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Almacenes - Teoría



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6.
Todos
los elementos de seguridad y contra incendios deben estar situados
adecuadamente en relación a los materiales almacenados 
En el almacén únicamente deben depositarse materiales necesarios para la venta.
Productos sobrantes, rechazados, obsoletos, etc., se colocarán en un lugar específico que
facilite la gestión de la venta.
La entrega ha de ser rápida  sin errores. Hay que tener previsto el sistema de devolución
de los productos por razones de efectos ocultos, errores, cambios, etc. Cuando se sirven
los artículos hay que darle
de baja inmediatamente al stock para que funcione, si es
preciso, el reaprovisionamiento.
9
ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN DE ALMACENES
A partir de estas líneas, se describirá y explicará como se organizan y gestionan los
almacenes teniendo en cuenta principios, características y más técnicas de las
mencionadas anteriormente. Pues se hará una explicación más detallada de los procesos,
diseños, sistemas existentes en los almacenes.
9.1
EL ALMACÉN COMO CENTRO DE PRODUCCIÓN
Un almacén se puede considerar como un centro de producción en el que se efectúa una
serie de procesos relacionados con:
Recepción, control, adecuación y colocación de productos recibidos (procesos
de entradas)
Almacenamiento de productos en condiciones eficaces para su conservación,
identificación, selección y control (procesos de almacenaje)
Recogida de productos y preparación de la expedición de acuerdo con los
requerimientos de los clientes (procesos de salida)
Los recursos empleados en este tipo de producción los podemos agrupar de la siguiente
forma:
A.
Recursos humanos, que comprende el empleo de mano de obra directa, que
es aquella que físicamente manipula el producto, así como de mano de obra indirecta,
  
que es la que interviene en la dirección, supervisión, mantenimiento y control de
equipos y procesos productivos.
B.
Recursos de capital, que corresponden a la utilización de la nave industrial,
maquinarias y equipos de mantenimiento en general, o sea, toda la infraestructura
necesaria para realizar los procesos productivos que se materializan en forma de gastos
de alquiler y/o amortizaciones.
C.
Recursos energéticos
y consumibles en general, tales como gasóleo,
electricidad, plásticos, flejes, pallets, etc.
Los procesos productivos de un almacén, a diferencia de lo que ocurre en las fábricas o
talleres, en general no añaden valor alguno al producto desde el punto de vista del
cliente, por lo cual hay que conseguir minimizar costes mediante una correcta
racionalización de los recursos empleados.
La organización del trabajo responde al concepto de líneas de flujo,
en donde la
producción sigue un proceso secuencial a través de las diferentes áreas de trabajo,
equivalentes a departamentos fabriles, en donde se efectúan diferentes tareas hasta
terminar el proceso. Así, podríamos hablar de:
-
Área de recepción y control.
-
Área de almacenaje.
-
Zonas específicas de picking .
-
Áreas de preparación de pedidos.
-
Áreas de expedición y carga de vehículos.
En algunos sectores industriales, tales como hierros, cerámica de construcción, maderas,
etc., se detecta en el almacén una actividad de transformación de producto, por ejemplo,
cortes, antes de pasar a los procesos de expedición. Estos procesos paralelos sí añaden
un cierto valor al producto, que tiene como contrapartida el coste del proceso y
desperdicios correspondientes.
En general, en un almacén de los llamados convencionales, la distribución de gastos
podríamos centrarla aproximadamente en los siguientes términos:
-
48 % de gastos de personal.
-
42 % de espacio ocupado.
  
-
10 % de equipo y consumibles
Sin embargo, en la medida en que los almacenes evolucionan con técnicas más
avanzadas, mecanización, robótica, etc., la distribución de los gastos se invierte
adquiriendo más protagonismo los gastos de mantenimiento del equipo, con
disminución drástica de los gastos de personal.
El problema logístico del almacén se planteas principalmente en conseguir una gestión
correcta de los recursos empleados, evitando retrasos y colas de espera para minibar así
el tiempo total del proceso y lograr rapidez en el servicio, a la vez  que reducimos los
costes operacionales globales.
Todo proceso de informatización, mecanización y robotización de un almacén tiene
necesariamente que cubrir estos objetivos, por lo cual es preceptivo partir de una
correcta racionalización del almacén en la que se tengan en cuenta todos y cada uno de
los conceptos estudiados en los párrafos posteriores.
Como resumen de todo lo anterior, podríamos decir que un almacén debe responder
fundamentalmente a los requerimientos de un espacio debidamente dimensionado, para
una ubicación y manipulación eficiente de materiales y mercancías, de tal manera que se
consiga una máxima utilización del volumen disponible, con unos costes operacionales
mínimos. Ambas palabras claves, dimensionamiento y
eficiencia,
nos llevan a
solucionar dos problemas fundamentales:
-
Correcta organización y diseño de almacenes (lay-out)
-
Tratamiento eficiente y eficaz de los procesos operativos (flujos de entrada y
salida de productos).
Por último,  conviene distinguir, desde este momento, la diferencia conceptual que
existe entre un almacén propiamente dicho, como área destinada a la tenencia de unos
stocks  que anticipamos a una demanda, y los llamados centros de distribución cuya
finalidad no es almacenaje de productos, sino el facilitar el tránsito de unos productos
desde unos puntos de recogida a unos destinatarios finales.
9.2
PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN
  
Hemos de tener en cuenta que el objetivo básico de una organización eficiente del
almacén se basa fundamentalmente en dos criterios:
-
Maximizar el volumen disponible en términos de metros cúbicos.
-
Minimizar las operaciones de manipulación y transporte interno.
Ya que ambas cosas significan un coste adicional al producto sin ningún valor añadido,
tenemos necesariamente que hacer referencia a los conceptos:
A.
Principio de la popularidad.
B.
Sistema de posicionamiento y localización de los productos.
A.
Principio de la popularidad
Este principio se basa en la idea de que normalmente una pequeña gama de productos
representa la mayor parte del volumen de manipulación en un almacén,
independientemente de su valor o importancia para la venta, mientras que el resto de los
productos (posiblemente entre un 60 u 80%), apenas representa un 20% del total de
manipulaciones.
Obviamente, este grupo de productos sugieran sistema de localización eficaz que a
su
vez minimice los espacios recorridos al efectuar la selección de pedidos (picking
del
producto).
Para identificar estos productos populares o de mayor actividad,
normalmente se utiliza el conocido análisis A B C, en el cual se calcula el volumen de
actividad en forma ponderada, multiplicando la demanda anual en unidades por la
frecuencia de picking (cantidad de veces que al año se solicita producto). Ambos datos
obtienen de la información estadística de que dispone la empresa.
Conviene destacar que muchos almacenes utilizan para este análisis el índice de
rotación de los productos, lo cual puede ser un error, ya que un producto con mucho
movimiento puede tener un bajo índice de rotación o viceversa. Téngase en cuenta que
la rotación es un indicador del promedio de veces que un producto se renueva en el
almacén, de tal manera que un artículo puede tener mucho movimiento con un índice de
rotación bajo debido un exceso de stocks.
Siguiendo este análisis, podríamos clasificar los productos o referencias en tres grupos: 
Artículos con un índice de actividad alto(A)
  
Artículos de actividad media (M.).
Artículos de lenta o baja actividad (B)
A su vez, podríamos dividir idealmente el almacén en dos áreas:
-
Almacén general, que alberga todos los productos.
-
Áreas de picking , que contienen una cantidad fija de productos para atender
a las necesidades de servicio de un periodo corto (por ejemplo, una semana).
En este orden de ideas, la organización física del almacén (lay out)
se ajustaría al
siguiente ideograma:
UBICACIÓN SEGÚN POPULARIDAD
La idea que nos trasmite este gráfico es la de que los productos de mayor actividad
deben estar situados lo más cerca posible de las zonas de expedición, para conseguir una
economía y rapidez en el transporte interno del almacén; también, y siempre que sea
factible, los artículos más populares los colocaremos en la forma más asequible para su
localización (nivel bajo de ubicación), ya que de esta forma el picking se puede realizar
de una forma directa sin necesidad de utilizar máquinas elevadoras para su localización
en estanterías, lo cual representaría lentitud y coste adicional del proceso.
En el tráfico anterior también se supone que se ha creado una zona especial de picking ,
en la cual hay una pequeña representación de los productos más vendidos en un periodo
corto (por ejemplo, una semana), de tal manera que los movimientos diarios se realizan
dentro de un área de trabajo relativamente pequeña.
Obviamente, este procedimiento implica una reposición periódica de almacén general al
área de picking .
ÁREA DE ALMACENAJE
PICKING
EXPEDICIONES
  
En el gráfico siguiente (visión en planta) se ilustran las ventajas de tener organizado un
almacén con esta filosofía de trabajo; ya que la actividad de picking
se centra en un
área relativamente pequeña.
LAY-OUT DEL ALMACÉN
B.
Sistema de posicionamiento en localización
Los productos se pueden situar en el almacén de dos formas diferentes:
-
Sistema de posición fija.
-
Sistema de posición aleatoria.
En los sistemas de posición fija, cada producto ocupa una posición permanente dentro
del área asignada en el almacén, por lo cual existe una relación biunívoca entre hueco
disponible y producto almacenado; mientras que los sistemas de posición aleatoria,
como su nombre indica, los productos se colocan en cualquier hueco
que esté vacío
dentro del área asignada en almacén, pudiendo cambiar su posición en función del
espacio disponible y criterios de productividad. En la jerga de almacenes a estos
sistemas de posición aleatorios se les llama también sistemas caóticos.
Ventajas e inconvenientes
Cabe mencionar las siguientes:
a)
Posición fija.
PRODUCTOS A
ÁREA DE TRABAJO
PRODUCTOS B
PROD. C
  
-
En sistemas manuales, facilita la localización e identificación del
producto.
-
Permite generar al artículo un número de ubicación en almacén, que
facilita el operario de identificación, localización y control del producto
recogido.
-
Requiere más espacio disponible en el almacén, pudiendo ser muy
ineficiente cuando hay un alto nivel de stock-out.
-
Dificultad de mantenimiento del sistema y falta de flexibilidad.
b)
Posición aleatoria.
-
Reducción del espacio necesario (entre un 20 y un 25%).
-
Con sistemas automatizados se consigue un alto rendimiento del almacén
(optimización de ruta de recogida).
-
Mayor flexibilidad y facilidad de mantenimiento.
-
Muy recomendable en sistemas automatizados y poco eficientes en
sistemas manuales, salvo en almacenes pequeños.
9.3
EL LAY-OUT DE ALMACENES
El concepto de lay-out alude a la disposición física de las diferentes áreas dentro del
almacén, así como a la de los elementos constitutivos insertos en ellos. Constituye, sin
duda alguna, la parte técnica más delicada en el diseño de un almacén, ya que el lay-out
condiciona de forma permanente el funcionamiento del mismo.
En este capítulo vamos a referirnos sobre todo a la definición de las diferentes áreas que
componen un almacén, así como su interrelación, eludiendo en lo posible entrar en
sucesivos detalles técnicos relacionados con su diseño.
En primer lugar, en todo almacén se distinguen las siguientes áreas de trabajo:
-
Áreas de almacenaje.
-
Áreas de manipulación del producto.
-
Áreas de carga y descarga de vehículos.
-
Área de servicios internos.
-
Área de servicios externos.
  
Hemos de tener en cuenta que cada una de las referidas áreas tiene un carácter
específico, estando su vez condicionadas por una serie de limitaciones constructivas,
tales como vía de acceso, altura a cerchas de la nave, vigas, etc., así como por
condicionantes ambientales tales como refrigeración, cámaras isotérmicas o bien por
normas de seguridad e higiene en el trabajo, regulación contra incendios, todo
ello
dependiendo de la naturaleza de los productos a manipular, y cómo de las
reglamentaciones municipales correspondientes.
A continuación indicamos las características más revelantes de cada una de ellas:
Áreas de almacenaje
Esta área representa el espacio físico ocupado por las mercancías almacenadas, así
como por la infraestructura de estanterías o cualquier otro medio de almacenamiento
empleado.
En general, los metros cuadrados y cúbicos ocupados por esta área dependerán
fundamentalmente de los siguientes factores:
Técnicas de almacenamiento empleadas. Por ejemplo, estanterías fijas.
Niveles de ubicación utilizados (alturas).
Dimensiones de los pasillos y corredores requeridos en función de la
técnica de almacenamiento empleada.
Por su naturaleza es la parte más costosa del almacén, ya que contiene la mayor parte de
los recursos de capital empleados en el raro.
El plano definitivo de los diferentes módulos de almacenaje se deberá efectuar con el
concurso de los propios fabricantes (estanteros), ya que en definitiva ellos son los
responsables del montaje de las estanterías.
En general recomienda que los lineales de estanterías no excedan de 30 metros, para que
no dificulten el acceso a través de pasillos transversales, cuya anchura es normalmente
cuatro metros.
A este respecto, hay que tener siempre en cuenta la reglamentación vigente contra
incendios, ya que suelen imponer la necesidad de un determinado número de corredores
en función de los metros cuadrados del almacén.
  
Áreas de manipulación del producto
Esta área representa el espacio reservado para la clasificación y preparación de pedidos
(una vez efectuado su recogida), empaquetado, etiquetado, plastificación en su caso, así
como la necesidad de cualesquiera otros equipos adicionales, tales como control de
pesaje, retractilado de pallets, etcétera. Su diseño esté en función del proceso
establecido.
Áreas de carga y descarga
Estas áreas están íntimamente ligadas al diseño de los muelles, que constituyen uno de
los elementos esenciales para un buen
funcionamiento de la instalación. Téngase en
cuenta que los muelles con frecuencia representan uno de los elementos limitativos de la
capacidad operativa del almacén (input /output
de productos), por lo cual conviene
diseñarlos con la suficiente holgura y
flexibilidad para evitar situaciones de
estrangulamiento en el proceso (colas).
Las características constructivas de los muelles dependerán del tipo de vehículos a
emplear; así, por ejemplo, no es lo mismo la utilización de flota ligera, tipo furgoneta de
carga manual, que la utilización de vehículos de gran tonelaje tipo tráileres con carga
paletizada, en cuyo caso sería conveniente la utilización de muelles basculantes
empotrados en el subsuelo, lo que obliga necesariamente a una desnivelación del
terreno, como espacio suficiente para efectuar las maniobras de atraque de vehículos.
Con frecuencia los muelles están dotados de abrigos tipo fuelle, para facilitar la carga o
descarga de la mercancía en condiciones climáticas adversas.
Las áreas de carga y descarga deberán ser lo suficientemente amplias para conseguir un
trabajo fluido en los procesos de expedición, evitando la congestión de productos que se
traduciría inexorablemente en retrasos en el reparto.
Por último, conviene mencionar que la necesidad de acelerar al máximo los diferentes
procesos expeditivos (debido su influencia en el tiempo de servicio) ha motivado
desarrollo de una tecnología específica para conseguir una carga rápida de camiones,
que van desde los sistemas más simples de carga lateral, hasta los sistemas más
sofisticados de carga /descarga automática de vehículos, basados en una preparación
previa de la carga en unas plataformas especiales que introducen la mercancía en el
  
vehículo de una sola vez por tracción mecánica o neumática, lo que supone pasar de un
tiempo promedio de 30 minutos en sistemas convencionales a un tiempo récord de 4-5
minutos. Obviamente, estos sistemas, debido lo costoso de su instalación, sólo están
justificados en casos muy concretos.
De todo hecho se deduce la importancia creciente que están teniendo las referidas tareas
de carga y descarga dentro del almacén.
Área de servicio
Hemos de distinguir entre servicios internos, tales como oficina de almacén, archivo,
zona para cargas de baterías, lavabo, botiquín, etc., de los llamados servicios externos,
tales como equipo de fuel oil, aparcamiento de vehículos, puesto de vigilancia, etc. 
Determinados servicios, tales como oficinas o archivos, hacer posible, deberían estar
instalados en un segundo nivel para evitar consumo de espacio físico de la planta, que
preferiblemente deberá utilizarse para las otras tareas mencionadas.
Una vez conocidos los diferentes elementos que intervienen en cada una de las áreas de
un almacén, pasaremos a un estudio de la interrelación que existe entre ellos, diagrama
de masas, mediante el análisis del flujo de materiales.
Distribución en planta del flujo de materiales
Podemos realizar la distribución implantar el flujo de productos de dos formas
diferentes. Cada una de ellas tiene unas características específicas que conviene resaltar.
A.
Flujos en U
Este caso se aplica cuando la nave está dotada de una sola zona de muelles, que se
utilizan tanto para tráfico de entrada como de salida de mercancías.
El flujo de productos sigue un recorrido semicircular como se observan la figura
siguiente.
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