13.10 PREPARACIÓN DEL PROYECTO DEL MANUAL
Una vez que se cuenta con toda la información del manual se procederá a integrarlo; para tal actividad
se requiere convocar a todos los participes de la presentación del manual, para revisión del contenido y
presentación de cada apartado.
a) Validación
La información verificada de cada área o unidad administrativa deberá presentarse a la persona
entrevistada para que firme de conformidad en un espacio específico para este objetivo; debe verificar
que la información esté completa y comprensible.
b) ESTRUCTURACIÒN
Una vez que se reúne la información revisada y firmada por cada área, los involucrados en la
presentación del manual deben reunirse para compaginar e integrar el proyecto final del manual.
13.11 FORMULACIÓN DE RECOMENDACIONES
Para seleccionar las recomendaciones más viables, se toma en cuenta su costo, recursos necesarios para
aplicarlas y sus ventajas y limitaciones.
a) TIPOS DE RECOMENDACIONES
De mantenimiento: preservación general de la misma estructura orgánica, funciones, sistemas,
procedimientos, personal y formas.
De eliminación: supresión de sistemas, reemplazo de formas, registros e informes, eliminación total o
parcial de procedimientos, bajas de personal, desaparición de áreas o unidades administrativas, etc.
De adición: introducción de un nuevo sistema, incremento del número de operaciones en determinado
procedimiento, aumento de personal o programas, etc.
De combinación: intercalar el orden de aplicación de programas de trabajo, combinar el orden de las
operaciones de un procedimiento, compaginar la utilización de formas de uso generalizado con nuevas
formas, etc.
De fusión: agrupación de áreas, unidades administrativas o personas bajo un mismo mando, unificación
de formas, registros e informes, etc.
De modificación: cambios en los procedimientos o las operaciones, reubicación física de personal,
equipo o instalaciones, redistribución de cargas de trabajo, modificación de formas, registros, informes
y programas, etc.
De simplificación: reducción de pasos de un procedimiento, introducción de mejoras en los métodos de
trabajo, simplificación de formas, reportes, registros, programas, etc.
De intercambio: redireccionamiento de funciones, procedimientos, recursos, personal o flujo del trabajo
entre áreas u organizaciones del mismo grupo o sector.
b) ELABORACIÓN DEL INFORME
Para entregar los resultados del estudio es necesario redactar un informe, en el que además de exponer
las razones que llevaron a obtenerlos, incorpore la información estratégica del proyecto que le permita
a la alta dirección la toma de decisiones oportuna y correcta.
El informe consta de los siguientes elementos, generalmente:
Introducción: es el resumen del propósito, enfoque, limitaciones y el plan de trabajo.
Parte principal o cuerpo: sección donde se anotan los hechos, argumentos y justificaciones.
Conclusiones y recomendaciones.
Apéndices o anexos: inclusión de gráficas, cuadros y demás instrumentos de análisis administrativo que
se consideren elementos auxiliares para apoyar la propuesta y recomendaciones.
13.12 PRESENTACIÓN DEL MANUAL PARA SU APROBACIÓN
Una vez que el manual ha quedado debidamente estructurado, el encargado del proyecto debe
someterlo a las instancias procedentes para su aprobación; convocará a su grupo de trabajo para la
última revisión de la documentación que se presentará.
a) A los niveles directivos
Es recomendable que esta presentación parta en un documento síntesis derivado del informe, cuya
extensión no sea mayor a treinta cuartillas, para que en caso de ser analizado, requiera de un mínimo de
tiempo que deje un lapso adicional para explicaciones, así como para intercambio de opiniones.
Si el tiempo de que se dispone es muy breve, el documento síntesis puede ser entregado a las
autoridades correspondientes y hacer la presentación del manual exclusivamente con el apoyo de
equipos de cómputo, láminas o audiovisuales, donde se destaquen los elementos más relevantes para el
proceso de toma de decisiones.
El documento síntesis puede subdividirse en el siguiente capitulado:
Introducción: breve descripción de las causas que generaron la necesidad de preparar el manual,
los mecanismos de coordinación y participación de empleados para su desarrollo, así como los
propósitos y explicación general acerca de su contenido.
Análisis de la estructura organizacional: exposición de la génesis y desarrollo de la
organización, es decir los cambios, sucesos y vicisitudes de mayor relevancia que ha afrontado
en forma total o parcial y que influyeron en la decisión de preparar el manual.
Diagnóstico de la situación actual: definición de las causas y/o problemas que originaron el
estudio y que justifican los cambios o modificaciones que se proponen en el manual.
Propuestas de mejoramiento: presentación de alternativas de acción para la organización,
ventajas y desventajas que pueden derivarse, implicaciones de los cambios, así como los
resultados que se espera obtener con el manual.
Estrategia de implantación: explicación de los pasos sucesivos o etapas previstas para poner en
práctica el manual y las medidas de mejoramiento administrativo derivadas de él. Asimismo, la
forma en que se efectuarían los cambios previendo los factores sobresalientes de actuación de
las áreas, unidades, mecanismos y funcionarios involucrados en el esfuerzo.
Seguimiento, control y evaluación: precisión de los mecanismos de información, proceso de
control y evaluación, así como los criterios y medidas que podrían tomarse en cada caso.
Al Órgano De Gobierno
De acuerdo con la normatividad vigente y/o a las políticas dictadas por el titular de la organización, una
vez que el manual propuesto ha sido revisado y analizado por los niveles superiores, debe presentarse
ante el consejo de administración o su equivalente para su aprobación definitiva.
c) A OTROS NIVELES JERÀRQUICOS
La exposición a los niveles departamentales, de oficina o de área también puede basarse en el
documento síntesis, pero tratando siempre de hacerlo en la forma más accesible posible para facilitar su
comprensión. Asimismo, servirá para fortalecer el compromiso entre todas las partes involucradas,
elemento fundamental para el posterior seguimiento y evaluación de las actividades.
13.13 REPRODUCCIÓN DEL MANUAL
Una vez que el grupo responsable de la elaboración del manual haya recabado e integrado las
observaciones surgidas en los diferentes niveles de decisión, debe coordinarse con la unidad o área que
maneja los recursos económicos para que éste sea reproducido para su distribución e implantación.
Para este efecto, el líder del proyecto debe suministrar los parámetros técnicos para el diseño de la
impresión. Aun cuando existen varias opciones para hacerlo, pero las unidades de medida más
aceptadas para este tipo de documento son:
Utilizar formatos intercambiables, a fin de facilitar su revisión y actualización.
Que los formatos sean de 28x21 cm (tamaño carta).
Las gráficas o cuadros que por necesidad sobrepasen el tamaño carta, serán dobladas hasta
lograr esta dimensión.
Utilizar el método de reproducción en una sola cara de las hojas.
Procurar que la división en apartados, capítulos, áreas y/o secciones queden separados por
divisiones, las cuales presenten impreso este nombre.
Que todo el documento quede integrado por carátula, portada, índice o contenido, introducción
y cuerpo.
Carátula
Es la cubierta o cara exterior del documento, que tiene como objetivo su identificación a través de los
siguientes elementos:
Nombre oficial de la organización.
Logotipo oficial.
Nombre genérico del manual en relación con su contenido.
Nombre de la unidad administrativa responsable de su elaboración y/o aplicación.
13.14 IMPLANTACIÓN DEL MANUAL
La implantación del manual representa el momento crucial para traducir en forma tangible las
propuestas y recomendaciones en acciones específicas para elevar la productividad, mejorar la
coordinación, agilizar el trabajo y homogeneizar el conocimiento de la dinámica y componentes
organizacionales.
a) MÉTODOS DE IMPLANTACIÓN
La selección de método para implantar administrativos está estrechadamente relacionada con elementos
de estructura tales como:
Tipo de manual
Cobertura
Recursos asignados
Nivel técnico del personal
Clima organizacional
Entorno
En función de estas variables, las alternativas para implantarlos son:
Método instantáneo. Generalmente es el mas utilizado, ya que la decisión de preparar manuales
administrativos-en la mayoría de los casos- proviene de los más altos niveles de la estructura de
una organización, lo cual les confiere una naturaleza o validez casi obligatoria. También se
adopta cuando la organización es nueva, si no se involucra a un número amplio de unidades
administrativas, si es relativamente sencillo, si no implica un gran volumen de funciones,
sistemas u operaciones, o si en la organización existe una sólida infraestructura administrativa.
Método del proyecto piloto. Esta forma de implantación implica aplicar el contenido del manual
en sólo una parte de la organización, con la finalidad de medir los resultados que ello genera.
El beneficio que pueda aportar radica en que permite realizar cambios en una escala reducida, llevando
a cabo cuantas pruebas sean necesarias para determinar la viabilidad de la propuesta.
Una probable desventaja de este método es que no siempre es posible asegurar que lo que es valido
para los proyectos piloto se destinan recursos y una atención especial que no puede a toda la
organización.
-Método de implantación en paralelo. Cuando se trata de manuales de amplia cobertura, que implican
el manejo de mucha información o de carácter estratégico, un volumen considerable de recursos o para
garantizar la seguridad de todo un sistema de trabajo, se emplea este método que implica la operación
simultanea, por un periodo determinado, tanto del ambiente de trabajo o condiciones tradicionales
como las que se van a implantar. Esto permite efectuar cambios sin crear problemas, ya que las nuevas
condiciones accionan libremente antes de que se suspendan las anteriores.
Método de implantación parcial o por aproximaciones sucesivas. Este método, de gran utilidad
para implantar manuales que implican modificaciones sustanciales a la operativa normal,
consiste en seleccionar parte de su contenido o de àreas especìficas para introducir los cambios
sin causar grandes alteraciones, y dar el siguiente paso sòlo cuando se haya consolidado el
anterior, lo que permite un cambio gradual y controlado.
Combinación de métodos. Es el empleo de màs de un método para implantar un manual en
función de los requerimientos técnicos de su contenido.
b) ACCIONES DE IMPLANTACIÓN DEL MANUAL
Para dar a conocer el manual es conveniente definir un programa para su presentación y que, con base
en las acciones que para este efecto se establezcan, se proceda a celebrar platicas, seminarios, foros de
decisión y cualquier otro tipo de evento de esta naturaleza.
También se pueden llevar a cabo reuniones de sensibilización , por medio de las cuales se puede
incrementar la confianza y colaboración del personal, ya que a través de ellas se les comunican los
objetivos propuestos y las bondades que de ello puede resultar.
En forma paralela se deben emprender campañas de difusión mediante revistas, boletines, folletos,
paneles y cualquier otro recurso de información que refuerce la aceptación, particularmente cuando las
medidas de lo mejoramiento puedan afectar a una organización en forma radical o a nivel grupal o
sectorial.
13.15 REVISIÓN Y ACTUALIZACIÒN
La utilidad de los manuales administrativos radica en la veracidad de la información que
contienen, por lo que se hace necesario mantenerlos permanentemente actualizados por medio
de revisiones periódicas. Para ello es conveniente:
Evaluar en forma sistemática las medidas de mejoramiento administrativo derivadas de la
implantación del manual, así como los cambios operativos que se realicen en la organización.
Establecer en calendario para la actualización del manual
Designar un responsable para la atención de esta función.
a) MECANISMOS DE INFORMACIÓN
Son aquellos que ponen en pràctica con la finalidad de establecer los flujos adecuados par que la
información administrativa, tanto de implantación de mejoras como respuestas a desviaciones, pueda
llegar con agilidad y claridad a las àreas y niveles que las necesiten.
Para ese efecto, se debe aprovechar la infraestructura instalada, utilizando servicios del grupo técnico
responsable de la elaboración del manual.
Una vez definidos los parámetros para evaluar el comportamiento del manual, operativamente, la
organización debe efectuar el seguimiento de las acciones por conducto de la(s) unidad(es)
responsable(s) de su aplicación, apoyadas por una comisión, grupo o subgrupo designado para ese
propósito.
Trabajo Elaborado Por:
Juan Pablo Amador Posadas
j_pablo_amador@hotmail.com
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