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Administración de Materiales



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ADMINISTRACIÓN DE MATERIALES
FUNDAMENTOS
Desarrollado y enviado por:
Profesor Leopoldo Colmenares
lcolmen@usb.ve
Tema 1 INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN DE MATERIALES.
1) Definición de Administración de Materiales
Podemos definir a la Administración de Materiales como un conjunto de
técnicas que nos permite controlar el flujo de materiales en la organización desde
que se reciben los insumos hasta la entrega de los productos terminados a los
clientes.
2) Materiales o Inventarios
Cuando  nos referimos a “materiales” estamos hablando de los  siguientes
productos:
1) Aquellos que la organización adquiere para ser procesados o transformados en el proceso
productivo, es decir las materias primas.
2) Los que esta fabrica, es decir los productos terminados, y
3) Los productos que permanecen semi-elaborados (bien porque no pudieron ser terminados
en la planta de producción o aquellos que intencionalmente se almacenan para ser acabados
posteriormente (productos en proceso).
De igual forma en el rubro de  “materiales”  se debe incluir aquellos productos
que se utilizan en el mantenimiento de la maquinaria, equipos e instalaciones así
como al conjunto de suministros que se utilizan para realizar los trabajos de
orden administrativo.
En este curso utilizaremos  como sinónimo de  materiales  el termino  inventarios.
Normalmente los materiales o  inventarios están separados físicamente en
diversos almacenes, a saber: Almacén de Materia Prima, Almacén de Productos
Terminados, y Almacén de  Repuestos y Suministros, tal cual como describimos a
los “materiales” anteriormente. En algunas empresas existen almacenes de
productos semi-procesados, listos para ser finalizados según las necesidades de
la organización.
Existen dos tipos especiales de inventarios que son:
1) Los inventarios de distribución, son  productos terminados que la organización
mantiene en almacenes especiales, fuera de su planta de producción, para
facilitar su colocación en el consumidor final. 
2) Inventarios en consignación, que son cantidades de productos terminados, que
están en poder de un tercero y que este pone a la venta. Este tercero solamente
cancela (paga) a la empresa dueña del inventario la  cantidad que vende del 
producto. 
Resumiendo, cuando nos referimos a los inventarios de una empresa, entonces,
estamos hablando de los productos que la empresa posee en diversas
locaciones.
Este curso esta enfocado hacia la “Administración de Inventarios”, ya que no
contempla algunos temas como por ejemplo, la Distribución Física que deben
estudiarse en la “Administración de Materiales”.
Notas: 
1) En la practica y en muchas publicaciones en español, un termino que se utiliza
para referirse a los inventarios  es “Stock”,  a pesar de su origen ingles.
2) Dos términos equivalentes para el vocablo “producto(s)” que utilizaremos en
este curso serán: 'ítem(s)” y “renglón(es)” 
3) Problemática de los Inventarios.
Según su naturaleza o tipo, las empresas poseerán en diversas  proporciones los
tipos de inventario antes señalados. Por ejemplo, una empresa fabricante de
cerveza puede tener tan solo 20 o 30 productos en su inventario de materia
prima, pero en cambio puede contar con  12 o 15 mil  renglones en su almacén
de repuestos. O  empresas manufactureras puede poseer entre 400 y 500 ítems
en su almacén de materia prima y entre 2500 y 3000 productos distintos  en su
almacén de productos terminados. Una  empresa dedicada tan solo a la 
distribución puede poseer miles de ítems en su almacén de distribución y miles de
renglones en su almacén de repuestos y suministros.
Es evidente que la tenencia de estos inventarios acarrea costos a la organización
(costos de tenencia) veamos:
a)
Es necesario poseer una lugar acondicionado para su resguardo (almacén).
El almacén genera costos relacionados con su funcionamiento: alquiler,
electricidad, agua, suministros, etc.
b)
El manejo de los materiales se efectúa con equipos especializados tales
como: carretillas, montacargas, grúas, etc.
c)
Es necesario contar con personal que se dedique únicamente a las labores
inherentes del almacén: despacho y traslado de los productos, recepción de
proveedores, etc.
d)
Las organizaciones normalmente toman pólizas de seguros para asegurar
las mercancías contra incendio, robo, terremotos, etc.
e)
Existen perdidas por productos que se dañan, hurtos y  obsolescencia.
f)
En ultimo lugar, y no por ello menos importante: el costo de oportunidad,
es decir lo que la empresa deja de ganar por tener una cantidad de dinero
inmovilizada en inventarios, cuando, por ejemplo, pudiera tener ese dinero
invertido en productos, en un banco acreditando intereses.
Por otra parte, la carencia de inventarios, en un momento determinado puede
tener como consecuencia costos derivados de:
a)
Pérdida de ventas por inexistencia de productos terminados.
b)
Perdida de clientes e imagen en  el mercado por la razón anterior.
tiempo. Cuando ello sucede la empresa acarrea menores
c)
Perdidas ocasionadas por paradas de producción motivado a  carencia de
materias primas.
d)
Perdidas de lotes de producción por carencia de otro ítem  necesario para
su fabricación.
e)
Perdidas de producción en tiempo y materiales por inexistencia de
repuestos.
Por lo que, tanto los excesos de inventarios, que disparan o incrementan
innecesariamente los  costos  de tenencia mencionados previamente y las
deficiencias de inventario, también conocidas como stock-out, atentan contra un
objetivo básico de la organización como lo es la maximización de las ganancias y 
puede convertirse en un grave problema financiero para la empresa
4) Objetivos de la Administración de Inventarios.
Dada la problemática que se presento anteriormente la Administración de
Inventarios tiene como meta conciliar o equilibrar los siguientes -potencialmente
en conflicto-  objetivos:
Maximizar el servicio al cliente. 
Maximizar la eficiencia de las unidades de compra y producción.
Minimizar la inversión en inventarios.
Tema 2 FILOSOFÍA PARA LA ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS.
1) Introducción.
Anteriormente señalábamos que  la Administración de Inventarios tiene como
meta conciliar o equilibrar los siguientes objetivos:
a) Maximizar el servicio al cliente. 
b) Maximizar la eficiencia de las unidades de compra y producción.
c) Minimizar la inversión en inventarios.
También señalábamos que estos objetivos se encontraban potencialmente en
conflicto. Un  ejemplo de este conflicto lo podemos ver en el ejemplo siguiente: 
Una manera de maximizar el servicio a los clientes, es decir satisfacer todos sus
requerimientos de productos, es incrementar el tamaño de los inventarios de
productos terminados. Aquí puede observarse que se consigue el objetivo “a”
pero no se satisface el objetivo “c”.
No obstante existen maneras, probadas en la industria, de equilibrar
dichos objetivos. Para lograrlo nos basaremos en la filosofía siguiente.
2) Filosofía para la Administración de Inventarios.
Como filosofía de trabajo para la administración de inventarios tendremos:
Los  inventarios son  activos muy costosos que pueden
ser reemplazados con un activo menos costoso llamado
información. Para hacer esto la información debe ser
exacta, confiable, consistente y debe estar disponible a
3) ¿Cuál es el significado práctico de esta Filosofía?
Reemplazar  “inventarios” con  “información” significa efectuar un uso
intensivo, pero adecuado de los sistemas de información para resolver la
problemática que confrontan las organizaciones en el manejo de los inventarios.
Se trata, fundamentalmente, pero no solamente ello, de instaurar un eficiente
manejo de las transacciones y registros referentes al uso, consumo, movimientos,
etc.  de los productos, de manera tal de obtener información que permita, entre
otras cosas:
a) Comprar los ítems sólo cuando se requieran.
b) Adquirir solo las cantidades de productos necesarias.
Lo anteriormente planteado permite contestar las preguntas clásicas de la
administración de inventarios como lo son: ¿Cuánto comprar? y ¿Cuándo
comprar?
De igual forma por medio del procesamiento de estos y otros datos referentes a
los ítems en inventario también podemos:
a)
Efectuar pronósticos acertados de ventas y por ende producir solo las
cantidades necesarias y en la oportunidad que estas se requieran.
b)
Clasificar los productos según su importancia.
c)
Evaluar permanentemente a los proveedores.
Todo lo anteriormente señalado es posible ya que los sistemas de información
integrados, que en la actualidad utilizan la mayoría de las organizaciones,
cuentan con la capacidad de efectuar el procesamiento de los datos, relativos a
los productos, y así mediante la aplicación  de modelos matemáticos, bien sea 
propios de la administración de inventarios o de modelos genéricos, proveer la
información para la toma de decisiones, que permitan lograr los tres objetivos
que se plantearon en la introducción de este documento.
Como ejemplos de los modelos  matemáticos que están disponibles para ser
utilizados en los sistemas de información, podríamos señalar:
 
a)
Un modelo de pronósticos utilizando el método de los mínimos cuadrados
(modelo matemático general)
b)
El calculo de el lote económico de compras, que es un modelo utilizado
específicamente en la administración de inventarios (el  cual estudiaremos
posteriormente)
Por ultimo podemos mencionar que por medio del uso de los sistemas de
información es posible, en cualquier momento dado, poseer la información
actualizada sobre:
a)
Que cantidades de producto se poseen y donde están ubicados (Existencia)
b)
Cuales ítems y en que cantidad  están pedidos a los proveedores y en que
fechas arribaran a la empresa. (Pedido)
c)
Cuales y que cantidades de productos serán utilizados y para que serán
utilizados (Comprometido)
d)
Que cantidades de productos y cuando debemos despachar a nuestros
clientes. (Vendido)
Tema 3 TRANSACCIONES Y REGISTROS DE INVENTARIOS
1) Introducción.
En la clase anterior hablamos de reemplazar  “inventarios” con  “información”,
decíamos que se trata de instaurar un eficiente manejo de las transacciones y
registros referentes al uso, consumo, movimientos, etc.  de los productos, de
manera tal de obtener información que permita, entre otras cosas:
a) Comprar los items  cuando se requieran.
b) Adquirir sólo las cantidades de productos necesarias.
En la presente clase estudiaremos con detalle las transacciones y registros de
inventarios, con la finalidad de entender el impacto que ellos tienen en la 
consecución de una adecuada respuesta a los objetivos arriba planteados.
2) Transacciones de Inventarios.
Podemos definir las transacciones de inventarios como aquellas operaciones o
movimientos que incrementan o disminuyen la existencia de un producto en
almacén. La figura 1 presenta algunas de estas transacciones 
Figura 1. Transacciones de Inventario
EXISTENCIA
COMPRAS
DEVOLUCIONES
AJUSTES
VENTAS
A
PRODUCCIÓN
COMPROMETIDO
TRANSFERENCIAS
Veamos algunos ejemplos para el  caso de cualquier ítem del almacén de materia
prima.
f)
En un momento dado existe en almacén una cantidad Q
0
del producto.
g)
Ocurre un envío o salida del ítem hacia el área de producción de q
a
unidades (con el objeto de fabricar un componente dado) Esto quiere decir
que ahora están en almacén Q1=Q
0
-q
a
.
h)
Ingresan al almacén q
b
unidades del producto, motivado a la recepción de
una orden de compras. Entonces ahora hay: Q2=Q1+q
b
unidades.
i)
Se realiza el envío de qc unidades al proveedor,  las cuales son devueltas
ya que resultaron defectuosas. Ahora  en almacén permanecen Q3=Q2-qc
unidades.
j)
Se reciben q
d
unidades del producto por una transferencia realizada desde
otro almacén de la empresa. Esto quiere decir que la existencia en almacén
es de Q
4
=Q
3+
q
d
unidades.
Como puede observarse, la realización de las diversas transacciones afecta el
nivel de existencia del producto, haciendo que esta  aumente o disminuye según
sea clase de operación que se efectúe.
Ahora bien, normalmente en las empresas con un grado mediano de 
organización, se genera en su sistema de información un documento (físico o
electrónico) en cada oportunidad  que se realiza una transacción de inventario, de
forma tal de dejarla registrada o documentada. Estos documentos son parte de
lo que denominaremos registros de inventarios.
2) Registros de Inventarios.
Como mencionamos anteriormente, los registros de inventarios son aquellos
documentos que reflejan las transacciones realizadas con los diversos renglones.
También debemos incluir en esta categoría a los  documentos físicos o
electrónicos que reflejan  las cantidades de productos que la empresa tiene
disponible, comprometido, ordenado o en proceso. En un sistema de
información los últimos  parámetros pueden encontrarse centralizados en lo que
se denomina el archivo maestro de inventario.
En el archivo maestro de inventario, entonces, podemos encontrar la información
crítica sobre  un producto determinado. Algunos de los datos o parámetros que
típicos de este archivo maestro son:
a) Código del producto.
b) Descripción del producto.
c) Unidad de medida del producto.
d) Cantidad en existencia.
e) Cantidad comprometida.
f) Política de lotificación. (*)
g) Tamaño del lote (*)
h) Nivel de reorden (*)
i) Proveedor habitual.
j) Stock de reserva. (*)
k) Clasificación ABC, (*)
l) Cantidad ordenada, entre otros datos
Nota: (*) Estos parámetros serán estudiados posteriormente.
3) Transacciones y Registros: El problema de la concordancia.
Podemos concluir de los puntos analizados anteriormente, que una transacción de
inventario genera un documento o registro, la cual a su vez actualiza otro registro
que contiene un parámetro fundamental como lo es la cantidad en existencia de
un producto. Podemos observar, entonces, que cada movimiento físico del
producto conlleva la realización de un movimiento lógico en el sistema. 
Es necesario que todos los  movimientos físicos activen dichos   movimientos
lógicos en el sistema  y  más aun  que estos  reflejen cabalmente lo ocurrido en
el movimiento físico o transacción.
Si esto no ocurre entonces los parámetros críticos del sistema, y especialmente el
valor de la existencia, no reflejarán la realidad física del producto. Esto trae
como consecuencia que la información para la  toma de decisiones este errada y
por ende las decisiones que se realicen sobre el producto.
En otras palabras es necesario que exista una concordancia total entre la
transacción física y el registro que esta genere.
Veamos dos casos que ilustren lo anteriormente planteado.
Supongamos el caso de un  ítem de materia prima, del cual el archivo maestro de
inventario (registro) señale que su existencia es  de 1500 unidades. Supongamos
también que:
1) Cada vez que se compra el producto se compran  500 unidades (Lote de
compras)
2) Se coloca, es decir, se solicita al proveedor,  una orden de compra cuando el
nivel de la existencia del producto es igual o menor a 800 unidades (Esto es lo
que se conoce como nivel de reorden)
Caso 1
Digamos que en el almacén se recibe un pedido del producto, es decir la
recepción de una orden de compra, por la cantidad de 500 unidades. Se realiza la
recepción efectiva de las 500 unidades, es decir la transacción,  pero cuando se
realiza el registro del ingreso del producto en el sistema, el operador, por un
error humano, transcribe que se recibieron sólo  50 unidades.
¿Que sucederá?
Evidentemente, el sistema, en el archivo maestro indicará que hay en  existencia
1550 unidades (1500+50) del producto, cuando físicamente en el almacén hay
2000 unidades (1500+500). Podemos observar, entonces, que la empresa, y mas
específicamente el gerente de inventario, tomará las próximas  decisiones
referentes al renglón, considerando que hay en existencia 1550 unidades del
producto (lo que le indica el sistema),  cuando en realidad se tienen 2000
unidades, es decir habrá 450 unidades (2000-1550) que no son visibles para
los efectos de toma de decisiones.
De aquí adelante, el valor de la existencia que señale el maestro de inventario
nunca tendrá concordancia con la cantidad que físicamente existe en el almacén.
Veamos:
Supongamos que se realizan tres transacciones de salida: una de 200 unidades,
otra de 300 unidades y otra de 400 unidades. Se realizan también, 
correctamente, los distintos registros.
Las cantidades en existencia que reflejara el maestro de inventarios (MI) serán:
Existencia (MI)
Salida
1550
200
1350
300
1050
400
650
-
Al efectuar los tres registros, el sistema reflejará que hay en existencia  650
unidades, cuando en realidad existen 1100 unidades (650+450 no visibles). 
Adicionalmente, al realizarse el último registro, el sistema alertará que el nivel de
la existencia está por debajo del nivel de reorden (800 unidades) y por lo tanto 
se procederá a colocar  una orden de compra por 500 unidades (lote de
compras).
Como podemos observar NO era necesario colocar esta orden de compras
ya que en realidad existen 1100 unidades ya que las órdenes de compra
deben colocarse cuando la existencia del producto es igual o menor  a 800
unidades. Esto causa, por lo tanto, que se generan una serie de costos
innecesarios para la organización.
Caso 2
Suponga en el almacén se recibe un pedido del producto, es decir la recepción de
una orden de compra, por la cantidad de 500 unidades. Se realiza la recepción
efectiva de las 500 unidades, es decir la transacción,  pero al efectuar  el
registro del ingreso en el sistema, el operador, por un descuido, realiza tal
registro dos veces. Es decir efectúa un primer registro por 500 unidades y luego
un segundo registro por 500 unidades más.  
¿Que sucederá? 
En este caso, el sistema, en el archivo maestro, indicará que hay una  existencia
de 2500 unidades del producto (1500+500+500), cuando físicamente en el
almacén sólo hay  2000 unidades (1500+500). El gerente de inventario, tomará
las próximas decisiones referentes al renglón considerando que hay en existencia
2500 unidades del producto (lo que le indica el sistema),  cuando en realidad
posee 2000 unidades, es decir habrá 500 unidades (2500-2000) que aparecen
adicionalmente para los efectos de toma de decisiones.
De aquí adelante el valor de la existencia que señale el maestro de inventario
nunca tendrá concordancia con la cantidad que físicamente existe en el almacén.
Veamos:
Supongamos que se realizan cuatro transacciones de salida: una de 400
unidades, otra de 300 unidades, otra de 400 unidades y la ultima por 300. Se
realizan también,  correctamente, los distintos registros.
La cantidad en existencia que reflejara el maestro de inventarios (MI) será:
Existencia (MI)
Salida
2500
400
2100
300
1800
400
1400
300
1100
-
Al terminar de efectuar los cuatro  registros, el sistema reflejara que hay en
existencia  1100, cuando en realidad sólo existen 600 unidades (1100-500
unidades “adicionales”). 
Al ocurrir el último registro el sistema NO alertará que el nivel de la existencia
está por debajo del nivel de reorden (800 unidades)  por lo tanto NO se tomará
ninguna decisión sobre colocar  una orden de compra.
Como podemos observar este es el caso contrario al analizado  anteriormente, ya
que ES  necesario colocar una orden de compra porque en el almacén en
realidad sólo hay 600 unidades y el punto (nivel) de reorden es de 800
unidades. 
Esta situación, es decir la  presencia en los registros del sistema de información
de una cantidad de unidades que efectivamente no existen (500 unidades)
desencadenará efectos indeseables en el área de manufactura. El  gerente o
planificador  de producción  tomará decisiones de programar la fabricación de
lotes de productos, del cual este renglón sea componente, en el entendido que
existen 1100 unidades.
Así, por ejemplo, si un cliente efectúa al departamento de ventas el pedido de un 
producto que requiere digamos de 1000 unidades del renglón en cuestión, el
gerente de producción  comunicará al departamento de ventas que si se puede
cumplir con este pedido, quien a su vez informará al cliente que puede contar con
la cantidad de producto solicitado,  cuando en realidad esto no es posible. 
Por supuesto esto traerá como consecuencia que la organización, cuando detecte
la deficiencia del ítem, deba contactar al proveedor del producto y colocar con
carácter de urgencia una orden de compras, así como dar explicaciones al cliente
sobre el retardo para entregar su pedido (Si es que el cliente no cancela la orden)
Lo dos casos  anteriormente señalados muestran de manera gráfica sólo
algunos problemas  que se presentan cuando no existe concordancia entre las
transacciones de inventario y sus registros. No obstante pueden inferirse la
naturaleza y efectos de los problemas que afrontará la organización cuando esta
situación se presenta frecuentemente.
Desarrollado y enviado por:
Profesor Leopoldo Colmenares
lcolmen@usb.ve
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