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Proceso Administrativo



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oportunidades futuras y verla con claridad y de manera compleja, saber donde se encuentra los puntos
débiles y fuertes, comprender que problema se desean resolver y porque, así como saber lo que se
esperar ganar. La plantación requiere de un diagnostico realista de la determinación de oportunidades.
2.
Establecimiento de objetivos. El segundo paso de la planeación consiste en establecer objetivos para
toda la empresa y después para cada unidad de trabajo subordinadas, lo cual debe realizarse tanto
para a corto plazo, como largo. Los objetivos especifican los resultados esperados y señalan los puntos
finales de lo que se debe hacer, a que habrá de darse prioridad y que se debe lograr con la red de
estrategias, políticas, procedimientos, reglas, presupuestos y programas.
3.
Desarrollo de premisas. El tercer paso lógico de la planeación es establecer, difundir  obtener consenso
para utilizar premisas criticas de la planeación tales como pronósticos, las políticas básicas y los planes
ya existente en la compañía. Están son suposición sobre el ambiente en el que plan a de ejecutarse.
4.
Determinación de curso alternativo de acción. Consiste en buscar cursos alternativos de acción, en
particular aquellos que no resultan inmediatamente evidentes. Pocas veces hay un plan para el que no
existan alternativas razonables y con bastante frecuencia, una que no es obvia resulta ser la mejor.
5.
Evaluación de cursos alternativos de acción. Después de buscar los cursos alternativos y examinar sus
puntos fuertes y débiles el paso siguiente es evaluarlos, ponderando a la luz de las premisas  y metas
previamente fijas. Quizás un curso parezca ser el mas lucrativo, pero puede ser que requiera un gran
desembolso de efectivo y que sea de lenta recuperación; otro puede parecer menos rentable pero
quizás representa un riesgo menor; otro quizás se adapte a los objetivos de largo plazo de la compañía.
6.
Selección de un curso de acción. Este es el punto en el cual se adopta un plan, el punto real de la toma
de decisiones. Ocasionalmente un análisis y evaluación de cursos alternativos  revelara que dos o mas
de ellos son aconsejable y quizás  el administrador decida seguir varios cursos en lugar de el mejor.
7.
Formulación de planes derivados. Pocas veces cuando se toma una decisión, la planeación esta
completa por lo cual se aconseja un séptimo paso, casi invariablemente se necesitan planes derivados
para respaldar el plan básico.
8.
Expresión numérica de los planes a través del presupuesto. Se debe presentar una expresión numérica
convertida en presupuesto, si se preparan bien los presupuestos se convierten en un medio para sumar
los diversos planes y fijar estándares importantes contra los que se puedan medir el avance de la
planeación.
7.1.8 Elementos de la planeación:
A los elementos de la planeación, también se les llama tipos de planes y según éstos, toda operación debe
tener un propósito o meta; generalmente el propósito de los negocios es la producción y distribución de bienes y
servicios económicos (como por ejemplo, el de los tribunales es la interpretación y aplicación de leyes; el de la
universidad la enseñanza, la investigación y la extensión.
A continuación mencionamos los diferentes tipos de planes:
Los propósitos: Las aspiraciones  fundamentales o finalidades de tipo cualitativo que persigue en forma
permanente o semi-permanente un grupo social.
La investigación: Aplicada a la planeación la investigación consiste en la determinación de todos los factores
que influyen en el logro de los propósitos, así como de los medios óptimos para conseguirlos.
Los objetivos: Algunas veces se les llaman metas y actividades, representan no solo el punto final de la
planeación, sino también el lugar hacia donde se encaminan la organización, integración, dirección, liderazgo y
control; así que, los objetivos y metas son considerados como planes.
Las estrategias: Cursos de acción general o alternativas que muestran la dirección y el empleo de los recursos 
y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones más ventajosas.
Políticas: Son enunciados generales que guían o canalizan el pensamiento o la acción en la toma de
decisiones.
Las políticas delimitan el área dentro de la cual deben tomarse las decisiones y deben estar de acuerdo con los
objetivos; las políticas permiten que los administradores deleguen autoridad a la vez que mantienen el control.
La políticas son además: principios generales o filosofías que sirven para orientar la acción del grupo de trabajo
u organismo social; son normas amplias, generales, elásticas y realistas.
El objetivo fija las metas, la política señala los medios genéricos para llegar a ellos.
La políticas permiten a los jefes aplicar su propio criterio e iniciativo en la toma de aquellas decisiones a la vez
que inspiran y orientan en caso de duda; y, sirven además para suplir omisiones.
Ejemplos de políticas son: Pagar salarios altos, vender solo al contado, promover solamente al personal interno,
otorgar descuentos, capacitar al personal.
Los objetivos son necesarios para dar dirección al individuo y a los esfuerzos del grupo y las políticas sirven
para indicar la estrategia general por medio de la cual son alcanzados aquellos objetivos.
Un ejemplo de política administrativa es: “La política de la empresa será obtener una mayor penetración en el
mercado basándose en la competencia de precios”.
Las políticas se pueden clasificar en básicas, generales y departamentales, ellas identifican al nivel de la
organización.
Programas: “Los programas son los planes mismos; pero en los cuales no solo se fijan los objetivos y la
secuencia de operaciones, sino principalmente se hace referencia al tiempo requerido para realizar cada de una
de sus partes.-Es la consecuencia cronológica que confiere vitalidad y sentido práctico a un plan”. Los
programas pueden ser a corto plazo generalmente a un año y de largo plazo cuando excede ese período.
Los programas tienen como fundamento el capital necesario y los presupuestos operacionales; los programas
están constituidos por metas, políticas, procedimientos, reglas, asignación de áreas, recursos a emplearse y
otros elementos necesarios para llevar a acabo un curso de acción.
Presupuestos: Considerado como un plan, un presupuesto es la expresión de los resultados esperados en
términos numéricos; hay varios tipos de presupuesto proyectado de ganancias y pérdidas.
Hacer un presupuesto es planear, el presupuesto es un instrumento de control que permite consolidar los
planes de una empresa.
Además de su uso en la planeación, el presupuesto también se utiliza para el control y la coordinación.
Como fuente de coordinación, el presupuesto proporciona información respecto a los planes que se han hecho,
asegurándose de que estén en equilibrio con cada uno de los otros planes.
Diferentes tipos de presupuestos:
1.
Específicos: Comúnmente se usa en el gobierno, consiste esencialmente en que establece una suma
de dinero como límite a gastar o a invertir en una determinada actividad o programa.
2.
Fijos: Implican un plan que no cambia, aunque cambien sus ventas o la producción; el estándar o
unidad de medida no cambia.
3.
Flexibles o variables: Permite revisar los gastos y los costos de producción; es más fácil de utilizar en
el control de operaciones que el presupuesto específico.
Existen además otro tipo de clasificación como la siguiente:
a)
Presupuesto de operación: incluye la planeación de las operaciones para el siguiente período.
b)
Presupuesto de capital: demuestra la planeación de los cambios en los activos fijos; y
c)
Presupuesto financiero: establece el origen y aplicación de fondos, trata de los movimientos de
efectivo.
Procedimientos: Detallan la forma exacta en que debe desarrollarse una actividad; y son guías de acción más
que de pensamiento.
Los procedimientos son aquellos planes formulados dentro de las políticas establecidas, cuya finalidad es la de
señalar la secuencia cronológica más eficiente, destinada a obtener los mejores resultados en cada función
concreta realizada dentro de una empresa o grupo social.
Los procedimientos son más definidos que las políticas y se aplican a actividades específicas para la realización
de ciertas metas bien definidas.
Los procedimientos se dan en todos los niveles de una empresa, pero son más frecuentes en los niveles de
operación, a diferencia de las políticas que se dan en los niveles más altos.
Un procedimiento es: la descripción de cómo cada una de las serie de tareas se van a llevar a cabo, cuando va
a realizarse y por quién, como por ejemplo: Un conjunto de instrucciones específicas para  procesar órdenes..
Otro ejemplo: Todos los pasos que hay que dar para la constitución de una empresa mercantil.
Métodos: Es una descripción de cómo un paso del procedimiento puede llevarse a cabo de la mejor forma
posible, ejemplo: la técnica específica en la aplicación de un test de aptitudes es un método; mientras que la
secuencia de pasos para emplear personal constituye un procedimiento.-La simplificación del trabajo
(eliminación de los movimientos innecesarios para hacer un trabajo) debe comenzar con el estudio de los
procedimientos.-Con el empleo de métodos adecuados un gerente podrá lograr mayor eficiencia, comparar
fácilmente los rendimientos, elaborar bases para determinar la capacidad efectiva del personal, lograr calidad
uniforme de productos o servicios, etc.
Reglas: Dentro del procedimiento tenemos las reglas; las cuales son aplicables al “procedimiento” y al
“método”; las reglas de por tanto, son normas que se refieren a una acción específica y definida; o sea, que una
regla dice con exactitud que debe hacerse y que no debe hacerse.-Las regla no deja campo o decisión o
elección al jefe en quien se delega autoridad, sino que tan solo le permite analizar si ella es aplicable al caso
concreto de que se trate.
7.2 Organización en el Proceso Administrativo
Se trata de determinar que recurso y que actividades se requieren para alcanzar los objetivos de la
organización. Luego se debe de diseñar la forma de combinarla en grupo operativo, es decir, crear la estructura
departamental de la empresa. De la estructura establecida necesaria la asignación de responsabilidades y la
autoridad formal asignada a cada puesto. Podemos decir que el resultado a que se llegue con esta función es el
establecimiento de una estructura organizativa.
Para que exista un papel organizacional y sea significativo para los individuos, deberá de incorporar: 1)
objetivos verificables que constituyen parte central de la planeación, 2) una idea clara de los principales deberes
o actividades, 3) una área de discreción o autoridad de modo que quien cumple una función sepa lo que debe
hacer para alcanzar los objetivos.
Además, para que un papel dé buenos resultados, habrá que tomar las medidas a din de suministrar la
información necesaria y otras herramientas que se requieren para la realización de esa función.
La organización es el acto de dirigir, organizar, sistematizar el proceso productivo que llevan a cabo los
administradores, gerentes economistas, contadores que se encuentran en puestos directivos de la unidad
productora. La remuneración del capital y la organización es la ganancia.
El diccionario de la Real Academia de la Lengua española dice: “Organizar es establecer o reformar una cosa
sujetando a las reglas el número, orden, armonía y dependencia de las partes que la componen o han de
componerla”.
Es en este sentido en que concebimos la organización como:
1) La identificación y clasificación de las actividades requeridas,
2) El agrupamiento de las actividades mediante las cuales se consiguen los objetivos,
3) La asignación de cada agrupamiento a un gerente con autoridad para supervisarla (delegación) y 
4) La obligación de realizar una coordinación horizontal (en el mismo nivel de la organización o en otro similar) y
vertical (por ejemplo, oficinas centrales, división y departamento) en la estructura organizacional.
La organización es la función de correlación entre los componentes básicos de la empresa -la gente, las tareas
y los materiales- para que puedan llevar acabo el plan de acción señalado de antemano y lograr los objetivos de
la empresa. La función de organización consta de un número de actividades relacionadas, como las siguientes:
* Definición de las tareas.
* Selección y colocación de los empleados.
* Definir autoridad y responsabilidad.
* Determinar relaciones de autoridad-responsabilidad, etc.
7.2.1 Tipos de organizaciones
7.2.1.1 Organización Formal: Es la estructura intencional de papeles en una empresa organizada
formalmente. Cuando se dice que una organización es formal, no hay en ello nada inherentemente inflexible o
demasiado limitante. Para que el gerente organice bien, la estructura debe proporcionar un ambiente en el cual
el desempeño individual, tanto presente como futuro, contribuya con más eficiencia a las metas del grupo.
La organización formal debe ser flexible. Deberá darse cabida a la discreción para aprovechar los talentos
creativos, y para el reconocimiento de los gustos y capacidades individuales en la más formal de las
organizaciones. Sin embargo el esfuerzo individual en una situación de grupo debe canalizarse hacia metas del
grupo y de la organización.
7.2.1.2 Organización Informal: El autor Chester Barnard, en su obra considera como organización informal
cualquier actividad personal conjunta sin un propósito consciente conjunto, aún cuando contribuya a resultados
conjuntos. , así podemos tener el ejemplo de personas que juegan ajedrez.
Como conclusiones podemos decir que aunque la ciencia de la organización no se ha desarrollado todavía
hasta un punto donde los principios sean leyes infalibles, hay un gran consenso entre los estudiosos de la
administración respecto a cierto número de ellos. Estos principios son verdades de aplicación general, aunque
su aplicabilidad no están tan rigurosa como para darles el carácter exacto de leyes de ciencia pura. Se trata
más bien de criterios esenciales para la organización eficaz. Los principios orientadores básicos de la
organización se resumirían como sigue:
7.2.2 El propósito de la organización
El propósito de la organización es contribuir a que los objetivos sean significativos y favorezcan la eficiencia
organizacional.
Principio de unidad de objeto, la estructura de una organización es eficaz si permite a los individuos contribuir a
los objetivos de la empresa.
Principio de eficiencia organizacional, una organización es eficiente si está estructurada para ayudar al logro de
los objetivos de la empresa, con un mínimo de consecuencias a costos no buscados.
Permitir la consecución de los objetivos primordiales de la empresa lo más eficientemente y con un mínimo
esfuerzo.
Eliminar duplicidad de trabajo.
Establecer canales de comunicación.
Representar la estructura oficial de la empresa
7.2.3 La causa de la organización
La causa fundamental de la estructura organizacional es la limitación del tramo de control. Si no hubiese tal
limitación, podríamos tener una empresa desorganizada con un solo gerente.
Principio del tramo de control, En cada puesto administrativo, tiene un límite el número de personas que un
individuo puede dirigir eficazmente, pero el número exacto dependerá del impacto de variables implícitas.
7.2.4 Estructura organizativa
Cuando hablamos de estructura organizativa nos referimos a la estructura de la organización formal y no de la
informal. 
La estructura organizacional generalmente se presenta en organigramas. Casi todas las compañías necesitan
unidades o departamentos tanto de línea como de asesoría (“staff”). Los gerentes de línea contribuyen
directamente al logro de los objetivos y metas principales de la organización. Por lo tanto, se encuentran en la
“cadena de mando”. Ejemplos son producción, compras y distribución. Los gerentes (unidades) de asesoría
contribuyen indirectamente (pero de manera importante) a los objetivos de la empresa. Sus contribuciones
primordialmente son proporcionar asesoramiento y pericia especializada. Por lo tanto, la gente de las unidades
de “staff” no se hallan en la cadena de mando. Ejemplo de dichas unidades de apoyo son contabilidad,
relaciones públicas, personal y legal.
Es importante una estructura organizacional bien definida porque asigna autoridad y responsabilidades de
desempeño en forma sistemática.
7.2.5 Principios de organización:
Unidad de mando
Un subordinado sólo deberá recibir ordenes de un solo jefe, cuando no se respeta este principio se generan
fugas de responsabilidad, se da la confusión y se produce una serie de conflictos entre las personas.
Especialización
Consiste en agrupar las actividades de acuerdo a su naturaleza, de tal forma que se pueda crear la
especialización en la ejecución de las mismas.
Paridad de autoridad y responsabilidad
La autoridad se delega y la responsabilidad se comparte y por ello se debe mantener un equilibrio entre la
autoridad y la responsabilidad.
Equilibrio de Dirección–Control
Consiste en diseñar una estructura de tal forma que nos permita coordinar las acciones y al mismo tiempo
evaluar los resultados de la misma.
Definición de puestos
Se debe definir con claridad el contenido de los puestos en relación a los objetivos de los mismos.
 
7.2.6 Pasos básicos para organizar
1.
Dividir la carga de trabajo entera en tareas que puedan ser ejecutadas, en forma lógica  y cómoda,
por personas o grupos. Esto se conoce como la división del trabajo.
2.
Combinar las tareas en forma lógica y eficiente, la agrupación de empleados y tareas se suele
conocer como la departa mentalización.
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