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Proceso Administrativo



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PROCESO ADMINISTRATIVO
Concepto de Proceso Administrativo
Se refiere  a planear y organizar la estructura de órganos y cargos que componen la empresa, dirigir y controlar
sus actividades. Se ha comprobado que la eficiencia de la empresa es mucho mayor que la suma de las
eficiencias  de los trabajadores, y  que ella debe alcanzarse mediante la racionalidad, es decir la adecuación de
los medios (órganos y cargos) a los fines que se desean alcanzar, muchos autores consideran que el
administrador debe tener una función individual de coordinar, sin embargo parece mas exacto concebirla como
la esencia de la habilidad general para armonizar los esfuerzos individuales que se encaminan al cumplimiento
de las metas del grupo.
Desde finales del siglo XIX  se ha definido la administración en términos de cuatro funciones específicas de los
gerentes: la planificación, la organización, la dirección y el control. Aunque este marco ha sido  sujeto a cierto
escrutinio, en términos generales sigue siendo el aceptado. Por tanto cabe decir que la administración es el
proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de los miembros de la organización y el
empleo de todos los demás recursos organizacionales, con el propósito de alcanzar metas establecidas por la
organización.
Elementos del Proceso Administrativo
7.1 PLANEACION EN EL PROCESO ADMINISTRATIVO
7.1.1 Concepto:
La Planeación es decir por adelantado, qué hacer, cómo y cuando hacerlo, y quién ha de hacerlo. La planeación
cubre la brecha que va desde donde estamos hasta donde queremos ir. Hace posible que ocurran cosas que de
otra manera nunca sucederían; aunque el futuro exacto rara vez puede ser predicho, y los factores fuera de
control pueden interferir con los planes mejor trazados, a menos que haya planeación, los hechos son
abandonados al azar.
La planeación es un proceso intelectualmente exigente; requiere la determinación de los cursos de acción y la
fundamentación de las decisiones, en los fines, conocimientos y estimaciones razonadas.
La tarea de la planeación es exactamente: minimización del riesgo y el aprovechamiento de las oportunidades.
La naturaleza esencial de la planeación puede ponerse de relieve mediante sus cuatro componentes principales
que son:
1.
Contribución a los objetivos y propósitos
2.
Primacía de la planeación
3.
Extensión de la administración
4.
Eficacia de la planeación
El propósito de cada plan es facilitar el logro de los objetivos de la empresa.
Puesto que las organizaciones empresariales de organización, integración, dirección, liderazgo y control están
encaminadas a apoyar el logro de los objetivos empresariales, la planeación lógicamente precede a la 
ejecución de todas las funciones.
Para Sánchez Guzmán la planeación es: “Aquella herramienta de la administración que nos permite determinar
el curso concreto de acción que debemos seguir, para lograr la realización de los objetivos previstos”.
Según Terry, la planeación es “Seleccionar información y hacer suposiciones respecto al futuro para formular
las actividades necesarias para realizar los objetivos organizacionales, está compuesta de numerosas
decisiones orientadas al futuro.- Representa el destinar pensamiento y tiempo ahora para una inversión en el
futuro”.
"Planear es función del administrador, aunque el carácter y la amplitud de la planeación varían con su autoridad
y con la naturaleza de las políticas y planes delineados por su superior".
La planeación es una función de todos los gerentes, aunque el carácter y el alcance de la planeación varían con
la autoridad de cada uno y con la naturaleza de las políticas y planes establecidos por los superiores. Si los
gerentes no se les permite cierto grado de libertad o discreción y responsabilidad en la planeación, no serán
verdaderos ejecutivos.
Si se reconocen la generalización de la planeación, es más fácil comprender porqué algunas personas hacen
distinción entre la elaboración de políticas (el establecimiento de normas para la toma de decisiones) y la
administración, o entre el "gerente" y el "administrador" o "supervisor". Un gerente, debido a su autoridad o
posición en la organización, puede hacer más, planeación que otro o una planeación más importante, o bien la
planeación de uno puede ser más básica y aplicable a una porción más grande de la empresa que la de otro.
Sin embargo, todos los gerentes (desde presidentes hasta supervisores de primer nivel) hacen planes.
Es esencial  para que las organizaciones logren óptimos niveles de rendimiento, estando directamente
relacionada con ella, la capacidad  de una empresa para adaptarse al cambio. La planificación incluye elegir y
fijar las misiones y objetivos de la organización. Después, determinar las políticas, proyectos, programas,
procedimientos, métodos, presupuestos, normas y estrategias necesarias para alcanzarlos, incluyendo además
la toma de decisiones al tener  que escoger entre diversos cursos de acción futuros.
Este proceso desde luego que implica contar con los elementos siguientes:
Pronosticar los volúmenes de ventas que se puedas alcanzar en determinados periodos.
Fijar los resultados finales deseados u objetivos.
Desarrollar estrategias que señalen cómo y cuándo alcanzar las metas establecidas.
Formular presupuestos.
Establecer procedimientos.
Determinar políticas que orientan los gerentes en la toma de decisiones.
7.1.2 Importancia:
En las organización, la planificación es el proceso de estableces metas y elegir los medio para alcanzar dichas
metas. Sin planes los gerentes no pueden saber como organizar su personal ni sus recursos debidamente.
Quizás  incluso ni siquiera tengan una idea clara de que deben organizar, sin un plan no pueden dirigir con
confianza ni esperar que los demás le sigan. Sin un plan, los gerentes y sus seguidores no tienen muchas
posibilidades de alcanzar sus metas ni de saber cuando ni donde se desvían del camino. El control se convierte
en un ejercicio fútil.
El reconocimiento de la influencia de la planeación ayuda en mucho a aclarar los intentos de algunos estudiosos 
de la administración para distinguir entre formular la política (fijar las guías para pensar en la toma de
decisiones) y la administración, o entre el director y el administrador o el supervisor. Un administrador, a causa
de su delegación de autoridad o posición en la organización, puede  mejorar la planeación establecida o hacerla
básica y aplicable a una mayor proporción de la empresa que la planeación de otro. Sin embargo, todos los
administradores desde, los directores hasta los jefes o supervisores, planean lo que les corresponde. El
siguiente esquema nos muestra más claramente esta división.
7.1.3 Beneficios:
Con mucha frecuencia los planes eficiente afectan el futuro de toda la organización. La planificación es
fundamental, ya que esta:
1.
Permite que la empresa este orientada al futuro.
2.
Facilita la coordinación de decisiones.
3.
Resalta los objetivos organizacionales.
4.
Se determina anticipadamente qué recursos se van a necesitar para que la empresa opere
eficientemente.
5.
Permite diseñar métodos y procedimientos de operación.
6.
Evita operaciones inútiles y se logran mejores sistemas de trabajo.
7.
La planeación es la etapa básica del proceso administrativo: precede a la organización, dirección y
control, y es su fundamento.
8.
Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o empirismo.
9.
Facilita el control la permitir medir la eficiencia de la empresa.
10. Propicia el desarrollo de la empresa.
11. Reduce al máximo los riesgos.
12. Maximiza el aprovechamiento de los recursos y tiempo.
13. Todos los esfuerzos se dirigen  hacia los resultados deseados y se logra una secuencia de esfuerzos
efectivos.
14. Se reduce al mínimo el trabajo no productivo.
15. Se coordinan las actividades hacia el objetivo predeterminado.
16. Los gastos totales se reducen al mínimo.
17. Ayuda a realizar futuras posibilidades entre cursos alternativos.
18. Guía el pensamiento administrativo.
19. Ayuda a contestar la pregunta: “QUE HACER SI....”
20. Se elimina el trabajo a base de supuestos.
Los Beneficios obtenidos a través de la planeación según Sánchez Guzmán son los siguientes:
a)
Un mejor orden y control, así como una mayor eficiencia en el desarrollo de las actividades.-Con ella se
reduce la actividad dispersa, la duplicidad de esfuerzos y los movimientos inútiles.
b)
Se consigue realizar los objetivos en forma íntegra, eficaz y oportuna.
c)
Se tendrá una buena coordinación interna, la cual nos llevará al mejor aprovechamiento de todos los
recursos de la empresa y por lo tanto al más alto nivel de utilidades (mediante la reducción de los
costos).
d)
Se eliminan en lo posible las decisiones arbitrarias, las basadas en el sentimiento o en la improvisación.
e)
Se reduce al mínimo el tiempo “total” empleado en las actividades de la empresa.-Esto es de suponerse
si estamos partiendo de la base de que solo se realiza el trabajo necesario y bajo el debido control.
f)
Da una visión panorámica de toda la organización, en forma clara y completa, permitiendo captar las
relaciones importantes, comprender mejor las actividades y fundamentar correctamente las acciones.
7.1.4 Limitaciones:
Dentro de las limitaciones de la planeación podemos mencionar:
a)
La planeación consume tiempo y dinero; sin embargo, esto no es sino una inversión cuya recuperación
y beneficios adicionales se producen por medio de resultados más efectivos, económicos y rápidos.
b)
Los buenos esfuerzos de planeación no pueden apresurarse , se requiere tomar el tiempo necesario
para reflexionar, localizar y analizar datos suficientes, para considerar posibles cursos de acción y para
formular el plan en sí.
c)
Debe balancearse el empleo de recursos dedicados a la planeación, de tal manera que su costo no
llegue a exceder as u verdadera utilidad.
d)
Dificultad para llegar a los datos precisos con relación al futuro.
e)
La gente se interesa más en el presente que en el futuro.
f)
La planeación es costosa.
7.1.5 Propósito:
La planeación reduce el impacto del cambio, minimiza el desperdicio y la redundancia y fija los estándares para
facilitar el control.
La planeación establece un esfuerzo coordinado. Da dirección tanto a los administradores como a lo que no lo
son. Cuando todo los interesados saben a donde va la organización y con que deben contribuir para lograr el
objetivo, pueden empezar a coordinar sus actividades, a cooperar unos con otros, y a trabajar en equipo. La
falta de planeación puede dar lugar a un zigzagueo y así evitar que una organización se mueva con eficiencia
hacia sus objetivos.
La planeación reduce la incertidumbre. También aclara la consecuencia de las acciones que podrían tomar los
administradores en respuesta al cambio. La planeación también reduce la superposición y desperdicios de
actividades. La coordinación antes del hecho probablemente descubra desperdicios y redundancia. Además
cuando los medios y los fines están claros, la ineficiencias son obvias. En resumen los  propósito son:
1.
Disminuir el riesgo del fracaso 
2.
Evitar los errores y asegurar el éxito de la empresa.
3.
Administrar con eficiencia los recursos de la empresa.
4.
Asegurar el éxito en el futuro
A manera de síntesis podemos decir que el propósito y naturaleza de la planeación pueden resumirse haciendo
referencia a los siguientes principios:
Principio de contribución a los objetivos: El propósito de cada plan y de todos los planes de apoyo es favorecer
el logro de los objetivos de la empresa.
Principio de los objetivos: Si se quiere que los objetivos tengan significado para la gente, deben ser claros,
viables y verificables.
Principio de primacía de la planeación: La planeación antecede lógicamente a todas las demás funciones
administrativas.
Principio de eficiencia de los planes: La eficiencia de un plan se mide por su contribución al propósito y a los
objetivos balanceado por los costos requeridos para formularlo y operarlo y por las consecuencias no deseadas.
7.1.6 Principios de la planeación:
En la Planeación se pueden considerar los principios siguientes:
Precisión:
El cursos o los cursos de acción a seguir deben ser precisos, bien definidos dado que van a seguir acciones
concretas.
Mientras que el fin buscado sea impreciso, los medios que coordinemos serán necesariamente total o
parcialmente ineficientes.
Hay que reducir en lo posible el campo de lo eventual y de la imprevisión y emplear planes tan detallados como
sea conveniente.
Flexibilidad:
En aparente contraposición al principio de “precisión” antes mencionado, tenemos el que un curso de acción
debe ser “flexible” a fin de poder realizar en él los ajustes o cambios que resulten convenientes, de acuerdo a la
influencia ocasionada por factores internos o externos al organismo social que nos ocupa; o sea, que todo plan
debe dejar suficiente margen, para que se pueda absorber los cambios que puedan surgir; cambios debido a los
imprevisible, o a las variaciones que se hayan presentado en las circunstancias después de haber cumplido con
la etapa de la “previsión” y que se hicieron evidente gracias al proceso de revisión continua a que todo plan
debe estar sujeto. En muchos casos, los cambios en cuestión solo serán adaptaciones momentáneas, después
de realizar las cuales podemos volver a la dirección original.
De ser posible, en el mismo plan original deberán preverse de antemano los caminos a seguir cuando se
establezca la necesidad de realizar cambios en el curso o cursos de acción originales. Igualmente deberán
establecerse desde el principio, los “sistemas” para la revisión rápida y continua de los procedimientos
empleados, así como para la aplicación de las medidas correctivas a que haya lugar.
Unidad de dirección:
Para cada objetivo se sigue un curso de acción definido, adecuadamente coordinado con los demás objetivos y
con sus cursos de acción correspondientes. De tal manera que aunque dentro de una empresa se estén
realizando simultáneamente varios planes, todos ellos deben estar integrados y coordinados de tal manera, que
bien pueda decirse que existe un solo plan general.
Para el logro más eficaz de los objetivos de una empresa, así como para obtener el máximo beneficio, todos los
planes que se estén desarrollando en la misma o que estén por desarrollarse deben consolidarse, apoyarse
mutuamente, y ser congruente en sus fines y en sus medios. Hay que tomar en cuenta que la planeación
general de una empresa es tan fuerte como lo es el más débil de sus planes parciales.
Consistencia
Todo plan deberá estar perfectamente integrado al resto de los planes, para que todos interactúen en conjunto,
logrando así una coordinación entre los recursos, funciones y actividades, a fin de poder alcanzar con eficiencia
los objetivos.
 
Rentabilidad
Todo plan deberá lograr una relación favorable de los beneficios que espera con respecto a los costos que
exige, definiendo previamente estos últimos y el valor de los resultados que se obtendrán en la forma más
cuantitativa posible. El plan debe expresar que los resultados deben ser superiores a los insumos o gastos.
Participación
Todo plan deberá tratar de conseguir la participación de las personas que habrán de estructurarlo, o que se
vean relacionadas de alguna manera con su funcionamiento
7.1.7 Pasos en la planeación:
Los administradores  siguen esencialmente todos los pasos en cualquier tipo de planeación:
1.
Detección de las oportunidades aunque  precede la planeación real y, por lo tanto, no es estrictamente
parte del proceso de planeación, la detección de las oportunidades tanto en el ambiente externo como
dentro de organización, es el verdadero punto de partida de la planeación. Prelimita las posibles
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