III.- Correo de voz: Este es un servicio de mensajería telefónica o de facsímil, por
medio del cual se pueden dejar mensajes grabados al titular del aparato, durante las
24 horas del día, los 365 días del año.
El correo de voz ofrece la posibilidad de comunicación con una simple llamada
telefónica al número del titular. En ese momento un mensaje de bienvenida invita al
llamante a dejar su mensaje. Los mensajes almacenados pueden ser recuperados por
el titular del servicio en el momento que él lo desee, mediante una llamada a su propio
teléfono y la utilización de una clave de seguridad elegida por él. Igualmente, el correo
de voz:
·
Toma mensajes cuando la operadora electrónica encuentra el aparato
telefónico ocupado o no es contestado.
·
Servicio de agenda
·
Servicio de larga distancia en modo remoto
·
Almacena cada mensaje con la fecha y la hora en que se recibió
·
No tiene límite de apartados telefónicos y de mensajes
IV.- CTI (Computer Telephony Integration; Integración de Telefonía
Computacional): Este sistema telefónico computacional combina su correo de voz y
electrónico en una forma que beneficia tanto al usuario final como al administrador del
sistema. CTI permite de manera sofisticada la manipulación de las transmisiones de
mensajes de voz sobre redes de área local, utilizando los procesos de integración de
Netware. Una de las aplicaciones de este sistema más populares es la voz de
respuesta interactiva (IVR), la cual es controlada por un servidor de aplicaciones de
procesamiento de voz.
Los tres beneficios más altos de la telefonía computacional en la empresa son:
·
65% de los empleados responden a las preguntas de los llamadores
(clientes), con información consistente y correcta.
·
56% de los empleados gana un margen competitivo.
·
48% de los empleados incrementa la productividad del staff por medio de la
automatización de funciones.
V.- Correo electrónico: La oficina sin papeles es el ideal de las corporaciones en
nuestros días. La tendencia en muchos corporativos, así como oficinas medianas, es
eliminar el papel en la mayor parte posible. Parte de este objetivo se puede alcanzar a
través de la implantación de la mensajería electrónica, comúnmente conocido como
correo electrónico (e-mail).
El e-mail es sólo una de las varias formas mediante las cuales se puede transferir, en
forma privada, una información basada en texto desde un lugar a otro. Esta
herramienta es significativamente rápida y económica. Una de las grandes ventajas de
la mensajería electrónica es que, además de servir para transferencia de información,
también resulta útil para el manejo de equipos de trabajo, mediante la asignación de
tareas -sin la necesidad de realizarlas juntas-, lo cual representa un ahorro de tiempo
importante. También se puede implantar el manejo de formas electrónicas, en
cualquier departamento que funcione con base en formatos de reporte, los cuales son
llenados por los empleados y direccionados a través del correo electrónico a un
responsable.
VI.- Fax electrónico: Enviar faxes consume muchas horas hombre. En la mayoría de
los aparatos la alimentación del papel es manual, lo cual implica que una persona
tenga que introducir hoja por hoja el mensaje. Asimismo, es común que se requiera
marcar varias veces para poder enviar el fax, esto también implica tiempo perdido.
Estas desventajas se pueden evitar, o por lo menos disminuir, mediante el uso de
faxes electrónicos, cuyos componentes son los siguientes:
·
Un fax módem, ya sea interno o externo
·
Un software para enviar y recibir faxes que utilice el dispositivo anterior
Basado en estos puntos, usted sólo requiere indicar a la computadora que, en lugar
de imprimir "X" documento, lo envíe por fax al número deseado. Los faxes que a usted
le dirijan puede recibirlos en su impresora.
VII.- Videotexto: Sistema público de comunicaciones de datos que transmite sobre
canales de televisión, que ofrece una gama de servicios para usuarios finales, entre
los que destacan: actividades de entretenimiento, eventos deportivos, tiendas de
autoservicio, almacenes, hoteles, restaurantes y transportación local, entre otros. Este
tipo de sistemas puede accesarse a través de terminales en una oficina, o en el hogar,
y permite realizar compras, movimientos bancarios, etcétera, sin necesidad de
trasladarse.
VIII.- Boletines electrónicos: Esta aplicación funciona como un pizarrón tradicional
de boletines (tablero). Se utiliza para mensajes, noticias, anuncios, agendas y otros.
La diferencia es que se realiza en un medio electrónico.
XI.- Consulta a bases de datos: En los últimos años han sido lanzadas al mercado
una serie de herramientas de software e iniciativas para emplear grandes archivos
históricos en la toma de decisiones. Muchos de estos desarrollos caen bajo el nombre
de DataWarehousing.
Este concepto implica la creación de bases de datos que son en realidad bases de
metadatos, es decir, que tienen datos acerca de los datos. La labor del
Datawarehousing es resumir, analizar y filtrar los datos operativos para obtener
información valiosa que ayude en la toma de decisiones.
X.- Télex: Sistema público de correo electrónico. La operación del télex es muy similar
a la de los sistemas computarizados para el manejo de mensajes.
XI.-
Videoconferencia: En un mundo donde la comunicación es una necesidad
absoluta para los negocios, hoy en día nos enfrentamos al reto de comunicarnos de
una manera más eficiente. Estamos pasando de una cultura de la competencia a una
de la colaboración. Trabajar con otros para alcanzar objetivos comerciales y de
negocios, se ha vuelto una práctica más aceptada que hacer las cosas
individualmente.
Las videoconferencias entre computadoras, en ese sentido, representan una
herramienta de trabajo muy útil. Las distancias físicas desaparecen. En lugar de una
sala de juntas, se establece una conexión entre estaciones computacionales, y el
trabajo se desarrolla normalmente: los participantes emiten opiniones, presentan
gráficos, señalan estadísticas, etc.
Ventajas de las videoconferencias en las empresas
*Mercadotecnia. Próximamente todos los vendedores abordarán a los clientes a
través de sus computadoras personales. Por otra parte, el cliente puede ver el
producto, recibir información concreta y, sobre todo, presenciar el funcionamiento del
aparato bajo distintas condiciones.
*Compras. A través de la videoconferencia, una compañía puede comprobar la
calidad de las materias primas que adquiere, y planear el tipo de empaque que se
requerirá para su transportación marítima, ferroviaria o aérea.
XII.- Multimedia: Se puede decir que multimedia es la acción de transferir información
entre la computadora o red y el ser humano, a través de voz, datos y video. Esta
tecnología ofrece la posibilidad de contar con comunicación de información en más de
una forma, ya que incluye el uso de texto, audio, gráficos y animación de gráficos y
video. De manera que dentro de una corporación, varios departamentos pueden
diseñar remotamente un esquema o presentación a través de la multimedia,
compartiendo en su computadora de escritorio la misma pantalla.
XIII.- EDI: Hoy en día las empresas están cambiando su forma de hacer negocios, ya
que cuentan con herramientas tecnológicas, como el Intercambio Electrónico de Datos
(Electronic Data Interchange, EDI), el cual ayuda a incrementar la productividad y
eficiencia en las operaciones de negocios entre empresas.
