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Supervisión y Planeación en el Proceso Administrativo



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Supervisión y Planeación
en el Proceso Administrativo
Investigación realizada y enviada por:
RAMÍREZ, JOSÉ
INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA “READIC”
MARACAIBO, ESTADO ZULIA
MARACAIBO, ENERO DE 2007
PLANEACIÓN
La planeación es el primer paso del proceso administrativo donde se determina los
resultados que pretende alcanzar el grupo social, así como las condiciones futuras y los
elementos necesarios para que éste funcione eficazmente. Esto se logra a través de técnicas
y procedimientos ya definidos, para así decidir cual de las alternativas es la mejor. Este paso
es importante, ya que al carecer de estos fundamentos implica graves riesgos, desperdicio
de esfuerzos y de recursos, y una administración por demás fortuita e improvisada.
1.-
FACTORES A CONSIDERAR EN LA PLANEACION
La planeación debería ser un proceso continuo y por tanto, ningún plan es definitivo; esta
siempre sujeto a revisión. Por consiguiente, un plan no es nunca el producto final del proceso
de planear, sino un informe "provisional". Es un registro de un conjunto complejo de
decisiones que actúan sobre otras y que se puede dividir de muchas maneras distintas. Cada
planificador tiene distinto modo de subdividir las decisiones que deben tomarse. Con tal que
se tomen en cuenta todas las decisiones importantes, las diversas maneras de dividir un plan
en partes son generalmente cuestión de estilo o preferencia personal.
El orden en que a continuación se dan las partes de la planeación, no representa el orden
en que se deben llevar a cabo. Recordando que las partes de un plan y las fases de un
proceso de planeación al cual pertenecen, deben actuar entre sí.
FINES: Especificar metas y objetivos.
MEDIOS: Elegir políticas, programas, procedimientos y prácticas con las que han de
alcanzarse los objetivos.
RECURSOS: Determinar tipos (humanos, técnicos, de capital) y cantidades de
recursos que se necesitan; definir como se habrán de adquirir ó generar y como habrán de
asignarse a las actividades.
REALIZACIÓN: Diseñar los procedimientos para tomar decisiones, así como la forma
de organizarlos para que el plan pueda realizarse.
CONTROL: Diseñar un procedimiento para prever o detectar los errores o las fallas
del plan, así como para prevenirlos o corregirlos sobre una base de continuidad.
Estas son las partes que "debería" tener un plan. Muchos planes no las contienen. Es
principalmente cuestión de la filosofía que sustente la planeación, la que indica que partes
están contenidas en un plan y la atención relativa de que sean objeto.
2.-
TIPOS DE PLANES
Los Planes son el resultado del proceso de planeación y pueden definirse como diseños o
esquemas detallados de lo que habrá de hacerse en el futuro, y las especificaciones
necesarias para realizarlos. La planeación se realiza en todos los niveles de la organización y
se generan los siguientes tipos de planes:
PLANES ESTRATÉGICOS
Son los que establecen los lineamientos generales de la planeación, sirviendo de base a
los demás planes (táctico y operativos), son diseñados por los miembros de mayor jerarquía
de la empresa y su función consiste en regir la obtención, uso y disposición de los medios
necesarios para alcanzar los objetivos generales de la organización, son a largo plazo y
comprenden a toda la empresa.
TÁCTICOS O FUNCIONALES
Estos determinan planes más específicos que se refieren a cada uno de los
departamentos de la empresa y se subordinan a los Planes Estratégicos. Son establecidos y
coordinados por los directivos de nivel medio con el fin de poner en práctica los recursos de
la empresa. Estos planes por su establecimiento y ejecución se dan a mediano plazo y
abarcan un área de actividad específica.
OPERATIVOS
Se rigen de acuerdo a los lineamientos establecidos por la Planeación Táctica y su función
consiste en la formulación y asignación de actividades más desarrolladas que deben ejecutar
los últimos niveles jerárquicos de la empresa. Los planes operativos son a corto plazo y se
refieren a cada una de las unidades en que se divide un área de actividad.
OBJETIVOS
Los objetivos o metas son los fines hacia los cuales se dirige una actividad. Representan
no sólo el punto final de la planeación sino también el fin hacia el cual se dirigen la
organización, integración de personal, dirección y control. Aunque los objetivos de la
empresa constituyen su plan básico, un departamento también puede tener sus propios
objetivos de la empresa, pero los dos conjuntos de metas pueden ser completamente
diferentes. 
OBJETIVOS A CORTO PLAZO:
Son aquellas que por lo general se extienden a un año o menos. Ejemplo: La meta de la
compañía de alcanzar 3 millones de ventas brutas para el año de 2006 y el objetivo del
personal es vender tres nuevos contratos en el mes de Marzo.
OBJETIVOS A MEDIANO PLAZO: 
Son aquellas que por lo general cubren períodos de uno a cinco años. Por ejemplo: Crear
ocho oficinas a nivel nacional de 2002 a 2006 es un objetivo a mediano plazo. 
OBJETIVOS A LARGO PLAZO:
Son aquellas que cubren un periodo de más cinco años. Por ejemplo: Establecer oficinas
en 10 países extranjeros para el año 2010 es un objetivo a largo plazo. 
3.-
EL CONTROL COMO FUNCIÓN BÁSICA DEL SUPERVISOR
PROCESO DE CONTROL
Es la fase del proceso administrativo esencialmente regulador que mide y evalúa el
desempeño y toma la acción correctiva cuando se necesita. El control consiste en verificar si
todo ocurre de conformidad con lo planeado, con las instrucciones emitidas y con los
principios establecidos. Tiene como fin señalar las debilidades y errores a fin de rectificarlos
e impedir que se produzcan nuevamente. 
OBJETIVOS DEL CONTROL 
Ejecutar todo como se planificó y organizó con la consecución de los objetivos. 
Evaluar la interpretación y comparación de la información obtenida con los objetivos
trazados, se puedan tomar decisiones acerca de que medidas deben ser necesarias tomar. 
Mejorar la puesta en práctica de las medidas que resolverán las desviaciones que
hacen perder el equilibrio al sistema.
Contribuir a la eficiencia y eficacia de las operaciones empresariales.
Proporcionar mecanismos tendientes a asegurar la calidad, oportunidad, organización
uso y comprensión de la información base para toma de decisiones.
Establecer y facilitar mecanismos que contribuyan al cumplimiento del entorno legal.
4.-
LIMITACIONES DEL CONTROL
Son aquellos eventos que dificultan o entorpecen la efectividad de los diferentes procesos
o mecanismos que hacen parte del sistema mismo, entre ellas redestacan las siguientes:
El abuso de autoridad
La ausencia de código de valores en la cultura corporativa
La competencia profesional del colaborador para aplicarlo
El error humano
La colusión de los procesos
La relación costo beneficio (convivir con el riesgo)
El control interno coadyuva, propicia, seguridad razonable, no seguridad absoluta
Fallas en la interpretación y aplicación de los elementos
Fisuras en la comunicación
Desactualización frente al cambio.
5.-
RESISTENCIA DEL SUPERVISOR
La supervisión es parte del proceso administrativo, y busca el logro de los objetivos de una
empresa. La mayor parte de las organizaciones están sobre- administradas y sublidereadas.
Una persona quizás sea un gerente eficaz (buen planificador, supervisor y administrador)
justo y organizado, pero carente de las habilidades del supervisor para motivar. El supervisor
de este nuevo siglo, se anticipa a los cambios y acepta de forma positiva cada cambio que se
le presenta. Visualiza y percibe cada cambio como una oportunidad y un reto. En síntesis,
liderazgo y la supervisón son dos formas de acción diferentes y complementarias. Ambas
son necesarias para el éxito en un entorno empresarial cada vez más complejo y cambiante.
Y ambos ejes deben ser desarrollados por las personas que desean "gobernar" las
organizaciones y participar de manera decidida y activa en su futuro.
6.-
LIDERAZGO (SUPERVISIÓN Y REALACIONES HUMANAS)
LIDERAZGO
El liderazgo es la influencia interpersonal ejercida en una situación, dirigida a través del
proceso de comunicación humana a la consecución de uno o diversos objetivos específicos,
de una persona a través de los subordinados. 
7.-
ESTILOS DE SUPERVISIÓN
ESTILO AUTOCRÁTICO
Son individuos que sin consultar con nadie, señalan o determinan que debe hacerse,
cómo y cuando en forma categórica, indican la fecha de su cumplimiento y luego lo
comprueban en la fecha y hora señaladas. Caracterizado por un personalismo exagerado en
las líneas de toma de decisiones.
ESTILO DEMOCRÁTICO
Es aquel supervisor que permite que los trabajadores participen en el análisis del
problema y su solución. Anima a sus hombres para que participen en la decisión. Es directo y
objetivo en sus comentarios y comprueba si el trabajo había sido realizado, felicitando
después al que lo merezca.
ESTILO LIBERAL
Es aquel donde el supervisor no ejerce control del problema, prefieren que sus hombres
hagan lo que consideran conveniente y deja que las cosas sigan su propio camino.
8.-
ENFOQUES MOTIVACIONALES
Es la clave para motivar a los empleados para dejar que los demás opinen. Muchos
empresarios se aferran a su punto de vista e ignoran el de su personal. Esto apaga el
entusiasmo de un empleado. Dar cabida a la validez de la opinión de los empleados respecto
al funcionamiento de la empresa no sólo elevará desmesuradamente la motivación, sino
evitará que la perspectiva de la compañía se estanque; tendrá modificaciones constantes
gracias a las nuevas ideas. Los enfoques motivacionales modernos sostienen que en tanto
es decisión del empresario el encender la llama en los trabajadores, también puede hacerse
a un lado y dejarlos que se mantengan estimulados.
Diane Tracy señala 10 normas de sentido común en esta materia, las que paso a señalar:
Dígale a los empleados cuáles son sus responsabilidades.
Déles autoridad de acuerdo con sus responsabilidades.
Fije normas de excelencia.
Déles la formación que les permita cumplir esas normas.
Ofrézcales conocimiento e información.
Brinde retroinformación sobre el resultado.
Reconozca sus logros.
Confíe en ellos.
Concédales el derecho a equivocarse.
Trátelos con dignidad y respeto.
9.-
FACTORES MOTIVACIONALES:
Son aquellas técnicas donde las empresas buscan un buen liderazgo gerencial  al
preocuparse por incentivar a los trabajadores a fin de que se obtenga no solamente un índice
de productividad competitivo que garantice minimización de costos, sino el cumplir con las
normas de calidad que hoy se demanda para conquistar los mercados metas establecidos.
Por ello se debe manejar adecuadamente los factores motivacionales que ayuden a lograr
una excelente productividad, satisfacción en el trabajo y pertenencia en los grupos
beneficiando a la organización en el logro de un buen comportamiento organizacional. Entre
ellas podemos mencionar:
Dotar al personal jerárquico de las competencias requeridas para liderar personas.
Tomar conciencia de la propia modalidad del ejercicio del liderazgo y su impacto en
los demás.
Adquirir elementos útiles para redefinir su práctica para adecuarlos más eficazmente a
las necesidades de la organización.
Optimizar la comunicación y aumentar la motivación y el compromiso de sus
empleados.
Elaborar un plan de acción para mejorar el gerenciamiento.
10.-
EL SUPERVISOR COMO LIDER Y SU VINCULACION CON LAS RELACIONES
HUMANAS
El supervisor debe interactuar entre su departamento y otras organizaciones, o también,
entre la organización y su ambiente total (el ambiente interno: recursos humanos, políticas de
la empresa, disposiciones, etc.; el ambiente externo: lo componen el mercado, la
competencia, el gobierno, la tecnología, etc. Para ello utiliza recursos humanos, recursos
económicos, recursos financieros, etc, los cuales determinan la eficiencia y eficacia de la
organización en el presente y futuro, con ellos se consigue el logro de las metas y objetivos.
El supervisor como líder debe desarrollar una visión de futuro, es decir, crear
proyecciones y estrategias a largo plazo de forma precisa, planteándose: ¿Qué se desea
lograr?, ¿a dónde queremos llegar", etc. 
Visión compartida. Un líder habla y escucha a sus colaboradores, toma en cuenta sus
aportaciones, los faculta para tomar decisiones, así como fomenta el espíritu de equipo y el
intercambio de información, conocimientos, puntos de vista. Su objetivo: que todos
comprendan y compartan el enfoque perseguido y se comprometan a su consecución.
Liderar es, además, facilitar y apoyar el desarrollo de los colaboradores, conocerlos bien y
potenciar sus valores, animándolos a innovar y aprender. El líder deja de ser supervisor para
ser formador y asesor.
Como parte de las Relaciones Humanas el supervisor debe ser eficaz al conseguir que los
miembros de un equipo den lo mejor de sí mismos, se empleen al límite y queden satisfechos
con lo que están realizando. En otras palabras, crear satisfacción y rendimiento,
inseparablemente unidos, para que en esas condiciones las personas se sientan
responsables, comprometidas, se entusiasman con el proyecto y aprendan continuamente.
En síntesis, liderazgo y la supervisión son dos formas de acción diferentes y
complementarias. Ambas son necesarias para el éxito en un entorno empresarial cada vez
más complejo y cambiante. Y ambos ejes deben ser desarrollados por las personas que
desean "gobernar" las organizaciones y participar de manera decidida y activa en su futuro.
Investigación realizada y enviada por:
RAMÍREZ, JOSÉ
INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA “READIC”
MARACAIBO, ESTADO ZULIA
MARACAIBO, ENERO DE 2007
Maracaibocity [en] gmail.com
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