las cuales siempre están presentes y son las causantes de la variación incluida en las
observaciones previas. Las causas comunes se reflejan en los cálculos de la media y de la
desviación típica utilizados para elaborar el gráfico de control.
Podemos denominar al proceso simplemente funcionamiento de la empresa o resultados
económicos de las actividades, o de cualquier otra forma que sea conveniente. Algunas de
las medidas que se utilizan para evaluar el rendimiento global de la empresa son:
Característica
Medida
Eficiencia de la explotación
Rendimiento del activo
Eficiencia financiera
Rendimiento del capital propio
Apalancamiento financiero
Coeficiente de endeudamiento
Estabilidad a corto plazo
Coeficiente de solvencia
Estabilidad inmediata
Coeficiente de liquidez
Eficacia
Cuota de mercado y crecimiento
Todas estas características pueden ser medidas y representadas fácilmente en gráficos de
control estadístico. Una ventaja de aplicar las técnicas estadísticas a los datos económicos-
financieros es que no se necesita esperar a obtener las medidas para establecer la capacidad
del proceso. Estas medidas ya habrán sido recogidas por la contabilidad histórica. La
ventaja real del análisis estadístico es que indica si las variaciones en el rendimiento
económico-financiero son significativas o se encuentran dentro de los límites normales de
variabilidad. Así, podemos determinar por qué los datos nuevos caen fuera de los límites de
control establecidos o por qué aparece un patrón desviado. Hay que tener en cuenta que un
patrón desviado incluye una serie de puntos que, o bien se suceden todos en la misma
dirección, aunque estén dentro de los límites de control, o bien están todos situados en el
mismo lado de la media. De manera que no se necesita una desviación de una magnitud
desmedida para detectar la existencia de nuevas condiciones de funcionamiento dentro de la
empresa o en el entorno del negocio. La capacidad para detectar estas alteraciones más
sutiles en el rendimiento es la gran ventaja del análisis estadístico de los datos contables.
Los resultados fuera de control quedarán patentes.
Los gráficos de control se pueden aplicar a los datos contables a nivel de departamento y a
otros niveles también. El número de empleados, las horas, los costes de material, los costos
del material indirecto, los servicios generales y el mantenimiento se prestan todos a la
elaboración de gráficos de control.
Una ventaja adicional de los gráficos de control para datos contables es que permiten
presentar estos datos de una manera más comprensible. Los directivos pueden entender el
mensaje con sólo un vistazo y, por lo tanto, pueden utilizar la información más
rápidamente.
Dado que la función de la contabilidad es producir información sobre la empresa como
totalidad, los datos contables pueden ser utilizados para detectar causas especiales en los
procesos globales de aquélla. Pero también pueden ser utilizados para identificar causas
especiales que puedan producirse dentro de las distintas áreas de la empresa.
La variación no es algo misterioso e inaccesible. Todo lo contrario, tiene multitud de
señales que ofrecen pistas acerca de lo que ocurre, señales que son indispensables para una
buena dirección. El conocimiento de la variación constituye un elemento esencial del
método científico. Nuestra capacidad para lograr un mejoramiento rápido y sostenido está
ligada directamente a la de comprenderla e interpretarla. Mientras no sepamos cómo
reaccionar frente a ella es muy probable que cualquier acción que emprendamos tenga las
mismas probabilidades de empeorar las cosas, o no surtir efecto alguno, que de mejorarlas.
“El problema central de la dirección radica en el hecho de no entender la variación”
Todos los sistemas presentan variaciones de causas comunes, y algunos, una variación
debida a causas estructurales; la mayor parte de ellos muestran causas especiales y los
efectos de la manipulación indebida, por una preocupación excesiva frente a la variación.
Aunque un poco de variación es inevitable, podemos mejorar muchísimo la calidad y
reducir los costos al eliminarla en lo posible. El primer paso consiste en hacer gráfica de los
datos; después, abstenernos de la manipulación indebida.
Aplicación del CEP para Control y Reducción de Costos
En función a las características del bien o servicio y de su proceso de producción se
procede a determinar el sistema más apto y eficiente para el cálculo de los costos de las
unidades producidas. Una vez determinado el sistema de costeo a aplicar se lleva a cabo el
cálculo de los respectivos costos. Sobre la base de un período, (cuya amplitud está en
función de las características del proceso y del bien) se procede a calcular el Promedio, el
cual pasa a ser el Costo Medio del Proceso y los respectivos Límites de Control Superior e
Inferior. Se determina el Costo Máximo Aceptable (CMA) en función del precio de
mercado del producto o servicio y del nivel de rentabilidad que se pretende obtener. Se
procede a calcular la capacidad del proceso (CP) que es igual al CMA dividido el Límite de
Control Superior (igual a 3 veces el desvío estándar sumado al Costo Medio del Proceso).
El objetivo es en primer lugar disminuir la diferencia entre LCS (límite de control superior)
y el LCI (límite de control inferior), alejando el LCS del CMA, de manera tal de
incrementar la CP y haciendo mayor la contribución marginal unitaria.
Mediante la graficación de los costos unitarios puede controlarse si el proceso se encuentra
bajo control estadístico y por lo tanto si las variaciones son normales o aleatorias, o
especiales. En función de ello se aplicará distintas técnicas sobre los factores que inciden en
los costos, partiendo con la identificación de las causas que motivan las variaciones. Es
aquí donde la utilización de las herramientas de Kaizen y JIT cobran importancia a los
efectos de incrementar la calidad y productividad de los procesos, como así también la
aplicación de otras estrategias de administración con el propósito de reducir de forma
sistemática el nivel de costos unitarios.
El Costo Estándar responde a la capacidad del proceso o del sistema (CP) por tal motivo,
querer mejorar el costo o reducirlo implica mejorar la calidad de los procesos y controles.
A través del los procesos de PREA (Planear-Realizar-Evaluar-Actuar) y EREA
(Estandarizar-Realizar-Evaluar-Actuar) se procede fijar nuevas metas en materia de costos.
También se aplica el CEP a los efectos del control sobre los Gastos Comerciales y
Administrativos. Se determina un costo medio, el cual puede determinarse por temporadas
(estacionalización), se fijan los límites de control, se determina la capacidad del proceso y
se procede a lograr nuevos objetivos en materia de costos.
CEP - Evolución de Costos
8,70
9,20
9,70
10,20
10,70
11,20
11,70
12,20
Fecha
COSTO UNITARIO
CMP
LCS
LCI
CMA
Descripción del Gráfico de CEP
Tomando los datos correspondientes a los costos unitarios del producto “x” entre los meses
de Enero-99 y Agosto-99 tenemos un Coste Medio del Proceso de $ 10,39 con un Límite de
Control Superior (LCS) de $ 10,64 y un Límite de Control Inferior de $ 10,14. El Costo
Máximo Aceptado es de $ 12. La Capacidad del Proceso es de 1,13. En el mes de
Noviembre-99 se registra un costo unitario de $ 10,70 el cual supera el LCS siendo por lo
tanto una variación debida a una causa especial (no natural o aleatoria) la misma se debía a
problemas en el suministro de energía eléctrica recepcionada por la planta industrial. Se
decide adoptar diversas medidas a los efectos de la reducción de los costes. Por un lado se
reducen los tiempos de preparación lo cual trae aparejado una reducción tanto en el coste
del producto, como también una disminución en los costos financieros por reducción de
inventario. Por otro lado se cambia de proveedor a los efectos de mejorar la calidad de los
insumos recibidos, se mejoran ciertas herramientas tanto a los efectos de mejorar la calidad
de manufacturación, como de disminuir los tiempos de paradas por averías.
Los nuevos procedimientos comienzan a ponerse en práctica a partir de Junio-00, pero
recién en Agosto-00 no sólo se completa su instalación, sino que comienzan a verse los
resultados. Por tal razón procede a calcularse la media (CMP) del período Agosto-00 a
Febrero-00, obteniéndose un Coste Medio de Proceso del orden de $ 9,38, LCS de $ 9,88 y
LCI de $ 8,87; siendo la nueva Capacidad de Proceso del orden de 1,11. El Costo Máximo
Aceptado se fijo en el orden de los $ 11. Ello implica una reducción del orden del 9.72%
en el Coste Medio de Proceso. De fijarse el Costo Máximo Aceptado en $ 11,50 la
capacidad del proceso sería de 1.16.
Entre Septiembre-99 y Mayo-00 se procedió a estandarizar el proceso de forma de asegurar
su correcto funcionamiento, lo que anteriormente vimos como EREA (Estandarizar-
Realizar-Evaluar-Actuar), procediendo luego a aplicar el proceso llamado PREA
(Planificar-Realizar-Evaluar-Actual), proceso con el cual retamos los estándares
establecidos fijando nuevas metas en materia de costos.
39. Anexo III
Las comunicaciones y la Gestión de los Recursos Humanos
La importancia de las comunicaciones
En la organización orientada hacia la calidad, la comunicación es una necesidad absoluta.
Además, gran parte de la base de la Gestión de la Calidad se basa directamente en la
información compartida. La información no puede ser compartida eficazmente, si la
información disponible no es comunicada en el tiempo preciso y del modo apropiado.
Como consecuencia, gran parte del esfuerzo se debe poner en la tarea de mejorar los
procesos de comunicación.
La interdependencia hace que sea necesario compartir la información. La interdependencia
asegura que los directivos se comuniquen.
Las redes descentralizadas ofrecen una mayor flexibilidad en el funcionamiento y, por este
motivo, proporcionan un entorno más eficaz en el cual comunicarse. Como consecuencia,
las configuraciones descentralizadas están más ampliamente aceptadas en las
organizaciones orientadas hacia la calidad. El trabajo en equipo y la resolución de
problemas requieren el cuidado y el refuerzo de una mayor comunicación.
La Gestión de los Recursos Humanos
Los recursos humanos son probablemente el área más inadecuadamente gestionada de una
organización. Esto puede atribuirse a que el capital humano es inconsistente e impredecible,
al contrario de las máquinas, los equipos y, posiblemente, las finanzas. Medir la calidad de
las máquinas es relativamente sencillo, pero ¿cómo medir la calidad de la plantilla?
El desarrollo de las técnicas de calidad implica el desarrollo de las personas, lo cual es un
imperativo.
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