El kaizen es una metodología sistemática que se ha desarrollado con el fin de ayudar a una
organización a realizar avances significativos en la manera de dirigir los procesos. El
principal objetivo consiste en garantizar que la compañía tenga procesos que:
Eliminen los errores
Minimicen las demoras
Maximicen el uso de los activos
Promuevan el entendimiento
Sean fáciles de emplear
Sean amistosos con el cliente
Sean adaptables a las necesidades cambiantes de los clientes
Proporcionen a la organización una ventaja competitiva
Hagan un uso más productivo del personal
6. Selección de los procesos a mejorar
Los procesos seleccionados deben ser aquellos en los cuales la gerencia, los empleados del
gemba y /o los clientes no estén satisfechos con el statu quo. Normalmente, uno o más de
los siguientes síntomas será la razón para seleccionar un proceso para mejoramiento:
Problemas y/o quejas de los clientes externos
Problemas y/o quejas de los clientes internos
Procesos de alto costo
Procesos con tiempos de ciclo prolongados
Existe una mejor forma conocida (benchmarking)
Existen nuevas tecnologías
Excesivos niveles de inventarios
Falta y/o demasiado uso de espacio
Necesidad de reducir el tiempo de ciclo y/o superar la existencia de cuellos de
botella
Posibilidades o necesidades en mejora de los niveles de calidad y productividad
7. Los procesos y los costos
Los costos pueden definirse en función de:
El uso o consumo de recursos a los efectos de la producción de bienes o servicios.
O bien, el consumo de recursos o energías para el logro de los fines del ente.
Dado que los productos o servicios son el resultado de un proceso, tanto los niveles de
calidad, como de entrega, productividad o costos, dependen de la interrelación de una serie
de factores, los cuales producto de la misma variabilidad de su comportamiento en el
tiempo dan lugar a variaciones en los niveles antes mencionados.
Todos estos factores inciden en el costo total de la empresa, en el de sus productos o
servicios, como en sus diversos tipos y niveles de costos. Cada uno de ellos operando sobre
los niveles de calidad y productividad, de cada una de las actividades o procesos dan lugar
a los costos. Dentro de un marco normal los cambios en cada ítem y entre los ítem se van
compensando de tal forma que los niveles de costos evolucionan dentro de ciertos límites
(Límites de Control Superior e Inferior), lo cual constituye la capacidad que tiene el
proceso de generar bienes o servicios dentro de cierto nivel de costos.
Motivos especiales pueden ser causante de variaciones no comunes al proceso. Una de las
tareas fundamentales consiste en identificar las causas especiales y normales de variación
en los costos para actuar en consecuencia. No son los mismos ajustes los que habrá que
efectuar en el caso de tratarse de causas comunes de variación, de cuando las variaciones
son por motivos especiales (no aleatorios). Tratar una causa común como si fuera una
especial provocaría una mayor variación. Tanto si los costos superan el Límite Superior,
como si atraviesa el Límite Inferior deben ser objeto de análisis. En el primer caso para
superar el problema que origina los mayores costos, y en el segundo para aprender de lo
ocurrido a los efectos de lograr operar a menores costos.
Estos costos forman parte de un estándar y éstos estándares deben ser mejorados
continuamente mediante el ciclo: Planear-Realizar-Evaluar-Actuar (PREA), pero
previamente debe lograrse el equilibrio y normalización de los procesos mediante el ciclo:
Estandarizar-Realizar-Evaluar-Actuar (EREA).
COSTOS
MAQUINAS
METODOS
MANO DE OBRA
MATERIALES
MEDIDAS
MEDIO AMBIENTE
MANAGEMENT
DISEÑO
Iniciado un proceso de mejoramiento, pueden instalarse estándares nuevos y mejorados, y
realizarse esfuerzos para estabilizar los nuevos procesos, iniciando una nueva etapa de
mantenimiento y posterior mejoramiento.
Planear se refiere a establecer un objetivo para mejoramiento. Realizar se refiere a la
implementación del plan. Evaluar (verificar) se refiere a determinar si la implementación
sigue en curso y si ha originado el mejoramiento planeado. Actuar se refiere a ejecutar y
estandarizar los nuevos procedimientos para prevenir la recurrencia del problema original o
para fijar metas para los mejoramientos. El ciclo PREA gira continuamente; apenas se hace
un mejoramiento cuando el statu quo resultante se convierte en el objetivo de mejoramiento
adicional. PREA significa nunca estar satisfecho con el statu quo. Como los empleados
prefieren el statu quo y con frecuencia no tienen iniciativa para mejorar las condiciones, la
gerencia debe iniciar el PREA mediante el establecimiento de metas continuamente
desafiantes. Al comienzo, cualquier nuevo proceso de trabajo es inestable. Antes de
empezar a trabajar con el PREA, todo el proceso actual debe estabilizarse en un proceso
conocido con frecuencia como el ciclo estandarizar-realizar-evaluar-actuar (EREA)
Planear
Realizar
Evaluar
Actuar
MEJORAMIENTO
Estandarizar
Realizar
Evaluar
Actuar
MANTENIMIENTO
Las variaciones en los procesos dependen como antes se dijo de múltiples factores los
cuales podemos ver reflejados gráficamente de dos maneras a saber:
DIAGRAMA DE SOL
DIAGRAMA DE ISHIKAWA
Estos diagramas tienen una amplia utilidad no sólo para reflejar con claridad los diversos
aspectos o elementos que condicionan la capacidad del proceso para generar productos y
servicios dentro de determinados niveles de calidad, costos, tiempos de entrega,
productividad, seguridad, entre otros, sino además sirven para la razón y solución a
diversos problemas que pueden presentarse, u objetivos que pretenden alcanzarse.
COSTOS
MAQUINAS
MATERIAL
M. de OBRA
METODOS
Capacitación
Motivación
Calidad
Cantidad
Mantenimiento
Lay-out
Impurezas
Defectos
Materiales
Mano de Obra
Métodos
Máquinas
COSTOS
Lay-out
Mantenimiento
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