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Planeación en el Proceso Administrativo



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Planeación en Administración
Investigación desarrollada y enviada por:
VICTOR LEONARDO GARCIA GIL
robin_tab@hotmail.com 
10MO, SEMESTRE DE LA LIC EN ADMINISTRACION
UNIVERSIDAD JUAREZ AUTONOMA DE TABASCO
VILLAHERMOSA, TABASCO
INTRODUCCIÓN
A todo empresario le interesa la prosperidad de su negocio. Por eso suele destinar todo su tiempo a la
atención de los mil y un detalles que exigen su intervención. Sabe que debe estar ahí para tomar decisiones
oportunas. En muchos negocios es el único que conoce todas las dificultades y problemas de la empresa.
Planifica, organiza, integra motiva y evalúa sin ayuda alguna. 
En el presente trabajo damos a conocer una parte  muy importante en el proceso administrativo de la
administración, la cual es la planeación, y ésta consiste en elegir  un curso de acción  y decidir  por anticipado 
qué es lo que debe hacerse, en qué secuencia, cuándo y cómo. La buena planeación interna  considera la
naturaleza del futuro  en el cual las decisiones  y acciones de la planeación  se intenta que operen, así como el
periodo en curso  en el cual se hacen los planes. 
La planeación  proporciona la base  para una acción efectiva  que resulta de la habilidad de la
administración  para anticiparse  y prepararse para los cambios  que podrían afectar  los objetivos 
organizacionales, es la base para integrar las funciones administrativas  y es  necesaria para controlar las
operaciones de la organización.
Así también, conoceremos las herramientas necesarias para elaborar los planes, como la toma de
decisiones, y como se lleva acabo el proceso de esta. Todo esto lo enfocaremos a las pequeñas y medianas
empresas, para que estas  puedan realizar sus planes de una manera adecuada. 
Es necesario tomar en cuenta todas las herramientas para llevar acabo una buena planeación, ya que
ellas nos ayudaran a tomar buenas decisiones y elabora un plan que nos lleve a lograr nuestros objetivos.
Esperamos pues que esta investigación sea de mucha ayuda para los administradores  en la
elaboración de sus planes. 
Entendemos por empresa a la persona física o sociedad mercantil o industrial que se dedica a la
producción de artículos o a proporcionar servicios.
Empresario es la persona que emprende actividades para iniciar, mantener o ampliar un negocio
orientado a la producción de artículos o servicios. El empresario contribuye al bienestar general al satisfacer
necesidades de la comunidad.
En la empresa se realizan muchas actividades cuyas características conoce bien el empresario. El
dominio, directo o indirecto, de estas actividades es lo que conoce como Administración. La administración de
empresas es el conjunto de conocimientos y habilidades que permiten dominar, directa o indirectamente, todas
las actividades y transacciones de una empresa teniendo una serie de beneficios tanto personales como
sociales.
CAPITULO I    ¿QUÉ ES PLANEACIÓN?
1.1. ¿Cuál es la definición de planeación?
Antes de iniciar cualquier acción administrativa, es imprescindible determinar los resultados que
pretende alcanzar el grupo social, así como las condiciones futuras y los elementos necesarios para que éste
funcione eficazmente. Esto sólo se puede lograr a través de la planeación. Carecer de estos fundamentos
implica graves riesgos, desperdicio de esfuerzos y de recursos, y una administración por demás fortuita e
improvisada.
Por estas razones es que la planeación precede a las demás etapas del proceso administrativo, ya que
planear implica hacer la elección de las decisiones más adecuadas acerca de lo que se habrá de realizar en el
futuro. La planeación establece las bases para determinar el elemento riesgo y minimizarlo. La eficiencia en la
ejecución depende en gran parte de una adecuada planeación, y los buenos resultados no se logran por sí
mismos: es necesario planearlos con anterioridad. Antes de emitir una definición de la planeación, se analizarán
algunas emitidas por los autores más reconocidos, con el fin de obtener los elementos comunes a dicho
concepto:
"La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los
principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la determinación de tiempos y
números necesarios para su realización". A. Reyes Ponce. 
"Determinación del conjunto de objetivos por obtenerse en el futuro y el de los pasos necesarios para
alcanzarlos a través de técnicas y procedimientos definidos" Ernest Dale.
“Planeación es la selección y relación de hechos, así como la formulación y uso de suposiciones
respecto al futuro en la visualización y formulación de las actividades propuestas que se cree sean necesarias
para alcanzar los resultados esperados" George R. Terry. 
"La planeación es el primer paso del proceso administrativo por medio del cual se define un problema,
se analizan las experiencias pasadas y se embozan planes y programas" J. A. Fernández Arenas. 
"La planeación consiste en determinar los objetivos y formular políticas, procedimientos y métodos para
lograrlos" L. J. Kazmier.
"Sistema que comienza con los objetivos, desarrolla políticas, planes, procedimientos, y cuenta con un
método de retroalimentación de información para adaptarse a cualquier cambio en las circunstancias" Burt K.
Scanlan.
"Método por el cual el administrador ve hacia el futuro y descubre los alternativos cursos de acción, a
partir de los cuales establece los objetivos" Joseph L. Massie.
  
"Planear es el proceso para decidir las acciones que deben realizarse en el futuro, generalmente el
proceso de planeación consiste en considerar las diferentes alternativas en el curso de las acciones y decidir
cual de ellas es la mejor" Robert N. Anthony.
Elementos del concepto:
*  Objetivo. El aspecto fundamental al planear es determinar los resultados.
*  Cursos alternos de acción. Al planear es necesario determinar diversos caminos, formas de acción
y estrategias, para conseguir los objetivos.
* Elección. La planeación implica la determinación, el análisis y la selección de la decisión más
adecuada.
*  Futuro. La planeación trata de prever situaciones futuras y de anticipar hechos inciertos, prepararse
para contingencias y trazar actividades futuras.
Con los elementos es posible definir a la planeación como:
La determinación de los objetivos y elección de los cursos de acción para lograrlos, con base en
la investigación y elaboración de un esquema detallado que habrá de realizarse en un futuro.
1.2. ¿Cuál es la naturaleza de la planeación?
Es posible resaltar la naturaleza esencial de la planeación al examinar sus cuatro aspectos principales:
La contribución de la planeación a los propósitos y objetivos
Cada plan y todos sus planes de apoyo deberán contribuir al logro del propósito y los objetivos de la
empresa. Este principio se deduce de la naturaleza de la empresa organizada, que existe para el logro del
propósito de grupo mediante la cooperación deliberada.
Primacía de la planeación
Ya que las operaciones administrativas en la organización, integración de personal, dirección y control
están diseñadas para apoyar el logro de los objetivos de la empresa, la planeación lógicamente antecede a la
ejecución de todas las demás funciones administrativas. Aunque en la práctica todas las funciones se combinan
como un sistema de acción, la planeación es única en el sentido de que implica establecer los objetivos
necesarios para todo el esfuerzo de grupo. Además, un gerente debe planear con el fin de saber que tipo de
relaciones de organización y aptitudes personales se necesitan, junto con los cursos que los subordinados
seguirán y que tipo de control deberá aplicarse. Y, por supuesto, todas las demás funciones administrativas
deben planearse para que sean eficaces.
La planeación y el control son inseparables, son los gemelos idénticos de la administración. Cualquier
intento de controlar sin planes carece de sentido, ya que no hay forma de que las personas sepan si van en la
dirección correcta (resultado de la tarea de control), a no ser que primero sepan a dónde quieren ir (parte de la
tarea de planificación). Así, los planes proporcionan los estándares de control.
Generalización de la planeación
La planeación es una función de todos los gerentes, aunque el carácter y el alcance de la planeación
varían con la autoridad de cada uno y con la naturaleza de las políticas y planes establecidos por los superiores.
Si a los gerentes no se les permite cierto grado de libertad o discreción y responsabilidad en la planeación, no
serán verdaderos ejecutivos.
Si se reconoce la generalización de la planeación, es más fácil comprender por qué algunas personas
hacen una distinción entre la elaboración de políticas (el establecimiento de normas para la toma de decisiones)
y la administración, o entre el "gerente" y el "administrador" o "supervisor". Un gerente debido a su autoridad o
posición en la organización, puede hacer más, planeación que otro o una planeación más importante, o bien, la
planeación de uno puede ser más básica y aplicable a una porción más grande de la empresa que la de otro.
Sin embargo, todos los gerentes (desde presidentes hasta supervisores de primer nivel) hacen planes. Hasta el
jefe de una cuadrilla de trabajadores de carretera o de un grupo de obreros en una fábrica planea en un área
limitada bajo reglas y procedimientos bastante estrictos. 
Es interesante observar que en los estudios de satisfacciones laborales, un factor principal del éxito de
los supervisores en el nivel inferior de la organización era el grado de su habilidad para planear.
Aunque todos los gerentes planean, el programa de trabajo para los supervisores de primera línea
difiere del plan estratégico desarrollado por los gerentes de alta dirección.
Roger Smith, el presidente de la General Motors planeó la gran estrategia de producir automóviles
pequeños en Japón y en Corea. Aunque los ejecutivos de alto nivel planean la dirección general de una
organización, los gerentes a todos los niveles deben preparar sus planes para que contribuyan a los propósitos
generales de la organización.
1.3. ¿Cuál es la importancia de la planeación?
La vida actual es sumamente dinámica, donde el cambio está presente constantemente, éste puede ser
súbito o lento, la planeación permite asimilar estos cambios.
Razones por las cuales es importante la planeación
Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de
utilización racional de los recursos. 
Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el
futuro, más no los elimina. 
Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se
presenten, con las mayores garantías de éxito. 
Mantiene una mentalidad futurista teniendo más visión del porvenir
y un afán de lograr y mejorar las cosas. 
Condiciona a la empresa al ambiente que lo rodea. 
Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando
las corazonadas o empirismo. 
Reduce al mínimo los riesgos y aprovecha al máximo las
oportunidades. 
Las decisiones se basan en hechos y no en emociones. 
Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación. 
Proporciona los elementos para llevar a cabo el control. 
Al establecer un esquema o modelo de trabajo (plan), suministra las
bases a través de las cuales operará la empresa. 
Disminuye al mínimo los problemas potenciales y proporciona al
administrador magníficos rendimientos de su tiempo y esfuerzo. 
Permite al ejecutivo evaluar alternativas antes de tomar una
decisión 
1.4. ¿Cuáles son las características de la planeación?
Las características más importantes de la planeación se muestran en el siguiente esquema:
1.- La planeación es un proceso permanente y continúo: no se agota en ningún plan de acción, si
no que se realiza continuamente en la empresa. En  algunos autores, la planeación es mas una actitud de
mentalidad orientada hacia el futuro que un conjunto de planes y programas de acción.
2.- La planeación esta siempre orientada hacia el futuro: la planeación se halla ligada a la previsión,
aunque no debe confundirse con  esta. En el fondo, la planeación es una relación entre tareas por cumplir y el
tiempo disponible para ello, el aspecto de temporalidad y de futuro se encuentra implícito en el concepto de
planeación. Dado que el pasado ya no es y el presente deja de ser, la planeación debe preocuparse por el
futuro.
3.- La planeación busca la racionalidad en la toma de decisiones: al establecer esquemas para l
futuro, la planeación funciona como un medio orientador del proceso decisorio, que le da mayor racionalidad y
disminuye la incertidumbre inherente en  cualquier toma de decisión. En cierto sentido, la planeación limita las
alternativas de decisión y reduce gran parte de la libertad para decidir, pero en compensación infunde mayor
dosis de seguridad y consistencia en las elecciones realizadas.
4.- La planeación busca seleccionar un curso de acción  entre varias alternativas: la planeación
constituye un curso de acción escogida entre varias alternativas de caminos potenciales. Cuando se selecciona
un curso de acción que prosigue en  el tiempo, se dejan a un lado todas las alternativas que fueron rechazadas 
por algún motivo o razón. Aunque el curso de acción seleccionado puede tener duración corto, mediano o largo
plazo y amplitud desde la empresa como totalidad hasta determinada unidad de trabajo- muy variable, su
elección debe estar siempre en función de las consecuencias futuras y de las posibilidades de ejecución y
realización.
5.- La planeación es sistémica: la planeación debe tener en cuenta el sistema y los subsistemas que
lo conforman; debe abarcar la organización como totalidad (si la  planeación se  elaboro en el nivel 
organizacional) o una unidad como totalidad (si se elaboro en el nivel  de ejecución). Esto significa que la
planeación debe tener en cuenta la totalidad de la empresa, el órgano o la unidad para la cual se elaboro, sin
omitir las relaciones externas e internas.
6.- La planeación es repetitiva: incluye pasos o fases que se suceden. Es un proceso que forma parte
de otro mayor: el proceso administrativo. Dado que la planeación se proyecta hacia el futuro, debe ser
suficientemente flexible para aceptar ajustes y correcciones, a medida que se vaya ejecutando. La planeación
debe ser iterativa, pues supone avances y retrocesos, alteraciones y modificaciones, en función de los eventos
e inesperados que ocurran en los ambientes interno externo de la empresa o de la unidad.
7.-
La planeación es una técnica cíclica:
la planeación se convierte en realidad a medida que se
ejecuta. A medida que va ejecutándose, la plantación permite condiciones de evaluación y medición para
establecer nueva plantación con información perspectivas más seguras y correctas. Así  mismo, reduce la
incertidumbre y aumenta la información.
8.- La planeación es una función administrativa que interactúa con las demás: esta estrechamente
ligada a las demás  funciones – organización, dirección y control -, sobre las que influye y de las que recibe
influencia en todo momento y en todos los niveles de la organización.
9.-
La planeación es una técnica de coordinación e integración: permite la coordinación e
integración de varias actividades para conseguir los objetivos previos. Dado que la eficacia se haya ligado al
logro de los objetivos deseados, es necesario integrar, sincronizar y coordinar las diversas actividades de los
distintos órganos o unidades para conseguir los objetivos finales. La planeación permite esa coordinación e
integración.
10.-La planeación es una técnica de cambio e innovación: constituye una de las mejores maneras
deliberadas de introducir cambios e innovaciones en una empresa, definidos y seleccionados con anticipación y
debidamente programados para el futuro
1.5 ¿Cuáles son las ventajas de la planeación?
Requiere actividades con orden y propósito:
Se enfocan todas las actividades hacia los resultados deseados y se logra una secuencia efectiva de
los esfuerzos. Se minimiza el trabajo no productivo. Se destaca la utilidad del logro. La diferencia es la utilidad
del logro. La planeación distingue entre la acción y el logro.
Señala la necesidad de cambios futuros:
La planeación ayuda al gerente a visualizar las futuras posibilidades y a avaluar los campos clave para
posible participación. Capacita al gerente a evitar la entropía o tendencia a dejar que las cosas corran, a estar
alerta a las oportunidades, y a ver las cosas como podrían ser, no como son.
Contesta a las preguntas "y qué paso sí…":
Tales preguntas permiten al que hace la planeación ver, a través de una complejidad de variables que
afectan a la acción que desea emprender.
Proporciona una base para el control:
Por medio de la planeación, se determinan las fechas críticas desde el principio y se fijan la terminación
de cada actividad y las normas de desempeño, estas sirven de base de control.
Ayuda al gerente a obtener status:
La planeación adecuada ayuda al gerente a proporcionar un a dirección confiada y agresiva, capacita al
gerente a tener a la mano todo lo necesario evitando que se diluyan o se anulen sus esfuerzos.
1.6 ¿Cuáles son las desventajas de la planeación?
La planeación esta limitada por la exactitud de la información y de los hechos futuros. 
La planeación cuesta mucho: Algunos argumentan que el costo de la planeación excede a su
contribución real 
La planeación tiene barreras psicológicas: Una barrera usual es que las personas tienen más
en cuenta el presente que el futuro. 
La planeación ahoga la iniciativa: Algunos creen que la planeación obliga a los gerentes a una
forma rígida de ejecutar su trabajo. 
La planeación demora las acciones: Las emergencias y apariciones súbitas de situaciones
desusadas demandan decisiones al momento. 
La planeación tiene limitado valor práctico: Algunos afirman que la planeación no sólo es
demasiado teórica, sino que son más prácticos otros medios. 
1.7 El tiempo y la planeación.
La planeación incluye el uso de políticas y procedimientos, puesto que éstos ayudan a efectuar el
trabajo que se pretende. Aunque en la planeación interviene en muchas ocasiones la vida afectiva del individuo,
es importante mantener en equilibrio los diversos planes de una empresa.
El tiempo es un integrante esencial de un plan. Determinar lo que debe hacerse implica decidir cuándo y
dentro de qué límites de tiempo deben efectuarse las actividades. El curso completo de acción puede
determinarse por la necesidad de llevar a cabo un trabajo en un plazo definido. Al hablar de tiempo en la
planeación, tampoco debemos olvidar que ésta se divide en a corto, mediano y largo plazo. La diferencia entre
ellas es la siguiente:
La planeación a corto plazo generalmente es de un año. 
La planeación a mediano plazo es de uno a tres años. 
La planeación a largo plazo es de más de tres años. 
La planeación efectiva a largo plazo no es un trabajo fácil. El desafío está en lograr una relación factible
entre el producto y el plan de mercadeo, y en expresarlo en términos económicos, de tal manera que las
decisiones puedan ser hechas con una visión hacia el futuro, satisfaciendo los objetivos financieros.
Normalmente, en el proceso de planeación, los objetivos financieros deben transmitirse de arriba hacia abajo.
En este proceso podemos distinguir los siguientes pasos fundamentales:
La compañía debe definir sus metas y sus objetivos básicos, debe existir un análisis detallado de los
puntos fuertes y las debilidades de la empresa, debe existir, asimismo, un análisis detallado de los puntos
fuertes y las debilidades de la competencia, el medio ambiente en el que trabaja la compañía debe ser
analizado; es importante, también, considerar a la población, la situación política, el potencial económico, la
mano de obra, etc., el plan debe ser lo bastante extenso como para cubrir todas las fases de la actividad de la
empresa e interrelacionarlas entre sí. 
El plan debe ser desarrollado hasta el detalle mínimo, para que sirva como patrón de muestra en la
toma de decisiones en todas las áreas directivas, y por ultimo deben tomarse medidas para permitir revisiones
periódicas del plan y ponerlo al día según la situación de la empresa frente a cambios y fluctuaciones
económicas.
Como se ve, la planeación es un proceso continuo consistente en muchos pasos individuales que
conducen a decisiones saber: que hacer, cuándo, quién lo hará y la mejor forma de hacerlo. Este proceso debe
ser dinámico y de acuerdo con el funcionamiento de la compañía y los cambios externos, de tal forma que los
planes y decisiones se mantengan constantemente actualizados.
La necesidad de planear las organizaciones es tan obvia y tan grande que es difícil encontrar a alguien
que no esté de acuerdo con ella, pero es aún más difícil procurar que tal planeación sea útil, porque es una de
las actividades más arduas y complejas que confronta el hombre, no hacerla bien no es ningún pecado, pero si
lo es contentarse con hacerla menos que bien.
Es por eso que una actividad tan compleja como la planeación se compone de las siguientes partes
según Rusell L. Ackoff:
1.8 ¿Cuáles son los principios de la planeación?
Los principios en la planeación son muy importantes para poder aplicar cada uno de los elementos que
la forman. Un principio es una proposición que se formula para que sirva de guía a la acción.
Aunque no hay dos empresas que sean idénticas, hay ciertos principios comunes a todas ellas. Sin
embargo, su aplicación tiene que variar por necesidad, para ajustarlos a las circunstancias individuales.
Principio de  la  universalidad.
La planeación debe comprender suficiente cantidad de factores como tiempo, personal, materia,
presupuesto etc. de tal manera que al desarrollar el plan sea suficiente.
Principio de racionalidad.
Todos y cada uno de los planes deben estar fundamentados lógicamente, deben contener unos
objetivos que puedan lograrse y también los recursos necesarios para lograrlos.
El principio de la precisión.
"Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y genéricas, sino con la mayor precisión posible,
porque van a regir acciones concretas." Cuando carecemos de planes precisos, cualquier negocio no es
propiamente tal, sino un juego de azar, una aventura, ya que, mientras el fin buscado sea impreciso, los medios
que coordinemos serán necesariamente ineficaces, parcial o totalmente. Siempre habrá algo que no podrá
planearse en los detalles, pero cuando mejor fijemos los planes, será menor ese campo de lo eventual, con lo
que habremos robado campo a la adivinación. Los planes constituyen un sólido esqueleto sobre el que pueden
calcularse las adaptaciones futuras.
El principio de la flexibilidad.
"Dentro de la precisión –establecida en el principio anterior- todo plan debe dejar margen para los
cambios que surjan en éste, ya en razón de la parte imprevisible, ya de las circunstancias que hayan variado
después de la previsión." Este principio podrá parecer a primera vista, contradictorio con el anterior. Pero no lo
es. Inflexible es lo que no puede amoldarse a cambios accidentales; lo rígido; lo que no puede cambiarse de
ningún modo. Flexible, es lo que tiene una dirección básica, pero que permite pequeñas adaptaciones
momentáneas, pudiendo después volver a su dirección inicial. Así una espada de acero es flexible, porque
doblándose son romperse, vuelve a su forma inicial cuando cesa la presión que la flexiona. Todo plan preciso
debe prever, en lo posible, los varios supuestos o cambios que puedan ocurrir:
Ya sea fijando máximos y mínimos como una tendencia central entre ellos, como lo más normal; Ya
proveyendo de antemano caminos de substitución para las circunstancias especiales que se presenten, ya
establecido sistemas para su rápida revisión.
El principio de la unidad.
"Los planes deben ser de tal naturaleza, que pueda decirse que existe uno sólo para cada función; y
todos los que se aplican en la empresa deben estar, de tal modo coordinados e integrados, que en realidad
pueda decirse que existe un solo plan general". Es evidente que mientras haya planes inconexos para cada
función, habrá contradicción, dudas, etc. Por ello, los diversos planes que se aplican en uno de los
departamentos básicos: Producción, ventas, finanzas y contabilidad, personal, etc., deben coordinarse en tal
forma, que en un mismo plan puedan encontrarse todas las normas de acción aplicables. De ahí surge la
conveniencia y necesidad de que todos cooperen en su formación. Si el plan es principio de orden requiere la
unidad de fin, es indiscutible que los planes deben coordinarse jerárquicamente, hasta formar finalmente uno
sólo.
El principio de factibilidad.
Lo que se planee debe ser realizable; es inoperante elaborar planes demasiado ambiciosos u optimistas
que sean imposibles de lograrse. La planeación debe adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas que
actúan en el medio ambiente.
El principio de compromiso.
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