Aunque puede haber excepciones, sobre todo en el caso de micro o pequeñas
empresas que dependen de otros factores más que de su infraestructura de cómputo,
lo cierto es que tener versiones demasiado viejas casi siempre se convierte en una
gran desventaja.
Hoy en día la industria de cómputo ofrece una gran variedad de softwares que
permiten a la empresa ser más productiva y eficiente, sólo es cuestión de escoger
exactamente lo que se necesita. Para dicho fin, a continuación se enlistan algunos
softwares, especiales para oficinas:
·
Procesador de palabras: Editor de texto que permite crear tablas, cambio de
fuentes, mover, borrar, copiar texto, diccionario de sinónimos, crear columnas,
etc. Por ejemplo: Mac write II, Word Perfect y Word.
·
Bases de datos: Programa que permite llevar un control de los registros de la
empresa así como importar y exportar archivos. Por ejemplo: Dbase IV,
Foxbase+ y Quattro Pro.
·
Hojas electrónicas: Paquete que permite trabajar con datos numéricos en una
hoja electrónica de cálculo, tratamiento de textos, grabar y visualizar gráficos
comerciales, hacer reportes y comunicar otros ordenadores. Por ejemplo:
Excel, Lotus 123, Lotus Symphony, Lotus 123 y Symphony y Quattro Pro.
·
Software estadístico: Paquetes que sirven para analizar e interpretar los datos
de una manera sencilla, en vez de preocuparse por una fórmula compleja de
estadística o por aprender algún lenguaje de programación. Por ejemplo:
GPSS, NCSS, QSB y Siam System.
·
Paquetes integrados: Paquetes que contienen varias aplicaciones y
componentes adicionales, de manera que permiten combinar texto, datos y
gráficas, dependiendo de sus necesidades. Por ejemplo, algunas aplicaciones
son:
·
Procesadores de palabras que permiten crear tablas y combinar gráficas en el
texto.
·
Hojas electrónicas que permiten manejar, formatear, graficar y analizar datos.
·
Paquetes para la presentación de gráficas que logran crear una completa
presentación formateada, proyectándola en cuestión de minutos.
·
Paquetes que cuentan con hojas electrónicas, bases de datos, procesador de
palabras, enlaces y comunicación vía módem, además de la interacción de
todas estas herramientas para hacer presentaciones, reportes, trabajos más
eficientes y completos.
·
Paquetes de gráficas: Paquetes que ayudan a proporcionar mayor impacto
visual en las presentaciones. Por ejemplo: Chesshire, Harvard Graphics y Key
Chart.
·
Diseño de gráficos: Programa para realizar dibujos de arte gráfico. También
se pueden realizar trípticos, hojas membretadas, gráficas, dibujos y sonido a
los íconos. Por ejemplo: Color it, Kid Pix y Super Paint.
·
Presentaciones: Paquete que ayuda a las presentaciones personales, de
manera que puede crear y editar gráficas, imágenes, sonido, etcétera. Por
ejemplo: WP Presentations, PC File y VGA-TV Elite.
·
Utilerías: Paquetes para la recuperación de datos, discos y discos duros, para
el respaldo de éstos y el ordenamiento de la información del sistema que se
esté utilizando. Por ejemplo: Central Point Pc Tools, Fast text search/Clipper,
LAN Support, Mac Tool y The Norton Utilities. Software de administración:
Programa que ayuda a generar inventarios, cuentas por pagar y balances
generales, además de las operaciones básicas de la contabilidad. Por
ejemplo: Cougar Montain, Dac easy Accounting, Group System, Peachtree
Completo y Project for Windows.
·
Antivirus: Paquetes que ayudan a detectar y remover virus de cualquier tipo
de disco. Por ejemplo: Central Point Antivirus, Scan, Tunder Byte Antivirus.
Impresoras
Hoy en día, gracias a la introducción de impresoras láser, la calidad de impresión ha
mejorado considerablemente, al grado de que las empresas empiezan a obtener
excelentes resultados a un precio razonable. Existen distintos sistemas de impresión:
matricial, láser e inyección de tinta. En este caso no importa el tamaño de su empresa,
las compañías de cómputo están trabajando para ofrecerle la solución adecuada a sus
requerimientos.
Por ejemplo, si usted necesita elaborar facturas, boletos, carnés, nóminas, estados de
cuenta, credenciales o cheques, su mejor opción son las impresoras de matriz de
punto. Ahora, si requiere imprimir documentos de todo tipo y de alta calidad a grandes
volúmenes, considere a las impresoras láser. Y por último, si sus necesidades de
impresión son a nivel de gráficas, imágenes diversas, documentos para
presentaciones internas, bocetos a color, originales de folletos o catálogos, su mejor
opción son las impresoras de inyección de tinta.
Transmisión electrónica
Como se puede observar, la información es uno de los elementos de la oficina que ha
adquirido un valor estratégico para las organizaciones y al cual se considera como
una verdadera arma competitiva. Este valor no sólo se percibe a través del contenido,
sino también a través de la oportunidad con la que la información se comunica. Esto
ha generado la creación de nuevas tecnologías para la distribución de la información.
A continuación veremos los diferentes medios para comunicarla, sea del tipo que sea.
I.- Teléfonos: Los teléfonos han sido una herramienta esencial en el mundo de los
negocios. En la actualidad existen numerosas opciones que pueden agruparse en dos
categorías: teléfonos de oficina y teléfonos celulares. Los primeros tienen que ser
eficientes para realizar llamadas locales o de larga distancia. Existen servicios que
optimizan los recursos como son: líneas rentadas y líneas privadas entre localidades
específicas. Asimismo, hay teléfonos programados con extensiones de
intercomunicación entre las diferentes localidades de una compañía, de tal manera
que son sólo marcar una extensión se puede entablar una comunicación con alguna
filial en otro país.
II.- Conmutadores: Si partimos del hecho de que, en la mayor parte de los casos, el
conmutador telefónico es el primer contacto que tiene el cliente con su empresa y que,
por ende, cada llamada que entra o sale de su compañía es una oportunidad de
negocio, reafirmemos que la importancia de los conmutadores de voz en su empresa
es vital. La función del conmutador telefónico consiste en compartir los recursos que
se tienen a nivel de líneas públicas con las diferentes extensiones.
Hoy en día existen:
·
Conmutadores multilínea, que soportan sistemas de hasta 65 teléfonos para
brindar atención de llamadas multilínea.
·
PBX, conmutadores que soportan desde 30 hasta 10 mil líneas. Este tipo de
PBX maneja voz y datos así como conectividad de redes de área local,
telefonía inalámbrica y servicios de información para empresas cuyos
requerimientos de comunicación pueden variar significativamente.
·
Centrales telefónicas, centrales que manejan tráfico de voz mayor a 10 mil
líneas telefónicas. Como su nombre lo indica, el objetivo de estos aparatos es
centralizar una serie de servicios en los cuales van a estar conectados a
equipos multilíneas o PBX.
En general, los conmutadores permiten la recepción y distribución de llamadas,
marcación abreviada, conferencia tripartita, restricción de larga distancia, candado
electrónico, llamada en espera, despertador automático, conexión sin marcar y código
secreto, entre otras.
