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Proceso Administrativo



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La función de control consta de cuatro pasos básicos:
Señalar niveles medios de cumplimiento; establecer niveles aceptables de producción de los
empleados, tales como cuotas mensuales de ventas para los vendedores.
Chequear el desempeño a intervalos regulares (cada hora, día, semana, mes, año.)
Determinar si existe alguna variación de los niveles medios.
Si existiera alguna variación, tomar medidas o una mayor instrucción, tales como una nueva
capacitación o una mayor instrucción. Si no existe ninguna variación, continuar con la actividad.
7.4.4 La esencia del control administrativo:
El control es la cuarta, y última función en el proceso administrativo. Al igual que la planificación, el control se
ejerce continuamente. Por lo tanto, hay procesos de control que deben siempre estar funcionando en una
empresa.  
El control se ejerce a través de la evaluación personal, los informes periódicos de desempeño (o de resultados
reales, como también se les denomina) e informes especiales. Bajo otro enfoque, se identifican los tipos de
control como sigue:
 
 
1.   Control preliminar
      (a través de la
      alimentación adelantada)
 
 
2.   Control coincidente
(generalmente a través de informes periódicos
de desempeño)
 
3.  Control por retroalimentación
 
 
 
Se ejerce previamente a la acción para asegurar
que se preparen los recursos y el personal
necesarios y se tengan listos para iniciar las
actividades.
 
Vigilar (mediante la observación personal e
informes) las actividades corrientes para asegurar
que se cumplan las políticas y los procedimientos,
sobre la marcha.
 
Acción a posteriori (replanificación), concentrando la
atención sobre los resultados pasados para
controlar las actividades futuras.
7.4.5 Fases del Control:
Un proceso de control corriente, cuyo propósito sea ayudar a vigilar las actividades periódicas de un negocio y
de cada centro de responsabilidad, consta de las siguientes fases:
1.
Comparar el desempeño (resultados reales) con las metas y normas planificadas.
2.
Preparar un informe de desempeño que muestre los resultados reales, los resultados planificados y
cualquier diferencia entre ambos.
3.
Analizar las variaciones y las operaciones relacionadas para determinar las causas subyacentes de las
variaciones.
4.
Desarrollar cursos de acción opcionales para corregir cualesquier deficiencia y aprender de los éxitos.
5.
Hacer una selección (acción correctiva) del menú de alternativas y ponerla en práctica.
6.
Hacer el seguimiento necesario para evaluar la efectividad de la corrección; continuar con la
alimentación adelantada para efectos de replanificación.
 
El control eficaz exige la alimentación adelantada. En otras palabras, se supone que los objetivos, los planes,
las políticas y las normas se han desarrollado y comunicado a aquellos gerentes que tienen las
correspondientes responsabilidades de desempeño. Por lo tanto, el control debe necesariamente apoyarse en
el concepto de la retroalimentación, el cual exige mediciones del desempeño y dispara la acción correctiva
prevista para asegurar el logro de los objetivos. Cuando los planes se hacen operacionales, debe ejercerse el
control para medir el avance. En algunos casos, el control tiene también como resultado la modificación de los
planes y metas anteriores o la formulación de nuevos planes, cambios en la operación y reasignación de la
gente. Deben desarrollarse métodos de control para las características particulares de la operación y la
estructura de organización.
Un importante aspecto de control que a menudo se pasa por alto es su relación con el momento de la acción. El
control no puede ser a posteriori; por ejemplo, un desembolso ya efectuado o una ineficiencia ya cometida no
puede deshacerse. Por lo tanto, debe aplicarse un control eficaz en el momento de la acción o cuando se
asuma el compromiso. Este concepto sugiere que el gerente responsable de ciertas acciones debe empeñarse
en alguna forma de control previo (a priori); para hacer tal cosa, los objetivos, los planes, las políticas y las
normas deben haber sido comunicados al gerente y plenamente comprendidos por éste con la anticipación
necesaria. 
La comparación de los resultados reales con las metas y normas planificadas constituye una medición de la
efectividad del control durante un período pasado especificado, el cual constituye la base para una eficaz
retroalimentación. Los hechos que se muestran en un informe de desempeño no pueden ya cambiarse; sin
embargo, la medición histórica puede conducir a un mejoramiento del control en el futuro. El concepto
importante aquí es que los objetivos, las políticas y las normas cumplen dos necesidades básicas en el proceso
global de control, a saber:
1.
La alimentación adelantada - que constituye una base para el control en el momento de la acción
2.
La retroalimentación - que representa una base para la medición de la eficacia del control
posteriormente a la acción. Además la retroalimentación sirve para la replanificación.
7.4.6 Control como un sistema de retroalimentación:
El control administrativo es esencialmente el mismo proceso básico que se encuentra en los sistemas físicos,
biológicos y sociales. Muchos sistemas se controlan a si mismos mediante la retroalimentación de información,
que muestra las desviaciones con respecto a los estándares y da origen a los cambios, en otras palabras, los
sistemas utilizan parte de su energiza para retroalimentar información se compara el desempeño con un
estándar  e inicia la acción correctiva.
Por lo general el control administrativo se considera como un sistema de retroalimentación similar al que opera
en el termostato común en un hogar. Este aspecto se puede ver con claridad  al observar el proceso de
retroalimentación en el control administrativo el la figura. Este sistema  presenta el control en una forma mas
compleja y realista que si se considera solamente como un asunto de fijación de estándares, medición del
desempeño y corrección de desviaciones. Los administradores miden el desempeño real, comparan esta
medición con los estándares e identifican las desviaciones; pero después, para realizar las correcciones
necesarias deben desarrollar un programa de acción correctiva y ponerlo en practica a fin de al desempeño
deseado.     
7.4.7 Ventajas Del Proceso Administrativo:
Se ofrece un marco de trabajo conceptual.
Proporciona fundamentos para el estudio de la administración promoviendo el entendimiento de lo que es la
administración.
Son factibles de las contribuciones de otras escuelas administrativas ya que puede usarse lo mejor del
pensamiento contemporáneo administrativo.
Desempeño
deseado
Comparación
del desempeño
real contra
los  estandares
Medición del
desempeño
real
Desempeño
real
Identificación
de las
desviaciones
        Análisis de
las causas
de las
desviaciones
         Programa
De acción
correctiva
Applicacion
De
correcciones
Circuito de retroalimentacion del control administrativa
Se obtiene flexibilidad, si bien es aplicable a una variedad de situaciones, se da al usuario el margen necesario
para adaptarlo a un conjunto particular de situaciones. 
Se reconoce flexibilidad y arte de la administración y se fomenta la mejor manera de utilizarlo en una forma
práctica.
Se proporciona una genuina ayuda a los practicantes de la administración.  El patrón del proceso hace que el
gerente analice y entienda el problema y lo lleve a determinar los objetivos y los medios para alcanzarlos.
Los principios de la administración están derivados, refinados y aplicados y sirven como directrices necesarias
para una útil investigación administrativa.
Se estimula el desarrollo de una filosofía determinada de la administración, cada una de las fases de sus
aplicación requiere servirse de valores, convicciones del gerente y el entendimiento de los objetivos, recursos
en torno del cual opera.
7.4.8 Elementos del control:
Establecimiento de estándares: Es la aplicación de una unidad de medida, que servirá como modelo, guía o
patrón en base en lo cual se efectuará el control.
Medición de resultados: La acción de medir la ejecución y los resultados, puede de algún modo modificar la
misma unidad de medida.
Corrección: La utilidad concreta y tangible del control está en la acción correctiva para integrar las
desviaciones en relación con los estándares.
Retroalimentación: El establecimiento de medidas correctivas da lugar a la retroalimentación; es aquí en
donde se encuentra la relación más estrecha entre la planeación y el control.
Apuntes enviados por:
Juan Pablo Amador
jamador@multivisionhn.net
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