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Procedimientos Administrativos



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Procedimientos Administrativos - Manual
13.1 Conformación Del Manual:
13.1.1 IDENTIFICACIÓN
Este documento debe incorporar la siguiente información:
Logotipo de la organización. 
Nombre oficial de la organización. 
Denominación y extensión. De corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre
de la misma. 
Lugar y fecha de elaboración. 
Número de revisión (en su caso). 
Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización. 
Clave de la forma. En primer término, las siglas de la organización, en segundo lugar las siglas
de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y, por último, el número de la forma. Entre
las siglas y el número debe colocarse un guión o diagonal. 
13.1.2 ÍNDICE O CONTENIDO
Relación de los capítulos y páginas correspondientes que forman parte del documento.
13.1.3 PRÒLOGO Y/O INTRODUCCIÓN
Exposición sobre el documento, su contenido, objeto, áreas de aplicación e importancia de su revisión y
actualización. Puede incluir un mensaje de la máxima autoridad de las áreas comprendidas en el
manual.
13.1.4 OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS
Explicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos.
Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración
arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o errores; facilitar las labores de auditoria; facilitar
las labores de auditoria, la evaluación del control interno y su vigilancia; que tanto los empleados como
sus jefes conozcan si el trabajo se está realizando adecuadamente; reducir los costos al aumentar la
eficiencia general, además de otras ventajas adicionales.
13.1.5 AREAS DE APLICACIÓN Y/O ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS
Esfera de acción que cubren los procedimientos.
Dentro de la administración pública federal los procedimientos han sido clasificados, atendiendo al
ámbito de aplicación y a sus alcances, en: procedimientos macro administrativos y procedimientos
meso administrativos o sectoriales.
13.1.6 RESPONSABLES
Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases
13.1.7 POLÍTICAS O NORMAS DE OPERACIÓN
En esta sección se incluyen los criterios o lineamientos generales de acción que se determinan en forma
explícita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que participaban en los
procedimientos.
Además deberán contemplarse todas las normas de operación que precisan las situaciones alterativas
que pudiesen presentarse en la operación de los procedimientos. A continuación se mencionan algunos
lineamientos que deben considerarse en su planteamiento:
Se definirán perfectamente las políticas y/o normas que circunscriben el marco general de
actuación del personal, a efecto de que esté no incurra en fallas. 
Los lineamientos se elaboran clara y concisamente, a fin de que sean comprendidos incluso por
personas no familiarizadas con los aspectos administrativos o con el procedimiento mismo. 
Deberán ser lo suficientemente explícitas para evitar la continua consulta a los niveles
jerárquicos superiores. 
13.1.8 CONCEPTO (S)
Palabras o términos de carácter técnico que se emplean en el procedimiento, las cuales, por su
significado o grado de especialización requieren de mayor información o ampliación de su significado,
para hacer más accesible al usuario la consulta del manual.
13.1.9 PROCEDIMIENTO (descripción de las operaciones)
Presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se
realizan en un procedimiento, explicando en qué consisten, cuándo, cómo, dónde, con qué, y cuánto
tiempo se hacen, señalando los responsables de llevarlas a cabo. Cuando la descripción del
procedimiento es general, y por lo mismo comprende varias áreas, debe anotarse la unidad
administrativa que tiene a su cargo cada operación. Si se trata de una descripción detallada dentro de
una unidad administrativa, tiene que indicarse el puesto responsable de cada operación. Es conveniente
codificar las operaciones para simplificar su comprensión e identificación, aun en los casos de varias
opciones en una misma operación.
13.1.10 FORMULARIO DE IMPRESOS
Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan dentro del mismo o se
adjuntan como apéndices. En la descripción de las operaciones que impliquen su uso, debe hacerse
referencia específica de éstas, empleando para ello números indicadores que permitan asociarlas en
forma concreta. También se pueden adicionar instructivos para su llenado.
13.1.11 DIAGRAMAS DE FLUJO
Representación gráfica de la sucesión en que se realizan las operaciones de un procedimiento y/o el
recorrido de formas o materiales, en donde se muestran las unidades administrativas (procedimiento
general), o los puestos que intervienen (procedimiento detallado), en cada operación descrita. Además,
suelen hacer mención del equipo o recursos utilizados en cada caso. Los diagramas representados en
forma sencilla y accesible en el manual, brinda una descripción clara de las operaciones, lo que facilita
su comprensión. Para este efecto, es aconsejable el empleo de símbolos y/o gráficos simplificados. 
13.1.12 GLOSARIO DE TÉRMINOS
Lista de conceptos de carácter técnico relacionados con el contenido y técnicas de elaboración de los
manuales de procedimientos, que sirven de apoyo para su uso o consulta. Procedimiento general para la
elaboración de manuales administrativos 
13.2 DISEÑO DEL PROYECTO
La tarea de preparar manuales administrativos requiere de mucha precisión , toda vez que los datos
tienen que asentarse con la mayor exactitud posible para no generar confusión en la interpretación de su
contenido por parte de quien los consulta. Es por ello que se debe poner mucha atención en todas y
cada una de sus etapas de integración, delineando un proyecto en el que se consiguen todos los
requerimientos, fases y procedimientos que fundamentan la ejecución del trabajo.
13.2.1 RESPONSABLES 
Para iniciar los trabajos que conducen a la integración de un manual, es indispensable prever que no
queda diluida la responsabilidad de la conducción de las acciones en diversas personas, sino que debe
designarse a un coordinador, auxiliado por un equipo técnico, al que se le debe encomendar la
conducción del proyecto en sus fases de diseño, implantación y actualización. De esta manera se logra
homogeneidad en el contenido y presentación de la información.
Por lo que respecta a las características del equipo técnico, es conveniente que sea personal con un
buen manejo de las relaciones humanas y que conozca a la organización en lo que concierne a sus
objetivos, estructura, funciones y personal. Para este tipo de trabajo, una organización puede nombrar a
la persona que tenga los conocimientos y la experiencia necesarios para llevarlo a cabo. Por la
naturaleza de sus funciones puede encargarlo al titular de la unidad de mejoramiento administrativo (en
caso de contar con este mecanismo). Asimismo, puede contratar los servicios de consultores externos.
13.2.2 DELIMITACIÓN DEL UNIVERSO DE ESTUDIO 
Los responsables de efectuar los manuales administrativos de una organización tienen que definir y
delimitar su universo de trabajo para estar en posibilidad de actuar en él; para ello, deben realizar:
13.3 ESTUDIO PRELIMINAR
Este paso es indispensable para conocer en forma global las funciones y actividades que se realizan en
el área o áreas donde se va a actuar. Con base en él se puede definir la estrategia global para el
levantamiento de información, identificando las fuentes de la misma, actividades por realizar, magnitud
y alcances del proyecto, instrumentos requeridos para el trabajo y en general, prever las acciones y
estimar los recursos necesarios para efectuar el estudio.
13.4 Fuentes De Información:
Referencia de las instituciones, áreas de trabajo, documentos, personas y mecanismos de información
de donde se pueden obtener datos para la investigación. Entre las más representativas se pueden
mencionar:
*Instituciones:
-Organizaciones que trabajan coordinadamente o forman parte del mismo grupo o sector de la que es
objeto de estudio.
-Organizaciones líderes en el mismo campo de trabajo.
-Organizaciones normativas que dictan lineamientos de carácter obligatorio.
-Organizaciones que prestan servicios o suministran insumos necesarios para el funcionamiento de la
organización que se estudia.
*Archivos de la organización:
-General.
-De las áreas de estudio.
*Directivos y empleados:
-Personal del nivel directivo que maneja información valiosa, ya que conocen si el conjunto de archivos
responde a la realidad.
-Personal operativo cuyas opiniones y comentarios son de gran ayuda, puesto que ellos tienen a su
cargo las actividades rutinarias, por lo que pueden detectar limitaciones o divergencias en relación con
otros puntos de vista o contenido de documentos.
*Áreas de trabajo:
-Niveles de la organización que reflejan las condiciones reales de funcionamiento, medios y personal.
*Clientes y/ o usuarios: Receptores de los productos y/ o servicios que genera la organización.
*Mecanismos de información: Recursos computacionales que permiten el acceso a información interna
o externa a la organización que sirven como soporte al estudio.
13.5 Preparación Del Proyecto:
Recabados los elementos preliminares para llevar a cabo el manual, se debe preparar el documento de
partida para concretarlo, el cual debe quedar integrado por:
*Propuesta técnica, (que debe de incluir):
-Antecedentes: recuento de todos los manuales o esfuerzos análogos preparados con anterioridad.
-Naturaleza: tipo de manual que se pretende realizar.
-Justificación: demostración de la necesidad de efectuarlo en función de las ventajas que ello reportará
a la organización.
Objetivos: logros que se pretenden alcanzar.
-Acciones: iniciativas o actividades necesarias para su consecución.
-Resultados: beneficios que se esperan obtener en cuanto a mejorar el funcionamiento de la
organización, sus productos y/ o servicios, clima organizacional y relaciones con el entorno.
-Alcance: área de aplicación que cubre el estudio en términos de ubicación en la estructura orgánica y/
o territorial.
-Recursos: requerimientos humanos, materiales y tecnológicos necesarios para desarrollarlo.
-Costo: estimación global y específica de recursos financieros que demanda su ejecución.
-Estrategia: ruta fundamental necesaria para orientar los recursos de acción y asignación de recursos.
-Información complementaria: material e investigaciones que pueden servir como elementos de apoyo.
c) PROGRAMA DE TRABAJO
-Identificación: nombre del manual.
-Responsable(s): unidad o grupo que tendrá a su cargo la implantación del manual.
-Área(s): universo bajo estudio.
-Clave: número progresivo de las actividades estimadas.
-Actividades: pasos específicos que tienen que darse para captar la información.
-Fases: definición del orden secuencial para realizar las actividades.
-Calendario: fechas asignadas para el inicio y terminación de cada fase.
-Representación gráfica: descripción del programa en cuadros e imágenes.
-Formato: presentación y resguardo del programa de trabajo.
-Reportes de avance: seguimiento de las acciones.
-Periodicidad: espacio de tiempo dispuesto para informar avances.
13.6 PRESENTACIÓN DEL PROYECTO A LAS AUTORIDADES COMPETENTES
a) PARTICIPANTES 
Para depurar el contenido del proyecto, afinar sus parámetros y determinar su viabilidad operativa, es
recomendable presentarlo a:
*Área (s) que intervendrá directamente en su aplicación, por lo cual tienen la obligación de conocer el
proyecto en forma detallada.
*Áreas afectadas por la implantación del proyecto, ya que tendrán que cambiar o adecuarse.
*Área responsable del manejo de los recursos económicos, para cuantificar el costo del proyecto en
forma más específica.
b) RESPONSABLE DE SU AUTORIZACIÓN
Asimismo, el proyecto debe presentarse al titular de la organización o de la unidad administrativa
responsable de su ejecución, para su aprobación.
Una vez autorizado, el responsable debe hacer del conocimiento de todos los niveles jerárquicos la
intención que tiene la organización de elaborar el manual, resaltando los beneficios que de este
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