Plaza:
Es el conjunto de labores, responsabilidades y condiciones de trabajo, asignadas de
manera permanente a un empleado en particular, en determinada adscripción. (puede
existir por ejemplo, 10 plazas del “puesto” de jefe de oficina, 5 plazas del “puesto” de
jefe de departamento, 3 plazas del “puesto” de director, etc.).
Nivel Jerárquico:
Un nivel jerárquico comprende todos los órganos que tienen autoridad y responsabilidad
similares, independientemente de la clase de función que tengan encomendada. Por
ejemplo, ( el nivel de Secretario comprende a todos los secretarios, el nivel de
Subsecretario comprende a todos los subsecretarios, y así sucesivamente ).
Autoridad de Línea:
Se genera en la realización de subordinación, que existe entre jefes y subalternos
directos.
Autoridad Funcional:
Se genera en la relación de mando especializado que es la que existe entre un órgano
especializado y en determinada función y los subordinados de otros jefes de línea.
Relación de Asesoría:
Es conocida también como de “Staff” y existe entre los órganos que tienen por objeto
aconsejar e informar a los órganos de línea, sus opiniones no requieren obediencia,
sino son simples consejos que pueden ser aceptados o no por el jefe de línea a quien
aconsejan.
Órgano Desconcentrado:
Este tipo de órgano posee facultad de decisión, pero sigue sujeto a la planeación y
control que de sus actividades realice el órgano superior.
Entre sus características principales tenemos:
-
Creados por una ley o reglamento.
-
Dependen siempre del ejecutivo, de una secretaria o dirección
-
Su competencia deriva de las facultades del órgano superior.
-
Su patrimonio es el mismo que el del Estado, aunque también puede tener
presupuesto
propio.
-
Las decisiones más importantes requieren de la aprobación del órgano del cual
dependen.
-
No pueden tratarse de un órgano superior, siempre dependen de otro.
Órgano Descentralizado:
Es creado invariablemente por un acto legislativo.
-
Tienen régimen jurídico propio.
-
Tienen personalidad jurídica propia, que les otorga ese acto legislativo.
-
Tienen órganos de dirección, administración y representación.
-
Cuentan con una estructura administrativa interna.
-
Cuentan con patrimonio propio.
-
Objeto propio.
- Régimen fiscal.

Juan Pablo Amador
jamador@multivisionhn.net
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