esfuerzo se obtendrán, a fin de que todos brinden su apoyo durante el desarrollo del trabajo. Sin este
requisito, la labor de integración del manual se vería seriamente dificultada.
C) CAPTACIÓN DE LA INFORMACIÓN
Como primer paso de esta etapa se debe obtener una lista del personal que va a participar en el
levantamiento de la misma, considerando la magnitud y especificaciones del trabajo.
a) Capacitación del personal
Una vez integrado el grupo de trabajo, se debe capacitarlo, no sólo en lo que respecta al
manejo de medios de investigación que se utilizarán para el levantamiento de la información, sino
también en todo el proceso que se seguirá para preparar el manual.
Por ello, se debe dar a conocer a los participantes el objetivo que se persigue, así como los métodos de
trabajo adoptados, calendarización de actividades, documentos que se emplearán.(cuestionarios,
formatos, etcétera), responsables del proyecto, unidades administrativas involucradas, inventario de
información a captar y distribución del trabajo a cada persona.
Cuando el grupo de trabajo sea numeroso, puede resultar conveniente formar subgrupos, coordinados
cada uno por un responsable, quien debe encargarse de revisar y homogeneizar la información.
Es recomendable efectuar un estudio en un área piloto, para luego comparar y evaluar los resultados
obtenidos.
b) Levantamiento de la información
Los esfuerzos de recopilación deben enfocarse en el registró de hechos que permitan conocer y analizar
información específica y verdaderamente útil para el manual, pues de lo contrario se puede incurrir en
interpretaciones erróneas, lo cual genera retraso y desperdicio de recursos. Asimismo, debe aplicarse un
criterio de discriminación, basado en el objetivo del estudio, y proceder continuamente a su revisión y
evaluación para mantener una línea de acción uniforme.
Esta actividad exige mantener una relación constante con las fuentes internas emisoras de la
información, así como con las áreas u organizaciones con otra ubicación física.
Para recabar la información en forma ágil y ordenada se puede utilizar alguna o una combinación de las
siguientes técnicas de recopilación:
13.7 Investigación documental:
Esta técnica permite la selección y análisis de aquellos escritos que contienen datos de interés
relacionados con el manual. Para ello se estudian documentos tales como bases jurídico-
administrativas, diarios oficiales, actas de reuniones, circulares, oficios y todos aquellos que contengan
información relevante para el estudio.
Consulta a sistemas de información
Acceso a sistemas computacionales que contienen información y recursos de apoyo para estructurar el
manual. Este mecanismo permite recabar información interna y/o de sistemas externos a la
organización enlazados a través de redes.
Encuesta:
Este método implica la realización de entrevistas personales con base en una guía de preguntas
elaborada con anticipación. También se puede utilizar un cuestionario, a fin de que las entrevistas
tengan un contenido homogéneo.
Esta técnica se considera de gran utilidad para reunir información preliminar al análisis o para efecto de
plantear cambios o modificaciones a la estructura actual de la información. La encuesta puede
realizarse en forma individual o reuniendo a directivos y empleados de una misma área o que
intervienen en la misma clase de tareas.
También se puede recabar información de clientes y/o usuarios, prestadores de servicios y proveedores
que interactúan con la organización.
Los cuestionarios que se utilizan en la encuesta, y que sirven para obtener la información deseada,
están constituidos por series de preguntas escritas, predefinidas, secuenciadas y separadas por capítulos
o temática específicos.
Este medio permite ahorrar recursos y tiempo; sin embargo, la calidad de la información que se obtiene
depende de su estructuración y forma de presentación.
En términos generales, todo cuestionario debe expresar el motivo de su preparación, procurar que las
preguntas sean claras y concisas, con un orden lógico, redacción comprensible, facilidad de respuesta y
evitar demasiadas preguntas. Asimismo, se puede incluir un instructivo de llenado para indicar cómo
contestarlo.
La entrevista consiste básicamente en celebrar reuniones individuales o grupales en las cuales se
cuestiona orientadamente a los participantes para obtener información. Este medio es posiblemente el
más usado y el que puede brindar información más completa y precisa, puesto que el entrevistador, al
tener contacto con el entrevistado, además de obtener respuestas, puede percibir actitudes y recibir
comentarios.
Para que una entrevista se desarrolle positivamente, es conveniente observar estos aspectos:
Tener claro el objetivo: para cubrir este aspecto, se recomienda preparar previamente un cuestionario o
guía de entrevista que contenga los principales puntos que se desea
captar. Esta guía puede operar a manera de marco de trabajo para que, al término de la misma, se pueda
verificar si se ha obtenido la información requerida.
Establecer anticipadamente la distribución del trabajo: esta etapa consiste en asignar responsabilidades
y determinar las áreas a investigar.
Concretar previamente la cita: es importante que el entrevistado esté preparado para proporcionar la
información con el tiempo y tranquilidad necesarios para disminuir el margen de error y evitar
interrupciones.
Clasificar la información que se obtenga: esta fase implica diferenciar la situación real de la relativa a
sugerencias para mejorarla, procurando no confundir ambos aspectos.
Para apoyar y/o agilizar la captura de información se puede emplear el muestreo, que es una técnica
estadística auxiliar que sirve para inferir información acerca del universo que se investiga, a partir del
estudio parcial del mismo.
Cuando el universo de estudio es de gran magnitud, pero la información sea homogénea en virtud de
normas de operación y requisitos uniformes, se establece la posibilidad de conocer sus características
sin necesidad de encuestar o investigar a todas las unidades, ni de entrevistar a cada uno de los
empleados.
Existen tablas de muestreo que, de acuerdo con las características y volumen de la información,
establecen cuál es la mínima cantidad de información representativa del todo -muestra- que es
necesario recabar para que los resultados que se obtengan a partir de ésta tengan validez.
13.8 Observación directa:
Este recurso puede ser empleado por los técnicos o analistas en el área física donde se desarrolla el
trabajo de la organización. A partir del análisis de la información recabada se deben sostener pláticas
con algunas de las personas que prestan sus servicios en estas áreas para complementarla o afinarla.
Otra forma consiste en que el jefe del área de trabajo realice la observación directa, comente y discuta
algunos de los puntos con sus subordinados y presente los resultados de su análisis al investigador. La
ventaja de este procedimiento radica en que debido a la familiaridad entre jefe y subordinados, la
información puede ser más completa, pero habrá ocasiones en que los resultados no serán los deseados,
debido a inhibiciones o problemas internos, o que pueda plantearse una situación que no corresponde a
la realidad operativo.
D) Integración de la información
Una vez que se cuenta con la información de las áreas involucradas en el estudio, se debe ordenar y
sistematizar los datos a efecto de poder preparar su análisis.
a) Cómo clasificar la información
Para facilitar la tarea de integración, es recomendable que la información obtenida se vaya accesando a
equipos de cómputo para salvaguardaría y facilitar su manejo. Con este propósito se pueden:
Crear directorios, subdirectorios y archivos para desagregarla en función de la división del
trabajo.
Crear bases de datos o programas específicos.
Utilizar paquetes acordes con las necesidades específicas del proyecto.
Combinar los puntos anteriores para optimizar resultados.
En forma paralela deben abrirse carpetas con apartados específicos con los documentos fuente del
estudio, en las que se debe compendiar la información por área, sistema, procedimiento, equipos,
políticas, etcétera. Es conveniente que los documentos que se recaben contengan el visto bueno de la
persona que suministra la información.
También es recomendable que conforme se recaben datos sobre algún aspecto, se concentren en un
documento de trabajo que pueda servir de memoria en el diseño posterior del proyecto.
b) ÁREAS PARA AGRUPAR LA INFORMACIÒN
Antecedentes.
Se debe tomar en cuenta la reglamentación jurídico-administrativa que regula la realización del trabajo,
como se ha atendido por parte de las unidades responsables de hacerlo y qué efecto ha tenido sobre
otras unidades, organizaciones, clientes y/o usuarios.
También es oportuno, en su caso, considerar la evolución o desarrollo de las estructuras
organizacionales anteriores y los resultados que se obtuvieron, lo cual permite contar con un marco de
referencia histórico para comprender mejor la situación actual.
Situación actual.
Se toma en cuenta los siguientes aspectos:
Objetivos
Estructura orgánica Normas y políticas administrativas
Funciones
Procedimientos
Instrumentos jurídico-administrativos
Equipo
Condiciones de trabajo
Ambiente laboral
13.9 ANÁLISIS DE LA INFORMACIÒN
En esta etapa se debe realizar un estudio o examen crítico de cada uno de los elementos de información
o grupos de datos que se integraron con el propósito de conocer su naturaleza, características y
comportamiento, sin perder de vista su relación, interdependencia o interacción interna y con el
ambiente, para obtener un diagnóstico que refleje la realidad operativa.
Esta mecánica de estudio puede seguir la siguiente secuencia:
Conocer
Describir
Descomponer
Examinar críticamente
Ordenar cada elemento
Definir las relaciones
Identificar y explicar su comportamiento
Un enfoque muy eficaz en el momento del análisis de los datos consiste en adoptar una actitud
interrogativa y formular de manera sistemática seis cuestionarios fundamentales:
¿Qué trabajo se hace?
¿Para qué se hace?
¿Quién lo hace?
¿Cómo se hace?
¿Con qué se hace?
¿Cuándo se hace?
Después de obtener respuestas claras y precisas para cada una de las preguntas anteriores, las mismas
deben someterse, a su vez, a un nuevo interrogatorio planteando la pregunta ¿por qué?. Las nuevas
respuestas que se obtengan darán la pauta para formular el manual y las medidas de mejoramiento
administrativo.
a) TÉCNICAS DE APOYO PARA EL ANÀLISIS
En esta fase comprende los recursos técnicos que se emplean para estudiar la información obtenida con
el fin de conocerla en forma detallada t determinar alternativas de acción específicas que permitan
derivar soluciones óptimas para lograr los resultados deseados.
Las técnicas de análisis que se pueden utilizar en esta fase están directamente relacionadas con el
origen del proyecto, así como con la información técnica del líder o responsable en función del tipo de
manual, factibilidad para su aplicación, disponibilidad de tiempo, asignación de recursos y nivel
técnico del grupo de trabajo.
Este tipo de instrumentos se puede utilizar como respaldo para el proyecto o en sentido inverso, a raíz
de la implantación de un proceso de cambio organizacional que debe culminar con la edición de un
manual administrativo.
Entre las técnicas que generalmente se utilizan para auxiliar el análisis administrativo en este campo, se
encuentran las siguientes:
Organizacionales.
Administración por objetivos
Análisis de sistemas
Análisis de costo-beneficio
Análisis de estructuras
Árbol de decisiones
Auditoria administrativa
Auto evaluación
Control total de calidad
Estudio de factibilidad
Estudio de viabilidad
Benchmarking
Desarrollo organizacional
Reingeniería organizacional
Reorganización Cuantitivas.
Análisis de series de tiempos
Correlación
Modelos de inventario
Modelos integrados de producción
Muestreo
Números
Números índices
Programación dinámica
Programación lineal
Simulación
Teoría de colas o de líneas de espera
Teoría de los grafos
Teoría de las decisiones
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