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Diagramas de Flujo - Conceptos



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Resumen
En este trabajo se analiza la importancia de incluir en los Manuales de Normas y Procedimientos
diversos tipos de representaciones gráficas de referencia, tales como, diagramas de flujo y
árboles de decisión, para la representación compacta de las operaciones, funciones y relaciones
entre áreas con vistas a facilitar la identificación de violaciones de las regulaciones vigentes
durante la realización de auditorías y la supervisión por parte de la Gerencia.
I. Introducción
La presentación gráfica de sistemas es una forma ampliamente utilizada como herramienta de
análisis,  ya que permite identificar aspectos relevantes de una manera rápida y simple. Una
esfera donde esta técnica puede ser utilizada con éxito es en la elaboración del Manual de
Normas y Procedimientos, ya sea para la asistencia al proceso de dirección o para la
comprobación del adecuado cumplimiento de los Principios de Control Interno en las entidades
subordinadas.
Una de las vertientes del Control Interno se encuentra en la dirección que, desde el punto de
vista sistémico, tiene como elementos básicos las funciones de planificación, organización,
mando y control, todas las cuales tienen como elemento común, al margen del estilo utilizado en
la entidad: el proceso de toma de decisiones, donde rapidez y calidad en la decisión compiten,
por lo cual el empleo de adecuadas representaciones gráficas de las situaciones bajo análisis,
constituye una herramienta ventajosa para el órgano de dirección.
Otra vertiente del Control Interno se encuentra en la Auditoría, donde el empleo de diagramas
de referencia en los Manuales de Normas y Procedimientos facilita el proceso de establecer la
correspondencia de las secuencias de operaciones y flujos de diversos tipos con los
procedimientos aprobados para el funcionamiento de las entidades auditadas y con ello verificar
el cumplimiento en la práctica, del Control Interno implantado. 
A lo anterior debe añadirse que, la gran difusión de los sistemas de cómputo sustentada en las
facilidades de su empleo, ponen en manos de personal no especializado en las técnicas digitales
importantes herramientas, como las desarrolladas para el manejo y creación de gráficos a través
de programas como el Paintbrush, Imaging, 3D Studio, etc, por lo cual su empleo cotidiano no
representa un obstáculo en el trabajo o una demanda de tiempo adicional apreciable.
Tomando en cuenta los aspectos antes mencionados, en el presente trabajo se analizan tres
actividades de gran impacto: el flujo de insumo-producto; el flujo de documentos y las
operaciones de caja, a través de los diagramas correspondientes obtenidos durante la práctica
de auditorías a las entidades subordinadas a la red de ventas de la Sucursal Ciudad Habana de
Comercio Minorista de la Corporación CIMEX S.A., que ilustran la conveniencia de su inclusión en
los Manuales de Normas y Procedimientos.
II. Tipos de Diagramas
Conceptualmente, los diagramas tienen como objetivo fundamental garantizar la modelación,
tanto lógica (representación del sistema basado en la función que realiza, en lo que hace), como
física (representación del sistema en una forma real: departamentos, soportes, etc) del objeto
de estudio y de acuerdo a sus características pueden clasificarse en: árboles de decisión,
organigramas, diagramas de flujo y otros.
De manera resumida, los árboles de decisión consisten en una herramienta gráfica donde se
recogen las condiciones y las acciones relacionadas con el desarrollo de una actividad; en tanto
los diagramas de flujo constituyen la representación de un sistema, que lo define en términos de
sus componentes y de las relaciones entre éstos.
A continuación se ilustra el empleo de los dos tipos de diagramas antes mencionados, en el caso
del Comercio Minorista, a partir de la caracterización del flujo de insumo-producto y
documentos, así como del árbol de decisión de las operaciones asociadas a la operación de las
cajas de línea, cuyo análisis se realiza de forma independiente a continuación.
III. Aplicaciones de los diagramas  en Auditoría
Como parte del proceso de renovación del Organo de Auditoría, iniciado en el segundo semestre
de 1999, se practicaron dos auditorías a dos complejos que abarcan 11 unidades con carácter
exploratorio para el análisis de la información, no sólo desde el punto de vista del registro y 
comunicación de operaciones, sino también como componente integradora de la organización y
durante la cual se elaboraron diversos diagramas, cuya confección se realizó en dos etapas: la
investigación previa con los funcionarios y empleados al comienzo de la auditoría y el estudio
real de las operaciones de manera de comprobar si se corresponden con la versión inicial y con
el diagrama predeterminado, elaborado por los auditores a partir de las indicaciones
relacionadas en el Manual de Normas y Procedimientos.
A continuación se relacionan los aspectos relevantes obtenidos en cada caso de forma
independiente.
III.1 Diagrama de flujo de insumo-producto
El control de los recursos materiales disponibles en una entidad es fundamental para garantizar
la sostenida operatividad de la misma, que en el caso del Comercio Minorista, se relaciona con
los insumos y los productos destinados a la venta.
Tomando en consideración su importancia, en las auditorías practicadas se elaboró el diagrama
de flujo combinado de los insumos y productos, el cual se muestra en la figura 1 conjuntamente
con las operaciones asociadas al movimiento de éstos, del cual puede apreciarse lo siguiente:
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