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Proceso Administrativo



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3.
Especificar quien depende de quien en la organización, esta vinculación de los departamentos
produce una jerarquía de la organización.
4.
establecer mecanismos para integrar las actividades de los departamentos en un todo congruente y
para vigilar la eficacia de dicha integración. Este proceso se conoce con el nombre de coordinación.
División del trabajo: se refiere a descomponer una tarea compleja en sus componentes, de tal manera que las
personas sean responsable de una serie limitada de actividades, en lugar de tareas en general.
Todas las tareas de la organización desde la producción hasta la administración se pueden subdividir. La
división del trabajo crea tareas simplificadas que se pueden aprender a realizar con relativa velocidad por
consiguiente comenta la especialización, pues cada persona se convierte en experta en cierto trabajo. además
como crea una serie de trabajo, las personas pueden elegir puestos, o puedan ser asignadas a aquellas, que se
ciñan a sus talentos e intereses.
Departamentalización: se refiere agrupar en departamentos aquellas actividades de trabajo que son similares
o tiene una relación lógica, para ello se labora un organigrama donde mediante cuadros se representan los
diferentes departamentos que integran la organización. Por ejemplo los profesores se pueden agrupar en
departamentos de química, departamento de ingles, etc. La Departamentalización es el resultado de las
decisiones que toman los gerentes en cuanto a las actividades laborales una vez que han sido dividida las
tareas se pueden relacionar en grupos “parecidos” como pueden suponer existen muchas variedades de
trabajos y departamentos en las organizaciones y los trabajos y departamentos de una organización serán
deferentes a las de otras.
Jerarquía: desde los primeros días de la industrialización los gerentes se preocupan por la cantidad de
personas y departamentos que podrían manejar con eficacia, este interrogante pertenece al tramo de control
administrativo (con frecuencia llamado tramo de control o tramo administrativo) cuando se a dividido el trabajo,
creados departamentos y elegido el tramo de control los gerentes pueden seleccionar una cadena de mando; es
decir, un plan que especifique quien depende de quien. Estas líneas de dependencia son características
fundamentales de cualquier organigrama para representar la jerarquía que es plan que especifica quien controla
a quien en una organización.
Coordinación: consiste en integrar las actividades de departamentos interdependientes a efecto de perseguir
las metas de organización con eficiencia, sin coordinación los miembros de la organización perderían de vista
sus papeles dentro de la misma y enfrentarían la tentación de perseguir los intereses de los departamentos, a
espesa de las metas de la organización. Un grado importante de organización con toda posibilidad beneficiara
un trabajo que no es rutinario ni pronosticable, un trabajo en el cual los factores del ambiente están cambiando
y existe mucha interdependencia.
7.2.7 Factores que influyen en la estructura organizacional
Existen factores internos y factores externos que influyen en la estructura organizacional.
7.2.7.1 Factores internos 
1.
Enfoque conceptual adoptado - toma de decisiones centralizadas contra toma de decisiones
descentralizada, con mayor delegación de autoridad.
2.
Espacio de control (el número de empleados que reportan a un supervisor).
3.
Diversidad de productos y clase de operación.
4.
Tamaño de la organización.
5.
Características de los empleados (profesionistas, empleados de oficina, trabajadores)
 
7.2.7.2 Factores externos 
1.
Tecnología (cómo se transfieren los insumos a las salidas de producción).
2.
Características del mercado (estabilidad, extensión, tipos de clientes).
3.
Dependencia del medio ambiente (competencia, restricciones legales, reglamentación, proveedores y
efectos del extranjero)
La estructura de organización es fundamental para la planificación y el control de utilidades porque tanto la
planificación como el control se relacionan directamente con la distribución de autoridad y responsabilidad
dentro de toda la empresa. La distribución se formaliza comúnmente en la estructura de la organización.
A continuación se enumeran y explican los elementos de la organización los cuales, una vez comprendidos y
asimilados coadyuvaran en una mejor administración:
7.3 Dirección en el Proceso Administrativo
Es la capacidad de influir en las personas para que contribuyan a las metas de la organización y del grupo. 
Implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales. Las relaciones y el tiempo
son fundamentales para la tarea de dirección, de hecho la dirección llega al fondo de las relaciones de los
gerentes con cada una de las personas que trabajan con ellos. Los gerentes dirigen tratando de convencer a los
demás  de que se les unan para lograr el futuro que surge de los pasos de la planificación y la organización, los
gerentes al establecer el ambiente adecuado, ayudan a sus empleados a hacer su mejor esfuerzo. La dirección
incluye motivación, enfoque de liderazgo, equipos y trabajo en equipo y comunicación.
La dirección es la supervisión cara a cara de los empleados en las actividades diarias del negocio. La eficiencia
del gerente en la dirección es un factor de importancia para lograr el éxito de la empresa.
Cuando un administrador se interesa por sí mismo en la función directiva, comienza a darse cuenta de parte de
su complejidad. En primer lugar, está tratando con gente, pero no en una base completamente objetiva, ya que
también él mismo es una persona y, por lo general, es parte del problema. Está en contacto directo con la
gente, tanto con los individuos, como con los grupos. Pronto descubre, como factor productivo, que la gente no
está solamente interesada en los objetivos de la empresa; tiene también sus propios objetivos. Para poder
encaminar el esfuerzo humano hacia los objetivos de la empresa, el administrador se da cuenta  pronto que
debe pensar en términos de los resultados relacionados con la orientación, la comunicación, la motivación y la
dirección.
Aunque el administrador forma parte del grupo, es conveniente, por muchas razones, considerarlo como
separado de sus subordinados. Para lograr los objetivos de la empresa se le han asignado recursos humanos y
de otra índole, y tiene que integrarlos. También es conveniente pensar en el administrador como separado del
grupo por que es su jefe. Como jefe no es tanto uno de los del grupo como aquel que ha de persuadir al grupo
para que haga lo que él quiere o deba hacerse. La dirección implica el uso inteligente de un sistema de
incentivos más una personalidad que despierte interés en otras personas.
Respecto a este punto también existen ciertos principios a mencionar como:
* Principio de armonía de objetivos,
* Principio de motivación,
* Principio de liderazgo,
* Principio de claridad en la comunicación,
* Principio de integridad en la comunicación, y
* Principio de uso de complemento de la organización informal. 
Como se podrá observar en éste, lo que trata es el factor humano de la producción, las relaciones
interpersonales, a fin de poder armonizar las mismas, y desempeñarse en un ambiente apto y agradable para el
buen desempeño de las funciones de cada uno de los participantes.
7.3.1 Principios de la Dirección
7.3.1.1 Motivación:
Es una característica de la Psicología humana que contribuye al grado de compromiso de la persona. Incluye
factores que ocasionan canalizan y sustentan la conducta humana de un sentido particular o comprometido. Las
metas de la organización son inalcanzable a menos que exista el compromiso permanente de los miembro de la
organización. 
La motivación fue uno de  los primeros conceptos a los que se enfrentaron gerentes y administradores. El
llamado modelo tradicional suele estar ligado a Taylor y la administración científica.  los gerentes determinaban
cuales eren la forma mas eficiente de ejecutar tareas repetitivas y después motivaban a los trabajadores
mediante un incentivo salariales cuanto mas producían los trabajadores mas ganaban el supuesto básico era
que los gerentes entendían el trabajo mejor que los trabajadores quienes en esencia, eran holgazanes y solo
podían ser motivado mediante el dinero. La conclusión es que los gerentes pueden motivar a los empleados
reconociendo las necesidades sociales y haciendo que se sientan útiles e importantes, de tal manera que se
sientan parte de la organización.
7.3.1.2 Liderazgo:
En forma gerencial es el proceso de dirigir las actividades laborales de los miembro de un grupo y de influir en
ellas, el liderazgo involucra a otras personas, empleados o seguidores, si no hubiera a quien mandar  las
cualidades del liderazgo del gerente serian irrelevantes; también involucra una desigualdad de poder entre los
lideres y los miembros del grupo la cual se usa de diferentes forma para influir en la conducta de los seguidores
de diferentes manera.
7.3.1.3 Comunicación:
La comunicación es el fluido vital de una organización, los errores de comunicación en mas de una organización
han ocasionado daños muy severos, por tanto la comunicación efectiva es muy importante para los gerentes ya
que ella representa la hebra común para las funciones administrativas. Los gerentes preparan planes hablando
con otras personas, para encontrar la mejor manera de distribuir la autoridad y distribuir los trabajos. De igual
manera las políticas motivacionales, el liderazgo, y los grupos y equipos se activan en razón del intercambio
regular de información las comunicaciones como cualquier actividad intelectual se pueden perfeccionar 
enfrentando los retos que representan, las organizaciones pueden ser un lugar ideal para aprender esta lección.
7.3.1.4 Equipos y Trabajo en equipo:
Un equipo se define como dos o mas personas que interactúan y se influyen entre si, con el propósito de
alcanzar un objetivo común. En las organizaciones, desde siempre, han existido dos tipos de equipos los
formales e informales. Los equipos formales son creados por los gerentes con el propósito de encargarles
tareas especificas, el tipo de grupo formal que prevalece es el equipo de mando, otro tipo de equipo formal es el
comité el cual por regla formal dura mucho tiempo y se encarga de problemas y decisiones que se repiten.
Los equipos informales son de naturaleza social estos grupos son formaciones naturales que aparecen en el
ambiente de trabajo en respuesta a la necesidad de un contacto social. Estos equipos tienden a formarse
alrededor de amistades e intereses comunes.
7.3.2 Principios de dirección
Coordinación de intereses: El logro del fin común se hará más fácil cuanto mejor se logre coordinar los
intereses del grupo y aún los individuales de quienes participan en la búsqueda de aquel.
Impersonalidad del mando: La autoridad en una empresa debe ejercerse más como producto de una
necesidad de todo el organismo social que como resultado exclusivo de la voluntad del que manda.
Resolución de conflictos: Debe procurarse que los conflictos que aparezcan se resuelvan lo más pronto que
sea posible y de modo que, sin lesionar la disciplina produzcan el menor disgusto a las partes.
Aprovechamiento de conflictos: Debe procurarse aún aprovechar el conflicto para forzar el encuentro de
soluciones. Mary Parker Follet afirma que todo conflicto, como todo razonamiento en el mundo físico, es de
suyo un obstáculo a la coordinación, paro que así como la fricción puede ser aprovechada.
Vía jerárquica: Al transmitirse una orden deben seguirse los conductos previamente establecidos, y jamás
omitirlos sin razón ni en forma constante.
7.3.3 Elementos de a Organización:
La dirección como parte del proceso administrativo se compone de varios elementos:
Toma de decisiones: Significa la elección de un curso de acción o alternativa. Al tomar decisiones es
necesario antes de evaluar las alternativas, definir y analizar el problema, para posteriormente aplicar la
decisión o alternativa que mejor se sugiera.
Integración: Al igual que en la toma de decisiones, también existe un proceso para la adecuada integración en
cuanto al personal se refiere, este proceso inicia con el reclutamiento u obtención de los candidatos que aspiran
a un puesto determinado, en seguida se introducirán, o dicho en otras palabras, se les ambientará; para
finalmente capacitarlos en el desarrollo de las funciones que habrán de realizar.
Motivación: La motivación es la labor más importante de la dirección, a la vez que la más compleja, pues a
través de ella se logra la ejecución del trabajo, de acuerdo a normas o patrones de conducta esperados.
Comunicación: La comunicación en cualquier grupo que se trate, es de vital importancia ya que involucra a los
individuos no solo en su papel de comunicadores, sino en el buen uso que a la información se le da.
Supervisión: Consiste en vigilar y guiar a los subordinados de tal forma que las actividades se realicen
adecuadamente.
7.4 Control en el Proceso Administrativo:
Es la función administrativa que consiste en medir y corregir el desempeño individual y organizacional para
asegurar que los hechos se  ajusten a los planes y objetivos de las empresas. Implica medir el desempeño 
contra las metas y los planes,  muestra donde existen desviaciones con los estándares y ayuda a corregirlas. El
control facilita el logro de los planes, aunque la planeación debe preceder del control. Los planes no se logran
por si solos, éstos orientan a los gerentes  en el uso de los recursos para cumplir con metas especificas,
después se verifican las actividades para determinar si se ajustan a los planes.  
El propósito y la naturaleza del control es fundamentalmente garantizar que los planes tengan éxito al detectar
desviaciones de los mismos al ofrecer una base para adoptar acciones, a fin de corregir desviaciones
indeseadas reales o potenciales.
La función de control le proporciona al gerente medios adecuados para checar que los planes trazados se
implanten en forma correcta.
La función de control consta de cuatro pasos básicos:
1º Señalar niveles medios de cumplimiento; establecer niveles aceptables de producción de los empleados,
tales como cuotas mensuales de ventas para los vendedores.
2º Checar el desempeño a intervalos regulares (cada hora, día, semana, mes, año, etc.)
3º Determinar si existe alguna variación de los niveles medios.
4º Si existiera alguna variación, tomar medidas o una mayor instrucción, tales como una nueva capacitación o
una mayor instrucción. Si no existe ninguna variación, continuar con la actividad.
7.4.1 Sistemas
Sistema es el conjunto o montaje de cosas conexas o interdependientes y que interactúan para formar una
unidad compleja; todo compuesto por partes en una disposición ordenada de acuerdo con algún esquema o
plan. En cualquier sistema debe haber fronteras que los separen de su ambiente.
La administración de operaciones debe ser vista como un sistema. En el modelo de administración de
operaciones, los insumos incluyen necesidades de los clientes, información, tecnología, mano de obra y
administración, activos fijos y bienes variables que son relevantes para el proceso de transformación.
El sistema de administración orgánico, se caracteriza por el desempeño individual basado en el conocimiento
de la tarea de todos los interesados, una redefinición continua de las tareas mediante interacción y consultas
laterales. Se afirma que este sistema es más adecuado para enfrentar condiciones inestables y cambiantes y
problemas que no pueden predecirse.
En cambio, el sistema de administración mecanicista parece ser apropiado para ambientes organizacionales
relativamente estables, y se caracteriza , entre otras cosas, por una diferenciación especializada de tareas, por
individuos que consideran que sus tareas son distintas de la mayoría, por derechos y obligaciones definidos con
precisión, por una estructura jerárquica, por una interacción vertical entre el superior y los subordinados, y por
tener instrucciones y decisiones que provienen del superior.
7.4.2 Diseño:
Diseño, es la estructuración de un trabajo en términos del contenido, función y relaciones. Puede concentrarse
en puestos individuales o en grupos de trabajo.
El diseño de un producto y su producción requieren diversas actividades, con frecuencia se siguen estos pasos:
* Crear ideas de productos investigando las necesidades del consumidor y analizando diversas alternativas,
* Seleccionar el producto con base en diversas consideraciones, incluyendo datos de análisis económicos y de
mercado, y realizar un estudio general de viabilidad,
* Preparar un diseño preliminar,
* Buscar una decisión final,
* Decidir si las instalaciones de la empresa son adecuadas,
* Seleccionar el proceso para producir el bien,
* Después que se diseña el producto, preparar el diseño de las instalaciones a utilizar.
7.4.3 Propósito y función del control:
El propósito y la naturaleza del control es fundamentalmente garantizar que los planes tengan éxito al detectar
desviaciones de los mismos al ofrecer una base para adoptar acciones, a fin de corregir desviaciones
indeseadas reales o potenciales.
La función de control le proporciona al gerente medios adecuados para checar que los planes trazados se
implanten en forma correcta.
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