8.
La organización en relación con su medio ambiente: el funcionamiento organizativo
debe ser estudiado en relación con las transacciones continuas con el medio ambiente
que lo envuelve.
9.7.1.4 Cultura y clima organizacional:
Toda organización crea su propia cultura o clima, con sus propios tabúes, costumbres y
usos. El clima o cultura del sistema refleja tanto las normas y valores del sistema formal
como su reinterpretación en el sistema informal, así como las disputas internas y externas de
los tipos de personas que la organización atrae, de sus procesos de trabajo y distribución
física, de las modalidades de comunicación y del ejercicio de la autoridad dentro del sistema.
Dichos sentimientos y creencias colectivos, se transmiten a los nuevos miembros del grupo.
9.7.1.5 Dinámica de sistema:
Para mantenerse, las organizaciones recurren a la multiplicación de mecanismos, ya que les
falta la estabilidad de los sistemas biológicos. Así, crean estructuras de recompensas para
vincular a sus miembros al sistema, establecen normas y valores y dispositivos de control.
Mientras que en la TS se habla de homeostasia dinámica (o mantenimiento del equilibrio por
ajuste constante y anticipación), se usa el término dinámica de sistema en las organizaciones
sociales: el sistema principal y los subsistemas que lo componen hacen que se vuelve cada
vez más aquello que básicamente es. Para sobrevivir (y evitar la entropía), la organización
social debe asegurarse de una provisión continua de materiales y hombres (entropía
negativa).
9.7.1.6 Concepto de eficacia organizacional:
La eficiencia se refiere a cuanto de entrada de una organización surge como producto y
cuanto es absorbido por el sistema. La eficiencia se relaciona con la necesidad de
supervivencia de la organización. La eficacia organizacional se relaciona con la extensión en
que todas las formas de rendimiento para la organización se hacen máximas. La eficiencia
busca incrementos a través de soluciones técnicas y económicas, mientras que la eficacia
busca la maximización del rendimiento para la organización, por medios técnicos y
económicos (eficiencia) y por medios políticos (no económicos).
9.7.1.7 Organización como un sistema de papeles:
Papel es el conjunto de actividades requeridas a un individuo que ocupa una determinada
posición en una organización. La organización se constituye por papeles o conjunto de
actividades esperadas de los individuos y por conjuntos de papeles o de grupos que se
superponen. La organización es una estructura de papeles.
9.7.2 Modelo sociotécnico de Tavistock
Fue propuesto por sociólogos y sicólogos del Instituto de Relaciones Humanas de Tavistock,
con base en investigaciones realizadas en minas de carbón inglesas y empresas textiles
hindúes.
Concibe la organización como un sistema sociotécnico estructurado sobre dos subsistemas:
- El subsistema técnico: conlleva la tecnología, el territorio y el tiempo. Es el responsable de
la eficiencia potencial de la organización.
- El subsistema social: comprende los individuos, las relaciones sociales y las exigencias de
la organización tanto formal como informal. Transforma la eficiencia potencial en eficiencia
real.
Estos dos subsistemas presentan una íntima interrelación, son interdependientes y se
influyen mutuamente. El enfoque sociotécnico concibe a la organización como una
combinación de tecnología y a la vez un subsistema social. El modelo de sistema abierto
propuesto por el enfoque sociotécnico, importa cosas del medio ambiente, las cuales en base
a ciertos procesos de conversión, convierte en productos, servicios, etc., para exportar. La
tarea primaria de la organización es algo que le permita sobrevivir dentro de ese proceso de:
- Importación: adquisición de materias primas.
- Conversión: transformación de las importaciones en exportaciones.
- Exportación: colocación de los resultados de la importación y de la conversión.
El fundamento de este enfoque es que cualquier sistema de producción requiere tanto una
organización tecnológica como una organización de trabajo. La tecnología limita la especie
de organización de trabajo posible, aunque la organización presenta propiedades sociales y
sicológicas propias pero independientes de la tecnología.
Las organizaciones tienen una doble función: técnica (relacionada con la coordinación del
trabajo e identificación de la autoridad) y social (referente a los medios de relacionar las
personas, para lograr que ellas trabajen juntas).
El subsistema técnico es determinado por los requisitos típicos de las tareas que son
ejecutadas por la organización. La tecnología determina el tipo de entrada humana necesaria
a la organización. También es el factor determinante de la estructura organizacional y de las
relaciones entre los servicios. Pero este subsistema no puede ser visualizarse aisladamente,
ya que es el responsable por la eficiencia potencial de la organización. Los subsistemas
técnico y social coexisten, si uno se altera, el otro tendrá repercusiones.
9.8 APRECIACIÓN CRÍTICA DE LA TEORÍA DE SISTEMAS
De todas las teorías, la TS es la menos criticada, ya que aún no ha transcurrido suficiente
tiempo para su análisis más profundo. Sin embargo, una apreciación crítica de la TS, lleva a
los siguientes aspectos:
Confrontación entre teorías de sistema abierto y de sistema cerrado
Hay varias implicaciones críticas entre distinguir un sistema abierto y uno cerrado, desde el
punto de vista administrativo, están las siguientes del sistema abierto:
- La naturaleza dinámica del ambiente está en conflicto con la tendencia estática de la
organización. Está constituida para autoperpetuarse en lugar de cambiar de acuerdo a las
transformaciones del ambiente.
- Un sistema organizacional rígido no podrá sobrevivir si no responde adaptándose al
entorno.
- Un sistema abierto necesita garantizar la absorción de sus productos por el ambiente. Para
garantizar su viabilidad, debe ofrecer al ambiente productos por el necesitados o crearle
necesidad de tales productos.
- El sistema necesita, de constante y depurada información del ambiente. Para el sistema es
indispensable una retroalimentación constante, depurada y rápida.
Contrario a ese enfoque abierto, la perspectiva de sistema cerrado indica las siguientes
distorsiones:
- Conduce el estudio y la práctica administrativa a una concentración en reglas de
funcionamiento interno, la eficiencia como criterio primario de la viabilidad organizacional y
por ende, énfasis en procedimientos y no en programas.
- La perspectiva de organización como sistema cerrado, se da por insensibilidad de la
administración tradicional a las diferencias entre ambientes organizacionales y por la
desatención a la dependencia entre la organización y su ambiente. Soluciones, instrumentos
y técnicas son intertransferibles, ya que el ambiente no hace la diferencia.
- La perspectiva de la organización como sistema cerrado, lleva a la insensibilidad hacia la
necesidad de cambios y adaptación continua y urgente de las respuestas de la organización
al ambiente. En un ambiente de rápido cambio, las organizaciones desaparecerán si no se
adaptan al cambio.
9.9 CARACTERÍSTICAS BÁSICAS DEL ANÁLISIS SISTEMÁTICO
Las principales características de la moderna teoría de la administración basada en el
análisis sistemático son las siguientes:
- Punto de vista sistemático: la moderna teoría visualiza a la organización como un sistema
constituido por cinco partes básicas: entrada, salida, proceso, retroalimentación y ambiente.
- Enfoque dinámico: el énfasis de la teoría moderna es sobre el proceso dinámico de
interacción que ocurre dentro de la estructura de una organización.
- Multidimensional y multinivelado: se considera a la organización desde un punto de vista
micro y macroscópico. Es micro cuando es considerada dentro de su ambiente (sociedad,
comunidad, país); es macro cuando se analizan sus unidades internas.
- Multimotivacional: un acto puede ser motivado por muchos deseos o motivos. Las
organizaciones existen porque sus participantes esperan satisfacer ciertos objetivos a través
de ellas.
- Probabilístico: la teoría moderna tiende a ser probabilística. Con expresiones como "en
general", "puede ser", sus variables pueden ser explicadas en términos predictivos y no con
certeza.
- Multidisciplinaria: busca conceptos y técnicas de muchos campos de estudio. La teoría
moderna presenta una síntesis integradora de partes relevantes de todos los campos.
- Descriptivo: buscar describir las características de las organizaciones y de la
administración. Se conforma con buscar y comprender los fenómenos organizacionales y
dejar la escogencia de objetivos y métodos al individuo.
- Multivariable: tiende a asumir que un evento puede ser causado por numerosos factores
interrelacionados e interdependientes. Los factores causales podrían ser generados por la
retroalimentación.
- Adaptativa: un sistema es adaptativo. La organización debe adaptarse a los cambios del
ambiente para sobrevivir. Se genera como consecuencia una focalización en los resultados
en lugar del énfasis sobre el proceso o las actividades de la organización.
Carácter integrativo y abstracto de la teoría de sistemas
La TS se considera demasiado abstracta y conceptual, por lo tanto, de difícil aplicación a
situaciones gerenciales prácticas. Auque tiene gran aplicabilidad, su enfoque sistemático es
básicamente una teoría general comprensible, que cubre todos los fenómenos
organizacionales. Es una teoría general de las organizaciones y de la administración, una
síntesis integradora.
El efecto sinérgico de las organizaciones como sistemas abiertos
Una fuerte causa para la existencia de organizaciones, es su efecto sinérgico, es decir, en el
resultado de una organización pueden diferir en cantidad o en calidad la suma de los
insumos. La palabra sinergia viene del griego (syn = con y ergos = trabajo) y significa trabajo
en conjunto. Cada participante de la organización espera que los beneficios personales de su
participación, sean mayores que sus costos personales de participación. Existe sinergia
cuando dos o más causas producen, actuando conjuntamente, un efecto mayor que la suma
de efectos que producirían actuando individualmente.
El hombre funcional
La TS se basa en la teoría del hombre funcional. El individuo desempeña un papel dentro de
la organización, interrelacionándose con los demás individuos, como un sistema abierto. En
sus acciones basadas en roles, mantiene expectativas respecto al rol de los demás y envía a
los demás sus expectativas. Esa interacción altera o refuerza el papel. Las organizaciones
son sistemas de roles, en las cuales los individuos actúan como transmisores de roles y
organizadores.
9.10 APORTES SEMANTICOS
Las sucesivas especializaciones de las ciencias obligan a la creación de nuevas palabras,
estas se acumulan durante sucesivas especializaciones, llegando a formar casi un verdadero
lenguaje que sólo es manejado por los especialistas.
De esta forma surgen problemas al tratarse de proyectos interdisciplinarios, ya que los
participantes del proyecto son especialistas de diferentes ramas de la ciencia y cada uno de
ellos maneja una semántica diferente a los demás.
La Teoría de los Sistemas, para solucionar estos inconvenientes, pretende introducir una
semántica científica de utilización universal.
Sistema:
Es un conjunto organizado de cosas o partes interactuantes e interdependientes, que se
relacionan formando un todo unitario y complejo.
Cabe aclarar que las cosas o partes que componen al sistema, no se refieren al campo físico
(objetos), sino mas bien al funcional. De este modo las cosas o partes pasan a ser funciones
básicas realizadas por el sistema. Podemos enumerarlas en: entradas, procesos y salidas.
Entradas:
Las entradas son los ingresos del sistema que pueden ser recursos materiales, recursos
humanos o información.
Las entradas constituyen la fuerza de arranque que suministra al sistema sus necesidades
operativas.
Las entradas pueden ser:
- en serie: es el resultado o la salida de un sistema anterior con el cual el sistema en estudio
está relacionado en forma directa.
- aleatoria: es decir, al azar, donde el termino "azar" se utiliza en el sentido estadístico. Las
entradas aleatorias representan entradas potenciales para un sistema.
- retroacción: es la reintroducción de una parte de las salidas del sistema en sí mismo.
Proceso:
El proceso es lo que transforma una entrada en salida, como tal puede ser una máquina, un
individuo, una computadora, un producto químico, una tarea realizada por un miembro de la
organización, etc.
En la transformación de entradas en salidas debemos saber siempre como se efectúa esa
transformación. Con frecuencia el procesador puede ser diseñado por el administrador. En tal
caso, este proceso se denomina "caja blanca". No obstante, en la mayor parte de las
situaciones no se conoce en sus detalles el proceso mediante el cual las entradas se
transforman en salidas, porque esta transformación es demasiado compleja. Diferentes
combinaciones de entradas o su combinación en diferentes órdenes de secuencia pueden
originar diferentes situaciones de salida. En tal caso la función de proceso se denomina una
"caja negra".
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