La falta de éxito exige una revisión del sistema ya que no cumple con los objetivos
propuestos para el mismo, de modo que se modifique dicho sistema de forma tal que el
mismo pueda alcanzar los objetivos determinados.
9.11 APORTES METODOLOGICOS
Jerarquía de los sistemas
Al considerar los distintos tipos de sistemas del universo Kennet Boulding proporciona una
clasificación útil de los sistemas donde establece los siguientes niveles jerárquicos:
1. Primer nivel, estructura estática. Se le puede llamar nivel de los marcos de referencia.
2. Segundo nivel, sistema dinámico simple. Considera movimientos necesarios y
predeterminados. Se puede denominar reloj de trabajo.
3. Tercer nivel, mecanismo de control o sistema cibernético. El sistema se autorregula para
mantener su equilibrio.
4. Cuarto nivel, "sistema abierto" o autoestructurado. En este nivel se comienza a diferenciar
la vida. Puede de considerarse nivel de célula.
5. Quinto nivel, genético-social. Está caracterizado por las plantas.
6. Sexto nivel, sistema animal. Se caracteriza por su creciente movilidad, comportamiento
teleológico y su autoconciencia.
7. Séptimo nivel, sistema humano. Es el nivel del ser individual, considerado como un
sistema con conciencia y habilidad para utilizar el lenguaje y símbolos.
8. Octavo nivel, sistema social o sistema de organizaciones humanas constituye el siguiente
nivel, y considera el contenido y significado de mensajes, la naturaleza y dimensiones del
sistema de valores, la transcripción de imágenes en registros históricos, sutiles
simbolizaciones artísticas, música, poesía y la compleja gama de emociones humanas.
9. Noveno nivel, sistemas trascendentales. Completan los niveles de clasificación: estos son
los últimos y absolutos, los ineludibles y desconocidos, los cuales también presentan
estructuras sistemáticas e interrelaciones.
Teoría analógica o modelo de isomorfismo sistémico:
Este modelo busca integrar las relaciones entre fenómenos de las distintas ciencias. La
detección de estos fenómenos permite el armado de modelos de aplicación para distintas
áreas de las ciencias.
Esto, que se repite en forma permanente, exige un análisis iterativo que responde a la idea
de modularidad que la teoría de los sistemas desarrolla en sus contenidos.
Se pretende por comparaciones sucesivas, una aproximación metodológica, a la vez que
facilitar la identificación de los elementos equivalentes o comunes, y permitir una
correspondencia biunívoca entre las distintas ciencias.
Como evidencia de que existen propiedades generales entre distintos sistemas, se identifican
y extraen sus similitudes estructurales.
Estos elementos son la esencia de la aplicación del modelo de isomorfismo, es decir, la
correspondencia entre principios que rigen el comportamiento de objetos que, si bien
intrínsecamente son diferentes, en algunos aspectos registran efectos que pueden necesitar
un mismo procedimiento.
Modelo procesal o del sistema adaptativo complejo:
Este modelo implica por asociación la aplicación previa del modelo del rango.
Dado que las organizaciones se encuentran dentro del nivel 8, critica y logra la demolición de
los modelos existentes tanto dentro de la sociología como dentro de la administración.
Buckley, categoriza a los modelos existentes en dos tipos:
a) aquellos de extracción y origen mecánico, a los que denomina modelo de equilibrio;
b) aquellos de extracción y origen biológico, a los que llama modelos organísmicos u
homeostáticos.
Y dice:
"...el modelo de equilibrio es aplicable a tipos de sistemas que se caracterizan por perder
organización al desplazarse hacia un punto de equilibrio y con posterioridad tienden a
mantener ese nivel mínimo dentro de perturbaciones relativamente estrechas. Los modelos
homeostáticos son aplicables a sistemas que tienden a mantener un nivel de organización
dado relativamente elevado a pesar de las tendencias constantes a disminuirlo. El modelo
procesal o de sistema complejo adaptativo se aplica a los sistemas caracterizados por la
elaboración o la evolución de la organización; como veremos se benefician con las
perturbaciones y la variedad del medio y de hecho dependen de estas".
Mientras que ciertos sistemas tienen una natural tendencia al equilibrio, los sistemas del nivel
8 se caracterizan por sus propiedades morfogénicas, es decir que en lugar de buscar un
equilibrio estable tienden a una permanente transformación estructural. Este proceso de
transformación estructural permanente, constituye el pre-requisito para que los sistemas de
nivel 8 se conserven en forma activa y eficiente, en suma es su razón de supervivencia.
9.12 LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMAS
Una organización es un sistema socio-técnico incluido en otro más amplio que es la sociedad
con la que interactúa influyéndose mutuamente.
También puede ser definida como un sistema social, integrado por individuos y grupos de
trabajo que responden a una determinada estructura y dentro de un contexto al que controla
parcialmente, desarrollan actividades aplicando recursos en pos de ciertos valores comunes.
Subsistemas que forman la Empresa:
a) Subsistema psicosocial: está compuesto por individuos y grupos en interacción. Dicho
subsistema está formado por la conducta individual y la motivación, las relaciones del status
y del papel, dinámica de grupos y los sistemas de influencia.
b) Subsistema técnico: se refiere a los conocimientos necesarios para el desarrollo de tareas,
incluyendo las técnicas usadas para la transformación de insumos en productos.
c) Subsistema administrativo: relaciona a la organización con su medio y establece los
objetivos, desarrolla planes de integración, estrategia y operación, mediante el diseño de la
estructura y el establecimiento de los procesos de control.
9.13 METODOLOGIA DE APLICACION DE LA T. G. S., PARA EL ANALISIS Y DISEÑO
DE SISTEMAS
Desde el punto de vista de la administración está compuesta de las siguientes etapas:
a) Análisis de situación: es la etapa en que el analista toma conocimiento del sistema, se
ubica en cuanto a su origen, objetivo y trayectoria.
1. Definición de objetivo: el analista trata de determinar para que ha sido requerido ya que en
general se le plantean los efectos pero no las causas.
2. Formulación del plan de trabajo: el analista fija los límites de interés del estudio a realizar,
la metodología a seguir, los recursos materiales y humanos que necesitará, el tiempo que
insumirá el trabajo y el costo del mismo. Esta etapa se conoce como propuesta de servicio y
a partir de su aprobación se continúa con la metodología.
3. Relevamiento: el analista recopila toda la información referida al sistema en estudio, como
así también toda la información que hace al límite de interés.
4. Diagnóstico: el analista mide la eficacia y la eficiencia del sistema en estudio. Eficacia es
cuando el sistema logra los objetivos y eficiencia es cuando el sistema logra los objetivos con
una relación costo beneficio positiva. Si un sistema es eficaz pero no eficiente el analista
deberá cambiar los métodos del sistema, si un sistema no es eficaz el analista deberá
cambiar el sistema y si un sistema es eficiente el analista sólo podrá optimizarlo.
5. Diseño: el analista diseña el nuevo sistema.
a) Diseño global: en el determina la salida, los archivos, las entradas del sistema, hace un
cálculo de costos y enumera los procedimientos. El diseño global debe ser presentado para
su aprobación, aprobado el diseño global pasamos al siguiente paso.
b) Diseño detallado: el analista desarrolla en detalle la totalidad de los procedimientos
enumerados en el diseño global y formula la estructura de organización la cual se aplicara
sobre dichos procedimientos.
6. Implementación: la implementación del sistema diseñado significa llevar a la práctica al
mismo, esta puesta en marcha puede hacerse de tres formas.
a) Global.
b) En fases.
c) En paralelo.
7. Seguimiento y control: El analista debe verificar los resultados del sistema implementado y
aplicar las acciones correctivas que considere necesarias para ajustar el problema.
9.14 EL SISTEMA DE CONTROL
Concepto:
Un sistema de control estudia la conducta del sistema con el fin de regularla de un modo
conveniente para su supervivencia. Una de sus características es que sus elementos deben
ser lo suficientemente sensitivos y rápidos como para satisfacer los requisitos para cada
función del control.
Elementos básicos:
a) Una variable; que es el elemento que se desea controlar.
b) Los mecanismos sensores que son sencillos para medir las variaciones a los cambios de
la variable.
c) Los medios motores a través de los cuales se pueden desarrollar las acciones correctivas.
d) Fuente de energía, que entrega la energía necesaria para cualquier tipo de actividad.
e) La retroalimentación que a través de la comunicación del estado de la variable por los
censores, se logra llevar a cabo las acciones correctivas.
Método de control:
Es una alternativa para reducir la cantidad de información recibida por quienes toman
decisiones, sin dejar de aumentar su contenido informativo. Las tres formas básicas de
implementar el método de control son:
1.- Reporte de variación: esta forma de variación requiere que los datos que representan los
hechos reales sean comparados con otros que representan los hechos planeados, con el fin
de determinar la diferencia. La variación se controla luego con el valor de control, para
determinar si el hecho se debe o no informar. El resultado del procedimiento, es que
únicamente se informa a quién toma las decisiones acerca de los eventos o actividades que
se apartan de modo significativo que los planes, para que tomen las medidas necesarias.
2.- Decisiones Programadas: otra aplicación de sistema de control implica el desarrollo y la
implantación de decisiones programadas. Una parte apreciable de las decisiones de carácter
técnico y una parte pequeña de las decisiones tácticas abarcan decisiones repetitivas y
rutinarias. Diseñando el sistema de información de manera que ejecute esas decisiones de
rutina, el analista proporciona a los administradores más tiempo para dedicarse a otras
decisiones menos estructuradas.
Si se procura que el sistema vigile las órdenes pendientes y se programa las decisiones de
cuáles pedidos necesitan mayor atención, se logrará un significativo ahorro de tiempo y
esfuerzo.
3.- Notificación automática: en este caso, el sistema como tal, no toma decisiones pero como
vigila el flujo general de información puede proporcionar datos, cuando sea preciso y en el
momento determinado.
Las notificaciones automáticas se hacen en algunos criterios predeterminados, pero solo
quienes toman las decisiones deben decir si es necesario o no emprender alguna acción.
El Sistema de Control en las Organizaciones:
El control es uno de los cinco subsistemas corporativos (organización, planificación,
coordinación y dirección son los restante) los cuales son muy difíciles de separar con
respecto al de control. De ello se desprende todo el proceso administrativo, debe
considerarse como un movimiento circular, en el cual todos los subsistemas están ligados
intrincadamente, la relación entre la planificación y el control es muy estrecha ya que el
directivo fija el objetivo y además normas, ante las cuales se contrastan y evalúan acciones.
Es necesario ver al control para determinar si las asignaciones y las relaciones en la
organización están siendo cumplimentadas tal como se las había previsto.
Gráfico del Sistema o Proceso de Control
Este gráfico representa el proceso de control como un sistema cerrado, es decir que posee la
característica de la retroalimentación o autorregulación. El movimiento es circular y continuo,
produciéndose de la siguiente manera: se parte de la actividad o realidad a la cual debemos
medir, con el auxilio o utilización de normas, efectuada la decisión comparamos los
resultados de los planes, de esta manera la realidad quedará ajustada para el futuro. Se nota
en este punto que no sólo la realidad puede ser ajustada, otras veces son los planes los que
necesitan corrección por estar sensiblemente alejado de las actividades.
9.15 EJEMPLO COMPLETO DE UN ANÁLISIS DE SISTEMAS
9.15.1 EL COMPUTADOR
El computador es una máquina electrónica y mecánica (hardware), gobernada por programas
(software) que permiten procesar y almacenar datos deforma rápida y ordenada. El
computador es un sistema completo, donde se identifican claramente las entradas, el
proceso y salidas como se describirá a continuación.
9.15.2 LOS SISTEMAS COMPUTACIONALES
Un sistema computacional esta compuesto por uno o varios equipos (computadores u otros
dispositivos) electro-mecánicos soportados por programas específicos para la realización de
tareas o solución de problemas.
9.15.3 EL OBJETIVO DE UN SISTEMA COMPUTACIONAL
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