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Comunicación Organizacional



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Comunicación Organizacional
LEONARDO ENRIQUE SAYAGO.  E-mail: fxfoxito@hotmail.com,  25 años
Comunicador Social Organizacional  con Énfasis en Educación. 
Universidad Autonoma de Bucaramanga. UNAB, Colombia
Entender la comunicación como oportunidad de encuentro con el otro, plantea una amplia
gama de posibilidades de interacción en el ámbito social, porque es allí donde tiene su razón
de ser,  ya que es a través de ella  como las personas logran el entendimiento, la
coordinación y la cooperación  que posibilitan el crecimiento y desarrollo de las
organizaciones.
Las relaciones  que se dan entre los miembros de una organización se establecen gracias a
la comunicación; en esos procesos de intercambio  se asignan y se delegan funciones, se
establecen compromisos, y se le encuentra sentido a ser parte de aquella. ¿ De qué otra
manera  se predicen e interpretan comportamientos, se evalúan y planifican estrategias que
movilicen el cambio, se proponen metas individuales y grupales en un esfuerzo conjunto, de
beneficio común, si no es a través de una comunicación motivada, consentida y eficaz?
Por estas razones, toda institución que se respete,  debe priorizar dentro de su estructura  
organizacional  un sistema de comunicaciones e información que dinamice los procesos  que
a nivel interno vivifican la entidad y la proyectan  hacia su área de influencia.
Las comunicaciones institucionales internas promueven la participación, la integración  y la
convivencia en el marco de la cultura organizacional, en donde cobra sentido el ejercicio de
funciones y el reconocimiento de las capacidades individuales y grupales.
La carencia de estrategias comunicativas al interior de la  institución, la falta de canales o la
subutilización de los mismos, genera lentitud en los procesos y en las acciones, retardo en
las respuestas y desinformación acerca  de las políticas, todo lo cual  imposibilita la
verdadera  interacción a nivel interno. Por otra parte, son indispensables para que no se
pierda la coherencia  entre las acciones que se realizan dentro de la institución con la
realidad del entorno.
El ideal de una institución educativa es lograr la excelencia entre el nivel administrativo y el
académico, lo cual se consigue si la información fluye sin impedimentos en los dos ámbitos y
en los niveles.
JUSTIFICACION
Las comunicaciones internas son una construcción diaria como dice Daniel Prieto Castillo:
en las reuniones, en el intercambio diario, permanente, en los espacios de discusión y de
reflexión ( seminarios, reuniones, clases), en la difusión de mensajes (notas, memorandos,
teléfono, carteleras, afiches), en los encuentros casuales, en el reconocimiento y respeto por
las expresiones del otro. 
El diagnóstico, pretende las fallas que se están presentando en los flujos de información, que
puede tener la causa en la carencia de medios, en el mal manejo de los mismos o en la falta
de respuesta de las personas que forman parte de la identidad.
El informe esta organizado de la siguiente forma: Una primera parte destinada a presentar la
justificación.  
Se puede pensar que el hecho de manejar el mismo código garantiza una comunicación
exitosa; esto no es suficiente, ya que  hay muchos ingredientes que de una o otra manera
contribuyen a acercar las personas y a estrechar vínculos: vivir experiencias comunes,
compartir significados, participar de la vida institucional, ser uno pero a la vez equipo.
Desconocer esta realidad,  lleva a unas relaciones interpersonales que se desarrollan sobre
rumores y suposiciones que desvirtúan y /o  bloquean todo intento de comunicación; de esta
manera el colectivo se desintegra y se cae en un sempiterno monólogo, improductivo  o  en
un activismo inútil.
El problema  se presenta debido a la ausencia de un ambiente comunicativo  que propicia un
clima laboral agradable, que  permita generar  y poner en marcha los  cambios que se
requieren para responder con eficacia a las exigencias del mundo actual y futuro. Indicativos
como “bajo nivel de los egresados”, expresados en: “ No se forman”, “no manejan conceptos 
pero saben hacer el oficio”, y entender el sentido de la comunicación en el mundo actual, en
donde el horizonte comunicativo cubre todos los ámbitos de la acción humana:
epistemológico, social y emocional,  nos lleva a mirar cómo en una facultad de comunicación,
a veces se descalifica o se enfatiza en los medios o se trabaja en torno a lo virtual y se
desconocen otras formas de intercomunicación.
Otros apuntan a las  respuestas  condicionadas a los requerimientos de una autoridad
superior en un organigrama de jerarquías, en donde unos solamente tienen la palabra,
quizás no hay interlocución porque no se escucha al otro; cada uno atiende a su propio
monólogo, cuando no se  establecen monólogos de dos, diez o más personas.  
Gestionar los procesos comunicativos, implica considerar los ámbitos y niveles de procesos
que se dan  dentro del sistema organizacional. Si los integrantes  del grupo tienen definidas
responsabilidades y roles, esto les permite establecer un esquema de trabajo flexible, en
donde se dan espacios de encuentro para que haya un eficiente flujo de comunicación que
jalone y retroalimente los diferentes programas académicos y se  proyecten y dinamicen 
proyectos y personas.
No se puede perder de vista que la organización como tal, tiene una misión y unos objetivos
profesionales prefijados que responden a la visión, misión que en últimas, es la brújula que
orienta, canaliza y promueve todas las acciones.   
La creación de un ambiente comunicativo que dinamice y anime las acciones individuales y
colectivas, que integre esfuerzos, que comprometa voluntades para que se fortalezca la
Facultad, tiene que ser compromiso y responsabilidad de todos los integrantes.
Por eso,  el acercamiento del equipo se dio en un primer momento con la  elaboración de un
diagnóstico, que tiene como fin evaluar las necesidades de comunicación, las aptitudes y las
habilidades de los individuos que se afectan por las circunstancias adversas que surgen al
interior de la misma.
Toda persona comprometida con la organización, interactúa cooperativamente, desea ser
aceptada y espera que sus opiniones se tengan en cuenta aunque sea por algunas personas
de la empresa; pero cuando ésta es una institución educativa, se necesita del consenso total
para lograr los objetivos propuestos.
Pero la falta de escucha, el no querer  o no saber leer al otro, va deteriorando lentamente la
comunicación y el grupo pierde fuerza  y es presa fácil de agentes desestabilizadores que lo
llevan al desmoronamiento, pues el hombre como ser social, necesita del grupo para su
subsistencia, para la defensa y para desarrollarse.
Por fortuna,  las organizaciones humanas han empezado a darse cuenta del valor de la
comunicación y de la información como recurso estratégico para desarrollarse y sobrevivir en
un mundo altamente competitivo, abierto, en donde las estructuras mentales cerradas,
aisladas, impiden la toma de decisiones, la confrontación, el diálogo franco, la valoración de
acciones individuales y colectivas y las relaciones armónicas.
Del estado en que se encuentren los objetivos de la organización, los personales y las
motivaciones, depende la supervivencia del grupo.
De ahí la importancia de un proceso comunicativo que sea el eje motivador que facilite la
interacción y mejore las condiciones y conductas del grupo. El mismo autor asegura que
cuando los grupos logran encuentros personales directos, empatía, comunicación positiva,
comprensión de fortalezas y debilidades, escucha responsable, la respetan y asumen
posiciones tolerantes en la confrontación constructiva, se crean relaciones fuertes y
estrechas que se revierten en mayor y mejor calidad de las acciones productivas.
Se trata de valorar, cómo se articulan la información y la comunicación, cómo fluyen en los
diferentes ámbitos y niveles;  si a través de ellas se dinamizan y proyectan políticas
pertinentes a la dirección, a la estructura y a la cultura organizacional; si la información y la
comunicación informales se procesan y se canalizan institucionalmente, para que
trasciendan el nivel del rumor, de la opinión, del comentario inadvertido y se vuelvan
comunicación estratégica que interprete, canalice, capitalice e incorpore el valor significativo
de la información generada en la cotidianidad y se tome de ella lo realmente importante para
la acción productiva de la organización. Si se ofrecen elementos de juicio para la toma de
decisiones por la prontitud de la gestión, si se optimizan recursos para la planeación y
contribuyen a la organización interna y disminuye la dispersión, de esfuerzos, de recursos
humanos, de técnicas y tecnologías.
Con la mejor intención, el equipo abordó la tarea de buscar los datos que le permitieran
hacer la lectura  del estado actual de las comunicaciones internas. 
FUNDAMENTOS TEORICOS DE LA COMUNICACIÓN INTERNA
(Después de revisar varios autores en el área de las comunicaciones internas, decidimos
trabajar con: Annie Bartoli, Abraham Nosnik, María Isabel León, Alberto Martínez de Velazco,
María Luisa Muriel, Teresa del Pilar Niño, Salvador Sánchez y especialmente con Carlos
Fernández Collado).
La existencia diaria del hombre transcurre en un sinfín de organizaciones tales como:
instituciones religiosas, familiares, políticas, culturales, educativas, recreativas, entre otras;
en las cuales el individuo se compenetra con otros para interactuar y así expresar toda clase
de conocimientos.
“La organización se concibe como una unidad funcional y estructural que existe en el nivel
microsocial, la cual enfatiza una acción deliberada y racional de los individuos como todos los
sistemas sociales; las organizaciones se originan a partir de condiciones que crean
demandas o necesidades a nivel individual, grupal o institucional”.
19
                                                                
19
BARTOLI, Annie, Comunicación y Organización, Barcelona, Ediciones Paidos, 1992, Pág. 159
La pertenencia a la organización, tal como ocurre en los grupos puede ser de naturaleza
voluntaria e involuntaria. Podemos caracterizar la organización por la existencia de una
relación particular entre los individuos, regida por normas compartidas y con roles definidos
que permiten controlar y realizar las distintas actividades.
Las organizaciones se clasifican según el tipo de función: empresarial, comercial, educativa,
pedagógica, gubernamental, administrativa, militar, publicitaria, cultural y de salud entre
otras; donde las personas conviven e interactuan con otros individuos de acuerdo con los
espacios y normas de la institución. En las organizaciones es necesario controlar
rigurosamente a las personas si se desea lograr el o los objetivos.
La organización es vista como un sistema que contiene una jerarquía de subsistemas en
interacción; dentro de ella existen fuerzas sociales que le dan coherencia y permanencia
como sistema.
Después de consultar varios autores sobre comunicación, decidimos trabajar con la
definición que se encuentra consignada en el plan de estudios, porque como comunicadores
consideramos que la comunicación no se define bajo un solo horizonte, puesto que la
comunicación es una actividad propia del ser humano. Por esta razón el grupo de
investigación está de acuerdo con la siguiente definición:  “Es una actividad inherente a la
naturaleza humana que implica la interacción y la puesta en común de mensajes
significativos, a través de diversos canales y medios para influir, de alguna manera, en el
comportamiento de los demás y en la organización y desarrollo de los sistemas sociales. Se
considera a la comunicación como un proceso humano de interacción de lenguajes que se
encuentra más allá del traspaso de la información. Es más un hecho sociocultural que un
proceso mecánico”
 
La comunicación es uno de los factores fundamentales en el funcionamiento de las
organizaciones sociales, es una herramienta, un elemento clave en la organización y juega
papel primordial en el mantenimiento de la institución. Su actividad es posible gracias al
intercambio de información entre los distintos niveles y posiciones del medio; entre los
miembros se establecen patrones típicos de comportamiento comunicacional en función de
variables sociales; ello supone que cada persona realiza un rol comunicativo específico.  
La comunicación cumple una serie de funciones dentro de la institución como: proporcionar
información de procesos internos, posibilitar funciones de mando, toma de decisiones,
soluciones de problemas, diagnóstico de la realidad.  El término función alude a la
contribución de una actividad respectiva, a fin de mantener la estabilidad o el equilibrio.  En
este caso, el término función se refiere a lo que una organización realiza o logra mediante la
comunicación.
Dentro de una organización la comunicación se estudia y se analiza  en tres funciones:
Producción, Innovación y Mantenimiento.
En la función de producción, la comunicación entraña todas las actividades e información que
se relacionan directamente con las formas de capacitación personal, orientación pertinente a
la realización del trabajo, apertura de espacios para formulación y concertación de objetivos,
la solución de conflictos y la sugerencia de ideas para mejorar la calidad del servicio y del
producto.
En la función innovadora se presentan dos tipos de innovaciones de la organización y en la
organización.  Las innovaciones de la organización cambian la empresa pero no afectan al
personal que labora en ella.  En la innovación la organización requiere cambios en el
comportamiento de los individuos, hecho que afecta a todo el conjunto ya que exige una
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