lentos a la hora de actuar por sí solos. La mayoría de los sistemas de sugerencias son actividades
voluntarias. Dichos programas, incluso con incentivos monetarios no tendrán éxito sin esfuerzo y
considerable ayuda de los directivos.
En apariencia, un sistema de sugerencias parece consistir en la comunicación unilateral desde los
trabajadores hacia la dirección. Pero la observación atenta, muestra escondido otro canal que va de
la dirección a los trabajadores. Este canal es utilizado para evaluar y poner en práctica las
sugerencias, premiando, dirigiendo, solicitando sugerencias, animando, explicando y educando a los
trabajadores, proporcionando incentivos competitivos y asegurándose de que se trabaja
correctamente hacia los objetivos.
La actividad de sugerencias es entonces una actividad de comunicación doble plenamente madura,
en que ambas direcciones son igualmente importantes. La dirección da instrucciones para el
razonamiento creativo de los trabajadores y recibe ideas valiosas e información a cambio.
EL SISTEMA CETA (Causa Efecto con Tarjetas Añadidas): EJEMPLO DE APLICACIÓN
DE UN SISTEMA DE SUGERENCIAS.
Existen muchas maneras de encarar la implementación de un sistema de sugerencias que sirva
verdaderamente para la solución de problemas dentro de la empresa. El sistema CETA es un
ejemplo valioso de aplicación creativa de todos los conceptos que hemos analizado anteriormente.
Para examinar más en detalle este sistema debemos tener presente que siempre estaremos tratando
de resolver problemas, ya sea, que estos afecten el orden, la seguridad o el desempeño de cada
trabajo y la producción. Para ello es importante repasar un ciclo básico de resolución de problemas,
por ejemplo:
Donde para cada etapa tendremos:
PLAN
Identificación del problema y planificación de objetivos.
Valoración de la importancia del problema (Cuantificación en dinero).
Observación y análisis.
Aislar las causas principales.
si
no
PLAN
Programa
DO
Puesta en
marcha
CHECK
ACT
Mantener
como es
ACT
Acción
correctiva
ACT
Acción
preventiva
Seguimiento
constante
Mejora
Definir y planificar acciones correctivas.
DO
Preparación - Programación.
Aplicación - Instalación - Implementación.
Verificación de la Aplicación - Seguimiento.
CHECK
Verificación de los resultados de las acciones realizadas.
Comparación con los objetivos.
ACT
Estandarización y consolidación.
Preparación de la siguiente etapa del plan.
Por otro lado, trabajar con este sistema nos traerá muchos beneficios. Entre las principales
contribuciones o aportes del sistema CETA podemos citar:
Aprender una nueva forma de pensar.
Adquirir seguridad en la solución de los problemas.
Adquirir capacidad de visión de conjunto (sistémica).
Distinguir entre las cosas conocidas y las no conocidas.
Recoger y utilizar información de distinta naturaleza.
Sintetizar información.
Construir la solución del problema trabajando en equipo.
Utilizar el potencial individual y del grupo.
Alcanzar resultados consistentes y eficaces.
EL SISTEMA CETA (Causa - efecto con tarjetas añadidas)
Se basa en tres cuestiones fundamentales para desarrollar acciones de mejora en forma eficaz:
Concentrarse en aspectos muy específicos de un problema.
Tener siempre en cuenta los problemas y las acciones para evitarlos.
Gestionar la mejora “in situ”, es decir, donde se genera el problema y con la gente que vive el
problema
Es un sistema extremadamente flexible y que apoyado en un sistema de sugerencias puede utilizarse
en la gestión de varios aspectos de mejora de interés para la empresa, por ejemplo:
Encuadre y definición de actividades de mejora.
Mejora continua y control de indicadores.
Cualquier proyecto de mejora.
Estandarización de la mejora.
Tiene por objetivo principal afrontar y eliminar cualquier tipo de pérdida (defectos, rechazos, stocks,
tiempos, ineficiencias, etc.), es decir, cualquier elemento que no añada valor al producto/servicio de la
empresa y afecte negativamente el desempeño de cualquier actividad dentro de la organización.
CETA parece un simple Diagrama Causa-Efecto:
En realidad este sistema funciona en una dimensión superior al de Causa-Efecto donde en una fase
descriptiva (a tal causa, tal efecto) se indican las directrices para el estudio de los componentes del
problema y para su solución. Por el contrario, el sistema CETA reúne, en el mismo lugar, tanto el
momento descriptivo (causas) como el de proposición de la solución (de que manera intervenir sobre
las causas que generan un efecto determinado).
El CETA es, por lo tanto, un instrumento que:
Permite añadir y ver las ideas por varias personas sin necesidad de organizar reuniones.
Llama la atención de todos sobre un problema importante que la empresa quiere resolver.
Informa a todas las personas, en tiempo real, sobre nuevos estándares del proceso, nuevas ideas
y nuevas causas detectadas.
ASPECTOS ORGANIZATIVOS DEL SISTEMA CETA
Se resume en dos figuras claves:
El Líder CETA.
El Equipo CETA.
La Dirección/Gerencia confía un determinado problema a una persona, el Líder CETA, que es el
responsable de la implementación y gestión del CETA, y coordinará las actividades que de ello se
deriven. En tal sentido, la Dirección puede determinar previamente un cierto porcentaje del dinero
ahorrado que supone la solución del problema (aproximadamente 30%), para repartir entre los
miembros del equipo CETA.
El Líder, en consecuencia, deberá formar un Equipo CETA que le ayude en su actividad y en función
de los diferentes temas involucrados que afectan la solución del problema. Este equipo puede estar
integrado por personas de otras áreas o sectores en la necesidad de sumar conocimientos,
experiencias y puntos de vista distintos para la solución del problema.
El Líder asigna a los componentes del Equipo las responsabilidades en el ámbito del proyecto de
solución del problema. Podrá organizar reuniones breves pero frecuentes con el Equipo o con las
personas que a su juicio pueden ser útiles en la solución del problema.
Los miembros componentes del Equipo deben participar activamente con sus sugerencias y
anotaciones en el Diagrama CETA.
CONSTRUCCIÓN Y GESTIÓN DEL DIAGRAMA CETA
Se lo puede esquematizar en dos partes:
1.
El lado de los Efectos (a la derecha), en el que se indican los gráficos que permiten controlar la
evolución del proyecto de mejora .
2.
El lado de las Causas (a la izquierda), en el que se sitúan todas las sugerencias y notas que
dejan los participantes del equipo CETA.
La construcción y la gestión se desarrolla a través de 7 Etapas o Fases fundamentales:
1.
Definición de los parámetros para medir los resultados de las acciones de mejora
(indicadores de rendimiento, desempeño, rechazos, mermas, etc).
2.
Definición de la frecuencia de recogida de los indicadores.
3.
Definición de los objetivos de los indicadores (valor base y valores objetivos a alcanzar).
4.
Recolección de las tarjetas de las causas.
5.
Recolección de las tarjetas de las ideas de mejora (sugerencias de los miembros del equipo).
6.
Selección y test de las ideas de mejora.
7.
Definición y aplicación de los nuevos estándares (Ciclo PDCA).
LADO DE LAS CAUSAS
LADO DE LOS EFECTOS
Esta construcción gráfica deberá estar dispuesta en un lugar visible por todos y cerca del lugar donde
se encuentra el problema a solucionar. Un panel de 1,5 metros de altura por 3 metros de longitud,
suele ser suficiente para realizar el diagrama CETA.
COMENTARIO FINAL
1
PARÁMETRO OBJETO DE MEJORA
2
PERÍODO BASE O REFERENCIA INICIAL
4
5
3
tiempo
6
SELECCIÓN
OBJETIVO A ALCANZAR
7 CONFIRMACIÓN DE LA EFICACIA Y
ESTANDARIZACIÓN
MÉTODO
MÁQUINA
MEDICIÓN
MATERIAL
CAUSAS Y
PROBLEMAS
SUGERENCIAS DE
MEJORA
Gráfico de seguimiento
del parámetro a mejorar
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