Organizaciones Horizontales - Apuntes de Administración de Empresas y Negocios

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3.2.

Situación tecnológica actual

Podemos considerar que el estado actual de la técnica se caracteriza por la digitalización y la

convergencia de tecnologías (banda ancha o autopistas de la información) en lo social; y por el

desarrollo de las bases de datos y el uso de Redes y la comunicación entre redes telemáticas

en lo empresarial.

Bases de datos

Las bases de datos (BD) son el elemento neurálgico de los sistemas de información (SI) actua-

les. Las BD no son “ficheros” en el sentido clásico, sino que pueden considerarse, al igual que

el Sistema Operativo “hardware”; son un elemento previo al software, pues la función del soft-

ware es modificar o añadir datos a los preexistentes, pero no modificar su estructura. Las BD

se “duplican” (réplica o dúplex), son “incorruptibles”, pues no dan un paso si no han puesto bien

el anterior (la unidad básica: la transacción), cuidan de la lógica interna de sus elementos (las

relaciones entre tablas: no puede borrarse un cliente al que se le hayan emitido albaranes) e

incluso se automantienen.

Redes

Cuando dos ordenadores fueron capaces de comunicarse, nacieron las redes. Evidentemente,

primero fueron grandes redes corporativas, que de hecho, unían grandes “main frames”, a ve-

ces a grandes distancias.

Por otro lado, el PC, como su nombre indica, había nacido para cubrir necesidades individua-

les. No obstante, ¿era posible comunicar entre sí dos o más PC’s? ¿Podrían compartir recur-

sos –impresoras, discos duros, etc–? La respuesta fueron las redes locales de PC (LAN): tie-

nen las ventajas del PC y muchas de las de los “main frame”. Hoy día las redes conectan no

sólo centros propios de la organización, sino ésta con todas las demás o con Internet, la Red

de Redes.

Por tanto, una vez los datos están almacenados en una BD, y ésta es accesible para la organi-

zación vía la red, la información deja de ser un bien al alcance de muy pocos, para transfor-

marse en un elemento clave en toda decisión. Ya no es necesario que toda decisión y toda es-

trategia sea tomada o decidida por la alta dirección, sino por aquel nivel de la organización que,

siendo capaz de interpretar la información, esté más cercana al problema planteado.

La tecnología aplicada en este nuevo mercado hará que lo importante sean las nuevas

ideas, los nuevos negocios, las nuevas formas y las nuevas empresas, con una dinámica

diferente, cuyos efectos, en muy poco tiempo, se harán sentir en todo el mundo.

Modesto Escobar, EOI, El comercio electrónico, 1999

Revolución Informática vs. Revolución Nuevas Tecnologías de la Información

(1995-...)

Procesos operacionales

(Aportan valor)

Procesos Auxiliares / Administ.

Las TI caminan junto al aplanamiento de estructuras

La nueva empresa, según B. Charland, citado por Tom Peters

La función de los sistemas de información en las organizaciones, pasa de ser un “departamen-

to” a actuar como “base” y soporte sobre la que se desarrollan procesos horizontales de crea-

ción de valor o competencias básicas. Según Frank Ostroff (The Horizontal Organization,

1999), los SI ocuparían, junto a otros, una posición de “consultoría interna” para el resto de la

organización, y en concreto para los equipos encargados de los procesos clave:

F. Ostroff, 1999

En resumen, si queremos que los componentes del equipo responsable de un proceso clave in-

teractúen, experimenten e intercambien experiencias, y reciban y emitan información de forma

rápida, transparente y fiable, habrán de ayudarse de una serie de herramientas tecnológicas,

entre las que destacaremos las siguientes:

“Data Warehouse”

El gran desafío de los próximos años será construir herramientas capaces de filtrar la so-

brecarga informativa

Umberto Eco.

Es importante diferenciar entre dos tipos de sistemas que encontramos en las empresas:

A. Sistemas operacionales (no confundir con “sistemas operativos”) son los que apuntalan la

problemática diaria de la empresa, los que producen información de uso indispensable para la

BD y Software de soporte

Consultor interno:

Sistemas de

Información

continuidad de los procesos productivos/administrativos. Este tipo de sistemas aplica el proce-

samiento de transacciones on-line (OLTP).

El resultado final era la existencia de enormes bases de datos que muchas veces poseían dife-

rentes formatos impidiendo la transferencia de sus contenidos de un sitio a otro. El inconve-

niente para los responsables de tomar decisiones con estos sistemas, era el obtener respues-

tas de estas montañas de datos a sus preguntas, ya que carecían de una estructura fácil de

manipular.

B. Sistemas de apoyo a las decisiones, estos manejan información sumarizada, reelaborada

de los sistemas operacionales y de otras diversas fuentes. Apoyan el proceso de toma de deci-

siones poco o semiestructuradas, como son las de máximo nivel gerencial o estratégico en una

Organización.

Es aquí donde encontramos el concepto de Data Warehouse. Una posible definición del con-

cepto de DW podría ser la siguiente: “es un ‘almacenamiento’ de información temática (ejem-

plo: productos, clientes, etc.) orientado a cubrir las necesidades de aplicaciones DSS (Decision

Support System) y EIS, que permite acceder a la información corporativa para la gestión, con-

trol y apoyo a la toma de decisiones”.

Esto conlleva una serie de aspectos tanto técnicos como organizativos y metodológicos dife-

renciales en relación a otro tipo de aplicaciones. Así, las bases de datos que conforman un DW

deben caracterizarse por ser Integradas, Temáticas, Históricas, No volátiles. La utilización

de un DW permitirá que la información de gestión sea: accesible, correcta, uniforme y actuali-

zada.

Estas “virtudes” asociadas a la información contenida en un DW, junto con otra serie de aspec-

tos inherentes al mismo dan lugar a la obtención de un conjunto de ventajas, que podríamos

resumir del siguiente modo:

Menor coste en la toma de decisiones. Se suprime el despilfarro de tiempo que se podía

producir al intentar ejecutar consultas de datos largas y complejas con bases de datos que

estaban diseñadas específicamente para transacciones más cortas y sencillas.

Mayor flexibilidad ante el entorno. El DW convierte los datos operacionales en informa-

ción relacionada y estructurada, que genera el “conocimiento” necesario para la toma de

decisiones. Esto permite establecer una base única del modelo de información de la orga-

nización, que puede dar lugar a una visión global de la información en base a los conceptos

de negocio que tratan los usuarios. Además, aporta una mejor calidad y flexibilidad en el

análisis del mercado, y del entorno en general.

Mejor servicio al cliente. Todo lo que hemos dicho en el punto anterior implica una impor-

tante mejora en la calidad de gestión, lo que también repercute en la relación con el cliente,

que es, como sabemos, uno de los pilares básicos en los que descansa cualquier organi-

zación ajustada. De hecho, el que un DW implique una mayor flexibilidad ante el entorno

tiene una consecuencia directa en una mayor capacidad para responder a las necesidades

de los clientes.

Rediseño de procesos. Ofrecer a los usuarios una capacidad de análisis de la información

de su negocio que tiende a ser ilimitada y permite con frecuencia obtener una visión más

profunda y clara de los procesos de negocio propiamente dichos, lo que a su vez permite

obtener ideas renovadoras para el rediseño de los mismos.

Alineamiento con los objetivos de rightsizing. Se distribuye cada vez más en toda la or-

ganización la responsabilidad en la toma de decisiones. Esta capacidad de decisiones dis-

tribuidas es cada vez más necesaria para el rightsizing de las empresas, y es uno de los

aspectos en los que el DW puede aportar una contribución esencial.

En conclusión, el concepto de DW abarca mucho más que simplemente copiar datos operacio-

nales a una base de datos informacional distinta. El sistema “deberá ofrecer una solución com-

pleta para gestionar y controlar el flujo de información desde bases de datos corporativas y

fuentes externas a sistemas de soporte de decisiones de usuarios finales”. Además, debe per-

mitir a los usuarios conocer qué información existe en el almacén de datos, y cómo poder ac-

ceder a ella y manipularla.

“Data-mining”

El nombre de minería de datos deriva de las similitudes entre la búsqueda de valiosa informa-

ción de negocios en grandes bases de datos y el hecho de minar una montaña para encontrar

una veta de metales valiosos. Ambos procesos requieren examinar una inmensa cantidad de

material, o investigar inteligentemente hasta encontrar exactamente donde residen los valores.

El DM permite un tratamiento de la información como el que llevarían a cabo analistas exper-

tos, pero en tiempos varios órdenes de magnitud menores, y asegurando una comprobación

metodológica y exhaustiva de hipótesis y modelos, la cual no está garantizada con el tratamien-

to manual. El DM es un nuevo enfoque para el análisis y descubrimiento de información o “co-

nocimiento” a realizar en grandes bases de datos.

La utilización de esta tecnología permite, con éxito, la segmentación de mercados, la detección

de hábitos de compra puntuales y secuenciales en el tiempo, la prevención del fraude y la mo-

rosidad en operaciones de crédito, la detección de índices y valores financieros de similar evo-

lución junto con su previsión futura estimada, la anticipación y gestión de problemas de salud

de los empleados, etc. En definitiva, apreciamos en estos ejemplos una cualidad común (entre

otras más): la posibilidad de anticiparnos a las variaciones del entorno, lo que nos permitirá dar-

les una mejor y más rápida respuesta.

El Data Mining se nos presenta como una potente herramienta en el tratamiento de la informa-

ción para las organizaciones y las personas que forman parte de las mismas. Habría que des-

tacar su aportación a la flexibilidad de la empresa, en tanto que la capacita para anticiparse en

cierta medida a la evolución del entorno y las necesidades del cliente, y su capacidad de po-

tenciar aquellas actividades de mayor valor como la creatividad, la innovación y la imaginación

de las personas.

“Workflow” y “Groupware”

Groupware es una herramienta informática especialmente diseñada para ayudar a los usuarios

a trabajar en colaboración de la forma más eficaz. Para ello incentiva el flujo de información.

Los tres componentes que todo entorno de desarrollo de aplicaciones para trabajo en grupo

debe poseer son:

La comunicación mediante potentes herramientas de mensajería electrónica.

La colaboración en un entorno de trabajo virtual que facilite el intercambio y el uso compar-

tido de información y recursos.

La coordinación que integre la comunicación y la colaboración en una infraestructura global

que posibilite la resolución eficaz de los procesos empresariales.

El componente comunicación se sustenta por el correo electrónico.