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Técnicas de Oficina



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Técnicas de Oficina
ADMINISTRACION DOCUMENTAL
Administración de documentos a nivel de la oficina o de la Unidad de Administración
Documental, con referencia a la generación de información y producción de documentos.
AREAS DE GESTION EN LA ACTIVIDAD PRIVADA Y EN LA ACTIVIDAD PUBLICA
Actividad Privada.
Según el autor Nicks la oficina o la U. A. D. puede concebirse como aquellas actividades y
tareas que se realizan a través del soporte papel aunque actualmente se complementan con
los soportes electrónicos (Disquetes). De acuerdo a esto considera a la oficina como un
proceso de información, en una línea de actividades en el área de los seguros, en los bancos
u otros tipos de servicios, donde le producto puede estar representado por una póliza o por
un cheque. A nivel de las plantas operativas de una fábrica, la mayor aportación es
proporcionar información entre la dirección. Podemos decir que la información se registra, se
procesa y se utiliza. Estas tres actividades constituyen el ciclo del trabajo en toda oficina y
permite la planificación, organización y control de las actividades. Se debe reconocer a la
oficina como una reserva de memoria para la organización o la empresa. La
correspondencia, los registros de producción, los inventarios de existencias, la toma de
decisiones, son todos datos que se registran, procesa y utilizan dentro de la organización.
La oficina como función.
Se da en todos los niveles de actividad dentro de la empresa, ya sea en personal,
contaduría, ventas, compras, en todos ellos se maneja información, la cual, luego de ser
registrada, se archiva y también se comunica.
FUNCIONES
Preparación de registros e informes. 
Archivo de los registros y demás documentación. 
Procesamiento de la información para su utilización y comunicación. 
La oficina no debe ser considerada como un lugar, sino como una función que abarca todos
los niveles de una empresa. Luego de registrar y procesar la información esta será utilizada a
nivel jerárquico para poder planificar, organizar, controlar las actividades y como fuente de
información para la toma de decisiones.
LARDENT
La oficina es una función y para este caso específico es la de ofrecer servicios de
organización de personas, de gestiones y de cosas. En las oficinas se desarrollan
actividades que se refieren a recibir información, procesarla y utilizarla. También para decidir
y organizar la acción siguiente.
FUNCIONES
Estas se traducen en una secuencia de decisiones que se toman a partir de la información
disponible y de la cual resulta una nueva información que permite ordenar el proceso de
decisiones. Específicamente las funciones en la oficina es la de recoger información,
procesarla, registrarla y utilizarla. Los medios para realizar estas operaciones dependerán del
grado de automatización alcanzado. Se plantea el problema de el almacenamiento y
sobredimensión de información. Para solucionar este problema se deberá administrar los
recursos financieros, humanos y materiales.
SISTEMA DE INFORMACION
Es un conjunto de elementos relacionados entre sí que interactúan en forma permanente con
el propósito de alcanzar el objetivo de proporcionar datos e información. Pueden ser
generales cuando se proporciona información en forma sistemática a quienes tienen la
responsabilidad de tomar decisiones y también permiten tener una visión global de la
situación de la empresa en la cual funciona el sistema.
ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN
Estos elementos son funcionales y a través de los cuales se pueden alcanzar los objetivos
establecidos. Los elementos son: Insumos, Unidad de procesamiento, Productos, Control,
Retroalimentación.
1. Insumos:
Recursos Humanos. 
Recursos Materiales. 
Recursos Financieros. 
Información. 
En el marco de la teoría de sistemas los insumos o recursos son la materia prima de la
unidad de procesamiento.
Recursos Humanos: Constituyen un insumo básico de un sistema de información,
porque permite adecuar el diseño de un sistema de información a las necesidades o
carencias de información que puedan detectarse. Permite programar y poner en
ejecución el sistema diseñado, además de permitir un seguimiento de la implantación
del mismo. Permite controlar el producto real del sistema. Además permite realizar los
ajustes necesarios que permiten alcanzar los objetivos esperados. 
Recursos Materiales: Están representados por bienes de carácter material, a través
de los cuales se diseña y pone en práctica el sistema. Esto se refiere a la instalación,
los equipos y el local. 
Recursos Financieros: Son los medios que posibilitan contar con los demás
elementos para poder diseñar, hacer la implantación del sistema y controlar los
Recursos Humanos. 
Información: De acuerdo al momento en que se encuentre dentro del proceso de
elaboración puede ser un insumo o entrada, o puede ser un producto o salida. Como
insumo llega en forma de datos primarios que aun no están elaborados y ahí se
transforman en materia prima. Con esta información previamente detectada como
necesaria se pueden realizar informes de las ventas totales del mes basándose en
datos primarios, sobre ventas mensuales en el interior y en la capital. La información
como producto puede salir en forma de informe especial de unidades vendidas,
producidas, o también informes sobre las actividades cumplidas (Boletín estadístico o
Balance anual). Los canales y portadores de información, son los que ponen en
comunicación a las distintas unidades administrativas y allí es donde se manifiestan
los distintos niveles y relaciones jerárquicas dentro de la empresa. Los portadores de
esa comunicación son los distintos tipos documentales, por ejemplo los informes,
balances, y los soportes son variados (Disquete o papel). 
UNIDAD DE PROCESAMIENTO
Es un elemento que recibe los insumos en su estado original y los procesa para obtener el
producto esperado. La estructura administrativa está formada por las unidades primarias
(Oficinas) en segundo nivel estarían las unidades de administración intermedias y luego las
unidades jerárquicas.
Estas unidades en las distintos niveles tienen asignadas funciones específicas, y para poder
cumplirlas desarrolla tareas como la recolección de datos, la clasificación , análisis,
sistematización y elaboración y distribución de la información. Teniendo siempre presente los
requerimientos o necesidades de la institución. Es decir, esta unidad en el nivel primario
procesa datos, luego se elabora una información primaria con los datos obtenidos (Unidad
intermedia) y luego estaría la información consolidada que se llega a partir de informaciones
parciales.
PRODUCTOS
Estos representan el resultado final del tratamiento que se dio de la información como
insumo o entrada y también representa la conversión que estos reciben en la unidad de
procesamiento. Se constituye así la expresión material son los productos que se dan a corto
o largo plazo. La información a corto plazo se alcanza en forma inmediata, luego que se
realizó en la unidad de procesamiento (Ej. Boletines mensuales, resoluciones, etc.) Los
productos mediatos son otros tipos documentales: Las memorias anuales, Presupuestos
para Inversiones.
CONTROL
Este elemento del sistema permite comparar lo realizado, con lo que inicialmente se había
previsto. Para verificar el funcionamiento del control puede realizarse por ejemplo sobre los
insumos en forma previa, antes de ingresar a la unidad de procesamiento (Control
antecedente o precedente). Otro tipo de control se puede establecer sobre las actividades
durante el tratamiento que reciben los insumos (Control Concomitante). El último control es
cuando los productos salen de la unidad de procesamiento (Control subsiguiente). Para
poder aplicar esos controles deben existir criterios o normas las cuales quieren determinar
los requisitos que deben reunir los insumos (Calidad y cantidad esperada de los productos).
RETROALIMENTACIÓN
Esto se representa por canales de comunicación que brindan información sobre los
resultados del proceso del control. Luego de comprobar los hechos reales de los previstos,
entonces van a existir dos tipos de retroalimentación, la negativa y la positiva.
La negativa se refiere al flujo de información sobre errores en la información los aciertos
alcanzados, las acciones desarrolladas de acuerdo a los estándares o normas establecidas
de antemano. Cualquiera de los dos tipos de retroalimentación es importante. La negativa
sirve para proyectar el mejoramiento del sistema y además exigiendo la retroalimentación
canales externos para permitir un flujo de información dinámica y óptima.
REQUISITOS DE LA INFORMACION
Su objetivo primero es proporcionar datos e información para satisfacer las necesidades de
la empresa o la institución. Para que la información pueda constituirse efectivamente en un
instrumento de análisis para la formulación de políticas, la planificación, la ejecución y el
control de las actividades de una organización debe de reunir determinados requisitos.
La oportunidad: La información debe proporcionarse a los usuarios en tiempo y
forma (lugar oportuno y conveniente), de lo contrario pierde valor como instrumento a
la hora de la toma de decisiones. 
La claridad: Para que sea de esa forma se debe utilizar un lenguaje concreto o
específico, presentando los informes o resúmenes que permitan una rápida
interpretación de la información. 
La Uniformidad: Está relacionado con los criterios técnicos que deben ser uniformes
dentro de las unidades de procesamiento, ya sea para la registración, las cifras o los
códigos a ser utilizados. 
La periodicidad: Se refiere a que la información debe proporcionarse en forma
sistemática y periódica de acuerdo a las necesidades del usuario. 
La confiabilidad: Se debe reflejar exactamente tanto los aspectos o las operaciones
que se quieren comunicar. 
La selectividad: Es proporcionar información específica y adecuada es decir, que
debe ser dosificada en cantidad y en calidad. 
FUENTES DE INFORMACION EN RELACION A SU UBICACION:
Sistema centralizado o descentralizado:
La centralización de la información permite una mayor capacidad de tratamiento y utilización
de la información, por lo tanto una mejor administración de los Recursos Humanos y
materiales conque cuenta la unidad administrativa. Si la organización es de cierta
envergadura, la complejidad en el funcionamiento del sistema, puede ocasionar demoras en
la entrega de la información, lo que le resta utilidad a la misma.
La descentralización tiene un mayor beneficio por la posibilidad de asegurar la oportunidad
de la información, pues se origina cerca de la oficina y permite brindar una información en
forma autónoma, pero hay una desventaja y es que multiplica y almacena la información en
las distintas unidades administrativas lo que incide en los costos de un sistema de
información. Esto se debe a que cada unidad tiende a fotocopiar lo que se hizo en otra
oficina, multiplicando la información y los materiales utilizados.
Centralización y descentralización de la oficina o Unidad de Administración
Documental.
Se puede hablar de centralización física o funcional. Es física cuando el trabajo de oficina se
realiza en un solo lugar , y es funcional cuando las actividades tienen lugar en la oficina de
origen y la planificación, la coordinación y el control dependen de un departamento
administrativo o de un director.
Se habla de descentralización cuando cada unidad o departamento administrativo realiza sus
actividades en forma independiente no existiendo la planificación ni la coordinación a nivel
general de la empresa. 
Lo importante es adoptar un sistema de administración de documentos en base a la
estructura orgánica y a la cantidad de unidades administrativas que conforman una
estructura orgánica y a las características o necesidades de cada empresa o institución.
Desde el punto de vista empresarial la descentralización, tiene como objetivo el control
porque es un medio que permite mantener a los funcionarios responsables cerca de las
tareas operativas , posibilitando la aceleración de toma de decisiones, simplificando la
comunicación, reduciendo a un mínimo los trámites y en definitiva permitiendo dirigir a los
responsables de los departamentos lo que permite delegar cierta autoridad y también
responsabilidades.
Unidad de Administración documental en el Área pública.
Antiguamente la actividad de administración documental se llamaba mesa de entrada y
salida, o registro trámite y archivo.
Actualmente podemos definir que la unidad de administración documental es un conjunto de
técnicas, normas y principios que se relacionan con el tratamiento de los documentos que se
procesan en cualquier organización.
Objetivos de la Unidad de Administración documental.
Es un sistema de apoyo a la organización y tiene como objetivos:
1.
Establecer los procedimientos para ejecutar rápidamente los trámites de los
documentos que se procesan. 
2.
Proporcionar información cierta y rápida de los documentos que tramitan. 
3.
Realizar el control de los documentos que se crean, procesan y archivan. 
1.
Recepción y Orientación. 
2.
Registro y Distribución. 
3.
Archivo. 
El nivel jerárquico de la Unidad de Administración Documental va a estar dado de acuerdo al
volumen o complejidad de los asuntos que procesa. Como vemos en el cuadro la estructura
tiene dos niveles que pueden darse de la siguiente forma: División y departamentos, o
departamentos y secciones. Esta estructura es para manejar alrededor de 100 documentos
diarios. También puede dividirse en secciones y áreas de trabajo o ser pequeñas unidades,
por ejemplo en el interior de la república lo hace solo una persona. Esta estructura se puede
usar tanto para un sistema manual y/o un sistema computarizado.
La unidad de administración documental tiene a su cargo la recepción externa, la
numeración, la regulación del trámite interno, despacho interno y archivo de los documentos
ya sea recibidos o emitidos por el organismo.
Funciones de la Unidad de Administración documental.
1.
Orientar a los usuarios sobre el encausamiento de sus funciones, 
2.
Numerar y registrar los documentos recibidos o emitidos. 
3.
Distribuir internamente los documentos recibidos o emitidos. 
4.
Registrar el movimiento de los documentos. 
5.
Suministrar información sobre la ubicación de los documentos. 
6.
Expedir a su destino externo los documentos cuando ello corresponda. 
7.
Archivar los documentos de los cuales se haya dispuesto su archivo. 
8.
Efectuar recomendaciones referente a criterios para la conservación y distribución de
los documentos. 
9.
Depuración de archivos. 
10. Transferencia de documentos. 
11. Implantación de sistemas de microfilmación o computación para los archivos. 
Unidad de administración documental. (Segundo Nivel).
En un sistema manual está compuesta por 8 áreas. La primera unidad es de recepción y
orientación.
Área de recepción y orientación. Funciones. (Área 1 Unidad I)
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