actitud positiva y de mucha prospectiva en todos y cada uno de los estamentos: directivos,
administrativos y empleados.
“La función innovadora de la comunicación incluye actividades de comunicación tales como
los sistemas de sugerencias a nivel general, el trabajo de investigación y desarrollo, la
investigación y el análisis de mercados, las sesiones de manifestación de inquietudes y los
comités de desarrollo de ideas”.
20
La función de mantenimiento está relacionada con los espacios de socialización de la gente
que permite un contacto con el ambiente físico y el humano a través de la información
oportuna, amplia y puntual; lo cual genera mejores relaciones interpersonales e identificación
con la organización. La comunicación de mantenimiento busca compensar y motivar al
personal para que se comprometa con los objetivos y las metas institucionales, reconoce al
individuo competente y valioso, resalta el trabajo en equipo y la creación individual.
Según Abraham Nosnik, para que la función sea efectiva dentro y fuera de la organización
esta debe ser:
ABIERTA: Tiene como objetivo el comunicarse con el exterior; ésta hace referencia al
medio más usado por la organización para enviar mensajes tanto al público interno como
externo.
EVOLUTIVA: Hace énfasis a la comunicación imprevista que se genera dentro de una
organización.
FLEXIBLE: Permite una comunicación oportuna entre lo formal e informal.
MULTIDIRECCIONAL: Esta maneja la comunicación de arriba hacia abajo, de abajo
hacia arriba, transversal, interna, externa entre otras.
INSTRUMENTADA: Utiliza herramientas, soportes, dispositivos; porque hoy en día
muchas organizaciones están funcionando mal, debido a que las informaciones que
circulan dentro de ella no llegan en el momento adecuado ni utilizan las estructuras
apropiadas para que la comunicación sea efectiva.
“La comunicación organizacional es el conjunto total de mensajes, que se intercambian entre
los integrantes de una organización, y entre ésta y su medio”.
21
Es decir dichos mensajes se
intercambian entre los miembros de la organización y su medio; estos mensajes se pueden
transmitir en diferentes niveles y de diversas maneras, por ejemplo:
COMUNICACIÓN ESCRITA: Es clara, precisa, completa y correcta; se califica como
información de primera mano y se deja constancia. Por medio de ella las personas tienen
la oportunidad de poder regresar a segmentos anteriores al mensaje, lo que permite una
mejor comprensión en la información. Esta puede darse a través de:
Carta: Es el medio más usado dentro de la organización para las personas ausentes, en
la cual se comunica alguna cosa de interés personal o grupal.
Memorando: Es el medio más usado, que lleva como objetivo el recordar mensajes o
información con referencia a instrucciones internas que los empleados deben realizar
dentro de la organización.
Carteleras: Son calificadas como un factor clave en la organización, allí se suele manejar
información a través de otros medios sobre actividades de motivación o mensajes de
interés general para los empleados y directivos, algo muy importante para que éstas
funcionen se debe tener en cuenta su ubicación; es decir la empresa establece sitios
estratégicos por donde hay mayor flujo de personal
Revista: Es una forma de comunicación tradicional más común y con mayor aceptación
dentro de la empresa, en la cual se propicia la participación activa de todas las
20
FERNANDEZ, Collado Carlos, La Comunicación en las Organizaciones, México, Editorial Trillas, Octubre de 1997, Pág.
27
21
IBID, Pág. 30
actividades, en aras de contribuir al fomento de la investigación y de acontecimientos
afines a la comunicación; en las revistas se consigna la realidad de la organización.
Periódico: Envuelve un área de conocimientos especializados, en muchos casos el
periódico es utilizado para ganar tiempo en el ámbito de la información.
Boletín: Es un medio de comunicación donde se maneja información especializada para
los públicos internos y externos de la organización.
COMUNICACIÓN MASIVA: Es la comunicación permanente que genera mensajes y
noticias de manera específica, coherente, directa y sincera, para los públicos internos y
externos de la organización. Esta se da por medio de:
Entrevista: Es uno de los medios mas utilizados dentro de la organización para la
selección del personal; en otros casos la entrevista es empleada como un instrumento
preliminar parra estructurar la comunicación interna; ahí se puede aplicar una
conversación especifica para determinar los elementos que pueden intervenir en los
problemas que aquejan a la organización en ese ámbito.
Reuniones: Se puede definir como una comunicación directa, donde intervienen más de
dos personas; las reuniones son dirigidas por alguno de los integrantes de la
organización, donde sé retroalimentan, se transfiere información de interés general y lo
más importante se toman decisiones que tiene por objeto llegar a un acuerdo común para
el beneficio de la organización.
Circuito cerrado de televisión y radio: Medios de comunicación que tiene como fin
lograr una buena influencia y ofrecer grandes posibilidades de retroalimentación; allí los
directivos, administrativos y empleados pueden tener una visión más precisa sobre
actitudes y sentimientos generados en la interacción y percibir con mayor facilidad cual va
a ser el comportamiento del otro; ese tipo de información suele desarrollares en la
comunicación no verbal.
La comunicación organizacional se entiende también como: “Un conjunto de técnicas y
actividades encaminadas a facilitar y agilizar el flujo de mensajes que se dan entre los
miembros de la organización, entre la organización y su medio; o bien, influir en las
opiniones, aptitudes y conductas de los públicos internos y externos de la organización, todo
ello con el fin de que ésta última cumpla mejor y más rápido los objetivos”
22
.
Desde el anterior enfoque la comunicación organizacional se mira en cinco perspectivas:
1.
COMUNICACIÓN INTERNA: Son actividades que se realizan dentro de una organización
para mantener las buenas relaciones entre los miembros de la empresa por medio de la
circulación de mensajes que se originan a través de los diversos medios de comunicación
empleados por ella, con el objetivo de proveer comunicación, unión y motivación para así
alcanzar las metas establecidas por la organización.
2.
COMUNICACIÓN EXTERNA: Todas aquellas comunicaciones que están dirigidas a sus
públicos externos, con el fin de mantener o perfeccionar las relaciones públicas y así
proyectar mejor la imagen corporativa de la organización.
3.
RELACIONES PÚBLICAS: Son las diferentes actividades y programas de comunicación
que se crean para sostener las buenas relaciones con los diferentes públicos que forman
la organización.
4.
PUBLICIDAD: Son los diferentes mensajes emitidos a través de los distintos medios
masivos de comunicación que tienen como objetivo incrementar la venta de los productos
o servicios de la organización.
5.
PUBLICIDAD INSTITUCIONAL: Se considera como una herramienta de las relaciones
públicas; ya que evoca en el público una imagen favorable de la organización.
Las organizaciones de éxito son aquellas que le dan la verdadera importancia a las
comunicaciones y la información, ya que ellas han comprendido que éstas contribuyen en
gran parte a mejorar el ambiente comunicativo y el clima laboral; es decir “dinamizador y
animador de las acciones individuales y colectivas en procura de integración de esfuerzos y
22
IBID Pág. 31
el fortalecimiento de la institución”
23
; por esto los miembros garantizan su conocimiento e
identificación con la organización, debido a que ellos se sienten tenidos en cuenta para el
desarrollo de las metas de la organización.
A través de la información las organizaciones cumplen una serie de metas tales como:
estructurar, planear y distinguir patrones de comportamientos para los públicos internos y
externos; es ahí donde la información se convierte en un instrumento de retroalimentación
para la evolución y el control de la organización. Un factor clave en la información es que
sea confiable para que actué como puente de unión entre el ambiente y la organización, es
decir que a mayor información confiable menor es la inseguridad laboral.
Según Warren Weaver se puede demostrar que la cantidad de información de un mensaje no
está relacionada con lo que se dice sino con lo que se podría decir, esta relación se da según
la comprensión que se obtenga del contenido del mensaje de la información, porque a
medida que se conoce la información ésta va perdiendo el contenido informativo.
Lo anterior nos lleva afirmar que la comunicación se convierte en información, porque
permite disminuir la inseguridad sobre el futuro de la organización y fomentar estrategias
para mejorar el comportamiento social del individuo.
Dentro de las comunicaciones se tiene como soporte el modelo de gestión comunicativa en
la organización propuesto por Abraham Nosnik que tiene como propósito ayudar a que todo
tipo de organizaciones puedan desarrollar ambientes ricos en información. Con base en lo
anterior se puede afirmar que la organización bien informada se caracteriza porque:
“Se ha estudiado las necesidades de cada uno de sus públicos en cuanto a información
se refiere.
Ha planeado una serie de estrategias (entre las cuales están la producción de medios y la
apertura y mantenimiento de canales de información) para poder direccionar la
información a sus públicos de manera eficaz (informar lo que tiene que informarse) y
eficiente (con el menor desperdicio de recursos disponibles).
Ha planeado buscar activamente la retroalimentación de sus públicos.
Está convencida que puede generar mejor comunicación trabajando en conjunto con sus
respectivos públicos”
24
.
Es entonces cuando se hace necesario establecer una diferencia radical entre la información
y la comunicación al interior y exterior de las organizaciones. Según Dimitri Weiss la
información consiste simplemente en que un emisor emite conocimientos estructurados a un
receptor. La dirección de los datos, en el caso de la información, produce en un solo sentido.
El receptor por este motivo, se considera siempre como un sujeto pasivo frente a la
información.
La comunicación entre tanto, consiste en intercambios de información con el objetivo de
cambiar el comportamiento de las organizaciones. La comunicación se produce en una
multiplicidad de sentidos dado que cada receptor del mensaje se transforma a su vez en
productos de nuevos y variados mensajes.
La comunicación interna recoge todo el conjunto de acciones que se generan y se ejecutan
dentro de la organización, para la creación y mantenimiento de las optimas relaciones con y
entre los miembros de la misma; para la cual debe emplear diferentes medios de
comunicación que los mantenga informados, motivados e integrados y de esta forma; el
23
LEON Carreño María Isabel, Gestión Universitaria – sistema de Información y Comunicación Factores Endógenos y
Exógenos, Julio 5 de 1998 Pág. 6
24
NOSNIK Abraham, Comunicación y Gestión Organizacional, Universidad Autónoma de Bucaramanga, Facultad de
Comunicación Social, Octubre 28-29 de 1996.
trabajo, en un clima laboral armónico contribuya al logro de las metas y objetivos que se
propone la empresa. La empresa debe ser un espacio abierto, un lugar donde los individuos
obtengan el reconocimiento, la realización personal y profesional que buscan y ganan si se
les dan las condiciones y las aprovechan.
El sistema de comunicaciones a nivel interno comprende las comunicaciones de tipo formal e
informal. Las formales se constituyen por el conjunto de vías o canales establecidos por
donde circula el flujo de información, relativo al trabajo entre las diversas poblaciones de la
empresa; tiene como objetivo lograr la coordinación eficiente de todas las actividades
distribuidas en la estructura de la organización; éstas se regulan en las cartas y manuales de
la organización.
Las comunicaciones informales constituyen un conjunto de interrelaciones espontáneas,
basadas en preferencias y aversiones de los empleados, independientemente del cargo. En
este tipo de comunicación la información que se tramite puede tener relación con las
actividades de la institución o a la vez puede no tenerla. El flujo de la información circula por
los canales abiertos de la empresa; el compartir la información con todos lo miembros de la
organización tiene como fin que todos estén informados de lo que deben y desean hacer, es
una manera de fomentar la participación, la identidad y el sentido de pertenencia; de esta
manera el ambiente laboral es más favorable para el bienestar de la organización.
La comunicación formal e informal son complemento una de la otra y están relacionadas
entre sí para el mejoramiento continuo de la organización en el ámbito de las
comunicaciones; es decir que dentro de ella no existe ninguna frontera. Por último se puede
decir que la comunicación formal e informal, tiene como fin el enviar una serie de mensajes
en la que se asegure una difusión adecuada por los procedimientos estipulados en la
organización, estos mensajes suelen llevar implícitos los objetivos y políticas que se manejan
dentro de la organización.
Dentro de la comunicación formal e informal se habla de comunicación multidireccional:
descendente, ascendente, horizontal, transversal, interna y externa.
COMUNICACIÓN DESCENDENTE: Esta clase de comunicación es utilizada para emitir
mensajes desde la parte directiva hasta los empleados, tiene como objetivo el indicar
instrucciones claras y específicas del trabajo que se debe realizar; en dicha comunicación
se pierde el valor comunicativo que lleva el mensaje.
COMUNICACIÓN ASCENDENTE: Es cuando los trabajadores de una organización se
comunican con los directivos o superiores, dándoles a conocer el panorama general que
sucede al interior de la organización, especialmente lo que acontece en los sitios de
trabajo; ésta información suele ser detallada y específica.
COMUNICACIÓN HORIZONTAL: “Se desarrolla entre personas del mismo nivel
jerárquico. La mayoría de estos mensajes tienen como objetivo la integración y la
coordinación del personal de un mismo nivel. Por otro lado, cuando la comunicación
dentro de la organización no sigue los caminos establecidos por la estructura, se dice que
es comunicación informal y comprende toda la información no oficial que fluye entre los
grupos que conforman la organización. La comunicación informal incluye el rumor”
25
.
Las organizaciones deben elaborar programas de inducción que intervengan en la cultura de
la organización, con el fin de propiciar actitudes colectivas para comprender de forma madura
la postura y comportamientos que se generan al interior de las empresas. Se trata de
construir canales confiables, sostenidos, flexibles de comunicación entre todos los miembros;
esto no sólo se refiere a publicar, hacer eventos deportivos o reuniones frecuentes, es decir
desarrollar una visión compartida de los objetivos de la empresa, de los medios para ejecutar
el plan de trabajo y la importancia de constancia de construir una coherente y consiente
25
MARTINEZ DE VELAZCO Alberto, Comunicación Organizacional Práctica, México, Editorial Trillas, Septiembre de
1995, Pág. 55
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