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1.
Orientar a los interesados sobre la forma de presentar sus escritos. 
2.
Señalar las dificultades sustanciales, formales o fiscales de los escritos que son
presentados por particulares y admitirlos aunque merezcan observaciones de forma o
contenido. 
3.
Recibir documentos de usuarios del correo y de otros organismos públicos o privados. 
4.
Foliar y dejar constancia de la fecha, hora de presentación, número de hojas, mención
de los documentos que acompañan al escrito. 
5.
Agregar carátula y hoja de tramitación. 
6.
Numerar correlativamente y en forma conjunta con los documentos que no se
hubieran registrado. Se debe de entregar al interesado una tarjeta de identificación
donde constan los datos que identifican al documento para futuras consultas. 
7.
Informar al jefe de la unidad sobre aquellos documentos que por su trascendencia o
urgencia dejan de ser conocidos en forma inmediata por los jerarcas. 
8.
Determinar los escritos. 
Área 2 Unidad I.
Extractos: En esta unidad se redacta y dactilografía los extractos de los documentos.
Área 3 Unidad I.
Clasificación y trámite: Clasificar el documento ingresado indicando las secuencias de las
unidades administrativas donde se substanciara el documento en la hoja de tramitación. El
primer paso de un documento se va a hacer a través de un sello.
Área 4 Unidad I.
Relación de asuntos entrados: Se confecciona diariamente con los números de expedientes
u otros documentos, el origen y extracto del asunto.
Registro y distribución. (Área 5 Unidad II)
Funciones:
Confeccionar fichas temáticas, patronímicas, numéricas o de trámite con documento
ingresado. 
Mantener al día los ficheros en orden alfabético ya sea temático o patronímico y
ficheros por el número del documento o el trámite. 
Área 6 Unidad II.
Se deben de centralizar las fichas numéricas o de trámite de acuerdo a las secuencias en las
U.A.D. de los documentos registrados y además informar la ubicación del documento.
Área 7 Unidad II Distribución.
Funciones:
Hacer la relación de los expedientes remitidos a las dependencias que deban tomar
actuación en los mismos. 
Organizar el reparto de los documentos. 
Archivar la relación de expedientes remitidos debidamente formada y en forma
cronológica. 
 
Área 8 Unidad III Archivo.
Funciones:
Guardar los documentos que deban archivarse por número y por año. 
Entregar los documentos archivados bajo recibo y por decisión superior. 
Dar vista autorizada de documentos archivados. 
Desglosar previa autorización los documentos agregados a expedientes ya
archivados. 
Mantener los archivos actualizados y ordenados. 
Efectuar depuraciones periódicas de acuerdo a los criterios impartidos. 
Unidad I (Sistema computarizado).
Recepción y orientación.
Cambia con respecto al sistema manual en que se agrega carátula y hoja de tramitación en
forma unificada.
Clasificación y trámite.
Es igual al sistema manual. (Área 2). Esta unidad tiene tres áreas menos con respecto a la
manual.
Área 3. Registro y reguladora de trámite.
Pasa a ser el área principal porque aquí se pasa toda la información necesaria para formar
una base de datos. Es un área clave y centralizadora de toda la tarea de la unidad.
Funciones:
Ingresar al computador los datos de cada documento (Año, unidad ejecutora, o código
de identificación del organismo si no pertenece a la administración pública). 
Tipo de documento. 
Número de expediente. 
Anexos, fecha. 
Organismo o usuario solicitante. 
Asunto. 
Indicación de la unidad hacia donde va a ser remitido. 
Imprimir la carátula con los datos ya ingresados y agregarlos al documento. 
Imprimir la relación de expedientes remitidos indicando el destino de los mismos 
Actualizar los movimientos de los expedientes en base a la relación de los asuntos
remitidos de la sección. 
Informar sobre la ubicación del documento. 
Área IV. Unidad 2.
Distribución.
Ídem sistema manual.
Área V. Unidad 3.
Archivo.
Ídem sistema manual.
El sistema computarizado implica la impresión de carátulas, relación de expedientes
remitidos en forma interna, relación de asuntos entrados, movimiento de los expedientes y
dar información a los usuarios y a la propia organización.
En la hoja de tramitación se indica la secuencia de las unidades administrativas que
participan en la substanciación del documento permitiendo remitir el mismo de una unidad a
otra sin pasar por la Unidad de Administración Documental.
Las unidades administrativas van enviando la relación de expedientes remitidos a la U.A.D.
Esta es la forma de comunicación que permite actualizar el destino del documento en la base
de datos y es en esta instancia que actúa como reguladora de trámite.
 
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
 
Comprende la concepción, gestación, el nacimiento, la vida, la destrucción o la transferencia
a un archivo para su conservación permanente. ¿Cuál es el objetivo? Dar el tratamiento
adecuado a cada documento dentro de las distintas fases, para el uso que van a requerir de
él.
Tres fases:
Pre - Archivística. 
Administra. 
Histórica. 
Fase Pre - Archivística
Se llama así porque el documento está dentro de las oficinas y es donde los papeles se van
acumulando para formar una pieza documental.
- Gestación: Se refiere al futuro documento, por ejemplo un formulario. Cualquier documento
deberá pasar por un momento en que es planificado en su diagramación para su utilización
en el proceso del trámite. Se debe señalar que es donde se hace imprescindible la
normalización de los formularios para lograr economía y eficiencia en las distintas unidades
administrativas.
- Momento de Trámite: Es cuando se inicia una acción administrativa o judicial. Comienza
con la firma del solicitante y termina con la firma del otorgante. La tramitación se inicia con la
primera gestión o trámite. Dura todo el tiempo en el que se van acumulando los datos,
testimonios, o antecedentes y concluye con la firma que da inicio a la vigencia. Todo
documento pasa por distintas etapas que deben ser cumplidas en la administración y
también por parte del interesado para poder llegar a un negocio administrativo.
Fase Administrativa
Es la que comprende todo el tiempo en que el documento completo y formal interesa a la
administración de la institución que lo creó, y también al iniciador. Los documentos se crean
para que sirvan a la institución y al interesado. Desde este punto de vista esta es la fase más
importante del documento.
- Vigencia: abarca todo el tiempo en que el documento actúa cumpliendo lo que expresa su
texto. Es capaz de obligar, de intimar, de certificar, comunicar o defender derechos.
Comienza con la firma del otorgante y es cuando el documento sirve para el fin para el que
fue creado. Concluye cuando el documento perdió su capacidad de certificar, de intimar o de
obligar.
- Formas de concluir la vigencia: La variedad de los tipos documentales implica que se den
distintos motivos para que finalice la vigencia. Una forma es cuando en los documentos se
indica en su texto el término de la vigencia. Ejemplo: Contratos. Concluyen su vigencia por la
creación de otro documento (Contradocumento).
- Precautoria: Este es un tiempo durante el cual se concede al otorgante y al peticionario o al
destinatario la posibilidad de rever algún aspecto o parte del documento sirviendo también
como un antecedente directo de otro documento. Es el tiempo en el que se pueden detectar
posibles fraudes o se puede consultar al documento para saber los asuntos que contiene.
Sirve este plazo para posibles reclamos. Este plazo procede a la prescripción del documento.
La prescripción es el agotamiento o termino del derecho a reclamo, reivindicación o acción
administrativa o judicial. Es el tiempo por el cual en ciertas condiciones se puede adquirir o
modificar sustancialmente un derecho. Luego de la prescripción el documento no permite
reclamo por parte de nadie. Deja de interesar al iniciador, por lo tanto la institución lo
desafecta o lo retira pero no implica la destrucción del documento.
Fase Histórica
Se inicia cuando se decide conservar en forma permanente un documento luego de
finalizado el plazo precautorio. Los otros documentos que no fueron seleccionados, no llegan
a esta fase y son eliminados. La guarda permanente no tiene plazo de finalización.
Ejemplos
- Cheque: Se diagrama el formulario donde se incorporan normas de seguridad.(Gestación)
- Trámite: Cuando se distribuyen y se usan las chequeras.
- Vigencia: Se inicia con la firma del titular de la cuenta y se cierra con el cobro del cheque.
- Plazo precautorio: Sirve para salvar eventuales reclamos o para detectar fraudes.
- Planos de una casa: El arquitecto es el que hace los cálculos y la Intendencia los aprueba.
(Gestación)
- Vigencia: Cuando se comienza a construir la casa y mientras está en pie.
- Plazo precautorio: Hasta que la casa quede en ruinas.
- Documentos sobre límites de estados: Tramitación extensa. (Gestación)
- Vigencia: Mientras no se modifiquen los límites.
- Plazo precautorio.
- Fase Histórica: Todos los documentos sobre límites de estados pasa por la fase histórica;
son parte del patrimonio de la humanidad.
CARACTERÍSTICAS FASES
Documentos corrientes o activos. Fase Pre - Archivística. (1) 
Documentos semiactivos o semicorrientes. Fase Administrativa. (2) 
Documentos no corrientes. Fase Histórica. (3) 
LUGAR DE CUSTODIA
1.
Oficina o archivo de gestión. 
2.
Archivo administrativo. 
3.
Archivo histórico o gral. 
FUNCIONES
Documentos corrientes o activos. 
1.
Documentación en trámite, producto de las actividades de la institución. 
2.
Utilización documental constante. 
3.
Selección documental esporádica. 
Documentos semiactivos o semicorrientes. 
1.
Es el tiempo en que el documento permite actuar cumpliendo con lo que el texto o sub
texto expresa, ya sea para obligar, certificar, intimar, etc. 
2.
El tiempo durante el cual el otorgante y el destinatario tienen la posibilidad de volver a
ver algún aspecto del documento. 
3.
El momento que precede a la prescripción misma. 
Documentos no corrientes.
1.
Se custodian los documentos de valor permanente. (Área científica, cultural, histórica,
etc.) 
 
COMUNICACIÓN - INFORMACIÓN - DOCUMENTO.
La comunicación y la información concreta porque toda relación humana junto con sus
actividades supone una forma de comunicación.
El conocimiento comienza con una información sobre lo que se piensa y se hace, permite
que ella sea comunicada y utilizada en el futuro, si esa información se registra en un soporte
material. (Ejemplo: Papel, disquetes, adquiriendo así el carácter de documento).
Las actas documentales están referidas a como crear, registrar, seleccionar y conservar la
información que contienen los documentos.
Hay diversas formas de comunicación, pero en todas ellas se encuentran partes:
- Emisor o fuente: Puede ser una persona, una institución, un grupo de trabajo. Es el trasmite
el mensaje.
- Receptor: Recibe el mensaje.
- Canal: El mensaje es trasmitido a través de este. Es el medio o soporte.
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